企業(yè)人事檔案管理(參考版)
2024-10-21 06:38本頁面
【正文】 本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。：，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動)交接表》中核準的日期為依據(jù)計算；，其人事管理檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據(jù)開始計算。，對檔案進行清點。 檔案的統(tǒng)計、清點，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案信息與微機存儲信息一致。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。 證件的借用、歸還程序，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)所屬部門主管/經(jīng)理或單位負責人批準。 退檔手續(xù)的辦理離職人員持經(jīng)核準的《離職(調(diào)動)交接表》到檔案室辦理。（管理）檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。,由人力資源部負責與(b)聯(lián)系。，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。（管理）檔案，必須在檔案室內(nèi)完成；不準將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理 有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案：；、降職；；。，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。、更新、任免、獎懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。、歸檔后，人事管理專員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。（核對原件）三份、免冠一寸照4張、學(xué)歷證書復(fù)印件（核對原件）、最近一家工作單位離職證明書（收原件）、社?？◤?fù)印件（核對原件）/社保數(shù)碼回執(zhí)、居住證復(fù)印件（核對原件）/居住證數(shù)碼回執(zhí)、其中銷售部、財務(wù)部員工除收取上述資料外還需收取擔保文件。，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是部門主管（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權(quán)調(diào)閱。4權(quán)責4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。2范圍公司針對所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。本標準的檢查與考核還應(yīng)按XXXXXX有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 每月檢查一次借出檔案的退回情況，逾期不還者 要及時催回；每年年底進行一次檔案總核對工作，將不該管的檔案轉(zhuǎn)到有關(guān)單位，應(yīng)管檔案及時索要。 本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。 本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫出借閱報告，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借用，借用檔案一般不超過三天，用后及時歸還。 查閱人事檔案時要注意愛護，保持案卷的整潔，嚴禁對檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。 人事檔案的提供利用 檔案管理專職須按姓氏筆畫編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服務(wù)。 人事檔案庫房為我局機要重地，無關(guān)人員不得入內(nèi)。 管理人員要嚴格遵守保密制度，不準向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。 嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設(shè)備，保證用電安全。 依據(jù)檔案庫房通風(fēng)去濕(降溫)原理，不定時地開 啟庫房門窗，保持庫內(nèi)空氣清新，防止有害氣體對檔案的腐蝕。C之間，濕度控制在45%～65%之間。 人事檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14176。 案卷裝訂后，一律使用標準檔案裝具裝袋，在填寫好裝具脊背各欄項目的內(nèi)容后，按“姓氏筆畫——編號”的順序分箱排架。 案卷裝訂前，應(yīng)拆除卷內(nèi)每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料。 人事檔案的整理 人事檔案的整理必須規(guī)范，按照《干部檔案工作條例》、《職工檔案管理工作規(guī)定》的方法和程序，對歸檔的干部、職工個人材料進行鑒別、分類、排列、編目、裝訂，使之系統(tǒng)化、條理化，避免散失，便于保管和利用。 人事檔案轉(zhuǎn)出后，須在檔案名冊注明何時轉(zhuǎn)向何處，以便備查。 職工因工作調(diào)動需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)在10天內(nèi)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免因時間拖久，產(chǎn)生“無頭檔案”。 通過政審材料和處分材料的構(gòu)成以及每份材料 的內(nèi)容，鑒別歸檔材料是否完整。 以《干部檔案工作條例》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》為準繩，以審查結(jié)論為依據(jù)，以案情緣由為線索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關(guān)政策。 從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料是否是該職工的材料，避免張冠李戴現(xiàn)象發(fā)生。 本局各部室在人事材料形成后的一個月內(nèi)移交局人事檔案室，移交份數(shù)一般為一份(省公司管理的局級領(lǐng)導(dǎo)需二份)。 凡歸檔人事材料的撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、計算機打印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。 對偽造的材料要追究責任，嚴肅處理；對應(yīng)銷毀的材料要詳細登記，經(jīng)
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