辦公室的會議管理(1)-文庫吧資料
2025-01-16 07:01本頁面
【正文】 將議題以及與議題有關的文件、 資料提交領導，由領導確定會議議 題 收集議題 篩選議題 確定議題 安排會議議題 — 要點 （ 1）下一級會議可以解決的或者個別領導可審批解決 的問題，一般不要安排上級會議討論 （ 2）一次會議議題不能安排過多或過少，一般以安排 一個主要議題和一兩個小議題為宜 （ 3）盡量將同一性質(zhì)的議題集中安排在一個會議討論 （ 4）提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材 料，并可在開會前幾天經(jīng)領導審批后，發(fā)給與會 者閱讀，準備意見 （ 5）準備一些后備議題，以備不時之需 邀請與會者 — 選擇與會者 程序： 選擇與會者要領： （ 1）與討論議題有直接關系的人 （ 2）可提供相關資訊，使討論更有效率進行的人 （ 3）發(fā)言具有代表性和權(quán)威性的人 注意： 若某些與會者只需參加會議的某一部分，應 告訴他們有關事項的開始與結(jié)束時間，以節(jié) 約他們的時間 選擇與會者 評估與會者 通知與會者 邀請與會者 — 選擇與會者 不同類型會議理想的出席人數(shù)： 解決問題性型 少于 5人 調(diào)查問題型 少于 10人 工作回顧或展示型 少于 30人 動員型 越多越好 信息發(fā)布會 人數(shù)幾乎沒有限制 決策會議 最好限制在 7人以內(nèi) 在決策會議上應有以下 4種類型的參加者 ： 信息提供者 決策制定者 決策執(zhí)行者 受益者 邀請與會者 — 評估與會者 與會人員 評估 舉例 信息提供者 是否具有可供分享的信息 銷售經(jīng)理 意見提供者 能否提供特殊的意見或建議 生產(chǎn)經(jīng)理 特殊技能專家 他們的專業(yè)身份是否有用 作為顧問的律師 授權(quán)者 能否保證已獲同意的決策貫徹實施 財務經(jīng)理 邀請與會者 — 通知與會者 通知與會者： 及時通知 （ 1）方便與會者準備相關的會議資料 （ 2）確定與會者能否出席 注意： 與會人員名單需上司確定，人數(shù)從嚴控制，人 員謹慎決定，使給參加者不漏，不該參加者不來 安排會議日程與議程 — 要領 安排會議日程的要領 （ 1）把握會議目的 （ 2）先安排關鍵人物的時間，確保恰當?shù)摹?quán)威的與會者能夠出席 （ 3）根據(jù)多數(shù)人的意見安排日程 （ 4）例會原則上要如期開，但并不是非開不可 （ 5）盡量不安排在周一上午與周五下午開會 安排會議日程與議程 — 設計議程 安排會議議程的程序： 議程設計要把握度： 議程不夠緊密，討論就難有效率，討論可能離題 。 過于緊湊，無法專心于一個話題，問題分析不透徹，導致決議的內(nèi)容不切實際，無法真正解決問題 組織者可向與會者發(fā)問題征詢意見 ： —— 你在會議上發(fā)言的論題是什么？ —— 你的發(fā)言需要多長時間？ —— 你希望討論什么樣的問題或事情？ 根據(jù)得到的反饋，著手編寫議程表 設計議程 編寫議程 分發(fā)議程 安排會議日程與議程 — 編寫議程 XX會議議程 2022年 9月 22日上午 9點至下午 17： 30 花園酒店國際會議廳 1.（ 9： 00）開場白 2.（ 9： 10）為缺席致歉 3.（ 9： 20）批準上次會議備忘錄 4.（ 9： 40）各部門銷售情況報告 （ 10： 30）會間休息 5.（ 10： 40）分析產(chǎn)品滯銷問題原因 （ 12： 00）午餐及午休時間 6.（ 14： 00）
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