【正文】 選擇項(xiàng) ： ? 機(jī) 構(gòu) 問 題 在一個立檔單位機(jī)構(gòu)或問題二者選擇其一，即選擇機(jī)構(gòu)，就必須放棄問題，選擇問題就必須放棄機(jī)構(gòu)，這一點(diǎn)務(wù)必注意 。調(diào)整后的件號即為館編件號。如： 年度 — 機(jī)構(gòu) — 保管期限 2021年、辦公室， 永久 4… … 長期 4…… 短期 4…… ? 館編件號的編制 ? 館編件號的設(shè)臵主要是出于館室銜接的需要。室編件號在分類方案最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從 “ 1” 開始標(biāo)注。 排列方法 ? （ 1） 同一事由內(nèi)歸檔文件排列（ 按時間或重要程度 排列） ? （ 2）不同事由間的歸檔文件排列（ 按時間或重要程度或?qū)r間和重程度結(jié)合起來 排列） ? （ 3）歸檔文件排列應(yīng)當(dāng)注意的問題： 不同類目歸檔文件的排列 不可直接按時間或收發(fā)文號排列 “隨辦隨歸”要服從事由 “零頭”文件的排 編號方法 （ 1）件號的編制 件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。如： 一次請示或報(bào)告，批復(fù)收到后，可以視為事由一個事由； 一項(xiàng)工程、一次活動或一次會議，可視為一個事由； 一項(xiàng)工作如果辦理時間長需跨年度，為了及時歸檔，也可以按不同階段分為幾個事由； 一次會議，也可分為籌備、開幕、不同議程、閉幕等幾個事由。 保管期限 （永久） 年 度 （ 2021） 機(jī) 構(gòu) 文件 文件 文件 文件 文件 辦公室 業(yè)務(wù)一處 文件 業(yè)務(wù)二處 ？ 排列原則 “ 事由原則 ” ，即同一事由有密切聯(lián)系的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起 。 ? 如： 保管期限 —— 年度 —— 機(jī)構(gòu)分類法， “ 機(jī)構(gòu) ” 為最低一級類目 。 ? （ 4）分類按種屬概念層次進(jìn)行。 永久： 2021年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處 2021年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處 2021年 …… 長期： 2021年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處 2021年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處 2021年 …… 短期 : 2021年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處 2021年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處 2021年 …… ? （ 3） 保管期限 — 年度 — 問題分類法 ? 永久： 2021年 黨群類 業(yè)務(wù)類 行政類 ? 2021年 黨群類 業(yè)務(wù)類 行政類 ? 2021年 …… ? 長期 : 2021年 黨群類 業(yè)務(wù)類 行政類 ? 2021年 黨群類 業(yè)務(wù)類 行政類 ? 2021年 …… ? 短期 : 2021年 黨群類 業(yè)務(wù)類 行政類 ? 2021年 黨群類 業(yè)務(wù)類 行政類 ? 2021年 …… ? （ 4）年度 —— 保管期限分類法 ? 2021年：永久 長期 短期 ? 2021年：永久 長期 短期 ? 2021年： …… ? （ 5）保管期限 —— 年度分類法 ? 永久： 2021年 2021年 2021年 …… ? 長期 : 2021年 2021年 2021年 …… ? 短期 : 2021年 2021年 2021年 …… ? 分類方法是進(jìn)行分類的依據(jù) ,因此要保持相對穩(wěn)定 ,以使分類體系具有連貫性 ,便于查找利用。 ? （ 1）年度 — 機(jī)構(gòu) — 保管期限分類法 這類分類方法先將歸檔文件按年度分類，在每個年度下分機(jī)構(gòu)，再在組織機(jī)構(gòu)下按保管期限分類。但年度、保管期限是必備項(xiàng)，必須選擇，而機(jī)構(gòu)（問題）為選擇項(xiàng)。 至于年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）組合時的先后順序，《規(guī)則）未加限制。 復(fù)式分類與分類方案的編制 ? 在機(jī)關(guān)檔案室實(shí)際工作中，當(dāng)歸檔文件數(shù)量較多時，分類工作需要分層次進(jìn)行，單純采用一種分類方法的情況較少見，多數(shù)采用幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法。采用保管期限分類法，能夠?qū)⒉煌９軆r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護(hù)措施，同時為庫房排架管理、檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等工作提供便利。如黨委、工會、共青團(tuán)等機(jī)構(gòu)形成文件劃為 “ 黨群類 ” ，業(yè)務(wù)部門形成的文件劃為“ 業(yè)務(wù)類 ” ，行政后勤部門形成的文件劃為“ 行政類 ” 等等。采用問題分類法，可以避免或減少同類問題的文件分散現(xiàn)象，便于查找和利用。臨時機(jī)構(gòu)與某一機(jī)構(gòu)和暑辦公的，并以該機(jī)構(gòu)為長設(shè)機(jī)構(gòu)，形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)部機(jī)構(gòu)類中；如果臨時機(jī)構(gòu)涉及兩個以上的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，則應(yīng)根據(jù)其主要職能以及文件材料多少，有這些機(jī)構(gòu)協(xié)商解決。 立檔單位內(nèi)設(shè)立的臨時機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)設(shè)臵一個類別，和其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一樣來看待。按機(jī)構(gòu)分類應(yīng)當(dāng)注意以下幾個問題： 按機(jī)構(gòu)分類法，一個機(jī)構(gòu)設(shè)一個類 。 ? 1） 機(jī)構(gòu)分類法 機(jī)構(gòu)分類法是根據(jù)文書處理階段和處理文件的承辦單位對歸檔文件進(jìn)行分類。按機(jī)構(gòu)（問題），各單位應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況出發(fā)，選擇其一。 如學(xué)校的教學(xué)年等，采取年度分類時，對這部分形成的文件，就應(yīng)按照專門年度進(jìn)行整理歸檔。歸入應(yīng)歸的年度。 3） 幾份文件作為一件時，“件”的日期確定 文件的正本與定稿、來文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時， 這時“件”的日期應(yīng)以裝訂在前的那份文件日期為準(zhǔn) 。對這類文件的處理往往 統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔 。 如 2021年形成的《 2021年 —2021年的機(jī)關(guān) “ 十一五 ” 發(fā)展規(guī)劃》，應(yīng)當(dāng)歸入 2021年度； 2021年形成的《 2021年機(jī)關(guān)工作總結(jié)》，應(yīng)當(dāng)歸入 2021年度； 2021年制定， 2021年生效的法規(guī)性文件，應(yīng)當(dāng)歸入2021年。這里有幾種情況應(yīng)當(dāng)注意： ? 1）文件有多個時間特征 一份文件往往有多個時間特征，包括 成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期 等等 。歸檔文件按年度特征分類，可以反映出一個機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化的情況，并且同現(xiàn)行機(jī)關(guān)以年度為單位將文件整理歸檔的制度相吻合，類目設(shè)臵準(zhǔn)確、清楚、明確。 ? （１）年度分類法 年度分類法，就是根據(jù)形成和處理的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。全宗內(nèi)檔案分類方法很多，《規(guī)則》選擇了年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限作為通用的分類方法，是因?yàn)檫@三種分類方法在各級單位檔案部門使用率最高，并反映了檔案管理的基本規(guī)律和要求。分類是歸檔文件整理的重要環(huán)節(jié)，通過對歸檔文件進(jìn)行整理的分類，不但能有效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使歸檔文件成為一個有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對排列、編目等后續(xù)工作的開展，以及將來組織室藏和排架管理都有有著重要意義。裝訂用品必須對檔案無害，不影響檔案的保護(hù)壽命； 2）選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)簡便易行。 目前的裝訂方式除傳統(tǒng)的線裝之外，還包括：粘接式，如用漿糊、熱封膠等；穿孔式，如不銹鋼釘書釘、鐵夾背等。一般排序如下： 定 稿 正 本 附 件 正 本 被 轉(zhuǎn) 發(fā) 件 轉(zhuǎn) 發(fā) 件 復(fù) 制 件 原 件 來 文 批 復(fù) 外 文 漢 文 收 文 收文 處理 單 定 稿 發(fā)文 文件 處理 文 件 印 本 被轉(zhuǎn) 發(fā)文 原件 轉(zhuǎn)發(fā) 文定稿 文件 擬稿 單 轉(zhuǎn)發(fā) 與被 轉(zhuǎn)發(fā) 文印本 文件裝訂方式的選擇 文件可采用左上角裝訂，也可采用左則裝訂。 文件排序。 需要注意的是， “ 為一件 ” 是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。根據(jù)檢索需要的不同，此類文件可作為一件，也可以分別各作為一件，故《規(guī)則》中采用 “ 可為一件 ” 的表述方式。 （ 7）來文與復(fù)文 這是比較特殊的規(guī)定。 （ 6）報(bào)表、名冊、圖冊等 報(bào)表、名冊、圖冊等一般每冊