8中小型企業(yè)檔案管理制度(參考版)
2024-09-21 16:16本頁面
【正文】 原始憑證、記賬憑證、賬薄、報表、交接記錄均應(yīng)按各自要求裝訂和保管，保管期限不低于 5 年。 交接、記錄應(yīng)有以下事項(xiàng)： （ 1）賬冊數(shù)及名稱；（ 2）各科目余額； 移交過程應(yīng)有監(jiān)交人，交接三方均應(yīng)簽字，記錄一式三份，交班人一份、財務(wù)負(fù)責(zé)人一份、財務(wù)留檔一份。 第 12 頁 共 12 頁 報表不得隨意抄寫、考核，非指定人需求人不得借閱或抄寫備份。 報表根據(jù)要求和時限呈送。 內(nèi)部交易科目應(yīng)于合并后填寫，如有差異應(yīng)查明原因并及時調(diào)整。 現(xiàn)金、存款各類三級賬年度結(jié)賬時可不啟用新賬薄，其余分類賬總須啟用新賬薄。 賬薄更正，過賬錯誤、結(jié)余錯誤應(yīng)立即更正并簽章。 根據(jù)記賬憑證、匯總憑證、登記總賬、分類賬、明細(xì)賬。 填制記賬憑證時，原始憑證的復(fù)核： （ 1）檢查：收、付憑證出納是否蓋章，各項(xiàng)付款憑證總裁是否簽字； （ 2）付款憑證的附件是否完備，手續(xù)是否合法，如有問題即應(yīng)查明，由經(jīng)辦人補(bǔ)齊； （ 3）對外付款憑證如有代領(lǐng)人應(yīng)查明是否有委托書等或是否經(jīng)過對方同意； （ 4）對外付款憑證是否蓋有對方單位財務(wù)章（公司章）或領(lǐng)款人是否簽字； （ 5）各項(xiàng) 對外支付憑證是否有應(yīng)扣金額或事項(xiàng)，如有金額是否扣除，并已填寫實(shí)付金額； （ 6）內(nèi)部結(jié)算單據(jù)簽字手續(xù)是否完備，金額是否正確，內(nèi)容是否完整。 任何記賬憑證均應(yīng)以真實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為依據(jù)。 應(yīng)具備原始憑證，但無法取得原始憑證的，應(yīng)由經(jīng)辦人填寫 “ 無單據(jù)證明 ” ，經(jīng)會計(jì)簽字做為原始憑證。 （二） 記賬憑證處理 所有原始憑證均應(yīng)填制記賬憑證。所有內(nèi)部結(jié)算單據(jù)經(jīng)合法的審批程序后會計(jì)可直接記賬。 四、會計(jì)處理程序 （一）原始憑證審核 收款憑證 （ 1）收據(jù)： 經(jīng)出納、交款人簽字； （ 2）繳款單：出納、繳款人簽字，其附件有營業(yè)日報、折免記錄、特殊現(xiàn)金支付，營業(yè)日報須收銀部門負(fù)責(zé)人簽字，折免記錄須折免負(fù)責(zé)人簽字，短、長款記錄須收銀部門負(fù)責(zé)人簽字，特殊現(xiàn)金支付（有總裁口頭指令）須補(bǔ)辦領(lǐng)款手續(xù)； （ 3）銀行進(jìn)賬單； （ 1）、（ 2）、（ 3）于實(shí)際收款時加蓋 “ 收記章 ” 付款憑證 （ 1）項(xiàng)目（合同）支付款項(xiàng)以項(xiàng)目驗(yàn)收報告或貨物驗(yàn)收單為其發(fā)票或收據(jù)的合法附件； （ 2）采購項(xiàng)目支付申購單、入庫單、領(lǐng)料單為其發(fā)票或收據(jù) 合法附件； 第 9 頁 共 12 頁
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