【正文】 其具體操作。 點(diǎn)擊 “ 取消 ” 按鈕則取消當(dāng)前自定義查詢操作。如果選擇的檔案實(shí)體是單個(gè)表或在已存在的查詢結(jié)果中再進(jìn)行自定義查詢就沒有設(shè)置此選擇框的必要，如 “ 文書檔案 ” 中的 “ 簡(jiǎn)化組卷 ” 。操作步驟如下： 點(diǎn)擊 “ 自定義查詢 ” 選項(xiàng)卡 使之切換到 “ 自定義查詢 ” 查詢框，在查詢框的底部系統(tǒng)提供了專門的自定義查詢功能按鈕：添加、刪除和設(shè)置。窗體上部分是工具條按鈕和菜單項(xiàng)，您可以對(duì)當(dāng)前數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)、瀏覽、查詢等操作，還可以瀏覽原文、打印報(bào)表等。在功能上，除了 “ 簡(jiǎn)單查詢 ” 、 “ 分頁(yè)瀏覽 ” 等功能外，還包括為適合檔案業(yè)務(wù)的特殊要求而提供的自定義查詢和多表查詢等查詢方式和途徑，從而提高了檔案資料查詢的速度和效率，下面將對(duì)它們進(jìn)行一一介紹。利用計(jì)算機(jī) 進(jìn)行 檢索則大大提高了檔案檢索的速度，結(jié)束了手翻帳本的時(shí)代，是檔案管理走向現(xiàn)代化的標(biāo)志。 興檔檔案管理系統(tǒng) 35 第六章 檢 索 檢索是一項(xiàng)十分重要的功能， 本系統(tǒng)檢索功能 包括文 件 、檔案和資料的檢索。 設(shè)置排序條件 如果希望生成的報(bào)表按一定的順序打印出來(lái)，可以為其設(shè)定排序條件。 打印機(jī)設(shè)置 如果想設(shè)置打印機(jī)類型、打印范圍及打印份數(shù)，可以選擇 “ 設(shè)置 ” ，在彈出的 “ 打印 ” 對(duì)話框中進(jìn)行各項(xiàng)設(shè)置。 設(shè)置打印條件 選擇了報(bào)表名稱后，如果你只想對(duì)其中的一部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行打印，您可以通過設(shè)置打印條件進(jìn)行過濾。選中想要打印的報(bào)表名，您就可以時(shí)行以下操作： 興檔檔案管理系統(tǒng) 33 打印預(yù)覽 如果想查看將要打印報(bào)表的實(shí)際打印效果的預(yù)覽圖，可選擇菜單項(xiàng) “ 文件 ” “ 打印預(yù)覽 ” ，或點(diǎn)擊工具欄中的打印預(yù)覽按鈕 “預(yù)覽” ，系統(tǒng)將打開效果預(yù)覽顯示界面，用戶可以瀏覽當(dāng)前報(bào)表的打印外觀。窗體左邊是文件 /檔案 /資料的樹型結(jié)構(gòu)類目列表，右邊是相應(yīng)的報(bào)表名列表區(qū)、打印條件列表區(qū)和排序條件列表 區(qū)。 32 第五章 制作目錄 本模塊實(shí)現(xiàn)各種目錄的打印功能，在打印過程中，您可以設(shè)定各種打印條件及排序條件。 在 “ 資料管理 ” 業(yè)務(wù)流程圖中點(diǎn)擊 “ 資料登記 ” 進(jìn)入 “ 資料錄入 ” 窗體，其界面與功能都與檔案錄入一致，只不過右邊的樹型類目列表中顯示的資料與圖書，詳細(xì)操作請(qǐng)參見 檔案錄入 相關(guān) 說明。資料管理主要實(shí)現(xiàn)資料的登記和報(bào)表打印功能。 2. 您可以直接到制作目錄模塊中進(jìn)行打印，詳細(xì)說明參見 以下 制作目錄 章節(jié) 。 如果您想瀏覽要打印報(bào)表的外觀，可點(diǎn)擊 “ 預(yù)覽 ” 按鈕。 30 在此窗體中用戶可點(diǎn)擊每個(gè)查詢范圍前的復(fù)選框來(lái)選擇所選報(bào)表的記錄來(lái)源： 1. 當(dāng)前記錄：即記錄指針?biāo)傅挠涗洠? 2. 全部記錄：指當(dāng)前數(shù)據(jù)表中的全部記錄 3. 查詢條件定義：如果用戶點(diǎn)擊選擇查詢條件定義，則系統(tǒng)會(huì)彈出以下 “ 打印條件 ” 定義窗體。在檔案錄入主界面中您可以通過以下兩種方式進(jìn)行打印輸出： 系統(tǒng)已經(jīng)給出相應(yīng)的目錄報(bào)表，您只要直接在 “ 報(bào)表 ” 菜單項(xiàng)下選擇要打印目錄報(bào)表名即可，詳細(xì)說明請(qǐng)參見報(bào)表打印。 通過設(shè)置搜索選項(xiàng)可選擇搜索范圍以及是否區(qū)分大小寫。 操作步驟： 項(xiàng)目 ,即當(dāng)前記錄的各個(gè)字段 ,在著錄項(xiàng)目下拉列表中選擇輸入； （必須是在該項(xiàng)目有的）； ； 下一 條 按鈕則下面記錄顯示區(qū)顯示符合以上條件的記錄 ,點(diǎn)擊替換按鈕則替換相關(guān)項(xiàng)目?jī)?nèi)容 ,點(diǎn)擊全部替換則不通過查找就替換全部符合條件的內(nèi)容。 興檔檔案管理系統(tǒng) 29 在這里您可以對(duì)當(dāng)前表中的著錄項(xiàng)目進(jìn)行搜索、替換操作。系統(tǒng)首先 利用查找功能找出要修改的內(nèi)容，然后輸入要替換的內(nèi)容即可。 在原文列表區(qū)中點(diǎn)擊選擇要調(diào)整次序的文件名，點(diǎn)擊列表框旁的向上、向下箭頭，即可調(diào)整選中文件的排列次序。對(duì)于 TIF、 GIF、 BMP 格式的文件，系統(tǒng)則在右邊的圖像瀏覽區(qū)顯示出來(lái)；其它格式的文件如： TXT、 DOC、 XLS、 JPEG，則需要在選中文件名稱的條件下雙擊它或點(diǎn)擊工具條中的 “ 打開 ” 按鈕，系統(tǒng)則在相應(yīng)的程序中打開或在 IE 瀏覽器中打開。 1. 在數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)選擇要瀏覽原文的記錄條目； 2. 在 “ 檔案錄入 ” 界面中選擇菜單 “ 原文 ” 中的 “ 原文管理 ” 或 “ 看原文 ” ，系統(tǒng)都可對(duì)原文進(jìn)行瀏覽。 刪除原文 1. 在數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)選擇要?jiǎng)h除原文的記錄； 2. 再點(diǎn)擊菜單 “ 原文 ” “ 原文管理 ” ，系統(tǒng)打開 “ 原文管理 ” 窗體； 興檔檔案管理系統(tǒng) 27 3. 在原文列表區(qū)中選擇中要?jiǎng)h除的原文名稱； 4. 選擇完成后，再點(diǎn)擊工具條中的 “ 刪除 ” 按鈕即可。 功能說明如下： 添加原文 １．在表數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)點(diǎn)擊選擇希望增加原文的記錄； 2. 點(diǎn)擊菜單 “ 原文 ” “ 原文管理 ” ，系統(tǒng)將彈出 “ 原文管理 ” 窗體； 3. 點(diǎn)擊工具條中的 “ 添加 ” 按鈕，打開 “ 選擇文件 ” 對(duì)話框，依其路徑進(jìn)入電子文件所在的文件夾，并點(diǎn)擊選中希望添加的電子文件的名稱； 4． 點(diǎn)擊 “ 打開 ” 按鈕，系統(tǒng)回到 “ 原文管理 ” 窗口。 原文管理 本模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)多個(gè)原文（各類電子文檔，如 MS OFFICE 文件、圖形文件、影象文件、多媒體文件等）的管理，功能包括對(duì)原文的掃描、添加、瀏覽、刪除、排序等。 如果發(fā)現(xiàn)在 “ 列名 ” 列表框中有不需要的字段，可以選擇它，然后點(diǎn)擊 “ ”按鈕，將其退回 “ 數(shù)據(jù)源 ” 列表框中。 單擊 “ 排序 ” 按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出排序條件設(shè)置窗口： 興檔檔案管理系統(tǒng) 25 上圖中 “ 數(shù)據(jù)源 ” 列表框中的字段是系統(tǒng)提供的可以用來(lái)排序的字段， “ 列名 ” 列表框中的字段是已選擇的要進(jìn)行排序的字段。方法是 ：點(diǎn)擊工具條中的 “ 指定頁(yè) ” 按鈕，系統(tǒng)打開如下 “ 指定 頁(yè) ” 對(duì)話框，在其中輸入要瀏覽的頁(yè)號(hào)，再點(diǎn)擊 “ 確定 ” 按鈕即可。點(diǎn)擊 “ 取消 ” 按鈕則取消當(dāng)前操作。在底部的狀態(tài)欄系統(tǒng)會(huì)提示：第 X 頁(yè) /共 Y 頁(yè)（ Z 條），這表示的是當(dāng)前數(shù)據(jù)表記錄的狀態(tài)。 點(diǎn)擊 “ 關(guān)閉 ” 按鈕則關(guān)閉當(dāng)前窗體； 翻頁(yè)瀏覽 為了方便快速地瀏覽數(shù)據(jù)，系統(tǒng)對(duì)檔案庫(kù)的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行分頁(yè)設(shè)置，同時(shí)您還可以根據(jù)自己的習(xí)慣自行設(shè)置每頁(yè)顯示的記錄數(shù)。 以上設(shè)置完成以后 ,在以上各項(xiàng)輸入框中輸入要查詢的值 ,再點(diǎn)擊 “ 查詢 ” 按鈕，系統(tǒng)則將符合條件的記錄列于當(dāng)前數(shù)據(jù)表中。 4. 在此對(duì)話框中你可以進(jìn)行以下設(shè)置： 1）用戶可根據(jù)實(shí)際需求，點(diǎn)擊 “ 設(shè)置查詢項(xiàng)（ S）”，添加非查詢項(xiàng)或移出查詢項(xiàng)，組合成適應(yīng)自己查詢文件需求的簡(jiǎn)單查詢項(xiàng)目，詳細(xì)操作請(qǐng)參閱以上設(shè)置查詢項(xiàng)。 其操作說明如下： 興檔檔案管理系統(tǒng) 23 。 查詢 查詢，也就是查詢條件和比較關(guān)系都比較簡(jiǎn)單。 保存 ：添加、修改和刪除的結(jié)果只有在點(diǎn)擊了保存按鈕之后才能夠保存下來(lái)。點(diǎn)擊 “ 存加 ” 按鈕，系統(tǒng)則在保存當(dāng)前記錄的同時(shí)自動(dòng)將操作狀態(tài)置為 “ 添加 ” 狀態(tài)。 添加操作完成后，必須點(diǎn)擊 “ 保存 ” 按鈕才可將剛才錄入的數(shù)據(jù)保存。 按鈕的可點(diǎn)擊它 ,在打開的相應(yīng)的對(duì)話框進(jìn)行選擇輸入 ,如檔案著錄中的 全宗號(hào)選擇 （詳細(xì)說明見下面） ；文件登記數(shù)據(jù)操作窗體中的 文號(hào)選擇 （詳細(xì)說明見下面） 等。 詳細(xì)說明： 1. 白色項(xiàng)目框需要用戶手工輸入； 2． 有下拉列 表按鈕的項(xiàng)目框表示輸入內(nèi)容可從旁邊的下拉列表框中選擇。 數(shù)據(jù) 著錄 在這里，系統(tǒng)提供了卡片界面風(fēng)格，在這界面里，您都可以對(duì)案卷 /文件目錄的各項(xiàng)信息進(jìn)行添加、刪除和修改，除此之外，系統(tǒng)還提供了方便的原文的管理、個(gè)性化的界面設(shè)置等功能。 修改： 用 查詢查出需改動(dòng)的記錄，點(diǎn)擊工具條中的按鈕 “ 修改 ” ，系統(tǒng)將彈出相應(yīng) “ 數(shù)據(jù)操作 ” 窗體，直接在各項(xiàng)輸入框中修改各項(xiàng)數(shù)據(jù)即可，修改完成后點(diǎn)擊 “ 保存 ” 保存所作修改，點(diǎn)擊 “ 取消 ” 按鈕取消修改操作。 說明： “ 新增 ” 菜單下的各選項(xiàng)是系統(tǒng)根據(jù)不同檔案門類而動(dòng)態(tài)設(shè)置的，例如：“ 文書檔案 ” 中的 “ 傳統(tǒng)方法整理 ” 其 “ 新增 ” 菜單下面的項(xiàng)目就為文書案卷目錄 、 文書卷內(nèi)文件目錄；案卷級(jí)和卷內(nèi)文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，只有先錄入案卷級(jí)數(shù)據(jù)，該系統(tǒng)才允許錄入卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)。 ，首先必須選擇檔案的屬性，即文書、科技、照片、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案門類，然后根據(jù)紙質(zhì)實(shí)體文件的整理，和擬定的案卷標(biāo)題，做好機(jī)讀案卷目錄和文書卷內(nèi)文件的數(shù)據(jù)輸入工作，詳見 類目選擇 。 工具條中的 “ 關(guān)聯(lián) ” 項(xiàng)表達(dá)的含義就是在一個(gè)案卷和它所包含卷內(nèi)文件之間的關(guān)系，點(diǎn)擊 “ 關(guān)聯(lián) ” 項(xiàng)出現(xiàn) “ 有關(guān)聯(lián) ” ，指的是需整理的案卷與其卷內(nèi)文件建立了相互對(duì)應(yīng)的檔號(hào)編制規(guī)則。 數(shù)據(jù)錄入操作說明： 在數(shù)據(jù)錄入之前請(qǐng)先了解 “ 關(guān)聯(lián)項(xiàng) ” 的相關(guān)說明。 在 “ 檔案管理 ” 圖中，點(diǎn)擊 “ 檔案錄入 ” 圖標(biāo)進(jìn)入 “ 檔案錄入 ” 窗體， 20 窗體左邊是本系統(tǒng)所有的檔案類型的樹型結(jié)構(gòu)列表，供用戶選擇；窗體右邊是動(dòng)態(tài)的目錄數(shù)據(jù)列表區(qū)。 系統(tǒng)通過對(duì)這些案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的錄入來(lái)形成數(shù)據(jù)集，在此基礎(chǔ)上，再進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢檢索，打印出各種目錄報(bào)表。 功能詳細(xì)說明如下： 檔案錄入 “檔案錄入”提供文書、科技、照片、會(huì)計(jì)、實(shí)物檔案的案卷級(jí)和文件級(jí)數(shù)據(jù)的錄入?，F(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)設(shè)置的是固定模式，而在興檔檔案管理系統(tǒng)中，可以充分讓用戶自由組合保管期限，達(dá)到更自由的靈活性 ，如圖： 興檔檔案管理系統(tǒng) 19 第三章 檔案管理 檔案管理是本系統(tǒng)的核心模塊，它主要 涵蓋了檔案管理中最重要的業(yè)務(wù)處理過程，包括檔案的錄入 和制作目錄等。以上操作中， 全宗號(hào)的輸入方法請(qǐng)參見 全宗號(hào)選擇 。 ，歸檔的文件記錄被選中之后，出現(xiàn)接收原文的標(biāo)志，欄目?jī)?nèi)的順序號(hào)從上到下按順序自動(dòng)生成。 如果您要對(duì)刪除當(dāng)前設(shè)置的內(nèi)容，則只要選中該條記錄，再點(diǎn)擊 “ 刪除 ” 按鈕，系統(tǒng)會(huì)給出相應(yīng)提示，點(diǎn)擊 “ 確定 ” 按鈕系統(tǒng)則將該條記錄從表中去掉。 按以上方法完成所有的源表字段與目標(biāo)表字段的設(shè)置之后，再點(diǎn)擊窗體右下角的 “ 確定 ” 按鈕，系統(tǒng)返回主窗口。 以上設(shè)置表名之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系操作完成之后，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)顯示出源字段名和目標(biāo)字段名的對(duì)照列表 ，即 “ 內(nèi)部文件 ” 和 “ 文書卷內(nèi)文件目錄 ” 對(duì)照列表。 注意 ：系統(tǒng)只允許在添加了 “ 源表 ” 之后再進(jìn)行添加 “ 目標(biāo)表 ” 操作。 注意 ：系統(tǒng)不允許對(duì)相同表進(jìn)行重復(fù)設(shè)置，對(duì)已經(jīng)設(shè)置過的文件表名，選中之后， “ 確定 ” 按鈕為灰色不可操作狀態(tài)。 您可以通過兩個(gè)按鈕 來(lái)設(shè)置源表和目標(biāo)表名，在下面的列表中設(shè)置源表字段對(duì)應(yīng)的目標(biāo)表字段名。 歸檔項(xiàng)目維護(hù) 在 上述歸檔項(xiàng)目設(shè)置中的主表 — 表名對(duì)照和從表 — 字段對(duì)照都是在這里添加和設(shè)置的。 上圖所示的是一個(gè)主從對(duì)照表：上表為主表，它所顯示的是源表與目標(biāo)表之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，即不同文件（包括來(lái)文、發(fā)文和內(nèi)部文件）應(yīng)歸到哪種檔案類型中去；下表為從表，它表示的是與主表相對(duì)應(yīng)的源表與目標(biāo)表字段之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。 窗體中點(diǎn)擊“ 設(shè)置 文件 歸檔項(xiàng)設(shè)置”菜單 ，系統(tǒng)打開如下 “ 文件歸檔設(shè)置 ” 窗體，如下圖所示。 在本系統(tǒng)中就是對(duì)文件數(shù)據(jù)（包括來(lái)文、發(fā)文和內(nèi)部文件的數(shù)據(jù)）進(jìn)行歸檔，將其文件目錄數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到檔案庫(kù)中作為某一門類檔案的過程。 其余功能操作可參見檔案管理章節(jié)中的檔案錄入。 在當(dāng)前窗體中，系統(tǒng)提供文件目錄的管理、原文的管理、報(bào)表的打印功能等。 在文 件管理中點(diǎn)擊 “ 文件登記 ” 圖標(biāo)進(jìn)入 “ 文件錄入 ” 窗體。 其業(yè)務(wù)圖如下所示： 對(duì)文件管理中的三項(xiàng)功能分別說明如下： 文件登記 文件是檔案最主要的來(lái)源。在本系統(tǒng)中，加入文件管理功能，是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的需要。 注意 ：如果在全宗號(hào)列表中沒有可選擇的全宗號(hào)，說明此全宗號(hào)還未定義，那么請(qǐng)您 到 系統(tǒng)維護(hù) 中 的 全宗管理 中 進(jìn)行添加設(shè)置。 3． 選擇日期：方法是用鼠標(biāo)點(diǎn)擊所要的日期。 1． 選擇年度：點(diǎn)擊日期表上面的年度如： 2020，其旁邊會(huì)出現(xiàn)一個(gè)向上、向下的按鈕，點(diǎn)擊它們選擇想要的年度。 日期輸入說明 為了統(tǒng)一錄入的日期格式，方便用戶操作，本系統(tǒng)在各窗口中需要輸入日期時(shí)，采用下拉列表中選擇輸入方式，說明如下：點(diǎn)擊下拉鍵，系統(tǒng)打開如下窗口（為當(dāng)前月份的日期列表）。 第一次進(jìn)入 系統(tǒng)時(shí)系統(tǒng)會(huì)在類目列表區(qū)顯示本系統(tǒng)中已定義的全部類目。本系統(tǒng)在退出時(shí)自動(dòng)記錄退出前的操作表和查詢條件，當(dāng)再次進(jìn)入時(shí)系統(tǒng)將恢復(fù)退出前的操作環(huán)境，即根據(jù)當(dāng)時(shí)的查詢條件顯示相應(yīng)的數(shù)據(jù)表。樹枝展開后，會(huì)出現(xiàn)詳細(xì)的下級(jí)類目列