歸檔文件整理(文件)
【正文】 有針對(duì)性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時(shí)效性的比沒有時(shí)效性的重要。 蓋用單位公章，必須由單位主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)，并要將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記。加蓋部位是在落款處的年、月之間，應(yīng)“騎年蓋月”。對(duì)以他人名義出現(xiàn)的文書蓋章作證。重要案件的調(diào)查、旁證，以及座談?dòng)涗浀炔牧?，很多是由調(diào)查人自作筆錄。 （ 7）封存章。 公章停用后即為廢章，應(yīng)及時(shí)送交原制發(fā)單位或經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。 ? 因公務(wù)外出需攜帶鎮(zhèn)黨委、政府印章的，必須報(bào)請(qǐng)鎮(zhèn)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，指定用途及有效時(shí)間，在鎮(zhèn)黨政辦備案，填寫 《 紅巖鎮(zhèn)公章外出使用登記 》 ，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送回。 ? （二）政府公章使用 ? 各辦（所）需加蓋政府公章及以政府名義上報(bào)或下發(fā)的各類文件、信息、報(bào)表等文字性資料，按照以下流程辦理：撰寫文件 → 辦公室主任把關(guān)簽字 → 分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字 → （重要文件需鎮(zhèn)長(zhǎng)審批簽字） → 報(bào)黨政辦登記 → 蓋章 → 存底。 ? （五）正確使用公章 ? 加蓋公章時(shí)必須嚴(yán)格按文件規(guī)定，用印位置上不壓正文，下騎年月，用力適度，保證蓋印端正，圖印清楚。 ? （二）嚴(yán)肅紀(jì)律 ? 公章使用后要注意存放保管，不得隨意放置。有關(guān)公章管理使用的記錄本和留存文件要妥善保管，不得遺失或遺漏。 謝 謝 六、 歸檔文件整理規(guī)則 《 歸檔文件整理歸則 》 2022年 12月 6日由國(guó)家檔案局發(fā)布，2022年 1月 1日正式實(shí)施。 《 歸則 》 不適用于科技、會(huì)計(jì)等專業(yè)（專門）文件和音像、電子等特殊載體文件材料的整理。 文件辦理完畢 —是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不是文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用。文件簽發(fā)日期（即落款日期）為文件所屬年度。采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。下列文件或文本在實(shí)體裝訂時(shí)，可為一件： ▲正本與定稿為一件； ▲正文與附件原則上為一件（如果附件內(nèi)容比正文重要且件數(shù)較多，則各為一件）； ▲轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； ▲處理單與文件為一件； ▲來(lái)文與復(fù)文為一件（也可各為一件）； ▲會(huì)議記錄一次為一件（如果幾次會(huì)議研究同一問(wèn)題則為一件）； ▲報(bào)表、名冊(cè)、圖表等應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件； ▲中文文本與外文文本對(duì)應(yīng)為一件。 ? 大于 A4紙型規(guī)格的報(bào)表、圖樣等文字材料，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，按照 A4紙型的尺寸加以 折疊，盡量減少折疊層次，折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。 每件歸檔文件以原有頁(yè)碼為序； 無(wú)頁(yè)碼的文件以件為單位， 從“ 1”開始編制流水頁(yè)碼， 正面在文件右上角， 背面在文件左上角。會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、 非訴訟案件、刊物等成套性文件可集中排列。 已歸檔年度零散文件的排列 蓋歸檔章 在文件首頁(yè)（文件處理單） 上方左側(cè)空白處加蓋歸檔章。 (2)年度：是指文件形成年度， 以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元 紀(jì)年，如“ 2022”。 (5)件號(hào)：件號(hào)又分為室編件號(hào) 和館編件號(hào)兩種。 2022年 2022年 2022年 2022年 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 （ 1— 150件） （ 1— 240件） （ 1— 158件） （ 1— 89件） 檔案排列編號(hào)示意圖 （同一保管期限內(nèi)跨年度排列 ,件號(hào)每年從 1開始編制） 編制歸檔文件目錄 歸檔文件目錄包括以下內(nèi)容： 件號(hào)：填寫室編件號(hào)。 題名：文件標(biāo)題。 頁(yè)數(shù)：填寫每件歸檔文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)。歸檔文件目錄原則上采用豎式。 盒號(hào)為四位數(shù)，從 0001開始編制。 歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目。 ③填寫檔案盒封面、盒脊的項(xiàng)目。 ④按檔案盒順序依次排架。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同， 在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、 起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。（見圖） 歸檔文件目錄封面 歸檔文件目錄 *全宗名稱：成都市檔案局 *年 度： 2022年 2022年 *保管期限：永久 機(jī)構(gòu) /問(wèn)題： 10 ①按順序?qū)⑽募来窝b入 檔案盒中，盒滿另裝； ②填寫盒內(nèi) 《 備考表 》 。歸檔文件目錄采用按年度、保管期限編制。 填寫歸檔文件目錄時(shí)，可使用紫晶文檔管理軟件生成并打印出目錄。 備注：填寫歸檔文件需補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。 日期：文件的形成時(shí)間。填寫責(zé)任者一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，不能使用“本局”、“本部”等簡(jiǎn)稱；聯(lián)合發(fā)文一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過(guò)多時(shí)可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。 (6)頁(yè)數(shù)：是指每一件歸檔文件的有效頁(yè)數(shù)。 (4)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：是指作為分類 方案類目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱 或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 歸檔章的格式為長(zhǎng) 60mm， 寬 22mm，分為 6格。 對(duì)具有保存價(jià)值，但末及時(shí)歸檔的文件， 應(yīng)排列在當(dāng)年同一保管期限的相應(yīng)類別 歸檔文件的最后。 為突出為群眾服務(wù)的主題，可建立民政低保檔案、老齡人員檔案、離退休人員檔案、下崗失業(yè)人員檔案、困難職工檔案、殘疾人員檔案、育齡婦女檔案、“兩釋”人員檔案、涉毒人員檔案、信訪人員檔案等 。采用左側(cè)裝訂的，要將左、下側(cè)對(duì)齊；采用左上角裝訂的，要將左、上側(cè)對(duì)齊。 ? 裝訂要采用對(duì)檔案文件無(wú)損的材料和方法，如無(wú)酸紙袋、不銹鋼材料和夾裝、線裝
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