汽車銷售服務(wù)有限公司檔案管理制度(參考版)
2024-12-19 11:01本頁(yè)面
【正文】 。 第 五十三 條 歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而 得，避免 盲目查找。 第 五十二 條 定期擦拭檔案柜，保 持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。 第六章 檔案 管理 人 員 的 職責(zé) 第 五十 條 負(fù)責(zé) 分類、編號(hào)、建檔、登記、 整理 、調(diào)檔、歸檔、消檔、移交、保密等工作 ， 積極開(kāi)展檔案的提供利用工作。 第四十 九 條 保密 檔案 管理 人 員 的任務(wù)是 統(tǒng)一管理公 司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作 ； 任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得擅自 翻閱檔案 ?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、 管理中心 負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽 字 、監(jiān)交人簽 字 、接收方簽字 、移交時(shí)間、移交原因。 公司終止、解散時(shí)，檔案移交公司最高領(lǐng)導(dǎo)。 2aa1a663132bf52d0671ab2021d7609b 10 檔案銷毀清冊(cè) 檔案 號(hào) 檔案名稱 檔案內(nèi)容 建檔日期 銷毀原因 保管期限 申請(qǐng)部門 申請(qǐng)人 管理部 主管 管理中心 總經(jīng)理 銷毀結(jié)果 執(zhí)行人 監(jiān)銷人 銷毀日期 銷 毀 前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷 毀 后，在清冊(cè)上簽名，并將監(jiān)銷情況報(bào)告 管理中心 負(fù)責(zé)人 ； 《檔案銷毀清冊(cè)》需永久保管。 第四十 七 條 銷毀 每年 12 月份檔案管理員對(duì) 保管期限已滿的檔案 認(rèn)真鑒定后 編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào) 管理中心 審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理 或總經(jīng)理代理人 批準(zhǔn)后方可借閱，且 不得帶離 辦公 室 ； 其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理 或總經(jīng)理代理人 同意且審核后方能帶出。 借閱人 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案； 不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改 ； 及時(shí) 以書面材料的形式 報(bào)告 管理中心裁決 。 檔案歸還時(shí)，經(jīng) 管理部 核查無(wú) 誤 后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還 日期，取消借閱記錄。 管理部 接到 《 檔 案調(diào)閱單》 核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在 《檔案 借閱登記表 》上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托 副總經(jīng)理審批。 檔案調(diào) 卷 單 編號(hào)： RSGZ001(類型 細(xì)項(xiàng) 流水號(hào) ) 填寫日期 年 月 日 類型 調(diào)卷部門 調(diào)卷人 文件內(nèi)容摘要 調(diào)閱用途 調(diào)閱期限 年 月 日 ~ 年 月 日 檔案名稱 借出日期 檔案編號(hào) 歸還日期 備注 部門負(fù)責(zé)人簽字 經(jīng)辦人簽字 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí) 和 機(jī)密級(jí)檔案只能在辦公室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò) 4小時(shí)。 第 四十五 條 防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。 第 四十三 條 每個(gè)季度 、年度檔案管理員對(duì)所有檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全 。定期按文件材料的保持價(jià)值分為 1 年， 5 年， 10 年。 第 四十一 條 公司 檔案管理員 負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登 記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”， 并 將 檔案盒 /袋 表面的《檔案登記目錄表》填寫 完 。 i、 依據(jù)定點(diǎn)、定位 、規(guī)劃標(biāo)示 的原則將新建 檔案進(jìn)
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