文件控制程序-8(參考版)
2025-07-10 14:22本頁面
【正文】 各類文件的保存期限 a)文件保存 廠內(nèi)品質(zhì)類相關(guān)文件及環(huán)境有害物質(zhì)類文件保存至少10年,其它ISO體系類文件至少保存3年,表單類記錄參考《SZLTP402 記錄控制程序》、及 SZLTP402001 記錄受控清單 中保存期限執(zhí)行. 文件的定期檢討 廠內(nèi)所有ISO體系文件由歸屬部門在每年年底進行自行檢討、確認其流程符合狀況，如有更新的及時申請修正作業(yè)程序，確保流程有效運行。 針對手寫紙制文件需臨時作為標準使用時，臨時文件執(zhí)行前由文件制定負責(zé)人將使用開始日期標示清晰，并經(jīng)本部門長確認文件規(guī)定內(nèi)容后方可有效，紙制檔放置現(xiàn)場有效日期為3個工作日，否則作為無效文件。 ： 在特殊情況下，在現(xiàn)場臨時緊急用筆修改的文件，必須簽名或蓋章并注明日期，并在3天內(nèi)發(fā)行修改后的文件，否則作為無效文件。 電子檔文件的管理(公司ISO文件查詢地址: \\\SZ\公司公共文件\01 ISO擔(dān)當(dāng) \03 SZ體系過程\01 SZ 體系文件) 對于公司內(nèi)部可編輯的ISO體系文件電子檔，為確保其完整性、安全性和有效性，由ISO擔(dān)當(dāng)收集廠內(nèi)所有ISO體系文件可編輯電子檔進行統(tǒng)一保管。 文件頁腳的規(guī)定分類頁腳區(qū)分左下中間右下程序文件SZLTP401001SZ(蘇州)復(fù)合材料A4(297210)技術(shù)標準(A~J、S)管理標準(K、R)同文件編號SZ(蘇州)復(fù)合材料A4(297210)表單輸入表單編號(版本號)及保存期限： 書面文件管理 ISO擔(dān)當(dāng)/技術(shù)TEAM開發(fā)負責(zé)保存所有與體系有關(guān)的書面文件（包括外來標準），SZISO類文件打印(手冊,程序文件原檔列印),打印原版紙檔需進行有效的控制和管理，不同的文件需分類整理，存放于不同的文件夾里，并標示清楚。 對已失效的文件需要作廢時，由制定部門填寫『SZLTP401002文件制定、修改、廢止申請單』申請作廢，經(jīng)文件批準人批準后ISO擔(dān)當(dāng)將原版文件加蓋“作廢章”保存。 相關(guān)部門如要求新增文件作為內(nèi)部使用時,需由申請部門填寫『SZLTP504001部門工作聯(lián)系單』,經(jīng)部門經(jīng)理或主管批準后向ISO擔(dān)當(dāng)申請補發(fā)。,由采購TEAM填寫,經(jīng)部門TEAM長或主管批準后向ISO擔(dān)當(dāng)申請補發(fā)。 外來文件編號原則序列號 外來標準類編號原則(包含：SONY發(fā)送相關(guān)文件/記錄)標準代碼 SZ – WL – SPEC 001文件類別代碼公司代碼 其它外來文件編號原則(與ISO14001體系法規(guī)法規(guī)一并記錄于適用法律法規(guī)和其它要求清單)序列號 SZ – WL – 001 文件類別代碼公司代碼管理代表每年組織各TEAM對其涉及的法律法規(guī)和其它要求進行評審和確認，確定法律法規(guī)中適用于公司運作的內(nèi)容是否恰當(dāng)。 如外來文件有變更時，ISO擔(dān)當(dāng)/技術(shù)TEAM開發(fā)需收回舊版的外來文件，對原版本的外來文件蓋藍色“作廢”后保存,并與有效文件進行隔離，以防止誤用。 ISO擔(dān)當(dāng)/技術(shù)TEAM開發(fā)接收到的外來文件后進行分類放置文件夾保存（如文件為電子檔，蓋電子版章）,如需發(fā)行到現(xiàn)場的，將發(fā)行的文件加蓋藍色“外來文件受控”章，同時填寫『SZLTP401005外來文件簽收、發(fā)放、回收記錄』發(fā)給責(zé)任部門或相關(guān)部門。 與公司運行體系有關(guān)的外來文件（除客戶圖面、及客戶標準由生產(chǎn)技術(shù)部門管制外），其它都需要在品質(zhì)體系處進行管理和控制,客戶圖面及客戶標準類外來文件接收后需郵件形式發(fā)送給相關(guān)Team（生產(chǎn)Team，銷售Team，品質(zhì)Team，技術(shù)Team）。、回收作業(yè) 文件電子審批后，ISO擔(dān)當(dāng)依各部門提供的最終審批文件版本, 及時填寫或更新SZLTP401003 文件受控清單、和SZLTP402001記錄受控清單。，并應(yīng)作出明確的“文件失效或作廢”標識，以免誤用（包括已存檔的文件）。 ISO擔(dān)當(dāng)需確保使用場所得
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