文書檔案管理ppt課件(2)-文庫吧資料
2025-01-23 04:51本頁面
【正文】 號 15 類別號 ：不同門類檔案的代號，如管理性檔案為 A 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2022 機 構(gòu) 件 號 15 期限 ：檔案的保管期限，分為：永久、長期、短期 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2022 機 構(gòu) 件 號 15 年度 ：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注文件形成年度的公元紀(jì)年。 （ 2）文件首頁確無空白位置加蓋檔號章的，則可以文件次頁（第二頁）按規(guī)定加蓋檔號章。 蓋檔號章 （ 1）蓋檔號章的位置。 （ 2）排列時盡量將同一事由（即同一次活動，同一項工作，同一次會議等）的文件排列在一起。保管期限為 10年、無須移交進(jìn)館的文件可以不換拆釘。 （ 4）大于 A4的紙張（主要指報表、圖樣等）需要加以折疊，小于 16開紙的文件要托裱，文件傳閱單或整冊（本）歸檔的無須拆散托裱。 （ 3）復(fù)印字跡模糊或易退變的文件。 裝訂 （ 1）用不銹鋼釘或線“單件”裝訂。 ? 一張襯墊紙上貼有多張文件（如行政介紹信、組織與工資關(guān)系、學(xué)籍卡、照片等），以原件為對象，每張編一個號，不要錯編在襯墊紙上。定期通常分為 30年、 10年 編制頁碼 ? 只編文件沒有頁碼的部分，要求不空號、不漏號，以文件“自然件”為單位，以書寫的有字部分按頁次順序編流水號 。 分保管期限 確定歸檔文件保管期限應(yīng)根據(jù)本單位制定的《 文書檔案保管期限表 》 進(jìn)行劃分，要求準(zhǔn)確客觀。 (2)一份文件往往有多個時間特征，以文件簽發(fā)日期或落款日期為準(zhǔn)。 （ 2）年度是指文件材料形成的年度，通常以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“ 2022”（書寫時不能寫成“ 09”） *幾個需注意的問題： （ 1)多份文件作為一件時“件”的日期。 （ 3）歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 歸檔文件分類整理原則 （ 1）韶關(guān)市、縣各單位由于內(nèi)設(shè)機構(gòu)相對較少，產(chǎn)生文件材料數(shù)量相對不多、文件處理與檔案管理大多數(shù)單位由檔案室承擔(dān)，故統(tǒng)一規(guī)定使用“ 年度 — 保管期限 ”分類法。 ? （ 6）轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。 ? （ 4）正文與文件處理單為一件。 ? （ 3）文件的正件與附件為一件。 ? （ 2）文件的正本與定稿為一件。 二、實施時間、范圍與基本原則 實施時間及范圍：我省各立檔單位從 2022年起全面推行文書材料單“件”整理歸檔。 ? 整理時間、地點靈活，減少了檔案的積壓與流失。 ? 方案是省檔案局于 2022年 3 月率先推出的“順其自然，單件歸檔”的新的文件材料歸檔方法。 （ 3）擬寫要求：題文相符、簡練準(zhǔn)確、合乎語法 案卷裝訂 （ 1）裝訂順序：案卷封面 —— 卷內(nèi)文件目錄 —— 文件 —— 備考表 —— 封底 （ 2）裝訂要求：去掉金屬物、修補裱糊、折疊、方便閱讀 立卷說明的編寫內(nèi)容 （ 1）本單位基本情況（單位名稱、性質(zhì)、隸屬關(guān)系、工作職能、年度工作概況）； （ 2）組織機構(gòu)設(shè)置、主要領(lǐng)導(dǎo)人任職等及其變化情況 （ 3）本年度文書立卷情況（立卷工作的組織、文件完整性、數(shù)量、存在問題） 第三節(jié) 歸檔文件整理方法 —— 單份文件歸檔 ? 《 廣東省文件材料歸檔方法改革方案 》（以下簡稱 《 方案 》 ）也即為單件歸檔整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝盒，使之有序化的過程。 排列 （ 1）排列的順序：正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；決定性文件在前，依據(jù)性文件在后。 第二節(jié) 歸檔文件整理方法 —— 立卷法 二、立卷歸檔工作整理流程 一、傳統(tǒng)立卷方法的發(fā)展：純卷 子母卷 分類 組合 排列 編號 抄目 填寫備考表 擬寫案卷題名 填寫案卷封面 填寫備考表 裝訂 案卷排列、編號 填寫案卷目錄 編寫立卷說明書 編排 〈 檔案目錄 〉 分類 （ 1）年度 —— 機構(gòu)分類法：按年度劃分 按承辦機構(gòu)分開 按問題、內(nèi)容分開 分期限 （ 2）年度 —— 問題分類法：按年度劃分 按問題分開 分期限 類目體系要求簡明、合乎邏輯；保持一定的連續(xù)性 組合 （ 1）內(nèi)容組合法：內(nèi)容相同的文件進(jìn)行組合 （ 2）文件名稱組合法：適用于相同名稱的文件數(shù)量較多。 歸檔整理的方法 （ 1）傳統(tǒng)的立卷方法及其適用范圍 （ 2）立卷改革的方法及其適用范圍 （ 3）企業(yè)執(zhí)行 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 的意見（ 2022年）： 根據(jù) 《 工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則 》 進(jìn)行實體分類的企業(yè)， 黨群工作 、 行政管理工作 、 經(jīng)營管理工作 和 生產(chǎn)技術(shù)管理工作 四類的文件材料可參照執(zhí)行 《 歸檔文件整理規(guī)則 》的規(guī)定， 按“件”進(jìn)行整理 ；年歸檔量較少的
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