歸檔文件整理規(guī)則概述(參考版)
2025-01-03 17:43本頁面
【正文】 以一個獨立的檔案柜為單位，檔案的排列順序是 從上到下，從左到右；先排永久 → 30年 → 10年； 年度與年度之間用歸檔目錄隔開。 備考表的 “盒內文件情況說明 ”：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；整理人時間落款要與全宗說明落款時間相同。 五指山市檔案局（館） 2023年 4月 13日 58 裝訂目錄本 ，一式 3本。 57 如： 歸檔文件情況 2023年文件收集比較齊全，歸檔是按中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》結合海南省檔案局有關規(guī)定和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局 8號令）進行整理，分類采用年度 —保管期限分類法，文件按黨群、行政、業(yè)務結合機構排序。 （ 2）領導班子情況（本年度領導有變動要注明變動的時間） （ 3）本年度工作概況。如借出、銷毀等。與歸檔章的頁數一致。沒有密級的，不用標識。 （ 6） 日期 ：文件的形成日期，即文件正文落款的日期，以 8位阿拉伯數字標注年月日，如20230209，表示月日的數字可回行填寫。 第二，請示與批復合為一件時，只著錄批復文件標題，但可以在標題后面加括號 “（） ”并注明 “含請示 ”。 51 （ 5） 題名 ：文件標題。 50 ? 第一， “責任者 ”不能簡寫，如 “五指山市檔案局 ”，不能寫成 “市檔案局 ”。沒有文號的，不用標識。2023D300015”， “46”是檔案局的全宗號，每個單位都有自己的全宗號是檔案館給的； “WS”是“文書 ”2位漢語拼音首字母標識； “2023”是歸檔文件年度； “D30”是保管期限 “定期 30年 ”； “0015”是歸檔章上的件號，也是歸檔文件目錄的順序號，用 4位阿拉伯數字標識，不足 4位的，前面用 “0”補足。年度 保管期限 件號。 （ 1） 序號 ：填寫歸檔文件順序號，對應歸檔章上的件號，可以從目錄上找第幾件。永久、 30年、 10年保管期限歸檔件各編一個順序號，如 永久歸檔文件： 3…… 30年歸檔文件： 3…… 10年歸檔文件： 3…… 機構（問題）：不用填寫。 全宗號 ：檔案館給各單位的代碼 年度 ：歸檔文件年度，如 2023 保管期限 ：保管期限分為永久、定期 30年、定期 10年， 分別以代碼 “Y”、 “D30”、 “D10”標識。 編碼時使用黑色鉛筆（最好是 6B）標注 ，不建議打號機或難以修改的簽字筆進行標注。 43 蓋歸檔章、編頁 （ 1） 文件頁碼 ， 文件中有圖文的頁面為一頁，每份歸檔文件的每一頁都要編頁碼，分別標注在歸檔文件 正面 右上角或背面 左上角 的空白位置 。 收文裝訂排序 → 文件處理單 → 收文 。有文件處理單或發(fā)文稿子的，文件處理單在前 ，正文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。 裝訂排序是：正本在前，定稿在后 。 每個檔案盒的最后都要放一張備考表 。 39 如：永久 150（第 1盒）、 51100（第 2盒） 30年 150（第 3盒）、 51100（第 4盒） 10年 140（第 5盒）、 4195（第 6盒）、 96130（第 7盒） ...... 說明： 盒號是一個年度編一個流水號，先編永久，再編 30年的，最后才編 10年的。 例如： 2023年年度考核表的考核時間為2023年的，那就應該放在 2023年度歸檔。 所有歸檔文件中的 “請
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