文書(shū)檔案管理ppt課件(2)(已修改)
2025-01-29 04:51 本頁(yè)面
【正文】 文 書(shū) 檔 案 管 理 文 書(shū) 檔 案 管 理 第一章 檔案工作基礎(chǔ)知識(shí) 第二章 歸檔文件整理方法 主講內(nèi)容 ?檔案基礎(chǔ)知識(shí) ?歸檔制度、歸檔范圍、保管期限表 ?文件歸檔整理方法（單件歸檔、立卷法） 第一章 檔案工作基礎(chǔ)知識(shí) 第一節(jié) 檔案工作常用術(shù)語(yǔ) 全宗： 全宗是指一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，它的基本涵義有三點(diǎn)：即全宗是一個(gè)有機(jī)整體，全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的，全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。 全宗名稱(chēng) ：相同于立檔單位的名稱(chēng)。填寫(xiě)全宗單位的全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。如“韶關(guān)市人事局”、“南雄市紀(jì)委”等。 全宗號(hào) ：檔案館為進(jìn)館單位編制的管理號(hào)，檔案室不能擅自編制，應(yīng)向檔案館問(wèn)詢(xún)。如韶關(guān)市委辦： 86；韶關(guān)市檔案局： 103 分類(lèi)號(hào) ： 按統(tǒng)一的分類(lèi)規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類(lèi)別號(hào)。如 《 廣東省機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)辦法 》 、 《 工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則 》 、 《 電力工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則 》 。 案卷 ：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。如按問(wèn)題、發(fā)文機(jī)構(gòu)、形成時(shí)間、保管期限等來(lái)組織文件。 保管期限 ： 立卷時(shí)劃定的案卷保管期限。如文書(shū)類(lèi)可分為永久、長(zhǎng)期、短期或永久、定期（ 30年、 10年）；會(huì)計(jì)類(lèi)分為永久、25年、 15年等；科技類(lèi)分為永久、長(zhǎng)期、短期等。 目錄號(hào) ：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)。如文書(shū)檔案：包括三部分：一是文書(shū)檔案的大類(lèi)代字，如“ A”，二是保管期限代號(hào)，永久為“ 1”、長(zhǎng)期為“ 2”、短期為“ 3”等，三是 《 檔案目錄 》 本的順序號(hào)。在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。如、 、 案卷號(hào) ：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)。 順序號(hào) ：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫(xiě)的序號(hào)，亦即件號(hào)。 檔號(hào) ： 由全宗號(hào)、目錄號(hào)（分類(lèi)號(hào)）、案卷號(hào)、順序號(hào)或由全宗號(hào)、年度、期限、件號(hào)組成。如 106/，106/2022/永久 /001。 案卷題名 ：即案卷標(biāo)題。應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。應(yīng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種。 第二節(jié) 文件與歸檔 （一）文件概述 文件：是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人在各種活動(dòng)中，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，用文字、圖表等方式記錄下來(lái)的具有完整體式和處理程序的信息材料。 文件歸檔：各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位將辦理完畢的文件，按照有關(guān)規(guī)定將確定為檔案的那部分文件向?qū)＜媛殭n案人員或檔案室移交的過(guò)程。 （二）文件與檔案的聯(lián)系：檔案的前身是文件材料，文件的歸宿是檔案。 （ 1）文件與檔案是同一事物在不同階段上的稱(chēng)呼； （ 2）檔案是歸檔后經(jīng)過(guò)篩選、經(jīng)系統(tǒng)整理的的文件 。 （三）文件材料轉(zhuǎn)化為檔案的三個(gè)必要條件： （ 1）使用完畢或辦理完畢的； （ 2）有保存價(jià)值的（要以單位和社會(huì)需要為標(biāo)準(zhǔn)）； （ 3）按照規(guī)范要求進(jìn)行了系統(tǒng)整理 （四）文件歸檔工作應(yīng)注意的問(wèn)題 ? 建立健全文件收發(fā)登記制度，確保歸檔文件的齊全完整。（完整性） ? 歸檔文件必須系統(tǒng)、有效，對(duì)歸檔文件的價(jià)值準(zhǔn)確判斷。（有效性） ? 文件格式滿足公文規(guī)范性要求。（規(guī)范性） ? 歸檔文件交接手續(xù)完備，按時(shí)歸檔。 ? 注意“賬外”文件的歸檔：會(huì)議材料、承辦部門(mén)的材料、黨組、行政會(huì)議記錄、大事記、規(guī)章制度、各種圖表、刊物等。 第三節(jié) 歸檔制度 一、分類(lèi)辦法 （一）分類(lèi)辦法，也即分類(lèi)大綱、分類(lèi)體系。 （二）分類(lèi)目的：適應(yīng)檔案綜合管理的需要，統(tǒng)一檔案實(shí)體分類(lèi)，實(shí)行檔案分類(lèi)整理、排列、管理、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，充分發(fā)揮檔案的作用。 （三）分類(lèi)原則： 以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其職能，結(jié)合檔案的載體形態(tài)特點(diǎn)，便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。 分類(lèi)后的檔案，分別用英文字母或數(shù)字按順序編大類(lèi)代字。 有類(lèi)設(shè)類(lèi)，無(wú)類(lèi)空類(lèi)。 （四） 《 廣東省機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)辦法 》 廣東省機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)辦法 .doc、 《 企業(yè)檔案分類(lèi)方案 》 企業(yè)檔案分類(lèi)方案 .doc解讀 （五）編制要求： 分類(lèi)辦法要與實(shí)體相一致； 保留一定的發(fā)展空間； 注意跟進(jìn)必要的續(xù)編。 二、歸檔時(shí)間 1至 2月份。由檔案室完成，文件承辦部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)向檔案室移交。歸檔完成時(shí)間是每年 6月份。 6月份。由文件承辦部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)完成，于每年 6月份。 三、歸檔要求 歸檔文件齊全完整 歸檔文件系統(tǒng)科學(xué) 紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔 文件歸檔要有交接手續(xù) 歸檔文件必須優(yōu)質(zhì)精煉 文件歸檔必須及時(shí)迅速 四、歸檔范圍 歸檔原則： （ 1）“以我為主”，以本單位工作活動(dòng)為主 （ 2）“有文必檔”與“有檔不歸” 參考文件： （ 1） 《 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定 》 （ 8號(hào)令） 以我為主、“以人為本”、標(biāo)時(shí)制、二表合一、擴(kuò)大歸檔范圍、審批制 （ 2） 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 （ DA/422022） （ 3） 《 高等學(xué)校檔案管理辦法 》 （教育部27號(hào)令）
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