【正文】 計軟件； (7） 根據(jù)本單位實際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容； (8） 保證機(jī)房設(shè)備安全和計算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會計電算化的前提條件，要經(jīng) 17 常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生； (9） 確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除 。操作人員對使用的硬件設(shè)備的安全負(fù)責(zé)。 (3） 操作人員運(yùn)用財務(wù)軟件時必須通過系統(tǒng)功能選項進(jìn)入系統(tǒng)操作。操作人員在實際工作中發(fā)現(xiàn)軟件的設(shè)計功能不能正常運(yùn)行時 ，應(yīng)立即與軟件開發(fā)商聯(lián)系，進(jìn)行修理、調(diào)試后，應(yīng)及時檢查和核對。會計電算化的硬件設(shè)備由財務(wù)部門管理和使用，非會計電算化人員一般不得使用，特殊確需使用時，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在不影響會計電算正常工作情況下進(jìn)行。 六 電腦記賬操作管理制度 (1） 會計電算化硬件設(shè)備是指專用于會計電算的微機(jī)及其配套設(shè)備。 9. 接替人員應(yīng)當(dāng)繼續(xù)使用移交的會計帳簿，不得自行另立新帳，以保持會計記錄的連續(xù)性。 8. 交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交注冊上簽名或者蓋章，并應(yīng)在移交注冊上注明：單位名稱，交接日期，交接雙方和監(jiān)交人員的職務(wù)、姓名，移交清冊頁數(shù)以及需要說明的問題和意見等。 7. 業(yè)務(wù)主管人員移交時，還必須將代理記賬業(yè)務(wù)工作和記賬人員的情況等，向接替人員詳細(xì)介紹。 （ 2）各明細(xì)帳戶余額要與總帳有關(guān)帳戶余額核對相符；必要時，要抽查個別帳戶的余額與代理記賬單位核對清楚。 （ 1）會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計資料必須完整無缺。記賬人員交接，由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 （ 4）編制移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計憑證、會計帳簿、會計報表、印章、發(fā)票、文件、會計軟件及密碼、會計軟件數(shù)據(jù)磁盤（磁帶等）及有關(guān)資 料、實物其他會計資料和物品等內(nèi)容。 15 （ 2）尚未登記的帳目，應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤?，并在最后一筆余額后加蓋經(jīng)辦人員印章。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動或者離職。 ，所有會計資料全部移交給代理記賬單位，其未了會計事宜按本章會計工作交接之規(guī)定執(zhí)行。 9．會計電算化檔案管理要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定，并由專人負(fù)責(zé)。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程 序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后 5 年。 7．對采用存儲介質(zhì)保存的會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出來的紙質(zhì)會計檔案。 ，法律、法規(guī)規(guī)定有檔案查閱權(quán)的部門查閱會計檔案，必須持有效證件及相關(guān)證明材料，并經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。除更正本單位留存的財務(wù)報告外，并應(yīng)同時通知接受財務(wù)報告的單位更正。 ，并由專人保管，內(nèi)容包括：用戶概況、代理記帳協(xié)議、原始憑證、會計憑證、會計帳冊、會計財務(wù)報表等交接驗收記錄。 四 業(yè)務(wù)檔案管理辦法 。 （ 2） 應(yīng)密切聯(lián)系當(dāng)前會計工作的實際需要，注重會計理論和會計知識的實際運(yùn)用、現(xiàn)行會計法規(guī)制度的宣傳與執(zhí)行等，學(xué)以致用。 （ 7）建立技術(shù)支持與咨詢制度。 （ 6） 建立質(zhì)量淘汰制度。 （ 5） 建立質(zhì)量獎懲制度。代理記賬執(zhí)業(yè)人員應(yīng)及時對執(zhí)業(yè)中出現(xiàn)的例外事項、異常事項做出積極反應(yīng)，強(qiáng)化自身的專業(yè)判斷，而且要及時向公司請示匯報。 （ 2） 分級負(fù)責(zé)制，明確各級人員的工作責(zé)任，層層把關(guān)，建立三級質(zhì)量審查制度 ,即記賬會計審查客戶憑證，主管會計審查記賬會計的工作并編制對外會計報告，主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核對外會計報告 ,將最佳的服務(wù)提供給客戶。 3． 質(zhì)量控制稽核 （ 1） 工作程序規(guī)范化，以防止差錯的出現(xiàn)。為管理及時提供有用的會計信息，所以在建賬時以滿足管理需要為前提，避免重復(fù)設(shè)賬，記賬。企業(yè)規(guī)模與業(yè)務(wù)量一般是成正比的，規(guī)模大的企業(yè)業(yè)務(wù)量大，分工也復(fù)雜，會計賬簿需要冊數(shù)也多。 （ 3） 代理記賬委托合同終止時，所有會計資料全部移交給被代理方，其未了會 12 計事宜應(yīng)寫書面報 告交接，雙方確認(rèn)無誤后簽字蓋章。代理方及時整理并歸檔會計資料。合同應(yīng)明確規(guī)定被代理方應(yīng)提供代理期間內(nèi)發(fā)生的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、原始憑證及其他相關(guān)資料，代理方負(fù)責(zé)原始憑證的審核、記賬憑證的填制、登記帳簿、編制會計報表等工作，并定期向被代理方提交帳簿、報表等資料及辦理相關(guān)委托業(yè)務(wù)。根據(jù)《代理記賬管理辦法》及相關(guān)會計法律政策，從業(yè)務(wù)承接與資料傳遞、建賬前準(zhǔn)備工作、質(zhì)量控制稽核以及學(xué)習(xí)制度等具體業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)實施全方位的質(zhì)量控制，保證代理記賬的質(zhì)量。據(jù)些編制 “ 往來款項清查表 ” ，注明核對相符與不相符的款項，對不相符的款項按有爭議、未達(dá)賬項、無法收回等情況歸類合并，針對具體情況采取措施予以解決。在保證往來賬戶記錄完整正確的基礎(chǔ)上，編制往來款項對賬單，寄往各有關(guān)往來單位。規(guī)定企業(yè)每月底對財產(chǎn) 11 物資進(jìn)行盤點(diǎn)，控制財產(chǎn)物資的損失。 要求財務(wù)人員每月與銀行核對，以控制錯誤的發(fā)生。 通過與開戶銀行轉(zhuǎn)來的賬單進(jìn)行核對，來查明銀行存款的實有數(shù)額。要求財務(wù)人員每半月盤點(diǎn)一次，并與記賬人員核對。根據(jù)以上情況主要進(jìn)行以下處理： （ 1） 現(xiàn)金日記賬賬面余額與庫 存現(xiàn)金數(shù)額不相符 采用實地盤點(diǎn)的方法來確定庫存現(xiàn)金的實存數(shù)，然后再與現(xiàn)金日記賬余額核對，以查明賬實是否相符及盈虧情況。采用此法時，必須在補(bǔ)充記賬憑證的摘要欄內(nèi)注明補(bǔ)充哪個月的哪一號記賬憑證。記賬以后，雖然記賬憑證中應(yīng)借應(yīng)貸賬戶沒有錯誤，但所填金額小于應(yīng)填寫金額時，可采用此法。更正時，首先填制一張內(nèi)容與錯誤憑證完全相同而金額是紅字的記賬憑證在摘要欄內(nèi)注明 “ 更正 XX 號憑證錯誤 ” ，并據(jù)以用紅字金額登記入賬，沖銷原有的記錄，然后，再用藍(lán)字填制一份符合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的記賬憑證并據(jù)以登記入賬。 （ 2） 紅字更正法。更正時，在賬薄中錯誤文字或數(shù)字上劃一紅線，以示注銷。 14．發(fā)現(xiàn)記賬錯誤時的處理 由于各種原因的存在，在制證記賬編表的過程中往往會發(fā)生一些錯誤，發(fā)現(xiàn)記賬錯誤時，根據(jù)賬薄錯誤的具體情況可采取三種不同的更正方法： （ 1） 畫線更正法。其他賬簿每半年打印一次，年終全部打印并裝訂成冊。 （ 11） 定期打印。 （ B） 對需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶，結(jié)計 “ 過次頁 ” 的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自年初起至本頁末止的累計數(shù)；這樣做，便于根據(jù) “ 過次頁 ” 的合計數(shù)，隨時了解本年初到本頁末止的累計發(fā)生額也便于年終結(jié)賬時，加計 “ 本年累計 ” 數(shù)。也就是說， “ 過次頁 ” 和 “ 承前頁 ” 的方法有兩種：一是在本頁最后一行內(nèi)結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額然后過次頁并在次頁第一行承前頁；二是只在次頁第一行承前頁寫出發(fā)生額合計數(shù)及余額，不在上頁最后一行結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額后過次頁。 （ 10） 過次承前。 （ 9） 過次承前?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。 （ 8） 結(jié)出余額。如果發(fā)生跳行隔頁，應(yīng)當(dāng)將空行空頁劃線注銷，或者注明 “ 此行空白 ” 字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。 （ 7） 順序連續(xù)登記。 （ 6） 特殊記賬使用紅墨 水。登記賬薄要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書寫。這樣，在一旦發(fā)生登記錯誤時，能比較容易地進(jìn)行更正，同時也方便工作。 （ 4） 書寫留空。登記完畢后，要在記賬憑證上簽字或蓋章，并注明已經(jīng)登賬的符號，表示已經(jīng)記賬。其余賬簿每月初開始登記上月的記賬憑證 ,每月 20 日前登記完畢。登記賬薄的間隔時間應(yīng)該多長，沒有統(tǒng)一的規(guī)定，這要看本單位所采用的具體會計核算形式而定。在任何情況下，凡不兼任填制記賬憑證工作的計賬人員都不得自行更改記賬憑證。此外，負(fù)責(zé)登記賬薄的記賬人員，在登記賬薄前，應(yīng)對已經(jīng)專門復(fù)核人員審查過的記賬憑證再復(fù)核一遍，這是崗位責(zé)任制和內(nèi)部牽扯制度的要求。對于每項會計事項，一方面要計入有關(guān)的總賬，另一方面要計入該總賬所屬的明細(xì)賬。 登記賬薄的基本要求是： （ 1） 內(nèi)容準(zhǔn)確完整。 （ 4） 當(dāng)記賬人員或客戶會計人員工作變動時，應(yīng)辦好賬薄移交手續(xù)，并在啟用上明確記錄交接日期及接辦人監(jiān)交人的姓名，并加蓋公章。 （ 2） 填寫記賬人員姓名和代理記賬業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員姓名