【正文】 模板參見第六章附件。文件檔案存放處要有相應(yīng)防潮、防火、防蛀蟲鼠害等措施。 發(fā)放 （1）記錄表格的發(fā)放根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型，填寫表格的時間規(guī)律，使用人員不定期向項目/部門文件管理人員申請印發(fā)記錄表格，申請方式不做標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。 （3）當(dāng)文件在實施過程中因組織結(jié)構(gòu)、項目、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時，原文件編寫部門負(fù)責(zé)組織對文件進行評審。文件的審批可以通過ERP系統(tǒng)，通過流轉(zhuǎn)途徑由各個部門進行審閱與批準(zhǔn)，最終將批準(zhǔn)信息結(jié)果打印交由行政部保存。 （2）管理手冊由綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制； 編寫規(guī)范 （1）按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。 （4）評價文件的適用性，確保文件內(nèi)容與組織的環(huán)境與戰(zhàn)略方向相一致。建立會議事后追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時調(diào)整。相關(guān)規(guī)定參見人力資源部加班管理制度。對管理項目內(nèi)發(fā)生的違章現(xiàn)象，進行勸阻和制止。（8）其他相關(guān)工作。監(jiān)控室禁止無關(guān)人員入內(nèi)，其他部門確因工作需要來監(jiān)控室的人員應(yīng)作好登記。 （10）實行24小時輪流值班，服從統(tǒng)一安排調(diào)度，遵守規(guī)章制度，按時上下班認(rèn)真做好交接班手續(xù)，不擅離職守。 （11）配合公安消防部門進行防火安全檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時協(xié)同有關(guān)部門進行整改。 （7）嚴(yán)格執(zhí)行上崗及交接班制度，認(rèn)真做好值勤記錄。 （3）做好本班員工崗前培訓(xùn)，崗位培訓(xùn)，秩序維護隊員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能訓(xùn)練，軍事體能訓(xùn)練等工作。 （2）負(fù)責(zé)組織項目部秩序維護隊培訓(xùn)工作。（2）系統(tǒng)維修保養(yǎng)計劃和備品備件購買計劃，每月定期上報主管審定，并負(fù)責(zé)組織實施。（10）發(fā)生事故時，值班人員應(yīng)保持冷靜，按照操作規(guī)程及時排除故障，事故未排除時不交班，應(yīng)上下兩班協(xié)力排除故障，完成后編寫事故報告，交工程主管審閱。（4）堅守崗位，定期巡查設(shè)備，并準(zhǔn)確記錄各種運行數(shù)據(jù)，填好運行表格上報。（10）發(fā)生事故時，保持冷靜，按照操作規(guī)程及時排除故障，事故未排除時不交班，應(yīng)上下兩班協(xié)力排除故障，完成后編寫事故報告，交工程主管審閱。（8）組織制冷機組、變配電、電梯、防雷等設(shè)備的年檢及外包維修保養(yǎng)工作。掌握相關(guān)設(shè)施操作程序和應(yīng)急處理方案。⑤負(fù)責(zé)報刊雜志及新建的收發(fā)工作。⑦負(fù)責(zé)大廈日常接待及重大接待。⑨其他相關(guān)工作。 客服中心前臺： ①為客戶辦理入住、裝修、停車、搬入搬出等相關(guān)業(yè)務(wù)手續(xù)。 （6）與重點客戶的溝通，組織編制物業(yè)項目重點客戶清單、維護方案并組織實施。完善項目內(nèi)設(shè)施、設(shè)備管理的相關(guān)制度、流程及機制，并監(jiān)督實施。 負(fù)責(zé)項目內(nèi)部業(yè)務(wù)之間、公司之間及外部單位的信息溝通工作。（2）了解掌握花草樹木的生長習(xí)性和養(yǎng)護管理方法。1負(fù)責(zé)編制職責(zé)范圍內(nèi)的各種應(yīng)急預(yù)案并組織培訓(xùn)、演練和實施。綜合事務(wù)管理 （1）物業(yè)中心各類費用的收取。 （2）協(xié)調(diào)與溝通和業(yè)主、業(yè)主委員會的關(guān)系。監(jiān)管工作 （1）對其他業(yè)務(wù)管理工作的監(jiān)督與檢查。建立設(shè)備、設(shè)施的操作、運行、維護保養(yǎng)、檢修、應(yīng)急處理等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。協(xié)助公安、消防搞好安全管理工作，最大限度的預(yù)防事故發(fā)生。 環(huán)境保潔（1）做好環(huán)境衛(wèi)生，工作人員要分工明確、責(zé)任到人，實行量化管理。1其他相關(guān)工作。 （三）項目經(jīng)理助理協(xié)助項目（副）經(jīng)理做好項目內(nèi)部管理工作，確保實現(xiàn)項目的預(yù)期目標(biāo)。（11）負(fù)責(zé)項目日常文檔管理及合同管理。 ⑥客戶信息收集和整理。④受理客戶報修等需求，并跟蹤處理過程和及時回訪。④準(zhǔn)確及時的做好收發(fā)文工作，并做好登記存檔工作。③熟悉本項目服務(wù)要求及流程、位置、熟悉市內(nèi)交通、旅游景點、涉外企業(yè)及其管理部門，隨時向客人提供各種查詢服務(wù)。 （9）負(fù)責(zé)工程人員培訓(xùn)工作，制定部門年度、月度培訓(xùn)計劃，并負(fù)責(zé)計劃的落實及驗證，做好項目工程部團隊建設(shè)工作，確保人員流動達到公司要求。（13）其他相關(guān)工作。（2）按照主管的安排，依據(jù)維修保養(yǎng)制度的要求，按時、按質(zhì)、按量對空調(diào)設(shè)備進行維修保養(yǎng)。（9）其他相關(guān)工作。（2）服從工程主管的工作安排，保證按質(zhì)完成工作任務(wù)。電梯維保專員（1）負(fù)責(zé)日常電梯的巡查并填寫電梯巡檢記錄。 （7）負(fù)責(zé)擬定本部門培訓(xùn)計劃，并具體組織實施考評工作。 （8）負(fù)責(zé)本班隊員思想教育工作，征求管理層及其他人員對秩序維護隊工作合理化的建議，不斷提高秩序維護隊服務(wù)質(zhì)量。（12）其他相關(guān)工作。　　 （16）參與定期召開的安全會議。 （4）監(jiān)控室值班人員應(yīng)愛護使用的設(shè)備，以延長機器的使用壽命，不得擅自拆裝設(shè)備。（5）負(fù)責(zé)對公共保潔用品的保管，要建立臺帳并做好發(fā)放領(lǐng)用記錄。一、目的 為維護員工合法權(quán)益，保障公司正常工作秩序，規(guī)范工作時間管理，根據(jù)國家勞動法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制訂本管理辦法。二、范圍公司各部門及各項目。 公司與職能部門根據(jù)實際情況需求制定相應(yīng)的例會頻次，不做統(tǒng)一要求，但不能影響日常工作的正常開展及員工溝通的有效性。 各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件、記錄資料的整理、歸檔與保存。表一 各業(yè)務(wù)板塊編號對照表業(yè)務(wù)板塊業(yè)務(wù)編號秩序類ZX客服類KF工程類GC保潔類BJ綜合類ZH批準(zhǔn)審核（1）文件批準(zhǔn)權(quán)限。 （4）通過辦公網(wǎng)絡(luò)發(fā)放時，文件發(fā)放部門須向接收部門另行發(fā)放專項通知，確保文件傳遞的及時性、有效性。 （3）行政部在收回原版本文件之后，保留一份紙質(zhì)版原文件和一份電子版文件，紙質(zhì)版文件加蓋“作廢”章，整理后統(tǒng)一歸檔，剩余文件銷毀處理。 儲存、保護 （1）記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應(yīng)留有備份。綜合管理部有責(zé)任開展定期專項檢查對其進行監(jiān)督。模板參見第六章附件。 必要時，圣境城服可對其模板進行評審與變更，以符合不斷改變的內(nèi)外部環(huán)境需求。 檔案資料歸檔前須每月分類進行整理，對資料進行合理排序，并制定資料明細(xì)表單目錄歸入存檔文件夾。 （2）。 使用控制 管理體系文件必須妥善保存；各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件；不得在文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。 ?組織總方針、總目標(biāo)、質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系文件、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)等一、二級文件：由編寫部門經(jīng)理發(fā)起，行政部審稿后，經(jīng)過各部門、子公司填寫《制度會簽單》審核批準(zhǔn)，最終交由公司總經(jīng)理及副總審閱批準(zhǔn)。上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法：各部門應(yīng)及時識別相關(guān)職責(zé)內(nèi)容并建檔登記CFJLZH002《外來文件登記表》，由部門主管副總確認(rèn)批準(zhǔn)后，文件管理專員進行復(fù)印分發(fā)，并對舊版文件進行回收或增補。二、范圍 本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、回收、使用、更改及處置等子過程。 確保會議開展的紀(jì)律性，不應(yīng)交頭接耳、散漫應(yīng)付，不應(yīng)遲到早退，如有特殊情況，應(yīng)向負(fù)責(zé)人提出申請。（1）值班人員和其他因工作無法按標(biāo)準(zhǔn)工作時間衡量的。保潔員（1）遵守公司及部門管理制度規(guī)定，統(tǒng)一整潔著裝上崗。 （2）組織、監(jiān)督保潔及綠化人員貫徹執(zhí)行公司各項規(guī)章制度，并引導(dǎo)員工嚴(yán)格執(zhí)行《保潔服務(wù)規(guī)范》； （3）負(fù)責(zé)每日巡查各保潔區(qū)域，對保潔員的工作質(zhì)量進行檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)。 （5）提醒和指揮司機按路線行駛，按指定位置泊車。　 （6）督促工程部對消防設(shè)施進行維修保養(yǎng)，確保滅火器材及設(shè)施在應(yīng)急時能正常啟用。 （2）堅決服從上級指令，在主管、班長帶領(lǐng)下負(fù)責(zé)具體崗位安全保衛(wèi)工作。 （13）負(fù)責(zé)本部門各種記錄、表格資料的規(guī)范及歸檔管理工作。（3）巡查公共區(qū)域的門窗、墻面、地面、玻璃、標(biāo)志牌、指示牌、廣告牌等設(shè)施，若發(fā)現(xiàn)不正常，及時報告主管并及時進行修理。（8）按要求開閉設(shè)備，不私自調(diào)整設(shè)備，改變設(shè)備功能和用途及工作環(huán)境。（6）嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任制及安全責(zé)任制，確保人身和設(shè)備安全。（8）嚴(yán)格執(zhí)行員工守則和物業(yè)公司其它規(guī)章制度，確保空調(diào)系統(tǒng)的正常運行。（6）嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任制及安全責(zé)任制，確保人身和設(shè)備安全。（2）提出設(shè)備系統(tǒng)維修保養(yǎng)計劃和備品備件購買計劃，每月定期上報工程部，由工程主管審定，并負(fù)責(zé)組織實施。 （四）工程部 工程（副）主管 （1）負(fù)責(zé)項目設(shè)施、設(shè)備運行情況，檢查、巡視、記錄、并處理一般性維修保養(yǎng)工作。⑩負(fù)責(zé)入駐企業(yè)房屋租賃合同的簽署及臺賬管理。②建立項目會議室設(shè)施設(shè)備明細(xì)，熟練掌握各種會議設(shè)施的使用。 ④做好代管房屋及空房的日常檢查及防護工作。 （5）與公司客服專業(yè)同事分享客服專業(yè)知識以及行業(yè)其它資訊，進行專業(yè)溝通與交流，將最佳客戶服務(wù)實踐轉(zhuǎn)化為項目客服管理要求。 （1）制定并組織實施客戶服務(wù)方案、客戶服務(wù)計劃和預(yù)算。（3）各項突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)防工作。全面負(fù)責(zé)項目管理工作。 負(fù)責(zé)部門內(nèi)的日常管理和考核，組織學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識。負(fù)責(zé)業(yè)主裝修方案的審核和并對裝修施工進行監(jiān)管，做好裝修過程中結(jié)構(gòu)改造的管理。（4）各種項目通知的起草、印發(fā)、歸檔管理工作。內(nèi)部管理篇88 / 88目 錄序號編號文件名稱頁碼1CF/QGZHBZ/NB16/B01標(biāo)準(zhǔn)化項目機構(gòu)及職責(zé)2CF/QGZHBZ/NB16/B02工作時間管理規(guī)定3CF/QGZHBZ/NB16/B03例會管理規(guī)定4CF/QGZHBZ/NB16/B04文件與記錄管理規(guī)定5CF/QGZHBZ/NB16/B05文件與記錄標(biāo)準(zhǔn)化模板規(guī)定6CF/QGZHBZ/NB16/B06培訓(xùn)管理規(guī)定7CF/QGZHBZ/NB16/B07項目品質(zhì)自查管理規(guī)定8CF/QGZHBZ/NB16/B08前期物業(yè)管理規(guī)定一、目的明確物業(yè)項目部組織結(jié)構(gòu)及各崗位人員職責(zé)，規(guī)范項目內(nèi)部管理要求及各項工作流程。 （3）物業(yè)中心各類文件與記錄的整理。按標(biāo)準(zhǔn)完成對業(yè)主服務(wù)事項，維修及時率、返修率、業(yè)主滿意率必須達到公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。 制訂切實可行的治安案件、刑事案件、交通事故處置預(yù)案；發(fā)生時應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時報警和配合公安部門進行處理。五、崗位職責(zé)（一）項目經(jīng)理貫徹落實國家、地區(qū)及當(dāng)?shù)馗鞣N法律、法規(guī)，認(rèn)真履行公司內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，切實執(zhí)行甲方（業(yè)主）提出的各項合理化要求。如培訓(xùn)學(xué)習(xí)、文化體育活動、員工心理溝通等。（四）客服部客服（副）主管 根據(jù)物業(yè)服務(wù)合同、客戶服務(wù)規(guī)范、服務(wù)禮儀規(guī)范和客服管理要求制定并組織實施客戶服務(wù)年度計劃，科學(xué)地對項目客戶需求如報修、信息咨詢、投訴與建議、業(yè)務(wù)辦理、入住、裝修申報受理、收費、車位租賃、客戶關(guān)系維護、客戶檔案等工作進行日常管理，為客戶提供溫馨的物業(yè)服務(wù)。 （4）對本項目的客戶服務(wù)工作每天進行例行檢查，并不斷改進客戶服務(wù)品質(zhì)。 ③依據(jù)質(zhì)量管理體系要求，做好日常巡視檢查記錄工作，對違章裝修等不合格項提出整改和跟蹤驗證，并詳細(xì)做好原始記錄。會議服務(wù)人員（兼禮儀）： ①負(fù)責(zé)客戶會議的有償及無償服務(wù)工作。⑨負(fù)責(zé)項目檔案管理工作。⑦其他相關(guān)工作。檢查系統(tǒng)的運行狀況、控制狀態(tài)，審閱運行記錄，發(fā)現(xiàn)誤差立即糾正。（5）使用好本班的工具及儀表，使之經(jīng)常處于良好及準(zhǔn)確狀態(tài)。（7）按要求開閉設(shè)備，不私自調(diào)整設(shè)備的運行控制參數(shù)、狀態(tài)、運行方式、設(shè)定值及管線走向。（5）管理并使用好本班的工具及儀表，使之經(jīng)常處于良好及準(zhǔn)確狀態(tài)。（7）接到維修通知單應(yīng)盡快到位檢修恢復(fù)正常，維修完畢后做好記錄上報工程主管，并盡快回到值班地點。（2）制定建筑工程定期保養(yǎng)時間表，檢查例行保養(yǎng)工作。 （12）負(fù)責(zé)本部門周檢工作，做好記錄。秩序員 （1）嚴(yán)格遵守公司各項規(guī)章制度及本崗位職責(zé)和工作規(guī)程。 （5）根據(jù)有關(guān)管理規(guī)定，檢查施工單位《動用明火許可證》的辦理，并監(jiān)督執(zhí)行。 （4）發(fā)現(xiàn)進場車輛有損壞時應(yīng)向車主（司機）指出，并作好記錄，使責(zé)任分明。對電話報案及發(fā)現(xiàn)刑案、治安案件、火災(zāi)、事故等應(yīng)迅速按照相關(guān)預(yù)案程序上報處理。嚴(yán)禁在監(jiān)控中心吸煙。 （六）保潔部保潔部（副）主管 （1）全面負(fù)責(zé)安排管理區(qū)內(nèi)的保潔工作。（10）其他相關(guān)工作。 根據(jù)公司工作性質(zhì)需要對符合下列條件之一的員工，實行不定時工作日制。四、要求 確保會議開展的主題性，明確會議目的。 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案管理條例》、西安曲江建設(shè)集團有限公司《檔案工作管理辦法》，特制定本管理制度。外來文件的接收、分發(fā) 國家、地區(qū)及地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識別與評價程序）：各部門應(yīng)對本部門涉及的相關(guān)內(nèi)容進行識別，確保其狀態(tài)為現(xiàn)行有效版本，并將識別的外來文件內(nèi)容向相關(guān)部門主管副總進行審批，主管副總進行批準(zhǔn)后，各部門文件管理專員負(fù)責(zé)進行復(fù)印分發(fā)、登記、存檔并對舊版文件進行回收或增補。若文件編制人為部門/項目負(fù)責(zé)人，則直接將標(biāo)準(zhǔn)報批稿交予批準(zhǔn)人審閱批準(zhǔn)。行政部有責(zé)對各部門/項目的文件清單監(jiān)管與更新。五、記錄管理程序 建立CFJLZH010《記錄保存年限清單》 （1）各項目部門、各項目、公司職能部門應(yīng)對職責(zé)范圍內(nèi)的所有記錄進行整理，列出過程管理過程中的記錄清單，并根據(jù)這些不同的記錄內(nèi)容進行識別，列出各種記錄的保存期限。七、檔案資料管理 檔案資料