文件和記錄管理控制程序(參考版)
2025-04-15 06:52本頁(yè)面
【正文】 、定時(shí)殺毒和定時(shí)整理歸檔；，定期交到文控室統(tǒng)一歸檔并保存（建立檔案室）。b）其他人員需借閱或復(fù)制質(zhì)量記錄的，應(yīng)經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。d）各類記錄的保存期根據(jù)使用情況確定，并在《公司記錄清單》中標(biāo)識(shí)清楚。b）負(fù)責(zé)收集、歸檔質(zhì)量記錄的部門，對(duì)每種記錄應(yīng)按月裝訂，并加上封面和標(biāo)識(shí)按月編寫目錄，建立臺(tái)帳，以便檢索和查閱。 質(zhì)量記錄的編號(hào)結(jié)構(gòu)如下： 順序號(hào) 部門代號(hào) 表格代號(hào) 公司代號(hào)(XXX） 版本號(hào) 修改次 編號(hào)含義：1）公司代號(hào): XTQ 2）表格代號(hào)： QR 3）部門代號(hào): 4）順序號(hào): 為表格序列號(hào)，以數(shù)字編號(hào)，數(shù)字取值范圍是“01~99” 5）版本號(hào): 為文件版本號(hào)，以字母編號(hào)，取值范圍是“A、B、C…”6）修改次: 為表格修改次數(shù)號(hào),以數(shù)字編號(hào),取值范圍是“09” 如：XTQPZQR01 xx檢驗(yàn)記錄、歸檔、儲(chǔ)存和保管a）記錄按照統(tǒng)一集中、分級(jí)管理相結(jié)合的原則進(jìn)行收集、歸檔、儲(chǔ)存和保管，并做到易于查找。 完整、齊全：記錄必須按照格式逐項(xiàng)填寫，如遇到不需填寫的內(nèi)容，應(yīng)在該欄內(nèi)畫“/”，不得空項(xiàng)，文件規(guī)定的各種記錄要作到齊全，簽字手續(xù)完備。需更改的部分采取劃改，但需更改人簽字并注明更改時(shí)間。各部門設(shè)計(jì)自己所需的記錄表格，部門主管審核后，將空白表格交文控室編號(hào)、受控存檔，受控后的記錄表格方可使用。 記錄的形式為書面形式（如：書面的表格形式、報(bào)告文件形式等）、硬拷貝、磁盤等電子媒體等形式。6 記錄管理程序 記錄的分類 與質(zhì)量管理管理有關(guān)的記錄主要有：管理評(píng)審記錄、內(nèi)部審核記錄、文件控制記錄、糾正與預(yù)防措施記錄、人力資源管理與培訓(xùn)記錄、設(shè)施管理記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視和測(cè)量記錄等等。 外來文件的標(biāo)識(shí)與管理(a) 為方便使用與取閱應(yīng)將外來文件進(jìn)行明確的標(biāo)識(shí)，分類擺放。(c)供應(yīng)鏈負(fù)責(zé)獲取供應(yīng)商供貨協(xié)議、企業(yè)資質(zhì)、稅務(wù)證明、證書等。，保存部門有權(quán)拒絕. 外來文件的管理，并對(duì)這些外來文件進(jìn)行明確的標(biāo)識(shí)和理解。 每個(gè)項(xiàng)目/產(chǎn)品完成交樣，客戶確認(rèn)接收后沒有問題的，工程部必須將確認(rèn)的“最終版本圖紙、BOM、發(fā)貨清單”打印出來簽字蓋章存檔，同時(shí)電子版交文控室備份， 文件的增補(bǔ)任何人不得私自復(fù)印受控文件，如需更多的副本，應(yīng)填寫《文件/圖紙/技術(shù)資料申請(qǐng)單》，交部門主管/管理者代表批
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