中鐵集團三標體系文件20個doc文件控制程序(參考版)
2025-06-19 10:50本頁面
【正文】 ；發(fā)文登記表分兩種表樣，代號 為 S/CX/SB012 表適合于收文單位較少時的發(fā)文，代號為 S/CX/SB013 表適合于收文單位較多時的發(fā)文。 、程序文件和格式作業(yè)文件的底稿及其所有的文件更改通知書的底稿都由公司辦負責歸檔到公司辦檔案科。 責任部門、項目部應建立“受控文件清單”。每次公布 /收到“有效文件清單”后，上次公布 /收到的“有效文件清單”即告作廢，及時自行銷毀。每年元月底，責任部門 /項目部公布前一年“有效文件清單”發(fā)往文件持有者，公司領導可不發(fā)。集團公司未提供的文件，文件使用單位自行配置，用“收文登記表”記錄清楚配制日期。 需保留作廢文件時，做“作廢保留”標識，注明作廢范圍，與有效文件分離存放。 格式文件增加使用范圍或文件丟失，應說明原因，填寫“文件領用申請表”，經 02/04 分管公司領導批準后到公司辦領取，確定新的發(fā)文受控號。 格式文件破損需領用文件，填寫“文件領用申請表”，經分管公司領導批準后到 公司辦以破損文件換取，受控號按原文標注。 文件持有者負責填寫“摘抄文件記錄”。 文件、資料管理 蓋公司章的文件底稿由公司辦統一保存，擬文部門將文件底稿交公司辦，其它文 件底稿由責任部門保存。 文件更改標識為：在被更改文件的條款前面注明：第一次更改為①，第二次更改 為②依次類推。手冊的更改，須采用換頁方式，并填寫“文件更改狀態(tài)記錄”。 更改批準后，擬制部門將“文件更改通知書”送公司辦印制，公司辦 /擬文部門按原文發(fā)放范圍發(fā)放一份文件通知書至文件持有者，并填寫“發(fā)文登記表”。因特殊原因，更改由非原審批崗位審批時，文件原擬制部門應提供審批所需的有關背景資料。 文件更改 原文件擬制部門擬制更改內容，說明更改原因，注明更改標記和生效日期，對技術標準、政策條文還應附有充分依據，填寫“文件更改通知書”，按所更改文件原審核、批準程序執(zhí)行。 收到內、外部文件后，填寫收文登記表。 發(fā)文控制 a)配發(fā)給機關相關崗位的文件，公司辦 /擬文部門填寫“發(fā)文登記表”，文件持有崗位人員簽字領取并負責保管；配發(fā)給機關部門的文件，部門指派人員簽字領取并負責保管。 受控文件應加蓋受控印章，注明其受控號，格式文件的受控號與該套文件中一體化管理手冊受控號相同；一次發(fā)放多份格式文件時，由公司辦標注第一份文件的受控號，其余文件由文件持有者標注受控號。提供給顧客的一體化管理體系文件不受控，應在文件顯要處注明“非受控文件”，如有修改可不通知。 文件印制 批準后的文件由公司辦打出清樣，擬文部門負責校核。 文件需引用國標、部標、行業(yè)標準及政府法令、法規(guī)等有效資料，應注 明出版社、版號、生效日期。 責任部門制定的作業(yè)文件必須與一體化管理手冊和程序文件相融 。 4 工作程序 文件擬制和審核 一體化管理手冊由企劃部擬制，管理者代表審核 。 發(fā)現不妥之處向擬文部門提出修改意見； 妥善保存一體化管理體系文件， 防止破損及遺失； 受控文件不準復制（除表格外）和對外借閱； 因故離崗時，將“有效文件清單”、“受控文件清單”及所列文件移交給繼任人員，或將發(fā)文部門所發(fā)受控文件移交給發(fā)文部門。 責任部門 負責擬制職責范圍內的程序文件、作業(yè)文件； 負責分發(fā)非格式作業(yè)文件； 公司辦另負責擬制本程序并督導實施 ,負責印制分發(fā)格式文件； 企劃部另負責擬制一體化管理手冊，負責審核格式文件及其文件更改通知書與一體化管理手冊的一致性、協調性。 一體化管理手冊的審核、程序文件的批準由管理者代表負責 。 格式文件：按《 文件編寫導則 》格式擬制的文件。 2 術語和定義 本程序中的術語采用 GB/T1900020xx 標準、 GB/T240011996 標準、 GB/T2800120xx標準中的術語。企業(yè) ()大量的 管理資料下載 ZS/
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