【正文】 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： 來電者：“是利達公司嗎？” 陳小姐：“是。 五、案例分析題 1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。 加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記。 13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ (P223) 答案參考： 清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。德國代表團一行 9人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。 N參會人數(shù) 。 S參會人員的每小時人均其他收入 。請計算會議的成本。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設一個月工作30 天、一天工作 8小時。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應 該做些什么工作？ (P134) 答案參考： （ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（ 3）有留話時，切記務必傳達；（ 4）檢查會場有無物品遺漏；（ 5）要為參加會議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（ 7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾；（ 8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（ 9）關緊門窗并上鎖；（ 10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結束。以作查 27 證。最后作總結，統(tǒng)一認識。 對發(fā)言內(nèi)容加以引導，提醒時間有限。 3． 文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？ (P145146) 答案參考： ．文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應先把要講的內(nèi)容作一個總結結構的構思，簡略記下發(fā)言的要點。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11月 15日上午 9:00到 12： 00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。上海代表團一行 10人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。小李應該怎么做 ?(P13) 答案參考： 電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊； 新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條； 各種筆、膠 水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里； 公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)； 墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。請說明這一系列過程。（ 10）抄送單位、印發(fā)說明。（ 8）注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。（ 6）正文、附件。（ 4）公文標題。（ 2）密級、緊急程度。 12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 10． 單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245— 247 答案參考： （ 1）單位印章、套印章；（ 2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（ 3）刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機關刻制頒發(fā)；（ 4）另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用；（ 6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名；（ 7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記；（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（ 9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？ p237— 238 答案參 考： （ 1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、 25 效果、重要性、關聯(lián)性等，抓住重點； （ 2）說服時，要盡量具休客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機； （ 3）偶而也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等； （ 4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。 6．文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ p137 答案參考： （ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間（開 始時間、結束時間）；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會議的經(jīng)過情形及結論；（ 9）相關的資料；（ 10）下次會議預定日期。 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。 （ 3）文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。（ ） p268 三、簡答題（ 注：“ p1..”等指教材的頁數(shù) ） 1． 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？ 教材 P35 24 答案參考： （ 1）受意是文員接受和領會上司意圖。（ ） p263 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有 期限。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（ ） p252 63．列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ∨ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。 （ ） p248 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） p243 57．凡是單位撤消，原公章應立 即停用，不用通知有關單位。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 （ ∨ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（ ∨ ） 52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ） P217 51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。 （ ∨ ） 49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。 （ ∨ ） 47．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ ∨ ） 45．當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。 （ ∨ ） 43． 文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ） 39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ） 37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ） P175 36．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務了。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。 （ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。（ ∨ ） 30．會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者 ）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（ ） P130 28． 假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ∨ ） 26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾， 如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。 （ ∨ ） 22．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ） 20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關上門。（ ） P83 18．如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（ ∨ ） 16．男女之間， 男士先伸手了，女土才能與之相握。 （ ∨ ） 14． 文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（ ∨ ） 12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。 21 因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（ ） 9．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。（ ） 7． 文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。 （ ） p8 3．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。 P265 A．歸檔時間 B．歸檔憑證 C．歸檔模式 D．歸檔歷史 二、判斷題 1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 P267 A. 按通訊者特征立卷 B．按地區(qū)特征立卷 C．按文種特征立卷 D．按作者特征立卷 68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B ）。 p264 A． 下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等 B． 未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿 C． 單位內(nèi)部互相抄送的文件材料 D． 本單位負責人兼任外單位職務所形成的文件材料 67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。 P247 A. 騎邊章 B．封存章 C. 騎縫章 D．證見章 65． 值班人員不應該做以下哪類事情 ？（ A ）。 P241 A． 以煩躁的傾聽 B． 盡量把責任推給別人 C． 應辯解說： “ 那是因為 ??” D． 切勿感情用事 63．辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A）。 P200 A．通知上司家人把衣服送達 B．自己到上司家里去拿 C．讓上司自己去家里更換 D．去買新的服裝 61．以下關于說話的要領中，哪一項不適宜？（ B ）。 P214 A．中途離座，把餐巾放在椅子上 B．用來擦刀叉 C．用來擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服領口里 59．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 P213 A．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好 B．茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行 C．工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可 D．午宴一般不設固定席位，以便于客人社交 56．以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（ D ）。 P210 A．向上司報告 B．送禮 C．寫信 D．查證消息的可靠性 54．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（ D ）。 p206 A．用后跟著地走路 B．正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿 C．男性在任何場合都可戴著手套握手 D．穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰 52．社交場合很講究次序禮儀，一般（ B ）。 P208 A