【正文】 期末額函數(shù)： QM（ ） sQM（ ） wQM（ ） 37 發(fā)生額函數(shù)： FS（ ） sFS（ ） wFS（ ） 累計(jì)發(fā)生額函數(shù)： LFS（ ） sLFS（ ） wLFS（ ） 條件發(fā)生額函數(shù)： TFS（ ） sTFS（ ） wTFS（ ） 對方科目發(fā)生額函數(shù)： DFS（ ） sDFS（ ） wDFS（ ） 凈額函數(shù)： JE（ ） sJE（ ） wJE（ ） 匯率函數(shù)： HL（ ） （ 2）自本表本表頁取數(shù)的函數(shù)。 ●會計(jì)年度即數(shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略。 ●方向即 “借 ”或 “貸 ”，可以省略。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為： 函數(shù)名（ “科目編碼 ”,會計(jì)期間 ,[“方向 ”],[賬套號 ],[會計(jì)年度 ],[編碼 1],[編碼 2]） ●科目編 碼也可以是科目名稱，且必須用雙引號括起來。 企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，取自于報(bào)表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報(bào)表的表頁取數(shù)。 共有 六種關(guān)鍵字，它們是 “單位名稱 ”、 “單位編號 ”、 “年 ”、 “季 ”、 “月 ”、 “日 ”，除此之外， 還可 自 定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為 “周 ”和 “旬 ”時有特殊意義，可在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。 一個報(bào)表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對所有表頁都有效。 ③ 表樣單元。 用于存放報(bào)表的 字符型 數(shù)據(jù) 。建立一個新表時，所有單 元的缺省類型為數(shù)值型。用于存放報(bào)表的 數(shù)值型 數(shù)據(jù)。 UFO 的單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元 3 種。單元名稱由所在行、列標(biāo)識。單擊這個按鈕可以在 “ 格式狀態(tài) ” 和 “ 數(shù)據(jù)狀態(tài) ” 之間切換。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。 ② 數(shù)據(jù)狀態(tài)。 ① 格式狀態(tài)。 財(cái)務(wù)報(bào)表編制概述 格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài) 報(bào)表 編制 分為兩大部分來處理，即報(bào)表 定義 以及報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。作為企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告核心內(nèi)容的會計(jì)報(bào)表，它為企業(yè)內(nèi)部各管理部門及外部相關(guān)部門提供了最為重要的會計(jì)信息，有利于報(bào)表使用者進(jìn)行管理和決策。因此，總賬結(jié)賬操作在 900 賬套中不能進(jìn)行練習(xí)，相關(guān)操作可參見結(jié)賬視頻演示。 （ 4） 每月只能結(jié)賬一次，因此一般結(jié)賬前應(yīng)作數(shù)據(jù)備份。結(jié)賬后就不能再輸入該月憑證。 期末結(jié)賬時應(yīng)注意的問題： （ 1）各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)賬以前完成。 （ 3）進(jìn)行試算平衡。 通用賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)賬工作的一般處理步驟： （ 1）停止本月的記賬工作。 結(jié)賬工作應(yīng)由具有結(jié)賬權(quán)的人員進(jìn)行。根據(jù)有關(guān)會計(jì)制度的規(guī)定，結(jié)賬主要是計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各個會計(jì)科目的本期發(fā)生額和期末余額，同時結(jié)束本期的賬務(wù)處理工作。 34 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。 圖 29 結(jié)賬 顯示工作報(bào)告 （ 5） 查看工作報(bào)告后，單擊“下一步”按鈕。 (4) 單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)顯示“ 01 月工作報(bào)告”。 (3) 單擊“下一步”按鈕。 ? 操作步驟 執(zhí)行“ 總賬→ 期末→結(jié)賬”命令，進(jìn)入“結(jié)賬”窗口。 打開“往來→輔助”菜單，可查詢客戶往來、供應(yīng)商往來輔助賬。 輔助賬簿查詢 輔助核算賬簿包括個人往來、部門核算、客戶往來和供應(yīng)商往來的總賬、明細(xì)賬查詢輸出。 打開“總賬→賬簿查詢”菜單，可查詢總賬、余額表、明細(xì)賬等賬簿。 ? 說 明 33 查詢賬簿包括基本賬簿查詢和輔助賬簿查詢。 圖 28 查詢總賬 (4) 單擊本月 合計(jì)行，單擊“明細(xì)”按鈕，查看明細(xì)賬信息。 (3) 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“總賬”窗口。 ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“總賬→賬簿查詢→總賬”命令，打開“總賬查詢條件”對話框。 ? 每月可多次記賬。 ? 上月未記賬，本月不能記賬。 （ 3）記賬 32 記賬之前，系統(tǒng)將自動進(jìn)行硬盤備份，保存記賬前的數(shù)據(jù)，一旦記賬過程異常中斷，可以利用這個 備份將系統(tǒng)恢復(fù)到記賬前狀態(tài)。確定記賬范圍時可以單擊“全選”按鈕選擇所有未記賬憑證，可以輸入連續(xù)編號范圍如“ 19”表示對該類別第 1?9號憑證進(jìn)行記賬，也可以輸入不連續(xù)的編號如“ 3， 7”表示僅對第 3 張和第 7 張憑證記賬。經(jīng)過記賬的憑證是不能修改的，也就是記賬憑證數(shù)據(jù)庫文件中的數(shù)據(jù)是不能修改的，由此形成了會計(jì)核算系統(tǒng)穩(wěn)定的數(shù)據(jù)。 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。登記完后，彈出“記賬完畢”信息提示對話框。如圖 27 所示。如果不打印記賬報(bào)告，單擊“下一步”按鈕。 圖 26 記賬 選擇憑證 (3) 單擊“下一步”按鈕。 (2) 第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。 記賬 ? 例 26 將已審核憑證全部記賬。 ? 憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可修改或刪除，已標(biāo)記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標(biāo)記后才能審核。 ? 審核人必須具有審核權(quán)。審查認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。 圖 25 審核憑證 (6)單擊“下張”按鈕，對其他憑證簽字。 (5)檢查要審核的憑證，無誤后，單擊“審核”按鈕，憑證底部的“審核”處自動簽上審核人姓名。 (3)單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的憑證列表窗口。 (1)執(zhí)行“總賬→憑證→審核憑證”命令，打開“憑證審核”查詢條件對話框。 ? 操作步驟 以賬套主管 趙偉 的身份重新注冊 信息 門戶 。若當(dāng)前憑證是由外幣系統(tǒng)制單生成，選擇“聯(lián)查原始單據(jù)”命令，系統(tǒng)將顯示生成這張憑證的原始單據(jù)。 （ 2）聯(lián)查明細(xì)賬、輔助明細(xì)及原始單據(jù) 當(dāng)光標(biāo)位于憑證某分錄科目時，選擇“聯(lián)查明細(xì)賬”命令，系統(tǒng)將顯示該科目的明細(xì)賬。具體體現(xiàn)在： （ 1）豐富靈活的查詢條件 既可設(shè)置憑證類 別、制單日期等一般查詢條件，也可設(shè)置摘要、科目、等輔助查詢條件。 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。 28 圖 24 查詢憑證 輸入查詢條件 (4) 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證查詢”的憑證列表窗口。 (3) 單擊“輔助條件”按鈕，可輸入更多輔助查詢條件。 ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“總賬→憑證→查詢憑證”，打開“憑證查詢”查詢條件對話框。 查詢憑證 ? 例 24 查詢 記賬憑證?？尚薷牡膬?nèi)容包括摘要、科目、輔助項(xiàng)、金額及方向、增刪分錄等，憑證類別不能修改。為此，系統(tǒng)提供了憑證修改功能，但僅限于對已輸入未審核狀態(tài)的憑證。 27 圖 23 修改憑證 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。 (5) 單擊“保存”按鈕，保存相關(guān)信息。 (3) 修改憑證的基本信息（如金額等），將光標(biāo)放在要修改的位置就可以直接修改，這里將借貸方金額修改為 4000。 ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“總賬→憑證→填制憑證”，進(jìn)入“填制憑證”窗口。 修改憑證 ? 例 23 修改記賬憑證。 紅字以“－”號表示。既可以手工直接輸入，也可利用右邊的放大鏡按鈕選擇輸入。 每行摘要將隨相應(yīng)的會計(jì)科目 26 在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。 操作注意事項(xiàng)： ? 憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。輸入這些數(shù)據(jù)的目的主要是便于進(jìn)行銀行對賬，同時也可以方便對支票的管理。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量單價(jià)自動計(jì)算出金額。輔助核算信息包 括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項(xiàng)目核算。如果輸入的科目名稱有重名現(xiàn)象時，系統(tǒng)會自動提示重名科目供選擇。 科目：科目必須輸入末級科目。包括摘要、科目、借貸方向、發(fā)生金額等內(nèi)容。 附單據(jù)數(shù)：本張記賬憑證應(yīng)附的原始憑證的張數(shù)。在憑證編號方式為“手工編號”模式下，則可以手工錄入憑證編號。此后，系統(tǒng)將自動生成憑證編號。憑證類別是在初始化時設(shè)置的。 (1) 憑證頭：反映憑證編號和制單日期等內(nèi)容。 通常，一張憑證中可填寫的行數(shù)是沒有限制的，可以是簡單分 錄，也可以是復(fù)合分錄，但每一張憑證應(yīng)該只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不可把記錄不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分錄填入一張憑證。 ? 說 明 在實(shí)際工作中，用戶可直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)審核無誤準(zhǔn)予報(bào)銷的原始憑證填制記賬憑證，也可以先由人工制單而后集中輸入。 如圖 22 所示。 (4)輸入摘要“ 購辦公用品 ”；輸入 借方 科目“ 660203”， 選擇輔助核算部門“管理部” ,輸入借方金額“ 3000”，回車；摘要自動帶到下一行， (5)輸入 貸方 科目“ 100201” ， 選擇結(jié)算方式“轉(zhuǎn)賬支票”并輸入票號“ ZP101”， 輸入貸方金額 “ 3000” 或按“ =”鍵 。 (2)單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證。 1 月 10 日， 管理部招待客戶，消費(fèi) 3000 元，以轉(zhuǎn)賬支票支付，票號 ZP101。 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。 用戶名“ 102；密碼 為空 ； 賬套“ 900”；會計(jì)年度“ 2020”；日期“ 20200131”。 （ 2） 輸入相關(guān)信息 。 用戶名“ 102”；密碼 為空 ； 賬套“ 900 電算化考試練習(xí)賬套 ”；會計(jì)年度“ 2020”；日期 23 “ 20200131”。 期末業(yè)務(wù)處理主要包括期末自動轉(zhuǎn)賬、期末結(jié)賬等內(nèi)容。 2 日常 及期末 業(yè)務(wù)處理 在總賬系統(tǒng)中，當(dāng)初始設(shè)置完成后，便能夠進(jìn)行日常 及期末 業(yè)務(wù)處理。 期初余額錄 入完畢后，應(yīng)該試算平衡。 （ 2）有輔助核算科目期初余額錄入 在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設(shè)輔助賬頁。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。 （ 1）無輔助核算科目期初余額錄入 余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計(jì)算。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中錄入。 ? 說 明 在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)。 (4)單擊“試算”按鈕，進(jìn)行試算平衡 。單擊保存按鈕。 (2)雙擊“ 其他應(yīng)收款 ”的期初余額欄， 輸入 其他應(yīng)收款的明細(xì)余額信息 。 21 操作注意事項(xiàng)： 由于系統(tǒng)中事先設(shè)置了憑證類別，因此，設(shè)置憑證類別操作在 900 賬套中不能進(jìn)行練習(xí)，相關(guān)操作可參見 設(shè)置憑證類別的 視頻演示。 ? 說 明 許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進(jìn)行分類。 20 圖 119 設(shè)置憑證類別 設(shè)置限制類型及科目 (6)設(shè) 置完后，單擊“退出”按鈕。 (5)同理，設(shè)置付款憑證的限制類型“貸方必有”、限制科目“ 1001,1002”；轉(zhuǎn)賬憑證的限制類型“憑證必?zé)o”、限制科目“ 1001,1002”。 圖 118 設(shè)置憑證類別 選擇憑證類別 (3)單擊“確定”按鈕，進(jìn)入“憑證類別”窗口。 (2)單擊“收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證”單選按鈕。 設(shè)置憑證類別 ? 例 112 設(shè)置憑證類別。用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算，以及數(shù)量計(jì)量單位。用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及 核算的外幣名稱。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。用于說明本科目是否有其它核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項(xiàng)目核算五種專項(xiàng)核算功能供選用。 輔助核算。一般情況下，只能在一級科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級科目的科目性質(zhì)與其一級科目的相同。 科目性質(zhì)（余額 方向）。用于幫助記憶科目，提高錄入和查詢速度。通常系統(tǒng)會提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。 賬頁格式。科目中文名稱和英文名稱不能同時為空?？颇棵Q是指本級科目名稱，通常分為科目中文名稱和科目英文名稱。通常，通用商品化會計(jì)核算系統(tǒng)在建立賬套時，會自動 裝入規(guī)范的一級會計(jì)科目。其 18 中，各級科目編碼必須唯一 ,且必須按其級次的先后次序建立，即先有上級科目，然后才能建立下級明細(xì)科目。 科目編碼。財(cái)會人員可以根據(jù)會計(jì)核算和管理的需要，設(shè)置適合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的會計(jì)科目體系。 圖 117 設(shè)置會計(jì)科目 ? 操作演示 參見“操作演示 \1\”。 如圖 117 所示。 (3) 輸入明細(xì)科目相關(guān)內(nèi)容。 設(shè)置會計(jì)科目 ? 例 111 科目代碼 科 目 名 稱 輔 助 核 算 100203 中行存 款 銀行賬、日記賬、外幣美元核算 ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“ 基礎(chǔ) 設(shè)置→ 財(cái)務(wù)→ 會計(jì)科目”命令，進(jìn)入“會計(jì)科目”窗口，顯示所有“按新會 17 計(jì)制度” 預(yù)置的科目。 圖 116 設(shè)置外幣種類 及匯率 ? 操作演示 參見“操作演示 \1\”。 (4) 在“ 2020 年 1 月的記賬匯率”欄中輸入 ，敲回車確認(rèn)。幣符： EUR；幣名： 歐元 。 ? 操作步驟