【正文】 六、相關(guān)附件 附件一 受控文件封面模板 附件二 受控文件頁(yè)眉頁(yè)腳模板 附件三 記錄性表格封面模板（正面） 附件四 記錄性表格封面模板（反面） 附件五 記錄性表格頁(yè)眉頁(yè)腳模板（豎版） 附件六 記錄性表格頁(yè)眉頁(yè)腳模板（橫版） 文件名（小初方正小標(biāo)宋）文件編號(hào)（小三仿宋GB2312） 發(fā)布日期： 發(fā)布部門： 公司名稱（小三仿宋GB2312）（空格行）（文件內(nèi)容） 記錄名（小初方正小標(biāo)宋）記錄表格編號(hào)（小三仿宋GB2312） 。模板參見(jiàn)第六章附件。 記錄性表格頁(yè)眉與頁(yè)腳模板（豎版）LOGO應(yīng)與頁(yè)眉左側(cè)對(duì)齊，文件名稱與文件編碼應(yīng)與頁(yè)眉右側(cè)對(duì)齊，大小為“小五”，字體為“宋體”；頁(yè)腳黑色線寬度180mm，“版本/修訂次數(shù)：XXX”左對(duì)齊，“保存部門：XXX”居中，“保存期限：XX”右對(duì)齊，大小“小五”，字體為“宋體”。 記錄性表格封面（正面）；LOGO應(yīng)與左上角頁(yè)眉底端對(duì)齊；標(biāo)題大小為“小初”，字體為“方正小標(biāo)宋”；文件編號(hào)、使用時(shí)間區(qū)間、使用部門及公司名稱大小為“小三”，字體為“仿宋GB2312”；若有字母與數(shù)字均用字體“Times New Roman”；凡是手填內(nèi)容均用黑色中性筆整齊填寫(xiě)。 受控文件頁(yè)眉頁(yè)腳模板LOGO應(yīng)與頁(yè)眉左側(cè)對(duì)齊，文件名稱與文件編碼應(yīng)與頁(yè)眉右側(cè)對(duì)齊，大小為“小五”，字體為“宋體”；頁(yè)腳黑色線寬度180mm，居中填寫(xiě)“創(chuàng)新 嚴(yán)謹(jǐn) 真誠(chéng) 精細(xì)”，大小為“小五”，字體為“仿宋GB2312”。四、內(nèi)容 1；LOGO應(yīng)與左上角頁(yè)眉底端對(duì)齊；標(biāo)題大小為“小初”，字體為“方正小標(biāo)宋”；文件編號(hào)、發(fā)布日期、發(fā)布部門及公司名稱大小為“小三”，字體為“仿宋GB2312”；若有字母與數(shù)字均用字體“Times New Roman”；凡是手填內(nèi)容均用黑色中性筆整齊填寫(xiě)。 必要時(shí)，圣境城服可對(duì)其模板進(jìn)行評(píng)審與變更，以符合不斷改變的內(nèi)外部環(huán)境需求。二、范圍 本標(biāo)準(zhǔn)適用于西安曲江圣境城市服務(wù)發(fā)展有限公司（以下簡(jiǎn)稱圣境城服）及子公司西安曲江新區(qū)圣境物業(yè)管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱圣境物業(yè)）和西安曲江圣境商務(wù)服務(wù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱圣境商務(wù)）所控制的全部文件的應(yīng)用。 本人已知曉相關(guān)規(guī)定，并遵守本辦法決議。綜合管理部有責(zé)任開(kāi)展定期專項(xiàng)檢查對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督。八、其他 《項(xiàng)目（部門）文件控制清單》、《項(xiàng)目（部門）記錄保存年限清單》應(yīng)作為特殊記錄加以控制，過(guò)程部門應(yīng)每季度對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)與更新，保證業(yè)務(wù)過(guò)程中使用的文件與記錄與《項(xiàng)目（部門）文件控制清單》、《項(xiàng)目（部門）記錄保存年限清單》中的信息保持一致。項(xiàng)目檔案資料如需查閱需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理授權(quán)同意，由文件管理人員進(jìn)行拿取，并要求在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查閱；如需外借必須填寫(xiě)CFJLZH012《項(xiàng)目（部門）檔案資料借閱記錄》，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字同意后方可借出。溫度要求保持在8℃25℃；濕度要求40%65%。 歸檔時(shí)需對(duì)檔案柜進(jìn)行明確分類，對(duì)預(yù)存檔文件夾進(jìn)行清晰標(biāo)識(shí)，并按照指定區(qū)域分類進(jìn)行存放。 檔案資料歸檔前須每月分類進(jìn)行整理，對(duì)資料進(jìn)行合理排序，并制定資料明細(xì)表單目錄歸入存檔文件夾。 六、文件控制印章的管理 公司用于文件控制的印章共分為“受控文本”與“作廢”兩種，由行政部負(fù)責(zé)制作、使用和管理。 （3）保存期限依據(jù)CFJLZH010《記錄保存年限清單》中保存的期限規(guī)定。 儲(chǔ)存、保護(hù) （1）記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對(duì)于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計(jì)算機(jī)病毒干擾，應(yīng)留有備份。 收集 部門/項(xiàng)目應(yīng)每月對(duì)記錄進(jìn)行收集并整理歸檔，將可追溯性記錄統(tǒng)一放到指定地點(diǎn)或檔案室中保存存檔。 （2）文件管理人員不得私自更改記錄表格的填寫(xiě)內(nèi)容，發(fā)放的記錄表格要與公司的最新表格版本相一致。 （3）CFJLZH010《記錄保存年限清單》應(yīng)項(xiàng)目/部門、行政部、綜合管理部同時(shí)保留，綜合管理部對(duì)清單內(nèi)容有責(zé)任進(jìn)行定期專項(xiàng)檢查，確保此過(guò)程的控制。 （2）記錄的保存期限按照時(shí)間劃分一般分為短期、長(zhǎng)期與永久行保存。 （2）。 （6）對(duì)于超過(guò)保存期限的不適宜文件，行政部應(yīng)向部門主管副總提出文件銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)CFJLZH009《文件銷毀申請(qǐng)單》，主管副總批準(zhǔn)后，由行政部對(duì)作廢文件統(tǒng)一進(jìn)行銷毀處理。文件的保存期限一般為三年。 （3）行政部在收回原版本文件之后，保留一份紙質(zhì)版原文件和一份電子版文件，紙質(zhì)版文件加蓋“作廢”章，整理后統(tǒng)一歸檔，剩余文件銷毀處理。行政部在各部門/項(xiàng)目填寫(xiě)CFJLZH008《文件回收記錄表》之后，由行政部文件管理人員統(tǒng)一發(fā)放新版本文件。如需要進(jìn)行修改，由原文件編寫(xiě)部門負(fù)責(zé)向行政部提出文件更改申請(qǐng)后。過(guò)程管理部門應(yīng)對(duì)舊版文件進(jìn)行全部回收，填寫(xiě)CFJLZH008《文件回收記錄表》，向行政部報(bào)備，防止作廢文件非預(yù)期使用。定期更新一次電子版文件，持續(xù)改進(jìn)。 使用控制 管理體系文件必須妥善保存；各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件；不得在文件上亂涂畫(huà)改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。 （7）各部門/項(xiàng)目需建立CFJLZH001《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件同時(shí)，文件與文件清單應(yīng)保持一致。行政部復(fù)印蓋“受控文本”章后，由項(xiàng)目/部門檔案管理人員填寫(xiě)分發(fā)記錄CFJLZH006《文件分發(fā)記錄》進(jìn)行分發(fā)，同時(shí)收回原文件進(jìn)行作廢處理（無(wú)需銷毀鑒定手續(xù)）。 （4）通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò)發(fā)放時(shí)，文件發(fā)放部門須向接收部門另行發(fā)放專項(xiàng)通知，確保文件傳遞的及時(shí)性、有效性。各項(xiàng)目/部門文件管理員在與內(nèi)部人員的文件發(fā)放時(shí)也應(yīng)建立相應(yīng)的CFJLZH005《文件發(fā)放記錄表》，負(fù)責(zé)控制文件發(fā)放的去處。 發(fā)放控制 （1）文件的發(fā)放可采取紙質(zhì)版或電子版形式。使文件的審核批準(zhǔn)、發(fā)放環(huán)節(jié)具有成本低、速度快、效率高等特點(diǎn)。批準(zhǔn)通過(guò)后，申請(qǐng)人將報(bào)批申請(qǐng)表交由行政部，由行政部統(tǒng)一管理，并辦理文件的發(fā)放事宜。 ?組織總方針、總目標(biāo)、質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系文件、管理手冊(cè)、管理評(píng)審計(jì)劃及報(bào)告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)等一、二級(jí)文件：由編寫(xiě)部門經(jīng)理發(fā)起，行政部審稿后，經(jīng)過(guò)各部門、子公司填寫(xiě)《制度會(huì)簽單》審核批準(zhǔn)，最終交由公司總經(jīng)理及副總審閱批準(zhǔn)。 ?過(guò)程管理等三級(jí)文件:編制人將編寫(xiě)的文件交由部門、項(xiàng)目經(jīng)理審核，審核通過(guò)將CFJLZH003《文件報(bào)批申請(qǐng)》交由文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)，報(bào)批申請(qǐng)表交由行政部統(tǒng)一保管。（程序、規(guī)定、制度、表格）由過(guò)程負(fù)責(zé)部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，部門主管副總批準(zhǔn)，綜合管理部評(píng)審，并發(fā)放統(tǒng)一文件編號(hào)后交由行政部審批。表一 各業(yè)務(wù)板塊編號(hào)對(duì)照表業(yè)務(wù)板塊業(yè)務(wù)編號(hào)秩序類ZX客服類KF工程類GC保潔類BJ綜合類ZH批準(zhǔn)審核（1）文件批準(zhǔn)權(quán)限。 （4）文件的控制范圍為最高管理者、部門主管副總（助理）、部門/項(xiàng)目經(jīng)理、部門/項(xiàng)目副經(jīng)理（助理）、項(xiàng)目主管。文件格式基本內(nèi)容： ①目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的 ②范圍：本文件使用的范圍，包括活動(dòng)范圍、職能范圍和管理范圍 ③定義：需要對(duì)使用人解釋的術(shù)語(yǔ)或詞匯 ④職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門 ⑤程序/規(guī)定內(nèi)容：針對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)提出具體的要求、職責(zé)、時(shí)限 ⑥相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件 ⑦相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄 ⑧修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄 ⑨文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖 （2）文件的編號(hào)按如下要求： ①文件代號(hào)釋義CF—西安曲江圣境城市發(fā)展服務(wù)有限公司（簡(jiǎn)稱：城服公司） CF01—西安曲江新區(qū)圣境物業(yè)管理有限公司（簡(jiǎn)稱：圣境物業(yè)） CF02—西安曲江圣境商務(wù)服務(wù)有限公司（簡(jiǎn)稱：圣境商務(wù)） Q—質(zhì)量管理體系 ES—環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系 QP—質(zhì)量管理體系程序文件 ESP—環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系程序文件 QG—各業(yè)務(wù)板塊工作手冊(cè) WL—外來(lái)文件 JL—質(zhì)量記錄 A，B，C …—版本 0，1，2 …—修訂次數(shù) ②管理手冊(cè)編號(hào) XXXX/X X版本號(hào) 第一版為A版，以后換版依次為B、C、D … … 發(fā)布時(shí)間（以“年”為限） Q：質(zhì)量管理體系 ES：環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系 公司編號(hào) 例如： CF/Q2015A（城服2015年發(fā)布的第一版質(zhì)量管理體系文件） CF/ES2015B（城服2015年發(fā)布的第二版環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系文件） ③程序文件編號(hào) XXXX/XP—XX/版本號(hào)—XX 文件順序號(hào)（0199） 第一版為A版，以后換版依次為B、C、D … … 發(fā)布時(shí)間（以“年”為限） 程序文件 公司編號(hào) 例如：CFQP2015/A01（城服2015年發(fā)布的第一版質(zhì)量管理體系01號(hào)程序文件）CF01ESP2015/B03（圣境物業(yè)2015年第二版環(huán)境職業(yè)健康安全03號(hào)程序文件） ④各業(yè)務(wù)板塊工作手冊(cè)編號(hào) XXXX/QG—XX/版本號(hào)—XX 文件順序號(hào)（0199） 第一版為A版，以后換版依次為B、C、D … … 發(fā)布時(shí)間（以“年”為限） 各業(yè)務(wù)板塊（詳見(jiàn)表一） 公司編號(hào) ⑤外來(lái)文件編號(hào)已有編號(hào)的沿用原有編號(hào)，無(wú)編號(hào)可根據(jù)如下規(guī)則編號(hào)登記管理。 編寫(xiě)人規(guī)定 （1）如需要編制或修改，對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫(xiě)。文件的編制和修改 （1）公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過(guò)程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。上級(jí)部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法：各部門應(yīng)及時(shí)識(shí)別相關(guān)職責(zé)內(nèi)容并建檔登記CFJLZH002《外來(lái)文件登記表》，由部門主管副總確認(rèn)批準(zhǔn)后，文件管理專員進(jìn)行復(fù)印分發(fā)，并對(duì)舊版文件進(jìn)行回收或增補(bǔ)。 （4）資料和記錄 相關(guān)的資料和記錄包括但不限于： ①各類分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（如顧客滿意度調(diào)研、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)情況分析等）； ②特種設(shè)備（如電梯等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測(cè)）資料； ③可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見(jiàn)； ④各類檢查、教育培訓(xùn)、消防演習(xí)及其他活動(dòng)記錄； ⑤各部門、環(huán)節(jié)/業(yè)務(wù)作業(yè)過(guò)程中提供的各類可追溯性運(yùn)行記錄（如報(bào)修單、巡查記錄、來(lái)訪登記、消殺記錄等）； ⑥專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告； ⑦安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南； ⑧開(kāi)發(fā)商、供應(yīng)商、外包方、業(yè)主信息檔案；⑨永久性資料：項(xiàng)目基礎(chǔ)資料，含項(xiàng)目圖紙，設(shè)備資料；客戶資料，含客戶登記信息、裝修資料、物業(yè)服務(wù)合同、作業(yè)許可證、工傷事故信息單等；⑩其他資料。 （2）外來(lái)文件：外來(lái)文件系指國(guó)家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序）；上級(jí)部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。 各部門負(fù)責(zé)本部門各過(guò)程文件、記錄資料的整理、歸檔與保存。 （7）對(duì)超過(guò)保存年限的文件與記錄，鑒定并統(tǒng)一銷毀處理； 各部門負(fù)責(zé)本部門各過(guò)程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。 （5）在必要時(shí)，更新文件內(nèi)容。三、職責(zé) 各過(guò)程管理部門職責(zé)： （1）負(fù)責(zé)過(guò)程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）編制； （2）確定這些過(guò)程中各類文件與記錄的要求； （3）確定并執(zhí)行過(guò)程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。 本程序包括記錄的表格制作、填寫(xiě)、收集、保管、處置等子過(guò)程。二、范圍 本程序包含了文件的編寫(xiě)、審批、發(fā)放、回收、使用、更改及處置等子過(guò)程。 記錄作為一種特殊的文件形式，對(duì)記錄也需要進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為管理體系有效運(yùn)行提供客