名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書(參考版)
2025-06-08 17:16本頁面
【正文】 品質(zhì)記錄管制程 序書 (MSM21601) 。 相 關(guān)單位 10 合用 合用 各相關(guān)單位主管按使用現(xiàn)況及保管年限及現(xiàn)行需求，判定是否合用， 若不合用，則回到流程 3，填單申請，若合用，則進(jìn)入流程 11，進(jìn) 行記錄存查。 C 存檔文件不得借離會議室。 保管年限規(guī)定： A 最新版本文件原稿須長期保管 B 舊版本文件原稿須自修改日起保管二年 C 廢止之文件自廢止日起保管二年 D 國家法令另有規(guī)定者，依國家法令規(guī)定 文件存放： A 以文件所對應(yīng)的條文分類，分別以標(biāo)示格式統(tǒng)一之卷夾存放。 保管 分發(fā)至各單位之文件，由該單位主管或指定專人負(fù)保管之責(zé)。 D 廠務(wù)部、臺中營業(yè)所與臺北營業(yè)所主管，將所有人員簽名後之公 文以傳真方式交給總務(wù)人事組主管，以便於確認(rèn)所有人員是否已 得知公告事項(xiàng)。 B 將核準(zhǔn)後之公文正本，附上該文件，張貼於總公司之佈告欄。 公告 總務(wù)人事組主管於文件發(fā)行時，視情況予以公告，填寫 〝 公文 〞 (MS M40516)如附件 6，分別呈該文件之審查與核決主管簽核後，依以 下步驟辦理。 總務(wù)人事組主管於文件發(fā)行時，即發(fā)行 〝 有效管制文件最新版本一 覽表 〞 (MSM40515)如附件 5 予各單位主管，以供核對其持有之文 文件分發(fā)及簽收一 覽表 (MSM40511) 有效管制文件最新 版本一覽表 (MSM40515) 名翔 恿 線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MSM20501 制訂日期： 89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次： 版 頁 次 第 14 頁共 15 頁 四、權(quán)責(zé) 單位 五、作業(yè)流程 六、作業(yè)內(nèi)容 Who， When， Where， How to do， What 七、參考文件 八、應(yīng)用表單 No 流程 件是否為最新版本文件。 若因相同之原因申請三次以上 (不包含三次 )，則呈報(bào)管理部主管處理。 總務(wù)人事組 8 分發(fā) /補(bǔ)發(fā) 分發(fā) /補(bǔ)發(fā) 分發(fā)：總務(wù)人事組主管依 〝 文件分發(fā)及簽收一覽表 〞 (MSM40511)如 附件 2 所示，將文件分發(fā)至各相關(guān)單位，由該單位主管負(fù)責(zé) 簽收。 C 所有戳章式樣，詳列於 〝 文件管制戳章一覽表 〞 (MSM40513)如 附件 13 中。 加蓋戳章： A 第一、二、三階文件須於文件封面上之分發(fā)日期欄內(nèi)，蓋上紅色 ‵文件管制發(fā)行章′，並於每一頁的空白處，蓋上紅色‵管制文 件′章。 B 裝訂方式依本作業(yè)內(nèi)容 規(guī)定，裝訂於左側(cè)或上側(cè)。 校正：將文件打字稿交由撰稿者依原稿校對修正。 版次：新制訂之文件，於版次欄內(nèi)記入 ，為避免版本修訂次數(shù)太多，於版本修訂至第十版（ ～ ）時，得由制訂單位於 文件修訂時申請廢止，重新制訂 版 頁次：表單記錄不顯示頁次，於文件封面上計(jì)入總頁次，以確保文 件之完整性。 編號：依本作業(yè)內(nèi)容 文件編號原則及清查 〝 文件總目錄 〞 (MS M40514)如附件 4 之序號後，編訂號碼，並將該文件登錄於 文件總目錄(MSM40514) 名翔 恿 線股份有限公司 文件 與資料管制程序書 文件編號 MSM20501 制訂日期： 89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次： 版 頁 次 第 12 頁共 15 頁 四、權(quán)責(zé) 單位 五、作業(yè)流程 六、作業(yè)內(nèi)容 Who， When， Where， How to do， What 七、參考文件 八、應(yīng)用表單 No 流程 〝 文件總目錄 〞 (MSM40514)如附件 4 上。 文件管制戳章一覽 表 (MSM40513) 相關(guān)單位 6 審核 審核 由相關(guān)單位主管依本作業(yè)內(nèi)容 之相關(guān)規(guī)定，將文件初稿及相關(guān) 表單依序交由審查主管及核準(zhǔn)主管， 分別各於 3 個工作天內(nèi)進(jìn)行審 查或核準(zhǔn)，若核可，則將文件初稿及相關(guān)表單交給總務(wù)人事組主任， 進(jìn)入流程 7，進(jìn)行 文件處理，若未核可，則回到流程 5， 繼續(xù)修訂。 廢止 文件廢止之申請經(jīng)核準(zhǔn)後，事務(wù)員依 〝 文件分發(fā)及簽收一覽表 〞 (MS M40511)如附件 2，至各單位收回後，以碎紙機(jī)銷毀該文件。 文件分發(fā)及簽收一 覽表 (MSM40511) 文件修正摘要(MSM40512) 名翔 恿 線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MSM20501 制訂日期： 89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次： 版 頁 次 第 11 頁共 15 頁 四、權(quán)責(zé) 單位 五、作業(yè)流程 六、作業(yè)
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