【正文】 歸檔資料科目內(nèi)容表序號(hào)文 件 內(nèi) 容文件保管類型保管期限密級(jí)科目一、公司常用資料（1）監(jiān)理中標(biāo)通知書、委托監(jiān)理合同文字資料長期（2）監(jiān)理規(guī)劃封面（在審批階段完成后交）文字資料長期（3）監(jiān)理工作手冊文字資料長期（4）業(yè)主評價(jià)意見文字資料長期（5）質(zhì)量回訪記錄文字資料長期（6）總監(jiān)證明文件文字資料長期（7）單位工程質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告文字資料長期（8）竣工驗(yàn)收備案表文字資料長期科目二、工程項(xiàng)目監(jiān)理依據(jù)、建設(shè)前期法定文件（l）施工合同、建設(shè)單位與各方所簽訂的合同、協(xié)議書、施工招投標(biāo)文件文字資料長期秘密（2）監(jiān)理招標(biāo)文件文字資料長期秘密（3）勘察文件、設(shè)計(jì)文件、圖紙會(huì)審記錄文字資料長期秘密（4）設(shè)計(jì)變更記錄文字資料長期（5）質(zhì)量、安全監(jiān)督登記表、施工許可證文字資料長期科目三、監(jiān)理工作記錄 （1）監(jiān)理日志文字資料長期秘密（2）監(jiān)理質(zhì)量月報(bào)（質(zhì)監(jiān)站）文字資料長期秘密（3）旁站記錄文字資料長期秘密（4）監(jiān)理巡視記錄文字資料長期秘密（5）質(zhì)量評估報(bào)告（監(jiān)理）文字資料長期（6）監(jiān)理備忘錄文字資料長期科目四、監(jiān)理通知（1）監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師回復(fù)單文字資料長期秘密（2）工程開工/復(fù)工審批表文字資料長期（3）工程暫停令、工程復(fù)工令文字資料長期秘密（4）質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見文字資料長期秘密科目五、短期存檔資料（1）監(jiān)理月報(bào)、周報(bào)、日報(bào)（報(bào)業(yè)主）文字資料短期秘密（2）監(jiān)理工作聯(lián)系單文字資料短期秘密（3）工程款支付證書文字資料短期4）付款登記記錄文字資料短期（5）工程簽證單文字資料短期（6）費(fèi)用索賠申請表／審批表文字資料短期（7）材料變更記錄文字資料短期（8）工程延期報(bào)審表（附工期延期依據(jù)及工期計(jì)算）文字資料短期（9）合同爭議、違約報(bào)告及處理意見文字資料短期（10）工程竣工決算審核意見書文字資料短期（11）業(yè)主、設(shè)計(jì)、承包、材料、設(shè)備、政府部門、合作協(xié)作單位等來往文件、電傳、電話記錄、電報(bào)文字資料短期秘密（12）氣象記錄文字資料短期秘密（13）監(jiān)理收發(fā)文臺(tái)帳文字資料短期秘密（14）工程例會(huì)紀(jì)要電子文檔短期（15）專題會(huì)議紀(jì)要電子文檔短期（16）隱蔽工程驗(yàn)收紀(jì)要電子文檔短期科目六、聲像材料（1）工程現(xiàn)場原地貌、地形電子文檔短期（2）重大工程項(xiàng)目主要過程電子文檔短期（3）開工儀式電子文檔短期（4）施工過程、隱蔽工程、施工工藝電子文檔短期（5）竣工儀式電子文檔
。第一科目資料要有總目錄。xii. 資料盒側(cè)面統(tǒng)一采用如下格式（圖1）：xiii. 資料盒內(nèi)不同科目之間應(yīng)用文件夾、針、釘?shù)乳g隔，以免資料混亂；檔 案 號(hào)科目1 科目3案卷題名工 監(jiān)程 理項(xiàng) 工目 作 合 指同 導(dǎo)文 性件 文件廣州市財(cái)貿(mào)建設(shè)開發(fā)監(jiān)理有限公司 圖1 卷盒側(cè)面式樣 監(jiān)理資料的歸檔（1）向公司移交監(jiān)理資料要求監(jiān)理資料歸檔按單位工程為單位進(jìn)行編排。根據(jù)每個(gè)科目內(nèi)容的大小，也可以2～3個(gè)科目放入同一個(gè)卷盒內(nèi)。② 文件來往中包括電話聯(lián)系內(nèi)容，一般要求將電話內(nèi)容認(rèn)真記錄，形成書面文件，在7日內(nèi)要求對方簽名認(rèn)可。（2） 施工階段監(jiān)理工作的基本表式與使用① 監(jiān)理收發(fā)文登記臺(tái)帳的編寫監(jiān)理收發(fā)文登記臺(tái)帳要求按收、發(fā)文分別登記，收、發(fā)文登記臺(tái)帳記錄應(yīng)按收發(fā)文單位分別登記，一般要求按施工單位、業(yè)主、監(jiān)理、其他單位四個(gè)組別分組登記。監(jiān)理檔案做好各項(xiàng)監(jiān)理資料的日常管理工作，逐步形成完整的監(jiān)理檔案，在內(nèi)容和形式、在質(zhì)量和數(shù)量上都達(dá)到有關(guān)規(guī)定的要求。監(jiān)理控制資料對在監(jiān)理過程中應(yīng)當(dāng)形成的各類監(jiān)理控制資料（如各類報(bào)驗(yàn)單和記錄臺(tái)帳）做到及時(shí)掌握，并檢查其規(guī)范性、完整性。同時(shí)，檢查施工單位按規(guī)定應(yīng)有的各類記錄和統(tǒng)計(jì)資料。（五）信息管理本項(xiàng)目房屋建筑與安裝工程具有工期短、工程量大，因此信息量巨大，所以嚴(yán)格信息管理，確保信息資料收集的真實(shí)性，信息途徑暢通、查閱簡便、資料齊備等，使業(yè)主在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中能夠及時(shí)得到各種管理信息，對項(xiàng)目執(zhí)行情況實(shí)行全面、細(xì)致、準(zhǔn)確地掌握與控制，從而有利于更好地安排項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及資金計(jì)劃，降低貸款融資成本，加強(qiáng)工作銜接，提高項(xiàng)目針對性和有效性。（3）協(xié)助業(yè)主做好開工前準(zhǔn)備工作，協(xié)調(diào)執(zhí)行過程中不同合同主體施工的工序間銜接。合同管理的措施（1） 按合同管理制度和合同保證體系，指定專人負(fù)責(zé)在實(shí)施過程的一切日常事務(wù)工作，按程序開展，使本工程合同全部條款處于控制中，保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（2）進(jìn)行各類合同的跟蹤管理，并對合同相關(guān)各方在執(zhí)行過程中的情況進(jìn)行檢查。在本工程的施工階段，要求監(jiān)理工程師從質(zhì)量、進(jìn)度、投資目標(biāo)控制的角度出發(fā)，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、辦法、條例、合同文件，認(rèn)真處理好合同的條款，分析工程項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的違約、變更、索賠、延期、分包、糾紛調(diào)解和仲裁等問題。（四）合同管理合同管理的內(nèi)容 合同管理內(nèi)容包括監(jiān)理合同、施工合同、材料和設(shè)備訂購合同等。(4) 參與索賠的處理過程，審查索賠報(bào)告，反駁承包商不合理的索賠要求或索賠要求中不合理的部分，協(xié)助業(yè)主接受合理的索賠要求，使索賠得到圓滿解決。(2) 通過有力的合同管理防止干擾事件的發(fā)生。(3) 充分估計(jì)國家及地方政策性價(jià)格調(diào)整對工程費(fèi)用的影響，特別是工期較長的項(xiàng)目。合同外新增費(fèi)用的控制(1) 對增加投資的設(shè)計(jì)變更進(jìn)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)比較，嚴(yán)格執(zhí)行工程變更程序，在保證工程質(zhì)量、安全的前提下，使投資增加量達(dá)到最小。(4)把好關(guān)鍵性工程的計(jì)量工作關(guān)鍵性工程有工程重大的、單價(jià)高的、測算難度大的以及單價(jià)等不確定性多的工程項(xiàng)目。④ 總監(jiān)理工程師和合同工程師定期對工程計(jì)量進(jìn)行抽查。② 工程數(shù)量計(jì)算，根據(jù)需要附計(jì)算書和計(jì)算草圖。② 嚴(yán)格計(jì)量程序。(2)工程計(jì)量支付管理① 建立《工程款支付證書》臺(tái)帳，防止重計(jì)、超計(jì)情況的發(fā)生。④ 對于以總價(jià)為單位的清單項(xiàng)目，按合同規(guī)定進(jìn)行支付。② 制訂分部分項(xiàng)工程量清單表：組織人員依據(jù)圖紙和規(guī)范對工程監(jiān)理合同范圍內(nèi)的工程量清單進(jìn)行分解，將有關(guān)工程數(shù)量分解到各個(gè)分項(xiàng)工程，使于進(jìn)行分項(xiàng)分部工程投資目標(biāo)的控制。(2)公正地處理施工單位提出的索賠。(10)定期、不定期地進(jìn)行工程費(fèi)用超支分析，并提出控制工程費(fèi)用突破的方案和措施。(8)檢查、監(jiān)督施工單位執(zhí)行合同情況，使其全面履約。(6)按合同規(guī)定，及時(shí)向?qū)Ψ街Ц哆M(jìn)度款，不要造成違約被處以罰款的條件。凡涉及經(jīng)濟(jì)費(fèi)用支出的停窩工簽證、用工簽證、使用機(jī)械簽證、材料代用和材料調(diào)價(jià)等的簽證，由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師最后核簽后方有效。(3)工程變更、設(shè)計(jì)修改要慎重，事前應(yīng)進(jìn)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)合理性預(yù)分析。投資事中控制(1)按合同規(guī)定，及時(shí)答復(fù)施工單位提出的問題及配合要求，不要造成違約和對方索賠的條件。(4)按合同要求，如期、如質(zhì)、如量地供應(yīng)由業(yè)主負(fù)責(zé)的材料、設(shè)備到現(xiàn)場，不要違約造成索賠條件。(2)預(yù)測工程風(fēng)險(xiǎn)及可能發(fā)生索賠的誘因，制定防范對策，減少索賠的發(fā)生。（三）投資控制監(jiān)理方法和措施投資事前控制投資事前控制的目的是進(jìn)行工程風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測，并采取相應(yīng)的防范性對策，盡量減少施工單位提出索賠的可能。（5）審簽：對工程變更、工期延長、計(jì)劃調(diào)整等，經(jīng)監(jiān)理方審簽認(rèn)可方為有效。（4）下達(dá)《監(jiān)理通知單》：對由于施工原因造成的進(jìn)度偏差，必要時(shí)簽發(fā)《監(jiān)理工程師通知單》，指令整改補(bǔ)救。進(jìn)度控制措施（1）預(yù)審：預(yù)審是進(jìn)度預(yù)控的主要手段，如審批施工單位的施工方案、施工計(jì)劃等（2）檢查：檢查每日、每周、每月進(jìn)度情況和計(jì)劃保證措施的落實(shí)情況，是掌握信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)控的依據(jù)。⑨施工單位如須調(diào)整計(jì)劃，必須先經(jīng)監(jiān)理方審查認(rèn)可。⑦協(xié)助落實(shí)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)供應(yīng)的物料按計(jì)劃供應(yīng)。⑤審查設(shè)計(jì)變更對進(jìn)度的影響，并協(xié)商對策。③審查、分析施工單位提交的進(jìn)度報(bào)表和統(tǒng)計(jì)資料。（2）進(jìn)度的事中控制①協(xié)助施工單位實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃，堅(jiān)持好中求快，抓好進(jìn)度關(guān)鍵，掌握計(jì)劃實(shí)施動(dòng)態(tài)。⑤檢查由建設(shè)單位負(fù)責(zé)供應(yīng)的材料、物資的進(jìn)場計(jì)劃。③審查施工單位編制的施工總進(jìn)度計(jì)劃、單位工程施工進(jìn)度計(jì)劃、工程階段性施工進(jìn)度計(jì)劃；審查施工單位編制的項(xiàng)目季度施工計(jì)劃和月作業(yè)計(jì)劃；審查計(jì)劃保證措施。（二）進(jìn)度控制監(jiān)理方法和措施進(jìn)度控制方法（1）進(jìn)度的事前控制①檢查施工單位項(xiàng)目施工組織管理體系和力量配置。 （10）運(yùn)用質(zhì)量否決權(quán)：在執(zhí)行工程完成實(shí)物量核準(zhǔn)度量時(shí)，質(zhì)量具有否決權(quán)。 （8）驗(yàn)收審簽：對屬于必須在事后認(rèn)證的施工內(nèi)容或工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量進(jìn)行查驗(yàn)，經(jīng)監(jiān)理方簽字認(rèn)可，方允許進(jìn)行后續(xù)工序的施工。 （6）開好工地例會(huì)：監(jiān)理方主持、一般每周召開一次工地例會(huì)并檢討質(zhì)量狀況，對存在的問題責(zé)成落實(shí)解決，并在下次會(huì)議上反饋整改結(jié)果。 （5）下達(dá)《監(jiān)理工程師通知單》：對施工中發(fā)生的違規(guī)現(xiàn)象和質(zhì)量問題，除口頭制止外，及時(shí)向承包商簽發(fā)《監(jiān)理工程師通知單》指令整改。 （3）巡視：對施工狀態(tài)穩(wěn)定的一般工序可進(jìn)行巡視或抽查。旁站的時(shí)間和頻率視工序難易程度、施工狀態(tài)穩(wěn)定程度和工程部位關(guān)鍵程度而定。監(jiān)理方審驗(yàn)后簽字認(rèn)可，施工單位方可實(shí)施或采用。（10）在保修階段，應(yīng)要求監(jiān)理工程師督促承包人盡快完成竣工時(shí)尚未完成的工程；并對工程中尚存在的一些質(zhì)量缺陷作修補(bǔ)處理，以使工程完全滿足合同約定的質(zhì)量要求。（9）單位工程完成并由承包商自行驗(yàn)評后，需經(jīng)項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)組織單位工程竣工預(yù)驗(yàn)收，并督促承包商對發(fā)現(xiàn)的缺陷整改至符合要求，方可組織正式竣工驗(yàn)收，監(jiān)理單位提交《工程質(zhì)量評估報(bào)告》。（7）監(jiān)理工程師審核承包商提交的竣工資料和竣工圖，并進(jìn)行匯總。（6）監(jiān)理單位技術(shù)部門參加由項(xiàng)目監(jiān)理部或質(zhì)監(jiān)站組織的質(zhì)量事故分析會(huì)議，按照“三不放過”的原則，分清原因和責(zé)任，接受教訓(xùn)，并認(rèn)真審核承包商報(bào)送的事故處理方案，監(jiān)督承包商嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的方案進(jìn)行處理。（4）監(jiān)理工程師認(rèn)真做好監(jiān)理日志記錄，及時(shí)收集質(zhì)量方面的技術(shù)資料，按有關(guān)要求分類歸檔，監(jiān)理單位將進(jìn)行定期檢查和抽查。結(jié)構(gòu)性分部工程質(zhì)量核查符合要求后，方可進(jìn)行后續(xù)工程施工。對不符合要求的分項(xiàng)工程，督促承包商整改達(dá)標(biāo)，否則要求監(jiān)理工程師不予批準(zhǔn)進(jìn)入下一工序。質(zhì)量的事后控制（1）每一分項(xiàng)工程完成并由承包商作出自行驗(yàn)評后，經(jīng)監(jiān)理工程師查驗(yàn)合格，方可進(jìn)入下一道工序施工。（8）項(xiàng)目監(jiān)理部至少每月一次對工程質(zhì)量作出分析評估，并提出下一步的質(zhì)量控制要求，納入《監(jiān)理月報(bào)》，并報(bào)送業(yè)主。（6）項(xiàng)目監(jiān)理部組織的現(xiàn)場質(zhì)量協(xié)調(diào)會(huì)，及時(shí)分析、通報(bào)工程質(zhì)量狀況，在會(huì)上總結(jié)質(zhì)量情況，明確改進(jìn)質(zhì)量要求。（4）監(jiān)理人員對施工中的重點(diǎn)部位、關(guān)鍵分項(xiàng)進(jìn)行全過程旁站，做好旁站記錄，采用巡視、檢查、抽查和復(fù)試的方式監(jiān)控施工，未經(jīng)監(jiān)理查驗(yàn)認(rèn)可，不得進(jìn)行隱蔽工程施工。（2）監(jiān)理工程師檢查承包商執(zhí)行技術(shù)法規(guī)（規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等）和設(shè)計(jì)要求的情況；檢查承包商各項(xiàng)施工記錄、試驗(yàn)報(bào)告和自檢記錄等。承包商應(yīng)提交詳細(xì)的專業(yè)施工方案并嚴(yán)格按審批的施工方案施工，督促監(jiān)理工程師對重點(diǎn)部位、關(guān)鍵工序、特殊過程的施工進(jìn)行旁站監(jiān)理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題苗頭，消除質(zhì)量隱患。（12）審查現(xiàn)場開工條件，開工前審查承包商的施工準(zhǔn)備工作，主要包括承包商現(xiàn)場管理人員到位，機(jī)具、施工人員已進(jìn)場，主要工程材料已落實(shí)，進(jìn)場道路及水、電、通訊等已滿足開工要求。（10）監(jiān)理工程師檢查承包商現(xiàn)場計(jì)量設(shè)施，除其精度、性能須滿足工程要求外，均需獲得合法部門的校驗(yàn)，并在有效檢測期內(nèi)。（8） 審查承包商報(bào)批的分包工程和分包單位是否違反工程合同有關(guān)分包的規(guī)定。（6） 組織設(shè)計(jì)交底和圖紙會(huì)審，及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工圖中存在的錯(cuò)漏，避免在施工過程中因使用有錯(cuò)漏的圖紙?jiān)斐少|(zhì)量事故和不必要的經(jīng)濟(jì)損失。（4） 監(jiān)理工程師審查承包商組建的項(xiàng)目經(jīng)理部的組織機(jī)構(gòu)、職能分工、內(nèi)部管理制度，以及審查承包商主要成員的資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)和能力，重點(diǎn)審查承包商項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)和能力。（2） 在監(jiān)理工程師審核承包商承擔(dān)本工程施工任務(wù)的施工隊(duì)伍及人員資質(zhì)與條件是否符合投標(biāo)文件的要求和其投標(biāo)的承諾并認(rèn)可之后，項(xiàng)目監(jiān)理部審查備案后方可進(jìn)場施工，為質(zhì)量控制打下良好基礎(chǔ)。36 信息資料監(jiān)理員的主要職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)上墻資料布置及更新；（2）負(fù)責(zé)工程信息資料的收集和歸檔；（3）負(fù)責(zé)來往文件收發(fā)及記錄；（4）負(fù)責(zé)各會(huì)議紀(jì)要記錄、打字及印發(fā)；（5）做好監(jiān)理辦公室資料整理及衛(wèi)生清理工作。（12）參加項(xiàng)目監(jiān)理部對施工現(xiàn)場進(jìn)行的定期和專項(xiàng)安全檢查，做好安全活動(dòng)的書面記錄，確保安全資料的真實(shí)性和完整性，及時(shí)向總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師上報(bào)安全隱患情況。檢查施工單位的特種設(shè)備、特種作業(yè)人員上崗證件和辦理平安卡情況，制止特殊工種人員無證上崗。