【正文】 審核校對(duì)更改人檔案管理員 上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司 打印資料登記表部門 編號(hào): 日期打 印 文 件 資 料 名 稱份數(shù)領(lǐng)取人編號(hào)41 / 41。十二、保密制度1 總則 公司秘密是關(guān)系到公司權(quán)利和利益，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)的人員知悉的事項(xiàng)。四、產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料的查閱人或借用人不得隨意的涂劃、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、修改、更換，若發(fā)現(xiàn)查閱人或借用人有上述行為者將會(huì)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)肅的處理。二、集團(tuán)公司內(nèi)部各子公司若因公需查閱產(chǎn)品質(zhì)量檔案時(shí)，也必須事先填寫好《上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司資料使用申請(qǐng)單》，并經(jīng)品管部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可由檔案室管理人員來接待查閱。第四條 新增加的產(chǎn)品質(zhì)量資料的歸檔對(duì)于新增加的產(chǎn)品質(zhì)量資料，必須每月月底或次月月初將其按一定的順序整理好之后,及時(shí)的交給檔案室存檔,在資料歸檔時(shí)交辦人必須事先填寫好《文件資料歸檔登記表》，然后交給品管部經(jīng)理審核；經(jīng)審核同意歸檔后，資料交辦人和檔案室接收人對(duì)表實(shí)一致進(jìn)行確認(rèn)，最后由檔案室主管核準(zhǔn)歸檔。產(chǎn)品質(zhì)量資料的歸集必須要遵循“及時(shí)、客觀、完整”的原則，（1）產(chǎn)品質(zhì)量資料的收集必須貫穿于機(jī)器的整個(gè)壽命周期，即產(chǎn)上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 27 of 31 品質(zhì)量資料的收集是一個(gè)全程工作，包容著產(chǎn)前、產(chǎn)中、產(chǎn)后的所有資料的匯總、集合、處理。第三條 產(chǎn)品質(zhì)量檔案的保存品管部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集和整理各種產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料，然后定期的將歸集的產(chǎn)品質(zhì)量檔案資料上交到檔案室。 保存25年財(cái)務(wù)成本計(jì)劃 保存3年上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 26 of 31 主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議 永久保存十一、產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理規(guī)定第一條 為加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量檔案的管理,特制訂本規(guī)定.第二條 產(chǎn)品質(zhì)量檔案是指在處理生產(chǎn)制造過程中和客戶使用我們公司產(chǎn)品過程中出現(xiàn)的各種產(chǎn)品質(zhì)量問題時(shí)形成的各種文件資料以及為規(guī)范公司的產(chǎn)品質(zhì)量管理而制訂的各種制度和程序性文件。第五條 由于財(cái)務(wù)部在將會(huì)計(jì)檔案上交到檔案室時(shí)，必須辦理必要的交接手續(xù)，填寫《資料歸檔登記表》，并且送交人和接收人必須在登記表上簽字或蓋章。二、 集團(tuán)公司內(nèi)部各子公司若因公需查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，也必須事先填寫好《上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司資料使用申請(qǐng)單》并經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能由檔案室管理人員來接待查閱三、 外來單位人員因公需查閱我們公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須要求其持有單位介紹信，并經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能由檔案室管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及事由。第四條 會(huì)計(jì)檔案的借用。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)。第三條 會(huì)計(jì)檔案資料的保存財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集、整理、裝訂會(huì)計(jì)檔案，然后定期的將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料上交到公司的檔案室集中統(tǒng)一保管，檔案室按順序來立卷登記。 十、會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定第一條 為加強(qiáng)會(huì)計(jì)資料的管理，特制訂本規(guī)定。第六條 已歸檔的技術(shù)資料的使用申請(qǐng)因生產(chǎn)或者技術(shù)上的需要，需使用藍(lán)圖資料和其他技術(shù)資料時(shí)，可以到資料室去曬藍(lán)圖或借用技術(shù)資料，但必須事先填寫好《技術(shù)資料使用申請(qǐng)單》，并須經(jīng)技術(shù)資料負(fù)責(zé)人的核準(zhǔn)，方可使用。第五條 已歸檔的技術(shù)資料的更改對(duì)于已歸檔的技術(shù)資料需更改時(shí)，更改人員必須事先填寫好《資料更改申請(qǐng)單》,把所要更改的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明，然后交給技術(shù)負(fù)責(zé)人校對(duì)、審批，經(jīng)審批合理后，方可到資料室更改技術(shù)資料。第四條 增加的技術(shù)資料歸檔公司新機(jī)器的研發(fā)、試制，機(jī)器工藝的改進(jìn)等情況下都會(huì)增加一批新的技術(shù)資料，這些新增加的技術(shù)資料必須及時(shí)的收集、整理好交給資料室。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 22 of 31 技術(shù)資料的管理必須嚴(yán)格按照公司的安全和保密制度來執(zhí)行，技術(shù)資料的增加、變更、減少、查閱、借用都要有嚴(yán)格的審批手續(xù)。第三條 技術(shù)資料檔案的保存 工程部、研發(fā)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集、整理各種技術(shù)資料，然后定期的將技術(shù)資料上交到檔案室登記、存檔（對(duì)于急用的圖紙蠟底資料，需及時(shí)的將其交給檔案室登記，以備曬圖所用）。九、技術(shù)資料檔案管理規(guī)定 第一條 為加強(qiáng)技術(shù)資料管理,確保技術(shù)資料的真實(shí)、可靠、安全、完整,結(jié)合我們公司的實(shí)際情況，特?cái)M訂如下管理規(guī)定。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 21 of 31 第四條 檔案管理員只有把所有的檔案資料均已移交完畢后，方可辦理離職手續(xù)，準(zhǔn)予離開公司。注：監(jiān)盤人一般情況下由檔案室主管來擔(dān)任，當(dāng)檔案室主管調(diào)離該崗位時(shí)由總經(jīng)理指定人來監(jiān)盤。第二條 檔案移交手續(xù)的辦理，以下情況檔案管理人員必須辦理檔案移交手續(xù)：（1）檔案管理人員因故離職；（2）檔案管理人員安排到公司的其他崗位；第三條 移交必做事項(xiàng)： 前任檔案管理員在離開該工作崗位前必須詳細(xì)的擬寫好工作移交說明，內(nèi)容包括：（1）該崗位的工作職責(zé)范圍和要求；（2）工作內(nèi)容；（3）工作注意事項(xiàng)；（4）操作流程；（5）交代有哪些尚未處理完畢需后任接著處理的事項(xiàng)。第五條 對(duì)于因工作和新增業(yè)務(wù)的需要，需新刻印章時(shí)，使用者必須事先提出書面申請(qǐng)，并交總經(jīng)理批準(zhǔn)，對(duì)于新增的印章必須及時(shí)的交檔案室登記和保管。第四條 對(duì)于加蓋印章的文件資料在加蓋印章后，檔案室必須把相關(guān)的文件資料復(fù)印一份作為印章使用資料檔案留存，以便備查。第二條 各部門人員需要使用印章時(shí)，使用者需事先填寫好《印章使上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 19 of 31 用申請(qǐng)單》，并需經(jīng)該部門的部門經(jīng)理核準(zhǔn)后，方可到檔案室使用印章；如果需使用公司法人印章和其他一些非常重要的印章時(shí),需呈報(bào)經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。第六條 傳閱文件由檔案室專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，檔案室應(yīng)及時(shí)的傳達(dá)和落實(shí)。簽收人必須在接件的當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬于急件，應(yīng)在接見后即時(shí)報(bào)送。第四條 經(jīng)簽發(fā)人簽字的文件原稿，由檔案室統(tǒng)一分類歸檔、保存?zhèn)洳椤?第三條 文件的發(fā)放必須要有文件發(fā)放記錄，即送件人應(yīng)將文件內(nèi)上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 18 of 31 容、報(bào)送日期、部門、接件人等有關(guān)事項(xiàng)記錄清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。第七條 打印機(jī)的保管： 保管員要注意打印機(jī)的日常保養(yǎng)和維護(hù)； 下班時(shí)要及時(shí)的切斷電源； 打印機(jī)缺墨時(shí)要及時(shí)的換墨； 保管員要堅(jiān)持每天清掃打印機(jī)上的灰塵； 打印機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，要及時(shí)的匯報(bào)，請(qǐng)專業(yè)人員來排除故障； 六、公司文件的收發(fā)規(guī)定第一條 公司的各種規(guī)章制度和程序文件由總經(jīng)辦人員來負(fù)責(zé)起草，管理評(píng)審會(huì)上討論通過，公司總經(jīng)理審核和簽發(fā)，公司各部門的內(nèi)部文件由各部門負(fù)責(zé)人起草，由總經(jīng)理審核和簽發(fā)。第五條 任何人不得打印私人資料，如有特殊情況，需作出打印申請(qǐng)。第三條 各部門如需打印文件資料時(shí)，打印申請(qǐng)人必須事先通過電話通知打印負(fù)責(zé)人，告知其打印資料的內(nèi)容、份數(shù)、以及需采用何種規(guī)格的紙張等有關(guān)事項(xiàng)。 五、打印機(jī)管理規(guī)定為了加強(qiáng)公司打印機(jī)的管理，讓公司所有的文件資料的打印受到合理監(jiān)控，特制訂本規(guī)定：第一條 公司的所有打印機(jī)實(shí)行集中管理，即將各部門的打印機(jī)一律收到檔案室（財(cái)務(wù)部的發(fā)票專用打印機(jī)除外），由檔案室專人負(fù)責(zé)保管。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005