【正文】 性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯的幾率就會增加。所以，你應該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。不難發(fā)現(xiàn)，這種設計就是利用了80/20原理。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼。舉例說明： 　　 80%的銷售額是源自20%的顧客； 　　 80%的電話是來自20%的朋友； 　　 80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品； 　　 80%的財富集中在20%的人手中； …… 　　 再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。最后還當了凱利穆爾油漆公司（KellyMoore Paint Company)的董事長。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務其余20%的客戶。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自哪些客戶。 　　 原則之四：合理地安排時間 　　 首先我們來看看穆爾的故事： 　　案例 穆爾于1939年大學畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務員的工作。 （ ） 　　1一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。 （ ） 　　1我常邊工作邊吃飯。 （ ） 　　1當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。 （ ） 　　處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。 （ ） 　　我在做一件事時常會想到另一件事。 （ ） 　　我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。 （ ） 　　我休息時會覺得不安。（ ） 　　我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。 　　急迫性指數(shù)測驗 　　 選取出你最可能作出的反應行為或態(tài)度（A=從不；B=有時候；C=常常） 　　我在壓力之下表現(xiàn)最好。 　　 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。 　　充實自我。 　　善待自己。 　　改善事先準備工作。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導力的領(lǐng)域。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或 事前準備不足，而變成迫在眉睫。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。 　　 我們以下面的時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關(guān)系，請看四象限圖： 　　 第一象限是重要又急迫的事。所謂“重要程度”，即指對實現(xiàn)目標的貢獻大小。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問題恐怕就在于此。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊急事件”，結(jié)果不是遲交了報告，就是草率應付了事。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己處于危機或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會轉(zhuǎn)化為重要又緊急的事?？墒窃诙鄶?shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。我們既然是以目標的實現(xiàn)為導向，那么在一系列以實現(xiàn)目標為依據(jù)的待辦事項中，到底哪些應該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認為是按照事情的緊急程度來判斷。 　　1先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。 　　1先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。 　　先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。 　　先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。 　　先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。 　　先做容易的做，然后再做難做的事。 　　 原則之三：分清工作的輕重緩急 　　 請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好用哪種方式？ 　　先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。 史密斯的家伙真的把這主意轉(zhuǎn)換為實際行動。60年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時內(nèi)將文件從美國的一端送一另外一端的時間縫隙中。他不說假話，他的確有過這個主意。 　　實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調(diào)整。 　　 有了計劃，就必須有行動。 　　那么有人會問：究竟該怎樣做計劃呢？大致的步驟如下： 　　確立目標； 　　探尋完成目標的各種途徑； 　　選定最佳的完成方式； 　　將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項； 　　編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； 　　定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。 　　為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。 　　將整理好有各類事務按流程或輕重緩急加以排列?！蹦繕藨摵苊鞔_了，只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？ 原則之二：有計劃、有組織地進行工作 所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，通過采取適當?shù)牟襟E和方法，最終達成有效的結(jié)果。 　　相關(guān)的： 　　 目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學習、工作的能力，不思進取，不努力提高工作業(yè)務能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。 　　 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠，老是套不進去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。15個人被邀請參加一項套圈的游戲。 　　可達到的： 　　 不能達到的目標只能說是幻想、白日做夢，太輕易達到的目標又沒有挑戰(zhàn)性。比如你要買一棟房子，先要在心里有個底。這就是有和沒有具體目標的差別所在?！彼麑Φ诙M說：“你們能夠跳得更高。兩組人的個子差不多，先是一起跳過了1米。目標一定要是具體的，比如你想把英文學好，那么你就訂一個目標：每天一定要背十個單詞、一篇文章。 　　 如何制定目標 　　 一個目標應該具備以下五個特征才可以說是完整的： 　　具體的（specific） 　　可衡量的（measurable） 　　可達到的（attainable） 　　相關(guān)的（relevant） 　　基于時間的（timebased） 　　具體的： 　　 有人說：“我將來要做一個偉大的人”。到1975年底，鄧特隆的營業(yè)額超過了100萬元。 　　 1974年8月24日，鄧特隆無線電公司成交了第一筆生意。鄧特隆公司誕生了。他從小就愛好業(yè)余無線電，于是他決定創(chuàng)業(yè)，成立鄧特隆無線電公司，生產(chǎn)并銷售“火腿”（指業(yè)余無線電愛好者）的設備。 　　 “只有自己與上帝才能支配我的命運”驚醒了他。證券經(jīng)紀商的收入雖然不錯，卻與他的性格格格不入。為什么有的人成功之后，又會感到空虛？為什么有的人得到名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個人設定目標可以說是一個成功的例子。那么我們究竟如何選擇或是制定正確的目標呢？我們認為在選擇或制定目標時應考慮兩個方面：一是目標要符合自己的價值觀，二是要了解自己目前的狀況。 　　 如今，這個伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發(fā)展最迅速的教會擔任牧師，教會地點就在費城特爾市，距他成長的亞特蘭大僅數(shù)分鐘車程。他每季平均進修多個學分。結(jié)果，院長答應了他的請求，準許他入學，但有一個附加條件：他的平均分數(shù)要達到乙等，否則就要再度退學。 　　 賴嘉的目標是重返大學，然而他的成績實在太差了，以致連遭墨瑟大學拒絕兩次。重獲新生的賴嘉，終于了解到目標的重要性。他大半時候都在一家低功率的電臺擔任導播，有是也替卡車卸貨。但是一年之后，他卻因為貪玩導致功課不及格而被迫退學。 　　 賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時，年僅四歲。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時，才可獲得成長。鯨魚因為追逐小利而暴死，為了微不足道的目標而空耗了巨大力量。 　　 許多年前，某報做過300條鯨魚突然死亡的報道。然而不幸的是，多數(shù)人對自己的愿望，僅有一點模糊的概念，而只有少數(shù)人會貫徹這模糊的概念。但這正是問題的癥結(jié)，就是因為沒有目標，每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭垢面，這只是一個惡性循環(huán)罷了！ 　　 另外有些人沒有目標，則是因為他們不敢接受改變，與其說安于現(xiàn)狀，不如坦白一點，那便是沒有勇氣面對新環(huán)境可能帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會是一事無成！ 　　 事實上，隨波逐流，缺乏目標的人，永遠沒有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。美國的一份統(tǒng)計結(jié)果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標，每天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。 　　 時間管理的六項基本原則： 　　明確目標 　　有計劃、有組織地進行工作 　　分清工作的輕重緩急 　　合理地分配時間 　　與別人的時間取得協(xié)作 　　制定規(guī)則、遵守紀律 　　 下面我們就時間管理的六項基本原則分別進行闡述。送給大家一句話： 　　 昨天是一張已被注銷的支票， 　　 明天是一張尚未到期的本票， 　　 今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。主要表現(xiàn)在以下幾個方面： 　　*個人的消極態(tài)度 　　*做事拖拉，找借口不干工作 　　*唏噓不已，做白日夢 　　*工作中閑聊 　　 如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當你覺得時間可有可無，不愿面對工作中的具體事務，沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！ 　　 好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記住：世界上所有的成就都是“現(xiàn)在”所塑造的。你最好盡快設計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！ 　　誤區(qū)五：進取意識不強 　　 我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。 　　1提醒自己明年及早準備財務預算的備忘錄。 　　客戶寄來的一封投訴信。 　　組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調(diào)查報告。 　　一封需要盡快回復的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復。 　　某大學企管系學生寄來的問卷。 　　收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”?！?　　 當你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費！ 　　誤區(qū)四：整理整頓不足 　　 辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因為雜亂是人為的。 　　不擅處理無端電話的打擾。 　　我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井： 　　習慣拖延時間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個典型的拖延時間的人?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　　評分標準： 　　每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　　（9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　?。?）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　?。?）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當?shù)拇饛汀?　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　?。?）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 　　拖延商數(shù)測驗 　　請據(jù)實選擇以下每一個