【正文】 附件：《會(huì)務(wù)手冊(cè)》 。以供總經(jīng)理和參會(huì)人員參考）根據(jù)紀(jì)要在限定的任務(wù)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行跟蹤推進(jìn)，及時(shí)向總經(jīng)理通報(bào)進(jìn)展，并將推進(jìn)結(jié)果或進(jìn)展在下一次例會(huì)開始向參會(huì)人員進(jìn)行通報(bào)。43 / 43參考模板附件：l 傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見前）l 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報(bào)告、總結(jié)、PPT制作等） l 一般信件、感謝信、邀請(qǐng)函等 第五部分 會(huì)議支持一、例會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)議根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時(shí)將信息提供給總經(jīng)理確定需參加的人員、時(shí)間、地點(diǎn)。（三）審核修改、發(fā)布文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進(jìn)行審核與修正。用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。寫好開頭與結(jié)尾。在接受總經(jīng)理授意后，秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。如向上級(jí)請(qǐng)示批示或批準(zhǔn)宜用“請(qǐng)示”而不用“報(bào)告”，因?yàn)椤皥?bào)告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。主題一般是說明事物、匯報(bào)工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)和主張。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對(duì)象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫作。對(duì)于文件的格式，可參考《聯(lián)想電腦公司文件管理規(guī)定》中的格式。要寫得及時(shí)，否則會(huì)延誤時(shí)機(jī)，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成公司的損失。條理性強(qiáng)——文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強(qiáng)，因此對(duì)擬制文稿的條理性要求尤為突出。比如寫一個(gè)準(zhǔn)備開展一項(xiàng)活動(dòng)的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動(dòng)和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對(duì)象，對(duì)需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對(duì)于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識(shí)符。一、秘書文字支持應(yīng)達(dá)到的要求針對(duì)性強(qiáng)——文檔處理要直接、明確地去解決某個(gè)具體問題，提出意見和辦法。秘書正式場合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。4. 培養(yǎng)溫文而雅的儀表風(fēng)度。即使忘記了對(duì)方的姓名，也要委婉地“套”出或不動(dòng)聲色地處理。3. 牢記別人的姓名，稱呼恰當(dāng)親切。在社交場合要主動(dòng)、大方地與對(duì)方接觸、遞送名片、自我介紹。手勢(shì)和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。它們可以表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的欣賞、理解和歡迎。1. 表情。恭敬就是尊重對(duì)方的人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。(二）培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。3. 擺正站位。2. 忠誠守信。要公正地評(píng)價(jià)他人，不要以自己的好惡來評(píng)說他人，也不用自己的好惡要求他人。（一）培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會(huì)令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。以感化、教育和鼓舞他人。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動(dòng)影響他人，秘書是總經(jīng)理對(duì)外界面的口，必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項(xiàng)工作：1) 要待人熱情，例如在總經(jīng)理開展某項(xiàng)活動(dòng)之前，詳細(xì)了解該項(xiàng)活動(dòng)所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對(duì)方的信息，為開展熱情友好的交際活動(dòng)創(chuàng)造條件。要尊重別人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意見，在堅(jiān)持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強(qiáng)合力。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動(dòng)中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。公務(wù)活動(dòng)之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動(dòng)內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識(shí)）供總經(jīng)理參考準(zhǔn)備。秘書可從以下幾方面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。（2） 參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”（3） 參與工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。（2） 經(jīng)常了解全局情況，取得按時(shí)保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動(dòng)權(quán)。 參與實(shí)踐，協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作。第二， 要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。其中要把握三點(diǎn)：第一， 要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。（二）禮尚往來答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系。尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。二、外部溝通 外部溝通會(huì)大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。準(zhǔn)確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達(dá)的工作。同時(shí)一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會(huì)看。如果對(duì)方愿意，可以推薦對(duì)方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告訴對(duì)方可以先把想法以寫信或寄的方式告訴總經(jīng)理；在總經(jīng)理方便時(shí)告知來訪情況，根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排。五、大型活動(dòng)（一）陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng) 部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)后活動(dòng)前三星期征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開始參與支持的大型活動(dòng)流程說明： 接受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程； 活動(dòng)前三星期參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)；如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練； 活動(dòng)當(dāng)天參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等；活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作； 活動(dòng)后整理業(yè)務(wù)資料和名片；根據(jù)錄音整理講話稿；總經(jīng)理在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對(duì)于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時(shí)更新；了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對(duì)于需要攝像或拍照的采訪對(duì)光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場地時(shí)應(yīng)該注意；有些記者會(huì)要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對(duì)公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；對(duì)于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車； 如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；采訪當(dāng)天采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地；如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對(duì)方是否需要其它背景資料；安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間；采訪結(jié)束與記者溝通，及時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí)間；通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。15:3015:45 Legend update (Mr. ――) 216。15:0515:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 216。 MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business DivisionMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business DivisionMr. ――― General Manager of Material Management Division of DTBMiss. ――― Manager of Material Mana