【正文】 在生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證時，要注意操作日期，一般在月末進(jìn)行。根據(jù)需要，選擇生成結(jié)轉(zhuǎn)方式、結(jié)轉(zhuǎn)月份及需要結(jié)轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)賬憑證，系統(tǒng)在進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)計算后顯示將要生成的憑證，確認(rèn)無誤后，將生成的憑證追加到未記賬憑證中。特別是對于一組相關(guān)轉(zhuǎn)賬分錄，必須按順序依次進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成、審核、記賬。定義完轉(zhuǎn)賬憑證后，每月月末只需執(zhí)行本功能即可由計算機(jī)快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，在此生成的轉(zhuǎn)賬憑證將自動追加到未記賬憑證中去，通過審核、記賬后才能真正完成結(jié)轉(zhuǎn)工作。若損益科目與本年利潤科目都有輔助核算，則輔助賬類必須相同。如果希望某損益科目參與期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)，則應(yīng)在該科目所在行的本年利潤科目欄填寫本年利潤科目代碼；若為空，則將不結(jié)轉(zhuǎn)此損益科目的余額。期間損益結(jié)轉(zhuǎn)主要是對于管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用、財務(wù)費(fèi)用、銷售收入、營業(yè)外收支等科目的結(jié)轉(zhuǎn)。 若啟用了應(yīng)收款、應(yīng)付款管理系統(tǒng)，則計算匯兌損益的外幣科目不能是帶客戶或供應(yīng)商往來核算的科目。為了保證匯兌損益計算正確，填制某月的匯兌損益憑證時，賬戶必須先將本月的所有未記賬憑證先記賬。分兩種方法：全月平均法和售價(計劃價)法。本功能只結(jié)轉(zhuǎn)期末余額，若結(jié)轉(zhuǎn)發(fā)生額，需在自定義結(jié)轉(zhuǎn)中設(shè)置。(2)對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不僅可進(jìn)行兩個科目的一對一結(jié)轉(zhuǎn)，還提供科目的一對多結(jié)轉(zhuǎn)功能?！窀黜椵o助核算的結(jié)轉(zhuǎn)?！瘛岸惤鹩嬎恪钡慕Y(jié)轉(zhuǎn)，如增值稅等。(1)自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置自定義轉(zhuǎn)賬功能可以完成的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)主要有：●“費(fèi)用分配”的結(jié)轉(zhuǎn)，如工資分配等。實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬包括轉(zhuǎn)賬定義和轉(zhuǎn)賬生成兩部分。 自動轉(zhuǎn)賬轉(zhuǎn)賬分為外部轉(zhuǎn)賬和內(nèi)部轉(zhuǎn)賬。銀行對賬不平時，不能使用核銷功能，核銷不影響銀行日記賬的查詢和打印。它是對余額調(diào)解表的補(bǔ)充，可進(jìn)一步了解對賬后，對賬單上勾對的明細(xì)情況（包括已達(dá)賬項和未達(dá)賬項），從而進(jìn)一步查詢對賬結(jié)果。如果余額調(diào)解表顯示賬面余額不平，應(yīng)查“銀行期出錄入”中的相關(guān)項目是否平衡，“銀行對賬單”錄入是否正確，“銀行對賬”中勾對是否正確、對賬是否平衡，如不正確進(jìn)行調(diào)整。在對銀行進(jìn)行兩清勾對后，計算機(jī)自動整理匯總未達(dá)賬和已達(dá)賬，生成“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，以檢查對賬是否正確?！駥~單文件中多條記錄和銀行日記賬未達(dá)賬項文件中一條記錄完全相同?！駥~單文件中一條記錄和銀行日記賬未達(dá)賬項文件中一條記錄完全相同。采用自動對賬后，可能還有一些特殊的已達(dá)賬沒有對出來，而被視為末達(dá)賬項，為了保證對賬更徹底正確，可通過手工對賬進(jìn)行調(diào)整勾銷。由于自動對賬是以銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方對賬依據(jù)完全相同為條件，所以為了保證自動對賬的正確和徹底，必須保證對賬數(shù)據(jù)的規(guī)范合理。對賬依據(jù)通常是“結(jié)算方式+結(jié)算號+方向+金額”，或“方向+金額”。銀行對賬采用自動對賬與手工對賬相結(jié)合的方式。本功能用于平時錄入銀行對賬單。 銀行對賬通常許多企業(yè)在使用總賬管理系統(tǒng)時，先不使用銀行對賬模塊，例如，某企業(yè)2005年1月開始使用總賬管理系統(tǒng)，而銀行對賬功能是在5月開始使用，那么銀行對賬則應(yīng)該有一定啟用日期（啟用日期應(yīng)為使用銀行對賬功能前最后一次手工對賬的截止日期），并在此錄入最后一次對賬企業(yè)方與銀行方的調(diào)整前余額，以啟動日期之前的單位日記賬和銀行對賬單的未達(dá)項。與日常業(yè)務(wù)相比，數(shù)量不多，但業(yè)務(wù)種類繁雜且時間緊迫?，F(xiàn)金流量統(tǒng)計表針對現(xiàn)金流量項目分類進(jìn)行查詢，可以按月份查詢，也可以按日期查詢?？梢圆樵兊浆F(xiàn)金流量明細(xì)表和現(xiàn)金流量統(tǒng)計表。輔助核算賬簿管理包括個人往來、部門核算、項目核算賬簿的總賬、明細(xì)賬查詢輸出，以及部門收支分析和項目統(tǒng)計表的查詢輸出。進(jìn)行多欄賬欄目定義有兩種定義方式：自動編制欄目、手動編制欄目。(5)多欄賬的查詢及打印本功能用于查詢多欄明細(xì)賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。因此建議利用“發(fā)生額及余額表”代替總賬。(1)總賬的查詢及打印 總賬查詢不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且還可查詢所有2—6級明細(xì)科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額。 賬簿管理企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式的會計賬簿，除了前面介紹的現(xiàn)金和銀行存款的查詢和輸出外，賬簿管理還包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助賬的查詢和輸出。銀行對賬是出納管理的一項很重要的工作?？梢匀∠麍箐N標(biāo)志，再行修改。●支票登記簿中的報銷日期欄，一般是由系統(tǒng)自動填寫的，但對于有些已報銷而由于人為原因而造成系統(tǒng)未能自動填寫報銷日期的支票，可進(jìn)行手工填寫。●支票支出后，經(jīng)辦人持原始單據(jù)(發(fā)票)報銷，會計人員據(jù)此填制記賬憑證，在錄入該憑證時，系統(tǒng)要求錄入該支票的結(jié)算方式和支票號，填制完成該憑證后，系統(tǒng)自動在支票登記簿中將支票寫上報銷日期，該號支票即為己報銷。●只有在結(jié)算方式設(shè)置中選擇票據(jù)控制，才能選擇登記銀行科目。使用支票登記簿要注意以下幾點(diǎn)。電算化方式下，資金日報表主要用于查詢、輸出或打印資金日報表，提供當(dāng)日借、貸金額合計和余額，以及發(fā)生的業(yè)務(wù)量等信息。銀行日記賬的查詢與現(xiàn)金日記的查詢基本相同，所不同的只是銀行日記賬設(shè)置有“結(jié)算號”欄，它主要是對賬用的。(1)現(xiàn)金日記賬欲查詢現(xiàn)金日記賬，必須執(zhí)行“設(shè)置”|“會計科目”|“指定科目”命令，預(yù)先指定現(xiàn)金科目。日記賬由計算機(jī)登記，日記賬的作用只是用于輸出。前面介紹審核憑證功能時，已介紹過出納簽字功能。記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計算機(jī)自動進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。進(jìn)行匯總的憑證可以是己記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財務(wù)信息。憑證既可逐張審核，也可成批審核。審查認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再審核，只有具有審核權(quán)的人才能進(jìn)行審核操作。(2)主管簽字 為了加強(qiáng)對會計人員制單的管理，系統(tǒng)提供“主管簽字”功能供用胡選擇，選擇該功能，會計人員填制的憑證必須經(jīng)主管簽字才能記賬。出納簽字應(yīng)先更換操作員，由具有簽字權(quán)限的出納人員來進(jìn)行。(1)出納簽字出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強(qiáng)對出納憑證的管理。為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的審核。(7)查看憑證有關(guān)信息 總賬管理系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時也提供了強(qiáng)大的信息查詢功能。執(zhí)行“制單”|“沖銷憑證”命令，制作紅字沖銷憑證。若想作憑證整理，應(yīng)先利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。 (5)整理憑證憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。執(zhí)行“制單”|“作廢/恢復(fù)”命令，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。(4)作廢／恢復(fù)憑證當(dāng)某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢?？尚薷膬?nèi)容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等。在填制一張與“常用憑證”相類似或完全相同的憑證時，可調(diào)用此常用憑證，這樣會加快憑證的錄入速度。如果使用了應(yīng)付款管理系統(tǒng)來管理所有供應(yīng)商往來業(yè)務(wù)，那么所有與供應(yīng)商發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應(yīng)在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證?！窠痤~：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。輔助核算信息包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項目核算。科目可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼?！裾狠斎氡竟P分錄的業(yè)務(wù)說明，要求簡潔明了，不能為空。用戶根據(jù)需要自行 定義和輸入，系統(tǒng)對這些信息不進(jìn)行校驗，只進(jìn)行保存。●附單據(jù)數(shù)：即輸入原始單據(jù)張數(shù)?！裰茊稳掌冢杭刺钪茟{證的日期。系統(tǒng)同時也自動管理憑證頁號，系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有5條記錄，當(dāng)某號憑證不止一頁時，系統(tǒng)自動將在憑證號后標(biāo)上分單號，例如，收0001號0002／0003表示為收款憑證第0001號憑證共有3張分單，當(dāng)前光標(biāo)所在分錄在第2張分單上?！駪{證類別：可以輸入憑證類別字，也可以參照輸入。如果輸入會計科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則同時要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容。一般來說，業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的企業(yè)可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。憑證管理的內(nèi)容包括填制憑證、憑證審核、憑證匯總、憑證記賬等功能。 總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理初始化設(shè)置完成后，可以進(jìn)行日常賬務(wù)處理了，日常業(yè)務(wù)包括，憑證管理、出納管理、賬簿管理等。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。假如企業(yè)是在年初建賬，則期初余額就是年初數(shù)；假如是年中啟用總賬管理系統(tǒng)，則應(yīng)先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額計算清楚。在需要對操作員的操作權(quán)限做進(jìn)一步細(xì)化，如希望制單權(quán)限控制到科目，憑證審核權(quán)控制到操作員，明細(xì)賬查詢控制到科目等，首先應(yīng)在設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)時，將上訴選項做選中標(biāo)志，再到“明細(xì)權(quán)限”功能中進(jìn)行設(shè)置。 (1)常用憑證定義企業(yè)發(fā)生的會計業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用。該功能用來建立和管理企業(yè)在經(jīng)營活動中所涉及的結(jié)算方式。限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分割，數(shù)量不限，也可參照輸入，但不能重復(fù)錄入?！駪{證必?zé)o：制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發(fā)生?！褓J方必有：制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發(fā)生。對選擇的憑證分類可以在制單時設(shè)置對科目的限制條件，系統(tǒng)有以下5種限制類型供選擇。(5)定義項目目錄：是將各個項目大類中的具體項目輸入系統(tǒng)。如將直接材料、直接工資和制造費(fèi)用指定為按生產(chǎn)成本項目大類核算的科目。(3)指定核算科目：即具體指定需按此類項目核算的科目。(2)定義項目大類：即定義項目核算的分類類別?？梢园匆韵虏襟E定義項目?？梢詫⒕哂邢嗤匦缘囊活愴椖慷x成一個項目大類，一個項目大類可以核算多個項目。部門檔案、職員檔案在實驗一中已涉及，下面主要說明項目核算的意義及設(shè)置方法。表3—1 未使用輔助核算的科目設(shè)置科目編碼科目名稱科目編碼科目名稱1131應(yīng)收賬款4101生產(chǎn)成本113101　北京石化公司　410101　甲產(chǎn)品113102　天津銷售分公司　　41010101　　直接材料……　　41010102　　直接人工1133其他應(yīng)收款……　113301　差旅費(fèi)應(yīng)收款410102　乙產(chǎn)品　　11330101　　王堅　41010101　　直接材料11330102　　李默　41010102　　直接人工113302　私人借款……　　11330201　　王堅5502管理費(fèi)用　　11330202　　李默550201　辦公費(fèi)……　　55020101　　A部門1603在建工程55020102　　B部門　160301　設(shè)備安裝工程550202　差旅費(fèi)　　16030101　　A部門　　55020201　　A部門　　16030102　　B部門　　55020202　　B部門…………啟用總賬管理系統(tǒng)的輔助核算功能進(jìn)行核算時，可將科目設(shè)置如表3—2所示。一個科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會登記在總賬和輔助明細(xì)賬上。當(dāng)企業(yè)規(guī)模不大，往來業(yè)務(wù)較少時，可采用和手工方式一樣的科目結(jié)構(gòu)及記賬方法，即將往來單位、個人、部門、項目通過設(shè)置明細(xì)科目來進(jìn)行核算管理；而對于一個往來業(yè)務(wù)頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴(yán)格的企業(yè)來說，應(yīng)該采月在總賬管理系統(tǒng)中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)。一級科目名稱要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，明細(xì)科目名稱要通俗易懂。不能只有下級而無上級；既要設(shè)置總賬科目，又要設(shè)置明細(xì)科目，以提供總括和詳細(xì)的會計核算資料。建立會計科目是會計核算方法之一，財務(wù)軟件一般都提供了符合國家會計制度規(guī)定的一級會計科目；明細(xì)科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：●會計科目的設(shè)置必須滿足會計報表編制的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)，需從系統(tǒng)取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目。企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，要進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。啟動總賬系統(tǒng)建立會計科目輔助核算？建立部門、個人、客戶、供應(yīng)商、項目檔案設(shè)置外匯及匯率設(shè)置計算方式設(shè)置憑證類別輸入期初余額填制憑證審核憑證記賬查詢總賬、明細(xì)賬查詢輔助賬查詢?nèi)沼涃~每月重復(fù)出納簽字日常處理初始設(shè)置銀行對帳自動轉(zhuǎn)賬對賬結(jié)賬會計檔案備份打印賬簿期末處理圖32　總賬管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程 總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置 設(shè)置控制參數(shù)設(shè)置控制參數(shù)是對總賬管理系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項進(jìn)行設(shè)置，以便為總賬管理系統(tǒng)配置相應(yīng)的功能或設(shè)置相應(yīng)的控制。 總賬管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系薪資管理固定資產(chǎn)應(yīng)收應(yīng)付款資金管理記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證總賬管理記賬憑證記賬憑證成本管理存貨管理其他憑證財務(wù)分析會計報表決策支持賬證余額表總賬管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系如圖31所示。自動完成月末分?jǐn)偂⒂嬏?、對?yīng)轉(zhuǎn)賬、銷售成本、匯兌損益、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。提供往來款的總賬、明細(xì)賬、催款單、往來賬清理、賬齡分析報告等功能。提供項目總賬、明細(xì)賬及項目統(tǒng)計表的查詢。提供各級部門總賬、明細(xì)賬的查詢，并對部門收入與費(fèi)用進(jìn)行部門收支分析等功能。提供個人借款明細(xì)賬、催款單、余額表、賬齡分析報告及自動清理核銷已清賬等