【正文】 ④按檔案盒順序依次排架。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同， 在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、 起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項。 ③填寫檔案盒封面、盒脊的項目。（見圖） 歸檔文件目錄封面 歸檔文件目錄 *全宗名稱：成都市檔案局 *年 度： 2022年 2022年 *保管期限：永久 機(jī)構(gòu) /問題： 10 ①按順序?qū)⑽募来窝b入 檔案盒中，盒滿另裝； ②填寫盒內(nèi) 《 備考表 》 。 歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項目。歸檔文件目錄采用按年度、保管期限編制。 盒號為四位數(shù)，從 0001開始編制。 填寫歸檔文件目錄時，可使用紫晶文檔管理軟件生成并打印出目錄。歸檔文件目錄原則上采用豎式。 備注：填寫歸檔文件需補(bǔ)充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。 頁數(shù)：填寫每件歸檔文件的實際頁數(shù)。 日期：文件的形成時間。 題名：文件標(biāo)題。填寫責(zé)任者一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本局”、“本部”等簡稱；聯(lián)合發(fā)文一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實抄錄，責(zé)任者過多時可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。 2022年 2022年 2022年 2022年 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 （ 1— 150件） （ 1— 240件） （ 1— 158件） （ 1— 89件） 檔案排列編號示意圖 （同一保管期限內(nèi)跨年度排列 ,件號每年從 1開始編制） 編制歸檔文件目錄 歸檔文件目錄包括以下內(nèi)容： 件號：填寫室編件號。 (6)頁數(shù)：是指每一件歸檔文件的有效頁數(shù)。 (5)件號：件號又分為室編件號 和館編件號兩種。 (4)機(jī)構(gòu)（問題）：是指作為分類 方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱 或規(guī)范化簡稱。 (2)年度：是指文件形成年度， 以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元 紀(jì)年，如“ 2022”。 歸檔章的格式為長 60mm， 寬 22mm，分為 6格。 已歸檔年度零散文件的排列 蓋歸檔章 在文件首頁（文件處理單） 上方左側(cè)空白處加蓋歸檔章。 對具有保存價值，但末及時歸檔的文件， 應(yīng)排列在當(dāng)年同一保管期限的相應(yīng)類別 歸檔文件的最后。會議材料、統(tǒng)計報表、 非訴訟案件、刊物等成套性文件可集中排列。 為突出為群眾服務(wù)的主題，可建立民政低保檔案、老齡人員檔案、離退休人員檔案、下崗失業(yè)人員檔案、困難職工檔案、殘疾人員檔案、育齡婦女檔案、“兩釋”人員檔案、涉毒人員檔案、信訪人員檔案等 。 每件歸檔文件以原有頁碼為序； 無頁碼的文件以件為單位， 從“ 1”開始編制流水頁碼， 正面在文件右上角， 背面在文件左上角。采用左側(cè)裝訂的，要將左、下側(cè)對齊；采用左上角裝訂的，要將左、上側(cè)對齊。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。 ? 裝訂要采用對檔案文件無損的材料和方法，如無酸紙袋、不銹鋼材料和夾裝、線裝等方法。 ? 大于 A4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料，應(yīng)根據(jù)實際情況，按照 A4紙型的尺寸加以 折疊，盡量減少折疊層次，折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處。 裝訂加固 歸檔文件應(yīng)按“件”為單位裝訂。下列文件或文本在實體裝訂時，可為一件： ▲正本與定稿為一件； ▲正文與附件原則上為一件（如果附件內(nèi)容比正文重要且件數(shù)較多，則各為一件）； ▲轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； ▲處理單與文件為一件； ▲來文與復(fù)文為一件（也可各為一件）； ▲會議記錄一次為一件（如果幾次會議研究同一問題則為一件）； ▲報表、名冊、圖表等應(yīng)按其原裝訂方式，一冊（本）為一件； ▲中文文本與外文文本對應(yīng)為一件。 其中，由業(yè)務(wù)部門起草，以機(jī)關(guān)或辦公廳（室）名義發(fā)文的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件 的機(jī)構(gòu)；由幾個機(jī)構(gòu)共同承辦處理的文件一般歸入主辦機(jī)構(gòu)。采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上一個機(jī)構(gòu)設(shè)置一個類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。跨年度的會議形成的文件材料放在會議閉幕年；跨年度的請示與批復(fù)放在批復(fù)年；跨的度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年。文件簽發(fā)日期（即落款日期）為文件所屬年度。具體方法如下： 第一步：按保管期限分類，根據(jù)歸檔文件內(nèi)容劃定的不同保管期限進(jìn)行分類。 文件辦理完畢 —是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不是文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。 （二） 《 歸檔文件整理歸則 》 的實施范圍 （三）、歸檔文件整理工作的幾個基本概念 歸檔文件 —立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 《 歸則 》 不適用于科技、會計等專業(yè)（專門）文件和音像、電子等特殊載體文件材料的整理。 1個附錄（圖示：歸檔章、 歸檔文件目錄、檔案盒、備考表） 適用于各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他社會組織。 謝 謝 六、 歸檔文件整理規(guī)則 《 歸檔文件整理歸則 》 2022年 12月 6日由國家檔案局發(fā)布，2022年 1月 1日正式實施。分管領(lǐng)導(dǎo)和辦（所）主任作為分管責(zé)任人，要認(rèn)真審核把關(guān)，確保用章無誤。有關(guān)公章管理使用的記錄本和留存文件要妥善保管，不得遺失或遺漏。非管理人員，不得私自使用公章。 ? （二）嚴(yán)肅紀(jì)律 ? 公章使用后要注意存放保管，不得隨意放置。規(guī)范管理和使用公章既是黨委、政府權(quán)為民所用、依法行政的體現(xiàn)，更是新形勢下推進(jìn)規(guī)范化服務(wù)型政府建設(shè)