【正文】 東西，這樣對(duì)方會(huì)感到受輕視。同時(shí)，還要向?qū)Ψ奖硎靖兄x?？腿诉f過來(lái)名片時(shí)，秘書應(yīng)用雙手接住。用恰如其分的稱謂來(lái)稱呼客人，是秘書素養(yǎng)的一種表現(xiàn)，也是與客人交談的良好開端。 　?。?）稱呼接待客人時(shí)的稱呼，應(yīng)視具體環(huán)境、場(chǎng)合，并按約定俗成的規(guī)矩而定。”客人即將離去時(shí)，應(yīng)主動(dòng)對(duì)客人說：“請(qǐng)對(duì)我們的工作提出寶貴的意見。 　?。?）問候如果是第一次來(lái)訪的客人，可以說：“您好!見到您很高興。 　　6）如果女士不打算與向問候自己的人握手，可以欠身微笑致意，但不能視而不見或轉(zhuǎn)身就走。 　　5）握手時(shí)，手要干凈，不能伸出臟手，使對(duì)方難堪。握手時(shí)，用力要適中，不要握得太用力、太久，那樣顯得魯莽沖動(dòng)或太過熱情，也不要握得太無(wú)力或太輕，那樣顯得不夠誠(chéng)懇熱情。 　　3）握手時(shí)，應(yīng)雙眼注視對(duì)方，千萬(wàn)不要一邊握手一邊斜視他處，也不要邊握手邊拍打?qū)Ψ降募绨颉?　　2）行握手禮時(shí)，距離受禮者約一步，上身略微前傾，伸出右手，拇指張開，其余四指并攏，在與腰際同高的位置，與對(duì)方伸過來(lái)的手認(rèn)真一握。不過，握手時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 　　1）通常情況下，應(yīng)由主人、年長(zhǎng)者、身份高者或女士先伸手，而客人、年輕者、身份低者或男士先表示問候，待對(duì)方伸出手后，立即回握。 　　在迎客中應(yīng)特別注意以下禮節(jié)： 　　（1）握手按傳統(tǒng)習(xí)慣，我國(guó)在接待來(lái)客時(shí)的禮節(jié)一般是握手。如果客人有較重的行李，還要伸手幫助提攜。當(dāng)客人到來(lái)時(shí)，秘書應(yīng)主動(dòng)迎上前去，有禮貌地詢問和確認(rèn)對(duì)方的身份，如：“請(qǐng)問先生（小姐），您是從XX公司來(lái)的嗎？”對(duì)方認(rèn)可后，秘書應(yīng)作自我介紹，如“您好，我是XX公司的秘書，我叫XX”或“您好，我叫XX，在XX單位工作，請(qǐng)問您怎樣稱呼”。如果手頭正在處理緊急事情，可以先告訴對(duì)方：“對(duì)不起，我手頭有緊急事情必須馬上處理，請(qǐng)稍候”，以免對(duì)方覺得受到冷遇?！薄　?duì)于來(lái)訪的客人，無(wú)論是事先預(yù)約的，還是未預(yù)約的，都應(yīng)該親切歡迎，給客人一個(gè)良好的印象。親切迎客 　　秘書看到來(lái)訪的客人進(jìn)來(lái)時(shí)，應(yīng)馬上放下手中的工作，站起來(lái)，面帶微笑，有禮貌地向來(lái)訪者問候。案例中秘書小董的做法符合接待禮儀的要求。一般情況下，秘書人員不要主動(dòng)與來(lái)訪者握手，除非來(lái)訪者非常重要或年事已高?！　》治觯嚎腿藖?lái)后，秘書應(yīng)放下手中的工作，立即站起來(lái)迎接，將對(duì)方讓進(jìn)屋里。剛聽到叩門聲，小董就趕忙放下手中的工作，說聲“請(qǐng)進(jìn)”，同時(shí)起身相迎。在接待方面，特別注意迎客、待客、送客這三個(gè)環(huán)節(jié)，力求使來(lái)訪者滿意?！　?）校長(zhǎng)發(fā)言時(shí)間預(yù)計(jì)不準(zhǔn)確，應(yīng)留有余地?！　?）公司接待人員素質(zhì)較差，缺乏禮儀培訓(xùn)，影響接待工作質(zhì)量和水平。由于前面幾項(xiàng)活動(dòng)時(shí)間不夠緊湊，結(jié)果業(yè)務(wù)洽談匆匆開始，草草收?qǐng)?。?huì)議開始時(shí)已是9點(diǎn)30分了。展銷會(huì)當(dāng)天，9點(diǎn)大會(huì)本該開始介紹產(chǎn)品，可應(yīng)該到的各校圖書館代表卻只到了1／3?！　“咐骸　∧秤?jì)算機(jī)工程有限公司定于9月28日在某職業(yè)技術(shù)學(xué)院舉辦圖書館計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件產(chǎn)品展銷會(huì)，通知很快地寄發(fā)到各有關(guān)學(xué)校圖書館。包括日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員等內(nèi)容，一般以表格的列出，可參照“會(huì)議組織”一節(jié)?！　榱俗屗杏嘘P(guān)人員都準(zhǔn)確地知道自己在此次接待活動(dòng)中的任務(wù)，提前安排好自時(shí)間，保證接待工作順利進(jìn)行，可制定并填寫如下表格，印發(fā)各有關(guān)人員：　　1．人員安排表　　包括時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)、主要人員、陪同人員。這些都受到接待規(guī)定制約，都要在計(jì)劃中寫清楚。接待規(guī)格決定了其他的人員、日程安排及經(jīng)費(fèi)開支。接待計(jì)劃應(yīng)該得到上司或主管經(jīng)理人員的批準(zhǔn)，并及時(shí)傳送給來(lái)訪一方，讓其心中有數(shù)?！　≈贫ń哟?jì)劃。第二種是對(duì)等規(guī)格接待，所謂對(duì)等規(guī)格接待就是主要的陪同人員與主要來(lái)賓的職務(wù)相當(dāng)?shù)慕哟@是最常見的接待規(guī)格。例如某一公司的副總經(jīng)理接待一位重要的客戶，而對(duì)方不過是一位部門經(jīng)理。秘書人員要能夠根據(jù)來(lái)訪者的身份確定接待規(guī)格?！　〈_定接待規(guī)格?！　“▉?lái)賓的人數(shù)、姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)等。　　業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的準(zhǔn)備　　企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品特點(diǎn)、規(guī)格、種類、各部門設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)職工的情況；　　較完備的資料，如當(dāng)?shù)刭e館名勝古跡、游覽路線、娛樂場(chǎng)所的名稱、地點(diǎn)、聯(lián)系方式，本市的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等情況?！　】腿俗吆?，要及時(shí)清理會(huì)客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關(guān)好門。一般客人可以用一次性紙杯，重要客人還是用正規(guī)茶具為好。桌上可放一些介紹公司情況的資料?！　?huì)客室：桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。讓客人站著等候是不禮貌的。不常用的東西和私人用品，應(yīng)該放到抽屜里固定的地方，以便用時(shí)馬上就能找到。前臺(tái)或會(huì)客室擺放花束、綠色植物，表現(xiàn)出“