【正文】 息開發(fā)是對信息進(jìn)行全面挖掘、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。 ★ 一個(gè)稱職的秘書人員可以對單位的辦公資源如數(shù)家珍，便于調(diào)配。 2020 年 — 2020 年秘書三級(jí)真題 16 ★ 零基預(yù)算的優(yōu)勢。 預(yù)算方法： （ 1）傳統(tǒng)預(yù) 算法：承襲上年度的經(jīng)費(fèi)，再加上一定比例的變動(dòng)。 二、采購預(yù)算方案的制定 原則： （ 1）真實(shí)性；（ 2）重點(diǎn)性；（ 3）目標(biāo)相關(guān)性；（ 4）經(jīng)濟(jì)合理性 工作程序： （ 1）確定預(yù)算的核算基數(shù)； （ 06 年 11 月） （ 2）進(jìn)行市場調(diào)研； （ 3）確定采購產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格； （ 4）編寫預(yù)算方案； （ 06 年 11 月） （ 5）征求意見，完善方案。 ３、工作程序：： （ 1）調(diào)查（ 2）時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn) （ 3）確定同一任務(wù)的不同承辦期（ 4）確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期 五、辦公室工作進(jìn)行評(píng)估 １、意義： （ 1）提高管理工作效率（ 2）明確組織機(jī)構(gòu)的建制 （ 3）促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任（ 4）有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作 第四節(jié) 辦 公用品管理 一、辦公用品與設(shè)備的采購程序： 獲得設(shè)備使用權(quán)的方式：購買、租用 ★ 購買的優(yōu)點(diǎn)（ 06 年 11 月） 政府采購： 方式：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)、單一來源等 （ 06 年 11 月） 國家財(cái)政部及?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）級(jí)政府財(cái)政部門為政府采購管理機(jī)關(guān)，負(fù)責(zé)合同的監(jiān)督管理。 四、確定承辦期限： １、內(nèi)容：企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定。 ３、應(yīng)注意的問題： （ 1）要實(shí)事求是； （ 2）善于授權(quán)，明確分工； （ 3）定期檢查所需的資源是否保證和滿足； （ 4）及時(shí)與同事溝通工作進(jìn)展和出現(xiàn)的問題； （ 5）在實(shí)施計(jì)劃過程中，應(yīng)進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)應(yīng)變。 （ 4）每一項(xiàng)任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。 （ 2）每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求。 ★ 電話督查主要用于情況比較緊急而內(nèi)容比較簡單的督查事項(xiàng)。 原則：實(shí)事求是的原則、主動(dòng)性原則、分層次落實(shí)原則、時(shí)效 性原則、督查與幫辦相結(jié)合的原則。 事故情況記錄表： （ 06 年 11 月） （ 1）事故日期（ 2）事故地點(diǎn)（ 3）事故涉及的人員（ 4）事故的證人 （ 5）事故過程的概述（ 6）填寫事故記錄簿的人員簽名 工傷情況報(bào)告表 工作程序： （ 1）突發(fā)事件的預(yù)防措施； （ 2）突發(fā)事件的應(yīng)對措施 （ 3）處理突發(fā)事件的工作流程： ① 及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場 ② 查找問題的原因 ③ 成立臨時(shí)指揮中心 ④ 控制源頭，釜底抽薪 ⑤ 召開新聞發(fā)布會(huì) 二、督促檢查工作 秘書要圍繞中心、突出重點(diǎn)，根據(jù)上司的工作習(xí)慣和重視程度來確定督查工作任務(wù)。 （ 6）英國：不喜歡孔雀、大象、貓頭鷹，不送百合 花，忌諱“１３”和“星期五” （ 7）美國：不宜送香煙、香水、內(nèi)衣、藥品 選擇禮品要考慮的因素： （ 1）與受禮者的關(guān)系（ 2）明確送禮的原因（ 3）了解受禮者的特點(diǎn)（ 4）經(jīng)濟(jì)方面的限定 第二節(jié) 辦公環(huán)境管理 一、正確選擇辦公的模式： １、辦公模式的種類： （ 06 年 11 月專業(yè)能力） （ 1） 在家工作 （ 06 年 11 月） （ 2） 遠(yuǎn)程工作 （ 06 年 11 月） （ 3）虛擬辦 公室（ 4）臨時(shí)辦公室（ 5）彈性時(shí)間（ 6）兼職工作 （ 7）合同工作（ 8）交叉工作（ 9）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) 二、合理進(jìn)行辦公室布局 辦公室的布局種類： 開放式辦公室 封閉式辦公室 合理進(jìn)行辦公室布局的作用： （ 06 年 11 月） （ 1）形成有效的工作流程；（ 2）有利于員工的工作分配；（ 3）有利于工作的順利完成。 五、饋贈(zèng)禮品的要求 各國的禁忌： （ 1）信仰伊斯蘭教的國家：不給對方夫人送禮；不送雕像、娃娃、人物畫像之類的；不送熊貓、酒、豬皮、豬鬃制品。 上酒的次序： 雞尾酒在宴會(huì)開始之前； 紅葡萄酒配味道濃厚的肉類主菜； 如有其他葡萄酒，香檳和肉類一起上，沒有其他酒，從第一道菜就要斟上； 2020 年 — 2020 年秘書三級(jí)真題 13 招待會(huì)的禮儀： （ 1）請柬不需要回復(fù)（ 2）按順序取菜（ 3）按量取菜（ 4）顧及他人利益 （ 5）酒會(huì)的禮節(jié)： 要以恰當(dāng)?shù)姆绞桨炎约航榻B給陌生人； 要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中； 聊天時(shí)要顧及所有在場者； 不要大聲喧嘩。 女主人或第一主人要眼觀全局，當(dāng)看到大家都差不多吃完的時(shí)候，她（他）才能放下餐具，并把餐巾略加折疊，放在桌上。 暫時(shí)離開的表示方法：應(yīng)該把餐巾放在自己椅子上，以示還要回來。到人家赴宴要稍晚幾分鐘，給主人留一點(diǎn)余地。 ★ 準(zhǔn)備工作（ 06 年 11 月） 四、涉外宴請常識(shí) 涉外宴請的原則： （ 1）選擇雅致、安靜的地方； （ 2）點(diǎn)菜不僅要考慮外賓因宗教信仰而來的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別； （ 3）菜肴要有地方特色； （ 4）要講究個(gè)人衛(wèi)生。 ★ 會(huì)談的定義（ 06 年 11 月） ２、拜訪的要求： （ 1）拜訪前要雙方約定時(shí)間； （ 2）到達(dá)后在大堂打電話通知對方，不要直接上樓敲對方的門； （ 3）初次見面可以不送禮物。（ 06 年 11 月） （ 3）善始善終 著裝要求：鄭重，正裝 工作程序：確定迎候人員 — 準(zhǔn)備迎賓的物品 — 見面講究禮節(jié) — 送行前的拜訪 — 安排送行儀式。 （ 5）不排列。 （ 3）依照來賓抵達(dá)現(xiàn)場的具體時(shí)間早晚來排列。（ 06 年 11 月） （ 1）按照來賓所在國家或地區(qū)的名稱的拉丁字母的先后來排列其次序。 二、會(huì)議 評(píng)估工作的內(nèi)容和要求 會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容： （ 1）構(gòu)成有效會(huì)議的要素 （ 2）影響會(huì)議效率的主要因素： 會(huì)議的必要性 會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量 會(huì)議責(zé)任分工 評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)： （ 1）目標(biāo) （ 2）時(shí)間 （ 3）與會(huì)人員參與會(huì)議的狀態(tài)與收獲 （ 4）會(huì)議服務(wù) （ 5）會(huì)議實(shí)際費(fèi)用支出、會(huì)議的成本評(píng)估 （ 6）再度召開同樣的會(huì)議時(shí)，繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項(xiàng) ３、程序：分析影響會(huì)議效果的主要因素 — 設(shè)計(jì)會(huì)議效果評(píng)估表 — 匯總評(píng)估結(jié)果。 （ 2）召開記者招待會(huì)，發(fā)布會(huì)議新聞。 （ 4）獎(jiǎng)懲相關(guān)人員，并要妥善解決會(huì)議的遺留問題。 （ 06 年 11 月） （ 2）檢查各個(gè)小組 的分工執(zhí)行情況。 工作程序：向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告 —— 啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案 —— 實(shí)施應(yīng)急方案 —— 必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請求支援 —— 善后工作 注意事項(xiàng)： 突發(fā)事件與規(guī)章制度： 應(yīng)急方案的定期檢查制度； 突發(fā)事件的第一時(shí)間報(bào)告制度； 各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護(hù)制度； 值班工作責(zé)任到人制度。 三、處理會(huì)中突發(fā)事件 相關(guān)知識(shí) （ 1）會(huì)中突發(fā)事件的類型：人員問題、健康與安全問題、行為問題。應(yīng)在會(huì)議通知或預(yù)定表格中，詳細(xì)注明收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。（ 3）有效引導(dǎo)議題。 工作程序： （ 1）了解議題和議程。 ④ 強(qiáng)調(diào)問題。 ② 樹立自信心。 ③ 在實(shí)施過程中要堅(jiān)持定期檢查。 相關(guān)鏈接 （ 1）會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn)： ① 有的放矢 ② 預(yù)防為主 ③ 留有余地 （ 2）會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施的原則： ① 思想上要充分重視。 （ 6）在娛樂生活上需豐富多彩。 （ 4）交通保障應(yīng)落實(shí)到位。 （ 2）餐飲服務(wù)要周到。 （ 2）會(huì)議應(yīng)急方案的作用 （ 3）處理會(huì)議突發(fā)事件的方法：處理人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全問題、行為問題。 （ 2）會(huì)議協(xié)調(diào) 五、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案 相關(guān)知識(shí) （ 1）會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容： ① 會(huì)議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題：人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全問題、行為問題。 ⑤ 組織會(huì)議共同討論如分配成員工作，公開化討論時(shí)分配工作更合理、更公平。 ③ 統(tǒng)籌分配任務(wù)。 相關(guān)鏈接 （ 1）分配會(huì)議組織與服務(wù)工作應(yīng)考慮的因素： ① 成員工作經(jīng)驗(yàn)的多少。 2020 年 — 2020 年秘書三級(jí)真題 9 （ 6）聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄。 （ 4）檢查溝通過程中所需要的各類文件、音像等資料。 （ 2）明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法或途徑。 ③ 會(huì)后階段。 ④ 其他途徑 與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的時(shí)機(jī) ① 會(huì)議籌備階段。 ② 有會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議的情況。 （ 3）會(huì)議文件審核的方法：對校法、折校法、讀校法 工作 程序：自審、審核、會(huì)審、終審 ★ 在會(huì)議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。 ④ 提交會(huì)議討論的文件涉及有關(guān)單位和部門事先是否進(jìn)行了會(huì)商，廣泛征求了意見，并取得了一致的意見。 ② 審核會(huì)議文件是否存在與國家和組織方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容。 （ 06 年 11 月） ④ 責(zé)任到人，抓緊落實(shí)，并及時(shí)將 糾偏的結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。 ② 找出問題產(chǎn)生的原因，尋找解決問題的方法。 （ 4）對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正。 （ 2） 要有突出問題，提出對策，注重實(shí)效。（ 2）現(xiàn)場檢查的程序。 ② 會(huì)前現(xiàn)場檢查。 檢查的其他內(nèi)容。 會(huì)場布置情況的檢查。 環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。 二、檢查會(huì)務(wù)籌備情況 相關(guān)知識(shí) （ 1）會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容 會(huì)議準(zhǔn)備是否充分。 ② 會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。 （ 3）會(huì)前準(zhǔn)備工作的基本要求：充分、周密、安全。 注意事項(xiàng) （ 1）電話會(huì)議語言使用的注意事項(xiàng)：講話內(nèi)容要集中、準(zhǔn)確地體現(xiàn) 會(huì)議的主題；盡可能進(jìn)行講話演練并做好時(shí)間估算，保證講話能按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行和結(jié)束；為保證與會(huì)人員能夠清楚、準(zhǔn)確地接受講話人所講述的內(nèi)容，講話內(nèi)容要簡明易懂，盡量不使用方言、拗口和容易產(chǎn)生歧義的字詞及語句，以免與會(huì)人員理解有誤。 （ 3）與領(lǐng)導(dǎo)溝通。 工作程序 （ 1）組建籌備委員會(huì)。 ② 會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。 ⑦ 匯總情況信息。 ⑤ 做好會(huì)議信息準(zhǔn)備。 2020 年 — 2020 年秘書三級(jí)真題 7 ③ 布置會(huì)場。 ⑤ 初始準(zhǔn)備時(shí)間長，而且初始投入成本高。 ⑥ 做好會(huì)議記錄。（ 06 年 11 月） ④ 按時(shí)接通電話。（ 06 年 11 月） ③ 合理安排會(huì)場信息傳輸設(shè)備。 ② 認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料。 ④ 適用于分公司不遠(yuǎn)，規(guī)模不大的企業(yè)。 ② 缺少身體語言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流。 確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。 （ 2）會(huì)議籌備方案的作用 確保會(huì)議的周密組織。 確定會(huì)議住宿和餐飲安排。 確定會(huì)議與會(huì)代表的組成。 確定會(huì)議所需設(shè)備和工具。 確定會(huì)議議程。 第二章 會(huì)議管理 第一節(jié) 會(huì)前籌備 一、會(huì)議籌備方案的擬定 相關(guān)知識(shí) 2020 年 — 2020 年秘書三級(jí)真題 6 （ 1）會(huì)議籌備方案的內(nèi)容 確定會(huì)議的主體與議題； 確定會(huì)議主題的要素：要有切實(shí)的依據(jù)；要結(jié)合本單位的實(shí)際；要有明確的目的。 種類： 要求：真實(shí)性、完整性、可讀性。 三、電子檔案的管理 電子檔案的含義：在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)的原始記錄。 檔案參考材料的編寫要求：獲取大量的檔案材料，編寫要做到真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用，注意檔案的保密性；問題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝練、概括性強(qiáng)。 工作程序： （ 1）熟悉庫藏；（ 2）分析利用需求； （ 3）選擇利用方式； （ 06 年 11 月） （ 4）獲取檔案；（ 5）提供檔案。 ★ 檔案利用是檔案工作的目的和出發(fā)點(diǎn)。 注意事項(xiàng)：對領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注、緊急文書要進(jìn)行重點(diǎn)催辦。 要求： （ 1）催辦中發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)匯報(bào)；（ 2）要填寫催辦記錄班。 工作程序： （ 1）了解文書的內(nèi)容；（ 2）研究批辦意見；（ 3）進(jìn)行具體辦理。 三、文書的承辦： 含義：按照文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示，結(jié)合工作的實(shí)際情況，具體處理文件的工作。 注意事項(xiàng)： （ 1）擬辦意見要明確具體； （ 2）應(yīng)寫明要對文書進(jìn)行閱示的領(lǐng)導(dǎo)或文書承辦部門。 （ 06 年 11 月） 要求： （ 1）熟悉有關(guān)政策和規(guī)定； （ 2）熟悉本單位各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況； （ 3）熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定； （ 4）擬辦意見要符合政策規(guī)定和實(shí)際情況； （ 5）擬辦意見力求準(zhǔn)確、及時(shí)、簡潔。 注意事件： （ 1）書寫不工整或改動(dòng)過多的文書，應(yīng)重新謄錄； （ 2）審核中發(fā)現(xiàn)問題必須及時(shí)解決。 （ 3）需做較大的改動(dòng)，可附上具體修改意見，退回?cái)M稿人或與承辦部門共同協(xié)商。 （ 06 年 11 月） 要求： （ 1）審核中發(fā)現(xiàn)的問題必須逐一糾正。 ③ 語言簡潔，語氣謙和。