文件和記錄控制程序--康華(參考版)
2025-07-12 12:58本頁(yè)面
【正文】 5. 記錄《文件申請(qǐng)單》《文件分發(fā)回收—覽表》《質(zhì)量記錄一覽表》6. 參考文件（無(wú)）7. 術(shù)語(yǔ)（無(wú)）。 記錄的檢索、借閱a) 各部門(mén)保管的記錄應(yīng)進(jìn)行編目，以便于檢索；b) 需借閱或復(fù)制記錄需由記錄管理人登記備案。 記錄存檔期限法規(guī)和顧客有要求的按相應(yīng)法規(guī)和顧客要求執(zhí)行。c) 查詢或借閱記錄時(shí)不得涂改，應(yīng)保證其完整性，記錄借閱原則為在保管現(xiàn)場(chǎng)閱讀，若需復(fù)印應(yīng)征得記錄保管責(zé)任者的同意。 記錄的管理a) 各部門(mén)應(yīng)由專職（兼職）的文員負(fù)責(zé)本部門(mén)的有效記錄管理。沒(méi)有審核和批準(zhǔn)的記錄是無(wú)效記錄。c) 正式的記錄不可用鉛筆填寫(xiě)，原則上使用黑色/藍(lán)色筆芯的筆填寫(xiě)，審查前可使用修正液涂改或劃線表示，但修改重要數(shù)字，例如：數(shù)量，金額，日期，判定等，應(yīng)由責(zé)任者簽名或蓋章方可生效。 記錄/表單的使用a) 各部門(mén)應(yīng)使用相關(guān)文件規(guī)定的最新版本的表單格式或名稱。d) 當(dāng)舊表單用完后開(kāi)始使用新表格，舊表格不再影印。比如操作作業(yè)指導(dǎo)書(shū)格式應(yīng)統(tǒng)一、工藝流程書(shū)的格式應(yīng)統(tǒng)一、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)格式應(yīng)統(tǒng)一。 記錄/表單格式更改a) 技術(shù)性文件、崗位操作文件、記錄/表單的格式按相關(guān)程序文件后面附的樣板格式執(zhí)行。b) 匯總：文控人員將所有品質(zhì)記錄匯總登錄在《質(zhì)量記錄一覽表》上。受控電子文檔的發(fā)放需加密，不能轉(zhuǎn)發(fā)、修改、拷貝、打印等 記錄/表單的控制：編制、匯總、發(fā)放、回收。 文件的借閱：借閱人對(duì)所借的文件應(yīng)負(fù)保管責(zé)任，不可拆卷、涂改、損壞。 綜合辦公室應(yīng)每三個(gè)月或視實(shí)際需要（至少不得超過(guò)半年）發(fā)出《受控文件一覽表》以供各使用部門(mén)核對(duì)文件的最新版本與持有份數(shù)。 作廢文件的回收：a) 所有作廢文件由綜合辦公室統(tǒng)一回收；b) 如果文件修訂屬于版本升級(jí)，應(yīng)收回整版舊文件；c) 如果文件修訂屬于版本未變，只是版次變更，只更換相關(guān)頁(yè)次即可；d) 文件回收時(shí)應(yīng)注意份數(shù)及內(nèi)容的完整性；e) 所有文件的收回情況應(yīng)記錄在《文件分發(fā)回收—覽表》里；f) 回收文件如果不需要保留，直接打叉予以作廢；g) 回收文件如果需要保留，加蓋“作廢保留”章后分類隔離保存。凡與質(zhì)量體系相關(guān)的部門(mén)應(yīng)對(duì)所使用的復(fù)印件自行保管，經(jīng)發(fā)行后的正式文件使用部門(mén)及人員不得在文件上劃線加注記號(hào)及修改其內(nèi)容；b) 由供應(yīng)商提供的證明性文件和資料等由綜合辦公室分類存檔；c) 合同文件由綜合辦公室分類存檔；d) 法律法規(guī)性文件、國(guó)際/國(guó)家/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、安規(guī)文件、外來(lái)工程技術(shù)文件由綜合辦公室編號(hào)受控分類存檔；e) 其他外來(lái)文件，如傳真、郵件則根據(jù)實(shí)際情況而定。 g) 修訂后的文件的審核、批準(zhǔn)、受控、發(fā)行、—。f) 如果因?yàn)橄嚓P(guān)標(biāo)準(zhǔn)升級(jí)（假如ISO134852008版升級(jí)為ISO134852016版等），新標(biāo)準(zhǔn)所涉及的體系文件版本從A/0開(kāi)始使用。e) 當(dāng)文件修訂次數(shù)超過(guò)9次時(shí)，文件版本應(yīng)升級(jí)。d) 如果因?yàn)樾抻單募?nèi)容而導(dǎo)致頁(yè)碼的變更（增加或減少），版本直接升級(jí)。d) 版本號(hào)： 規(guī)章制度 圖示ZD X X X X X XX c) 流水號(hào)(001999) b) 公歷年月代碼YYMMa) 規(guī)則制度代碼 圖解a) 規(guī)則制度代碼：ZDb) 公歷年月代碼：YYMMc) 流水號(hào)代碼：001999 會(huì)議記錄/會(huì)議總結(jié)報(bào)告 圖示RC X X X X X XX c) 流水號(hào)(001999) b) 公歷年月代碼YYMMa) 會(huì)議記錄代碼 圖解a) 會(huì)議記錄代碼：ZDb) 公歷年月代碼：YYMMc) 流水號(hào)代碼：001999 文件的修訂a) 文件的修訂必須由原編制部門(mén)進(jìn)行；b) 文件修訂前由相關(guān)部門(mén)向綜合辦公室部提出《文件申請(qǐng)單》由管理代表確認(rèn)后方可進(jìn)行修訂。而且其他類型的外來(lái)文件則根據(jù)實(shí)際情況，決定是否保留、是否受控。例如：2013年12月31日最后一個(gè)物料采購(gòu)合同的流水號(hào)是888，則2014年1月份第一份物料采購(gòu)合同的流水號(hào)則應(yīng)是001，然后依次編號(hào)。外來(lái)文件的流水號(hào)的使用原則是：當(dāng)年的從001開(kāi)始依次編號(hào)。b) 公歷年月代碼：YYMM 例如公歷2014年5月：代碼為“1405”。 外來(lái)文件 圖示W(wǎng)X X X X X X XX c) 流水號(hào)(001999) b) 公歷年月代碼YYMMa) 外來(lái)文件代碼 圖解a) 外來(lái)文件代碼：WL 法律法規(guī)文件； WF 傳真文件；WG 安規(guī)文件； WE 電子郵件；WS 國(guó)際/國(guó)家/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)； WZ 其他外來(lái)文件。每年的1月1號(hào)自動(dòng)復(fù)位從001開(kāi)始流水編號(hào)。c) 公歷年月代碼：YYMM 例如公歷2014年5月：代碼為“1405”；d) 流水號(hào)：001999。 工程技術(shù)圖紙（三級(jí)文件） 圖示QE X X X X X X X X Xd)
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