【正文】 ~~「推行 5S 運動」系列結(jié)束 ~~ ? ? ? ? ? ? ?? ?? ? ? ?? ????? ??? 回 TOP 。 四、確定在何時完成，然后 退出開始執(zhí)行交辦事項。 二、要把聽到東西記下來，而且要盡量詳細，如果只記下重點，以后辦起事情來可能在某些地方會有所出入，因此盡可能全部記下來，有疑問也要立刻提出詢問。在辦公室內(nèi)教養(yǎng)方式，與辦公室部門主管和部屬之間相處及工作交待有相關(guān)連性。 五、下班時將 文件、物品收好歸位，就不會有雜亂現(xiàn)象。 三、依使用頻率將數(shù)據(jù)、文件放入容易取用的地方。 推動辦公室的 5S 運動，有以下建議事項： 一、平常就要注意自己的桌子或柜子的清潔。 推動辦公室的 5S 運動： 在先前的文章提到： 5S 是改善工作環(huán)境的基本作法，在辦公室推行 5S運動，也可以改善辦公室的工作環(huán)境。 ?黃色：藍圖類。建議采行的分類方式： ?藍色：管理類。 ?按標題分類。 ?按一般文件分類。建議采行的分類方式： ?按客戶分類。 五、活頁夾的整理方法。 （二）文件的保管要采用以下兩種方式： ?公開文 件管理體系：采用文件共享化，所以文件柜長期呈現(xiàn)開放式的狀態(tài)，什么文件在什么地方可以一目了然。 四、改變文件的保管方式。 ?拆掉辦公桌側(cè)面抽屜以后，可以有效的利用有限的空間。 （一）實施一個部門一套文件的制度以后，信息變成共享 化，文件已經(jīng)集中管理，因此不需要有太多的抽屜，且需經(jīng)常發(fā)現(xiàn)側(cè)面的抽屜放置得亂七八糟的東西，所以可以建議辦公桌側(cè)面的抽屜拆掉，但切記要拆掉側(cè)面抽屜時，要先告知從業(yè)人員拆掉的原因。 各個從業(yè)員根據(jù)自己的需要進行保管，出現(xiàn)同一部門的同一份文件和單據(jù)，在多個從業(yè)員處保管的現(xiàn)象發(fā)生，所以為了不增加不必要的文件，決定「一個部門一套文件」的制度，由從業(yè)人員個人保管的文件，全部集中到一個地方，可以做到「信息共享化」。 （三）所謂的保存，就是在倉庫里永久放置或放置一定期間，除永久保存的文件外，其余文件經(jīng)過一定期間后，就當做廢棄物處置。因此，需先制定文件及單據(jù)管理流程是：保管 → 保存 → 廢棄。 接下來，簡略說明辦公室文件如何處理： 一、建立文件管理的流程。綜合結(jié)論上述三個原因，在辦公室推行 5S 是有其必要性。 二、必要的文件、單據(jù)卻沒有，公司外部、其它部門轉(zhuǎn)過來的文件不及時答復，而且下次制作同類的文件、數(shù)據(jù)時，又必須從頭開始制作，尋找數(shù)據(jù)和文件很費時間，不知道自己部門有些什么文件和單據(jù)。基于以上兩項任務，辦公室是有必要推行 5S 運動。因此本篇以「推行辦公室 5S」為主題，說明辦公室推行 5S 運動的方法?！脯F(xiàn)場日」活動進行時，必須對前一個月的問題點進行確認動作，確認已完成改善對策。在巡回結(jié)束后，立即召開委員會檢討會議，會議的內(nèi)容和改善項目都要制作成記錄。 執(zhí)行「現(xiàn)場日」活動，首先要在企業(yè)組成 5S 巡回檢查委員會 ，企業(yè)各部門最高主管是委員會的成員，委員會組成后，要制定一套完整的計劃書及相關(guān)表格。 檢核表可以落實 5S 運動，要彰顯檢核的效果，可以每月在工作現(xiàn)場實行的「現(xiàn)場日」活動。 在進行定點攝影時，要對同一 地點、同一位置、同一高度、同一方向，對同一物體或工作站進行連續(xù)性攝影。 定點攝影是和檢核表一同使用，使用的時機是當工作單位執(zhí)行過檢核后，為做為日后改善的依據(jù)，就可以進行定點攝影。檢核表上的項 目要隨著 5S 運動執(zhí)行過程、工作單位現(xiàn)況等而改變，不可以同一套用到底，否則看不到需要改善的項目變動的歷程。也可以做為和其它單位檢核的比較表，檢核過程看到別人創(chuàng)意，可以做自己工作單位改善的模板。 四、 檢核表也可以做為互相檢核的工具。 三、 檢核表使用的時機是在推行 5S 運動告一段落后才能實施。如果檢核表上只有表現(xiàn)的評比結(jié)果數(shù)字，是看不出工作中那里需要改善、改善的具體事項、改善過程，所以檢核表中改善事項也是重點之一，以便作為改善前后 的評比依據(jù)。也就是說，如果發(fā)現(xiàn)職場在推行 5S 運動一段時間后，工作績效并沒有顯著提升，可以使用檢核表檢查是否未執(zhí)行的工作項目，或是省略執(zhí)行步驟，來做為改善對策的參考依據(jù)。 檢核表有什么功用及注意事項？ 一、 檢核表是 5S 運動執(zhí)行進度的標準。 要落實管理行為及突顯成效， 5S 檢核表是一項重要的工具。 ? ? ? ? ? ? ?? ?? ? ? ?? ????? ??? 回 TOP 經(jīng)營管理－ 5S 系列報導六： 有效的使用檢核表 連續(xù)幾期都在談推行 5S 運動的手法、管理方式、對工作現(xiàn)場的助益等，上一期則談到和 5S 有些關(guān)連性的「作業(yè)標準書」，這期則要談到推行5S 運動中的文件 ── 檢核表。把握設(shè)計的變更、操作的變更、品質(zhì)改善對策等，作為作業(yè)標準書修改時檢討性的要點。要讓作業(yè)標準書放在隨手拿得到的地方，可以加以運用，并定期進行確認改善內(nèi)容是否完整記載。由基層干部運用標準書來教育作業(yè)人員，可以使他們明確記住作業(yè)程序和主要重點，能確保品質(zhì)的安定，降低發(fā)生不良品的機率。作業(yè)標準書的內(nèi)容，要由制造負責人確認并制定。作業(yè)標準書的制作必須遵照標準、規(guī) 格等，所列之必須遵守的條件加以明確制作。如果能一個作業(yè)一張，可以更靈活的調(diào)度運用。 三、制作單位檢討。 二、依據(jù)標準、規(guī)格書實施工作教導。 作業(yè)標準書的制作步驟 最后，將作業(yè)標準書制作步驟整理如下： 一、收集關(guān)連標準、規(guī)格書之數(shù)據(jù)。 作業(yè)標準書的用途，是要提醒操作者正確的作業(yè)方式，所以當作業(yè)過程中有問題時，要隨時翻閱，進行確認作業(yè)書的內(nèi)容。 此外，作業(yè)標準書是要由技術(shù)（研發(fā)）單位向制造單位指示制造方法。 當然在制作作業(yè)標準書時，是否可以埋碩苦干，相關(guān)連的情報數(shù)據(jù)也要隨時掌握。 三、制作順序。 二、再三確認。 作業(yè)標準書的書寫原則 制作作業(yè)標準書說起來容易，在書寫過程中有以下的原則要注意： 一、分門別類。 雖然標準作業(yè)書已經(jīng)將各種工作步驟說明清楚，但是在實際操作過程中，發(fā)現(xiàn)到更容易做、更能提高工作效率的方法時，要實時修正。要將每一次所發(fā)生的不良內(nèi)容或不注意導致失敗的「實例」，記載于標準書的背面，日后在修正改良時，可以做為參考的依據(jù)。 （六）詞句以實際作業(yè)者理解為最佳。 （四）以圖示或是實物方式表現(xiàn)重點最好。 （三）一個機種、一個作業(yè)員的工作，以一張作業(yè)標準書為原則 。將對要遵守的作業(yè)及項目，以條列式整理，項目以二～六項為原則，方便作業(yè)員及管理者?？梢宰屪鳂I(yè)者、監(jiān)督者一目了然。 二、作業(yè)人員容易理解，且不容易出錯。 作業(yè)標準書的制作條件 制作一本完整的作業(yè)標準書，必須有以下條件： 一、與制造規(guī)格書內(nèi)容沒有差異。 作業(yè)標準書不會一成不變，有新的技術(shù)產(chǎn)生以及工作方式改善，都要不斷改寫作業(yè)標準書，所以要詳細記載作業(yè)改善的過程，做為研發(fā)新技術(shù)的基礎(chǔ)。 工作作業(yè)標準書還可以幫助現(xiàn)場人員進行管理，因為一切的行為都標準化，在進行現(xiàn)場管理時，就能依標準書的內(nèi)容，進行實時糾正及教導，即使是非現(xiàn)場人員，也可以一眼看出作業(yè)的疏失。所以在撰寫作業(yè)標準書時，就要掌握到明白、易懂的原 則。 三、工作職務內(nèi)容交接最佳的工作移交說明書。要消除偏差的情形，就是制作作業(yè)標準書。 二、明確的表示作業(yè)方法，使作業(yè)能變成簡單化、標準化 。 作業(yè)標準書的制作目的 什么是作業(yè)標準書？望文生義，就是工作作業(yè)流程標準程序，制作作業(yè)標準書的目的，有以下幾點： 一、將作業(yè)內(nèi)容正確傳達給現(xiàn)場的作業(yè)人員。 可能有讀者會問：「貫徹 5S 的管理方法不是目視管理？」目視管理是實施 5S 的手法之一，要讓 5S 在工作場所中徹底落實，作業(yè)流程標準化是最佳的方法，搭配作業(yè)標準書， 5S 的目視管理和基層主管的工作教導（ TWI 之 JI）才會有遵循的依據(jù)。 ※ 重點說明： 5S 不是全員參加，而是全員實行。 （三）創(chuàng)造能進行目視管理的工廠。 （二）創(chuàng)造一個干凈的工廠。 三、設(shè)備實行 5S 運動成功要素有三： （一）創(chuàng)造一個有規(guī)律的工廠，經(jīng)由 5S 活動，提高基本管理的水準。 （四）清潔：使骯臟透明化的工作是十分必要的，如果從人