【正文】 標(biāo)題：利華公司 2021年工作計劃、總結(jié) 案卷三：（ 3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知； 辦公室管理復(fù)習(xí)資料 15 15 （ 6）市物價局關(guān)。 17．請將下列文件分別組成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題： （ 1）利華公司 2021年 2月份經(jīng)理會議記錄；（ 2）利華公司 2021年銷售計劃 ； （ 3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（ 4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； （ 5）利華公司 4月份經(jīng)理會議記錄；（ 6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知； （ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（ 8）利華公司 2021年 6月份經(jīng)理會議記錄； （ 9）利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要；（ 10）利華公司 2021年 8月份經(jīng)理會議記錄； （ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（ 12）利華公司 2021年銷售工作總結(jié)。 （ 7）把交給上司的郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。假如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。 （ 4） 不能呆板回信地址剪掉。 （ 2）應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽名。 你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所以的信封放在了另一邊。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者就把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。 （ 4）不能有求必應(yīng)，應(yīng)區(qū)別情況，或引見，或擋駕；為上司擋駕是為了減輕上司的負(fù)擔(dān)。 （ 3）文員對待媒體尤其要小心謹(jǐn)慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應(yīng)禮貌待人。 （ 2）正確。但既然說與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部的錢經(jīng)理。（ 4）應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機(jī)密文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等 15. 文員小胡正在辦公室忙著，進(jìn)來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。上司正在考慮、討論而未作定論，未 公開宣辦公室管理復(fù)習(xí)資料 14 14 布的內(nèi)容。（ 2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德?！? 皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團(tuán)的動向。 過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團(tuán)的影子。但這次談判確實非常順利。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。 13．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題： （ 1）市教委關(guān)于 2021年招生工作的通知； （ 2）東方學(xué)院關(guān)于招生工 作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要； （ 3）東方學(xué)院 2021年招生工作計劃； （ 4）東方學(xué)院關(guān)于 2021年招生工作的請示 (呈市教委 )； （ 5）市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021年招生工作的批復(fù)； （ 6）東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； （ 7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知； （ 8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知； （ 9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告； （ 10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告； （ 11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告； （ 12）東方學(xué)院 2021年度工作總結(jié)； 答：立卷一： 市教委關(guān)于 2021年 招生工作的通知； 東方學(xué)院關(guān)于 2021年招生工作的請示（呈市教委）； 市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請求、批復(fù) 立卷二： 東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要； 東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 東辦公室管理復(fù)習(xí)資料 13 13 方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知 立卷三： 東方學(xué)院 2021 年招生工作計劃； 1東方學(xué)院 2021 年度工作總結(jié)；標(biāo)題：東方 學(xué)院招生工作計劃、年度工作總結(jié) 立卷四： 東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告； 東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告； 1東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報告 14．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題： （ 1）利華公司 2021年 2月份經(jīng)理會議記錄； （ 2）利華公司 2021年銷售計劃； （ 2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知； （ 3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； （ 5）利華公司 4月份經(jīng)理會議記錄； （ 6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知； （ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； （ 8）利華公司 2021年 6月份經(jīng)理會議記錄； （ 9）利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要； （ 10）利華公司 2021年 8月份經(jīng)理會議記錄； （ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知； （ 12）利華公司 2021年銷售工作總結(jié)。代表們按原來小組劃分展開了討論。小萬沒有認(rèn)真校對材料，最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料，加以改正。如本人不在，應(yīng)請代收人簽字，打電話確認(rèn)是否出席。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。會議上，聽完報告后，進(jìn)人小組討論。 小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。經(jīng)理對小劉非常不滿。 10點(diǎn)，只剩下 4 位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。9： 00 左右有 6 個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在 10： 00 見面。 一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。 會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。會議的召開時間是 8月 9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時間是十點(diǎn)十五分。而公司沒有放映機(jī)。 10． 波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客 人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了 ，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？” 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：（ 1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；（ 2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；（ 3）小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；（ 4）小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（ 5）小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。 正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán) 、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好?? 你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對？ 答：（ 1）不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主 ；（ 2）接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽；（ 3）對提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄匯報上司；（ 4）應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；（ 5）對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；（ 6）應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打 110。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能 ?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激 怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小林就滔滔不絕地講了起來。（ 4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；（ 5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；（ 6）沒有訂購的東西不能簽收；（ 7）在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好； 6．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室 人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。心想，是供?yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。 小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于 3 月 12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會， 12日他正好回來，一定會參加的。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。 4．某年 3月 5 日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了 ，這次的期限是從 3月 5日至 3 月 12日，預(yù)定 12日上午回來。（ 2）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；（ 3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（ 4）如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；（ 5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。 請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？ 答：（ 1）小曹犯了 多頭請示的錯誤。 3．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。（ 6）拆錯信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向?qū)Ψ降?歉。 (P73) 答：（ 1）收郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆；（ 2）應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；（ 3）首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；（ 4）不能把回信地址剪掉；（ 5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封， 鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著： “ 親愛的紅： ??” ，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。 2． 文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件?！? 陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話 禮儀方面還犯了哪些錯？ 答 :(1)該問的沒有問 (指對方情況 ,手套的需要量 )。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問 1． 6美元一打行不行，我知道你的定價是 ，就說不行的。 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。” 來電者：“ ？” 陳小姐：“對不起，不行的?！? 來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？” 陳小姐：“是。 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： 來電者：“是利達(dá)公司嗎？” 陳小姐：“是。 五、案例分析題： 1． 新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓， 為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？ 答案 :