【正文】 本題應從以下幾個方面回答和理解： ① 不要失去報告的適當時機。 根據上面的第 1點，本題應選擇 A，傳達必須忠實于領導的原意，不能摻雜進自己的意見。不可在普通電話，普通函件里傳達有秘密內容的指示。 ③ 如果有些指示不便直說，可以根據上司授意，只傳達大致意思。要做到： ① 傳達不走樣，不可夾進自己的意見。一些尚未最后決定、需要聽取反映的政策性內容往往采取這種方式。在傳達時我們要注意的是： 傳達是文員將上司或上級機關的文件精神、指示、情況等傳遞給下級機關或員工、群眾。 1． 2020年 1月的考題，關于本考點共出現(xiàn)了兩道題目。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。 請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？ [4]（ 20201） 判斷題： 文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。（ ） 案例分析題： 文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經理 ，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。 28 （二）真題鏈接 [1]（ 20201） 單項 選擇題：文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（ ）。 典型考點 1： 文 員的工作方法 （一）考點掃描 本考點是教材的 第二 章 第 3點的內容。 《辦公室管理》是 一門專業(yè)基礎課程 ， 應用性非常強，為了使同學們 更好地掌握本課程的相關重難點， 電大 的責任教師以近 五次 中央電大的考題為藍本，針對考試內容總結出典型考點，對重要的考點進行了較詳細的介紹和解析，總結出該考點可能拓展的考試方向。 (2分 ) 五、案例分析題 (每小題 20分，共 40分 ) 1． (題略 )答案 (1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間； (3分 ) (2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復； (3分 ) (3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動； (3分 ) (4)在回信上應簽上自己的職稱 (某某人的文秘人員 )，發(fā)出前復印一份，留待上司過目； (3分 ) (5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯(lián)系； (3分 ) (6)沒有訂購的東西不能簽收； (2分 ) (7)在移交郵包里的 物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好； (3分 ) 2． (題略 )答案 案卷一： (3分 ) 1．市教委關于 2020年招生工作的通知； 4．東方學院關于 2020年招生工作的請示 (呈市教委 )； L市教委關于東方學院 2020年招生工作的批復； 標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請示、批復 (2分 ) 案卷二： (4分 ) 2．東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要； 6．東方學院院務會議關于調整系主任的決定； 27 7．東方學 1憲關于調整系主任的通知； 8．東方學院關于做好開學工作的通知； 標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知 (2分 ) 案卷三： (2分 ) (4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出 報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 (1分 ) 2． (題略 )答案 (1)整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。 (1分 ) (8)文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。 (1分 ) (6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。 (1分 ) (4)還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。 (1分 ) 四、設計題 (每小題 10分，共 20分 ) 1． (題略 )答案 (1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等； (1分 ) (2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等； (2分 ) (3)在日歷上應該 清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。要直接向指示工作的人 (上司 )報告； (2分 ) (3)報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，如： “ 結果是這樣，理由有三個，一是 ?? 。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。 (2分 ) 2． (題略 )答案 (1)不要失去報告的適當時機。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。處理信伺：應該按照 “ 分級負責、歸口辦理 ” 的原則，進行轉辦、交辦或自辦。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內容、要求、收信單位 (人 )以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。提供領導復信所需要的資料。 (2分 ) (3)認真閱讀。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。 (1分 ) (2)及時拆封。每小題 1分，共 10分 ) 1． A 2． C 3． D 4． A 5． B 6， C 7． D 8， D 9． B 10． A 二、判斷題 (正確打 “√” ，錯誤打 “ X” 。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產品樣品的照片，小王看了信的內容 ，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。 小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于 3月 12日下午的研討會，小王想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會， 12日他正好回來，一定會參加的。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經 理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的 24 信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。 ( ) 三、簡答題 (每小題 10 分，共 20分 ) 1．來信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求是什么 ? 2．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求 ? 四、設計題 (每小題 10 分，共 20分 ) 1．文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做 ? 2．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作 ? 五、案例分析題 (每小題 20分，共 40分 ) 1．某年 3月 5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從 3月 5日至 3月 12日，預定 12日上午回來。請?zhí)现付ù?“ 黑領結 ” ，便表示穿無尾正式禮服。 ( ) 8．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。 ( ) 6．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。 ． ( ) 4．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。 ( ) 2．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。 A. 騎邊章 B．封存章 C. 騎縫章 D．證見章 二、判斷題 (正確打 “√” ，錯誤打 “ X” 。 A. 宴會的形式與氣氛 B．交通是否方便 C. 有無停車場 D．有無休息室 9．以下關于說話的要領中，哪一項不適宜 ( )。 A. 考慮打電話的時間是否合適 B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 C. 有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些 “ 美麗的謊言 ” D．對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達歉意，并告知一定馬上調查此事 6．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的 ( )。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標準分類 B．其次以緊急程度和重要程度為標準分類 C. 同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率 D．可以按照文員自己的習慣進行工作 4．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的 ( )。 A. 接通電源可立即復印操作 B．選定復印紙后要抖松消除靜電 C. 選擇復印倍率來決定復印紙尺寸 D．復印完畢應取下復印品和原稿 22 2，以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的 ( )。 (4分 ) 試卷三 一、單項選擇題 (請將正確答案的字母序號填在括號內。古總經理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商； (4分 ) (6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。 8) (1分 ) (4)T—— 參加會議人員 人均到會時間為 5小時； (1分 ) (5)n—— 參加會議人數(shù)為 50人 (46+4)； (1分 ) (6)后勤開支 —— 等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800(200+100+10 50) (1分 ) (7)會議成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800=18750一 800=19550(元 ) (2分 ) 五、案例分析題 (每小題 20分，共 40分 ) 1．答案： (1)不能說“總經理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主； (3分 ) (2)接待來訪者應細 心傾聽，不應邊看報表邊聽； (3分 ) (3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司； (4分 ) (4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷； (3分 ) (5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策； (3分 ) (6)應盡快為總經理解圍，可以請保安或打 110。 (600247。 30247。 (1分 ) 2．答案： (1)會議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支 =6(G+S)T (2 分 ) 2．答案： (1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；(2分 ) (2)按問題特征立卷； (1分 ) (3)按作者特征立卷； (1分 ) (4)按文種特征立卷； (1分 ) (5)按時間特征立卷； (1分 ) (6)按地區(qū)特征立卷； (1分 ) (7)按通訊者特征立卷； (1分 ) (8)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組 合每一個案卷。看場合； (1 分 ) (8)適度。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事； (1分 ) (6)適時。每小題 1分，共 10分 ) 1．＼／ 2．＼／／ 3． 4． 5． 6．＼／ 7． 8．＼／／ 9．＼／／ 10古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能 !” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解 ：“我，我怎么啦 !客商是你自己得罪的，與我有什么關系 ? 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的 ? 試題答案及評分標準 (供參考 ) 一、單項選擇題 (請將正確答案的字母序號填在括號內。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責客商。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經理和客商的不同反應。 正式會談這天，只見坐在古總經理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服 也黯然失色。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好?? 你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣 ?他