【正文】 （ 2）驗收應由采購人、驗收人簽字，行政中心應及時辦理固定資產(chǎn)入庫手續(xù)，填制“固定資產(chǎn)入庫單”，財務部門方。 第三條固定資產(chǎn)的購置 固定資產(chǎn)的申購 （ 1）公司各部門根據(jù)工作需要購置的固定資產(chǎn)應納入年度財務預算，按公司批準的年度預算進行固定資產(chǎn)購置； （ 2）固定資產(chǎn)購置由公司財務部根據(jù)預算監(jiān)督實施，不得超預算范圍、標準購建固定資產(chǎn)； （ 3）年度預算批準以后發(fā)生的預算外的固定資產(chǎn)購置，應按單件固定資產(chǎn)價值大小以及管理權(quán)限分別報批。費用必須當月報銷（以開票日期為準），不得跨月 河南東油 XX 貿(mào)易有限公司規(guī)章制度 第 35 頁 共 54 頁 第三節(jié)固定資產(chǎn)管理制度 第一條目的和適用范圍 為了加強固定資產(chǎn)管理，提高固定資產(chǎn)使用效益，保證固定資產(chǎn)的安全、完整及正確核算， 明確固定資產(chǎn)的管理與使用權(quán)責關(guān)系，特根據(jù) 公司章程以及企業(yè)財務制度財務管理的規(guī)定， 制定本制度。 附 則 第一 條 如發(fā)生本制度中未列明的費用，各部門可根據(jù)實際需要以書面形式上報總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。 對不 符合上述條件的報銷票據(jù)財務部有權(quán)不予報銷。 經(jīng)辦人報銷費用、支出時，報銷內(nèi)容應符合報銷憑證的使用范圍及性質(zhì)。 （ 6）票面痕跡：發(fā)票不得有任何的涂改、偽造。 （ 4）開票人：填寫具體完整的開票人姓名。 （ 2）“品名規(guī)格”欄按實際情況分項目填寫，在具備銷售、提供勞務單位開具的購貨或支出清單的情況下，可合并填寫，其他必須有明細清單。 經(jīng)辦人取得的合法憑證，按以下要求規(guī)范填寫，否則，視為無效憑證，不予報銷。 第二節(jié)報銷票據(jù)審核制度 第一條 管理程序 經(jīng)辦人報銷費用、支出時，應取得真實合法的原始憑證，以下憑證視為合法憑證準予報銷： （ 1）稅務機關(guān) 批準的帶防偽水印底紋和全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章的稅務發(fā)票； 來客單位 來客姓名及職位 申請理由及預算金額： 申請人： 部門經(jīng)理審核意見 : 總經(jīng)理審批意見 : 說明： 預算金額應按招待的餐費、禮品、住宿費及其他費用分別預算。 備注： 發(fā)生招待費原則上需有兩人以上公司人員同時參與； 所有報銷的招待費都必須注明招待何人、為何事、在何時、何地。 （ 12）以上各項補貼憑有效發(fā)票報銷。 （ 10）短途及市內(nèi)車交通費以公交車費為準，出租車費不予以報 銷，如遇緊急情況必須向部門負責人以上級領(lǐng)導請示，經(jīng)同意后方可；報銷時注明原因，并經(jīng)所屬部門經(jīng)理在相應發(fā)票上簽字方可報銷。當公司出車時，出差人員的補貼 30 元 /天（另有規(guī)定的除外）；如因其他原因只享受伙食補貼的 按 30 元 /天；下午 5:00 以后出發(fā)和上午 10： 00 前返回當天市內(nèi)交通和伙食補貼不計發(fā)；出差期間發(fā)生招待費的，扣除 10 元當日伙食補貼； （ 9）住宿費按標準據(jù)實報銷，超出部分由個人自己承擔，低于標準的按實際報銷。 【附件一】差旅費報銷標準： 人員類別 報銷種類 出差人員 董事長、 總經(jīng)理 總監(jiān) 部長、主任 其他人員 住宿標準 A 類城市 不限 200 180 120 B 類城市 不限 180 150 100 C 類城市 不限 150 120 80 市內(nèi)交通和伙食補助標準 A 類城市 不限 80 80 80 B 類城市 不限 60 60 60 C 類城市 不限 50 50 50 （ 1）根據(jù)各地的經(jīng)濟情況以及消費標準，將出差地區(qū)分類： A類、 B類、 C 類 A類城市 北京、上海、廣州、深圳； B類城市 省會所在的城市（廣州除外）； C類城市 A 類城市和省會城市以外的地區(qū)。 。 移動電話費的報銷必須按月執(zhí)行，不能跨月。固定電話產(chǎn)生信息費不予報銷。 電話費的報銷制度 電話費分為固定電話費和移動電話費。 b先行填寫《招待申請單》并逐級審批，特殊原因無法事先辦理的，及時補辦相關(guān)手續(xù)。 b 公司急需或特殊的辦公用品，經(jīng)總經(jīng)理批準，單價在 100 元以下，或總價在 500 元以下可由自行購買： c購買后，提交發(fā)票、實物，經(jīng)保管人員查驗入庫單及發(fā)票后入帳報銷。 、總經(jīng)理審批后的文件執(zhí)行。 、相應部門審核費用支出的合理性和合法性，經(jīng)兩個部門核實確實后在不超過預算范圍內(nèi)方可報銷，因特殊原因超出預算的必須事先上報總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行，禁止一切的事后補救行為和不規(guī)范操作，否則不予核銷相關(guān)費用及對主要負責人進行警告和處罰。 專項促銷 費用 、深度分銷促銷費用、廣告宣傳品費用、消費者促銷活動中發(fā)生的促銷人員工資和促銷雜費等以及其他專項促銷費用。 往返路費和住宿費憑票實報實銷，住宿費節(jié)約部分按節(jié)約額 50%加發(fā)補助； 赴外地參加會議、培訓、學習的費用，按主辦方要求，報公司審批。 出差人員的住宿費、交通費必須憑合法、有效的發(fā)票在規(guī)定的時間標準內(nèi)據(jù)實報銷，發(fā)票必須注明人數(shù)、天數(shù)，如未注明的者按一人一天的標準報銷，費用超支部分自理。 低級別人員隨同高級別人員出差時，其住宿標準參照高級別人員的住宿標準執(zhí)行。 （ 10）外地出差差旅費報銷原則 出差時，應先做好相關(guān)行程路線安排，并填寫出差申請單及費用預算，呈總經(jīng)理確認后報財務部備案，也作為 出差借支的依據(jù)； 出差期間發(fā)生的復印打字郵費等零星費用憑發(fā)票報銷； 出差期間與業(yè)務無關(guān)的支出不予報銷。 （ 7） 自帶交通工具出差的，往返交通費用如過路費、過橋費、停車費、通行費由司機報銷，該出差部門不再報銷，司機在報銷時應區(qū)分部門并由部門負責人確認，以使該交通費記入出差部門的差旅 費預算中 (途中燃料費用和轎車修理費除外，根據(jù)單位里程油耗自行控制并記入綜合辦的預算中 )。 用款申請 部門經(jīng)理審核 出納支付出 財務部長復核人復核 總經(jīng)理審批 報銷憑證 差旅費報銷規(guī)定 差旅費指因公外出辦事所發(fā)生的機票、車船費、住宿費、餐費、誤餐補助、市內(nèi)交等。 3）對于沒有結(jié)清借款余 額的暫時不再辦理借支， 超過一個月沒有結(jié)清借款的，當挪用公款嚴肅處理 。如因特殊情況不能按期報銷，應由本人出具書面材料說明延緩報銷理由，由部門負責人簽字證明，財務部同意后方可延期，并注明最后報銷期限，如超過一個月不報帳，財務部將從其工資中逐月扣回借款。 【圖一】領(lǐng)款報銷流程 第四條 其他報銷事項 借款的報銷規(guī)定 1）現(xiàn)金日常借款（用于零星購物或支付零星費用） 一周內(nèi) 報銷，并結(jié)清余額。 c 擅自延長出差時間所發(fā)生的各項費用不得報銷。 （ 6） 報銷注意事項 a 所有單據(jù)要按性質(zhì)（如差旅費、招待費、辦公費用）分類、分次、分頁粘貼填制；差旅費分次按出差地點分開填列，并計算好出差天數(shù)，住宿、出差補貼在限額內(nèi)填報 ；所有報銷單據(jù)的張數(shù)和合計金額必須準確無誤填寫，粘貼整齊，并在所有單據(jù)后簽字；然后由部門經(jīng)理審核、財務部長復核、總經(jīng)理審批后方可支付。 （ 5）報銷程序（見圖一） a 報銷人員需填寫公司規(guī)定的報銷 單，對報銷的事項作出書面說明，對報銷單據(jù)要書寫本人的姓名、用途以及財務部門要求的事項； b 報銷金額在規(guī)定范圍內(nèi)的，經(jīng)部門經(jīng)理審核，財務部長復核，總經(jīng)理審批即可報銷； c 涉及其他部門的費用需經(jīng)相關(guān)人員審核； d 屬非生產(chǎn)經(jīng)營性的各項費用，需報總經(jīng)理審核和董事長審批。勞務支出不應取得商業(yè)零售發(fā)票，商業(yè)采購不應取得服務發(fā)票，即費用、支出要有相應的發(fā)票和項目。 經(jīng)辦人取得報銷憑證時，憑證內(nèi)容應填寫完整；住宿發(fā)票填明起止日期及天數(shù)，租賃發(fā)票填明租賃期限。 發(fā)票印鑒：加蓋銷貨單位或提供勞務單位 發(fā)票專用章 或 財務專用章 ，且清晰可見。 “ 金額”欄：小寫前以“￥”封頭，大寫金額合計欄前以“幣”或“ ○ ”封頭，尾數(shù)為“ 0”時以“零”填充。 “客戶名稱”欄統(tǒng)一填寫 “河南東油 XX 貿(mào)易有限公司”。 原始憑證有效性的規(guī)定： 經(jīng)辦人報銷費用、支出時，應取得真實合法的原始憑證，以下憑證視為合法憑證，準予報銷： （ 1）稅務機關(guān)批準的帶防偽水印底紋和全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章的稅務發(fā)票；財政機關(guān)批準并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)。 （ 6）如遇匯出的款項退回時，需重新匯款的，由經(jīng)辦人把原用款申請單與退回的入賬單進行復印并在上面說明原因，由財務部長復核審批后方可付款。對于金額超過 50000 元的用款應提前 3 個工作日通知財務部門，特殊情況由總經(jīng)理審批但需提前 1 個工作日通知財務部；金額超過 10000 元的用款應提前 1個工作日通知財務部門；財務部發(fā)現(xiàn)用款人在領(lǐng)款過程中，有余款尚未結(jié)清的，應通知 用款人先結(jié)清余款，同時通知用款部門經(jīng)理，待余款結(jié)清后方可繼續(xù)領(lǐng)款； （ 2）領(lǐng)款時審批人不在的由上一級主管代行審批；主管都不在時，財務部根據(jù)事實和必要，先行給予領(lǐng)取，事后須補辦手續(xù)。由本人按“借款憑證”要求填列各項欄目并親筆簽字，經(jīng)部門經(jīng)理審核，財務部長復核，總經(jīng)理審批后，財務部長負責安排款項； （ 2）預付款是指因公司業(yè)務的需要，需預先支付的各項工程、廣告宣傳費等的款項，支付此款項時，需由經(jīng)辦人按要求填寫《用款申請單》（附件五）， 并向財務審核人員出具相 關(guān)的申請單、協(xié)議等資料，經(jīng)部門經(jīng)理審核、財務部長復核 、總經(jīng)理批準后方可由財會部長安排支付款項；用款申請書必須說明理由、用途、時間和金額； （ 3）規(guī)定金額以上的月度計劃用款及計劃外用款：由用款人填寫用款申請單、領(lǐng)款憑證，經(jīng)財務部長審核，總經(jīng)理復核，董事長審批后方可領(lǐng)取。 領(lǐng)款審核內(nèi)容 （ 1）部門經(jīng)理：用款必要性及額度； （ 2）財務部長：用款是否符合制度要求，是否是資金計劃內(nèi)及額度；是否符合法律 和公司的規(guī)章制度及款項的安排； （ 3）總經(jīng)理：用款必要性、是否資金計劃內(nèi)及額度。 領(lǐng)款范圍 （ 1）差旅費、招待費、手續(xù)費； （ 2）材料、辦公用品采購款； （ 3）備用金及其他因公業(yè)務。事后由財務部報總經(jīng)理審批。 2）各項費用開支，必須經(jīng)財務部和部門 經(jīng)理審核后，報公司財務部長和總經(jīng)理批準，并嚴格按預算執(zhí)行。 第二條、工作職責 財務部負責公司各部門領(lǐng)款與報銷的審核工作。 第三十三條、公司的合同資料、合同信息是公司的商業(yè)秘密，任何人不得隨意泄漏。 第三十一條、公司人員如需借用或復印合同資料，須持所在公司或部門的負責人書面簽章的借用單，并按照資料的秘密程度報有關(guān)主管領(lǐng)導批準，否則檔案室不得辦理。 第二十九條、送交人在移交合同文本及相關(guān)文件材料的同時，應附所交資料清單兩份，送交人和接收人在資料清單上簽名確認，移交清單由送交部門和行政中心各執(zhí)一份。 對方營業(yè)執(zhí)照（復印件）、稅務登記證（復印件）、法人代表身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證（復印件）以及其他有關(guān) 文件； 合同項目的增減憑證及我方人員的簽證； 合同糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、判決書； 合同履約過程中的催貨函、違約通知書和往來函件； 合同的變更、解除協(xié)議書； 其它有關(guān)材料。 合同談判會議紀要。 第二十七條、合同資料不得隨意擱置、銷毀、遺失，合同資料應包括以下文件。申請強制執(zhí)行的，應經(jīng)公司法務 部出具法律意見并報公司總經(jīng)理批準。 對法院或仲裁機構(gòu)的生效判決或裁決，我方當事人應予以主動執(zhí)行；我方當事人對已生效判決或裁決仍有異議時，應根據(jù)公司法務部的意見，依法進行申訴。 確實無法協(xié)商解決的合同糾紛可提交有關(guān)法院或仲裁機構(gòu)調(diào)解、判決或裁決。 第二十五條、合同糾紛處理： 合同當事人之間發(fā)生合同糾紛后，經(jīng)辦人應在綜合辦或外聘律師協(xié)助下負責協(xié) 調(diào)解決合同糾紛。 第二十四條、合同違約處理： 對方違約的情形，應當按合同條款約定收取違約金；違約金不足以彌補公司損失時，應當要求對方賠償損失，必要時應采取相應的保全措施。 第二十二條、對于我方擁有債權(quán)的合同，如對方當事人未能按時履行義務，合同經(jīng)辦人應在 訴訟時效內(nèi)積極追討，并確保訴訟時效不會過期。 變更、解除合同必須采用書面形式（包括雙方來往信函、電報、傳真等），其授權(quán)委托范 圍權(quán)限與原簽訂合同授權(quán)委托范圍權(quán)限相同。 對方當事人要求變更或 解除合同的，應在收到對方文件、信函、傳真后及時請示領(lǐng)導處 理，在法律規(guī)定有效期限內(nèi)答復。 第二十條、如發(fā)現(xiàn)對方當事人沒有或不愿或無力履行或無力繼續(xù)履行合同義務，合同經(jīng)辦人 應立即查明有關(guān)原因，及時與對方當事人進行磋商，并向?qū)Ψ疆斒氯税l(fā)出書面通知，要求其繼續(xù)嚴格履行合同義務；同時將有關(guān)情況及初步解決方案及時報告主管領(lǐng)導、合同審核部門，必要時應及時通知合同其他當事人。 第十八條、行政中心應對重大合同履行情況進行跟蹤管理，協(xié)助經(jīng)辦人員及時處理有關(guān)問題。 第十六條、合同簽訂后，我方當事人應認真履行有關(guān)合同義務，同時督促對方當事人嚴格履行其有關(guān)合同義務，維護合同的法律嚴肅性。 第十五條、合同簽訂后，合同正本、合 同副本及相關(guān)審核資料應交由綜合辦歸檔