【正文】 二、兼職檔案員職責(zé)： （一）負(fù)責(zé)收集、整理、立卷本部門的應(yīng)歸檔案資料； （二）負(fù)責(zé)將本部門的檔案移交綜合檔案室。案卷歸還時(shí)檔案管理人員要檢查是否有遺失、污損檔案文件等情況，如有發(fā)生，要追究借閱者的責(zé)任，并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)予以處理，構(gòu)成犯罪者依法處理。 （五）借出檔案后如借閱人出差或調(diào)動工作，應(yīng)將所借檔案全部歸還綜合檔案室。 （四）所借檔案不得 轉(zhuǎn)借他人或無關(guān)人員閱覽。如超過 6個月時(shí)間的，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。 （二）借閱期限。 （一）借閱一般性文件（除本人主管業(yè)務(wù)外）經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 41 附件 21 遷西縣 地方稅務(wù)局檔案借閱利用制度 一、凡因工作需要，縣局各部門機(jī)關(guān)干部均可向綜合檔案室查閱借閱有關(guān)檔案資料。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。說明銷毀理由，原保管期限、數(shù)量和簡要內(nèi)容，連同編寫的銷毀清冊一起送有關(guān)業(yè)務(wù)股室領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任審核，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 40 附件 20 遷西縣 地方稅務(wù)局檔案鑒定銷毀移交制度 一、綜合檔案室應(yīng)定期對已超過保管期限并確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行 銷毀。 四、查閱檔案者，凡案卷內(nèi)容涉及保密問題的，一律不得外借和泄密，違者接有關(guān)規(guī)定處理。 三、凡查閱中央、省委、市委、本單位機(jī)關(guān) 機(jī)要文件，本單位黨組文件，局長辦公會議紀(jì)錄、局務(wù)會議紀(jì)錄，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 39 附件 19 遷西縣 地方稅務(wù)局檔案保密制度 一、在縣局保密領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》和有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好檔案保密工作。 七、非檔案工作人員，未經(jīng)允許嚴(yán)禁進(jìn)入檔案庫房。 五、具有永久保存價(jià)值的檔案，如有被損或字跡失真的，應(yīng)當(dāng) 及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。檔案入庫應(yīng)及時(shí)檢查，逐冊驗(yàn)收。 二、應(yīng)配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理工具，并不斷采用新的技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。 （二）移交人將要移交的榮譽(yù)（實(shí)物）檔案，填寫清單一式兩份，交接雙方經(jīng)核對后在清單上簽名，各留一份備查。 三、歸檔時(shí)間 榮譽(yù)實(shí)物由各單位擺放一年時(shí)間后移交綜合檔案室存放。 20 附件 9 遷西縣 地方 稅務(wù)局榮譽(yù)檔案立卷歸檔制度 一、 榮譽(yù)檔案指榮獲縣局以外單位所頒發(fā)的各種榮譽(yù)稱號、獎狀、獎旗、獎杯、牌 匾、證書等材料。 （二）歸檔的資料應(yīng)整齊，裝訂牢固。稅收收入會計(jì)、統(tǒng)計(jì)檔案在計(jì)財(cái)股保存三年，期滿后由專人列出移交清單一式兩份，向綜合檔案室移交，經(jīng)辦公室有關(guān)人員檢查驗(yàn)收后，交接雙方在移交清單上簽字，雙方各留一份備查。 二、 歸檔范圍 稅收收入會計(jì)、統(tǒng)計(jì)的月報(bào)表、年報(bào)表等。 19 附件 8 遷西縣 地方稅務(wù)局稅務(wù)檔案立卷歸檔制度 一、 檔案是指稅務(wù)部門在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的材料這里特指“稅收會統(tǒng)資料”。 （四）各部門保管的聲像檔案，要定期清點(diǎn)，保證實(shí)物完好無損，于次年三月底前向綜合檔案室移交。 （二）聲像檔案管理的主要任務(wù)是保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。 四、歸檔時(shí)間 具有保存價(jià)值的聲像材料，由攝錄人在完成后及時(shí)整理，移交綜合檔案室。 （三）聲像必須清晰、完整。 三、歸檔要求 （一）聲像檔案必 須詳細(xì)記錄攝錄時(shí)間、地點(diǎn)、人物、攝錄人。 （三）縣局組織的重要活動、比賽、表演等形成的聲像材料。 二、歸檔范圍 （一）上級領(lǐng)導(dǎo)來縣局檢查指導(dǎo)工作，縣局負(fù)責(zé)同志重要活動所形成的聲像材料。 18 附件 7 遷西縣 地方稅務(wù)局聲像檔案立卷歸檔制度 一、聲像檔案是指利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，將聲音和圖像記錄在磁性材感光材料或其他合成材料等現(xiàn)代非紙質(zhì)材料上形成，其內(nèi)容具有保價(jià)值的材料。 （二）查閱檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)人事股有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)后方可借閱，并只限于查閱批準(zhǔn)內(nèi)容，限在閱覽室查閱，嚴(yán)禁拆卷、勾劃、折疊，確保檔案的完整、安全。人事股應(yīng)將其檔案向綜合檔案室移交。 三、歸檔要求 人事 股應(yīng)將已故干部、職工的檔案按時(shí)間順序填寫清單，一式兩份，交接雙方經(jīng)清點(diǎn)無誤后，雙方簽字，各執(zhí)一份備查。 二、歸檔范圍 凡屬人事股管理范圍內(nèi)的已故干部、職工的有關(guān)檔案。 17 附件 6 遷西縣 地方稅務(wù)局已故干部、職工檔案立卷歸檔制度 一、已故干部、職工檔案是指已故干部、職工生前的人事檔案和組織辦理其后事的有關(guān)情況的記錄材料等。 五、檔案的管理 （一）計(jì)財(cái)股、 財(cái)務(wù)室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)做好平時(shí)收集積累、整理、保管工作。 四、歸檔時(shí)間 每年形成的會計(jì)檔案，在次年三月底以前，由會計(jì)人員進(jìn)行整理，按規(guī)定保管期限，按照縣局檔案管理規(guī)定的會計(jì)檔案分類編號法進(jìn)行編目、組卷、登記裝盒或加套。 （二 ）歸檔的各類憑證的規(guī)格基本一致，折疊整齊，裝訂牢固。 （四）其他資料：工資計(jì)算表、收據(jù)存、移交清冊、銷毀清冊。 （二）會計(jì)帳薄：日記帳（包括現(xiàn)金和銀行存款記帳）、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳卡、輔助帳。 本細(xì)則的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》。以后有新補(bǔ)充的材料再于次年補(bǔ)充，以此類推。 （四）歸檔份數(shù)：一份。 （二）外購和引進(jìn)設(shè)備和開箱資料，自制設(shè)備、引進(jìn)設(shè)備和外購設(shè)備的其他方面的文字材料和圖紙?jiān)谕懂a(chǎn)后次年第一季度前歸檔。 ：修改圖、設(shè)備維護(hù)使用規(guī)程、大修計(jì)劃、設(shè)備報(bào)廢鑒定單及處理去向說明、重大設(shè)備事故報(bào)告等。 （三）引進(jìn)設(shè)備 ：申請引進(jìn)設(shè)備的報(bào)告及批復(fù)、談判資料、合同、來往文件、使用說明書、試車運(yùn)行記錄、性能測定記錄、安裝總結(jié)。 ：裝箱清單、技術(shù)證明書、合格證、試車運(yùn)行記錄、性能測定記錄、安裝總結(jié)。 ：修改圖、設(shè)備維護(hù)使用規(guī)程、大修計(jì)劃、設(shè)備報(bào)廢、簽定單及處理去向說明、重大設(shè)備事故報(bào)告等。 二、歸檔范圍 （一）自制設(shè)備： ：設(shè)計(jì)任務(wù)書，設(shè)計(jì)方案、計(jì)算書，使用說明書、圖紙、安裝資料。 （五）基建管理部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，應(yīng)做好自始至終的檔案材料圖紙收集整理積累并編制總目錄，按歸檔范圍和歸檔要求做好歸檔。 （三）定期 進(jìn)行檔案清理核對工作，做到帳、物一致。 五、檔案的管理 （一）綜合檔案室負(fù)責(zé)管理基建和技改工程項(xiàng)目的竣工圖及各工程項(xiàng)目自始至終所形成的文件材料和全部底圖。三個月內(nèi)交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的底圖。 （三）歸檔份數(shù)，一份。 三、歸檔要求 （一）凡是歸檔的技術(shù)文件材料和圖紙都必須 收集齊全，系統(tǒng)整理，按工程專業(yè)分別組卷，案卷大小一律折疊成 A4為準(zhǔn)。隱蔽工程記錄、原材料代用說明書、試驗(yàn)記錄、重大技術(shù)措施、設(shè)計(jì)變更通知單、竣工圖、工程質(zhì)量鑒定、交工驗(yàn)收鑒證單、決算書等。 （四）施工設(shè)計(jì)階段的材料：總平面布置圖、管網(wǎng)圖、專業(yè)施工圖、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計(jì)說明書、計(jì)算書、概（預(yù)）算書、施工方案等。 （二）基礎(chǔ)性文件材料：選址報(bào)告，水文、氣象、交通運(yùn)輸、供水、供電、地質(zhì)勘測報(bào)告，征用土地書，批準(zhǔn)使用土地文件和地界圖、地形圖等。 本細(xì)則是根據(jù)國家檔案局、國家計(jì)委制定的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》。 （三）“歸檔文件目錄”應(yīng)包括以下基本項(xiàng)目：機(jī)構(gòu)、件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注，需要時(shí)還可增加其它項(xiàng)目。 （一）“目錄夾 封面”內(nèi)容應(yīng)包括全宗名稱、類別、年度、保管期限四個基本項(xiàng)目，需要時(shí)還可增加其它項(xiàng)目；“目錄夾脊背”項(xiàng)目由全宗號、類別、年度、期限組成。 （三）日期：填寫歸檔的年、月、日。 十四、填寫盒內(nèi)備考表： 13 （一）盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫中盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。 （三）在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它 應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。 ：填寫文件內(nèi)容針對的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。 ：一個立檔單位不同門類檔案的代號。 十二、檔案編號： （一）歸檔文件應(yīng)逐件在首頁上方的空白處加蓋檔號章，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。 （三）不同年度的文件一 般應(yīng)分開排放。 十、檔案分類： （一）由全宗單位檔案集中整理歸檔的，按年度 —— 保管期限進(jìn)行分類。正本與定稿、正件與附件，兩件作為一件。 （二）“件”的含義：單份文件，一份文件為一件。 九、歸檔方法： （一）總的方法：順其自然，單件歸檔。 （五）每份應(yīng)歸檔文件用不銹鋼釘裝訂。 （三）機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。 八、歸檔要求： （一）應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等與電子文件一并進(jìn)行歸檔。 六、永久保管的文書檔案主要包括： (一 )本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； (二 )本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； (三 )本機(jī)關(guān) 職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； (四 )本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； (五 )本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料； (六 )上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； (七 )同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期分為 30 年、 10 年兩類。 四、凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。 二、文件材料歸檔范圍是： （一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； （二）機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料； （三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料，下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料 ； （四）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。 1 1 張?zhí)? 案卷序號 目錄號 一級屬類 大類代字 （七）稅務(wù)檔案的編號，其結(jié)構(gòu)模式為大類代字 +分類號 +目錄號 +案卷順序號。 例如： F 1 1 例如： C 1 1 案卷序號 一級屬類 大類代字 （四）會計(jì)檔案形成的形式編號，其結(jié)構(gòu)模式為大類代字 +分類號 +目錄號 +案卷順序號。 （八）榮譽(yù)檔案：按獎勵種類排列： ； ； ； 。 （七）稅務(wù)檔案：一級屬類特指稅收會計(jì)、統(tǒng)計(jì)資料，設(shè)置統(tǒng)一分類號。 （五）已故干部、職工檔案：將已故干部、職工設(shè)置成一大類。 （四）會計(jì)檔案：一級屬類按部門排列：