論信息服務(wù)部門的組織結(jié)構(gòu)(參考版)
2025-07-03 12:02本頁面
【正文】 8 / 8。 (4)信息服務(wù)遠(yuǎn)景規(guī)劃委員會(huì)可以由信息服務(wù)管理組、一名懂技術(shù)的職工(也許是一個(gè)高級(jí)系統(tǒng)分析員兼信息服務(wù)遠(yuǎn)景規(guī)劃員)、一個(gè)或兩個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的用戶(不一定要管理人員)組成。這項(xiàng)任務(wù)與信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的職責(zé)有些重疊，但項(xiàng)目指導(dǎo)和審查委員會(huì)能更詳細(xì)地審查項(xiàng)目。專業(yè)領(lǐng)域的代表參加應(yīng)用軟件包(專用軟件)的選擇。在挑選過程中常常邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的用戶參加，尤其是當(dāng)用戶要付款時(shí)，更應(yīng)該邀請(qǐng)他們參加。下面介紹信息服務(wù)中典型的常設(shè)或特設(shè)委員會(huì)。在某些機(jī)構(gòu)中，非正式聯(lián)系網(wǎng)是獲得集中意見和請(qǐng)求外部輸入的唯一工具。這個(gè)委員會(huì)定期碰頭以便能提供關(guān)于信息系統(tǒng)的運(yùn)行的口頭和書面反饋。 另一個(gè)與信息服務(wù)有關(guān)的公司委員會(huì)是用戶委員會(huì)，這個(gè)委員會(huì)的目的就是促進(jìn)在信息服務(wù)和用戶團(tuán)體之間不斷地積極聯(lián)絡(luò)。信息系統(tǒng)政策委員會(huì)會(huì)員職務(wù)應(yīng)該由具有特殊興趣的愿接受此職位的高水平的人擔(dān)任。如果參加次數(shù)不足，就失去委員會(huì)的席位。建議由總裁制定鼓勵(lì)出席會(huì)議的政策。在信息服務(wù)活動(dòng)的非常時(shí)期，應(yīng)安排專門的會(huì)議。一般建議：委員會(huì)的碰頭每兩個(gè)月至少一次，而每個(gè)月不超過一次。 ⑦委員會(huì)應(yīng)該多長時(shí)間碰頭一次? 委員會(huì)應(yīng)經(jīng)常碰頭以保持與項(xiàng)目進(jìn)展同步，并履行信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的職責(zé)。 ⑥主席的職位應(yīng)該輪換嗎? 如果主席是選舉產(chǎn)生的，則該職位應(yīng)該在全體委員中輪換。事實(shí)上，這種中立往往受到來自上級(jí)管理部門壓力的影響。主席的最短任期為兩年。甚至有些人建議信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人成為一個(gè)無表決權(quán)的主席。 那些認(rèn)為信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人不應(yīng)該是委員會(huì)的成員的主要理由是：信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人的出席會(huì)在決策過程中帶進(jìn)很多偏見。指派信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)入信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的基本思想是這樣的：信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人一般情況下是由副總裁兼任的，如果他是信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的成員，就很容易使信息系統(tǒng)政策委員會(huì)成為有權(quán)力的機(jī)構(gòu)。 ④負(fù)責(zé)信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)是信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的一員嗎? 關(guān)于負(fù)責(zé)信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人是否應(yīng)是信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的成員這一問題，是公司應(yīng)首先考慮的。其它較大的或更多的同行業(yè)組織起來的公司需要輪換這一重要的職責(zé)。 ③每一個(gè)成員的任期應(yīng)該多長? 因?yàn)榇蠖鄶?shù)主要項(xiàng)目需花費(fèi)一年多時(shí)間，所以任期最短也得一年，兩年或更長一點(diǎn)更好。如果沒有果斷采取行動(dòng)的職權(quán)，較低一級(jí)的委員會(huì)的工作只在那里兜圈子，這樣不但浪費(fèi)了有價(jià)值的資源，而且還浪費(fèi)了每個(gè)成員的時(shí)間。為了更好地工作，委員會(huì)必須擁有決策權(quán)力并且能保證這些決策貫徹到底。在歷史上，信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)還沒有取得真正成功的經(jīng)驗(yàn)。要作到這一點(diǎn)，董事長、執(zhí)行委員會(huì)和董事會(huì)必須回答如下問題： ①誰適合在委員會(huì)中任職?如何選擇他們? 為了使信息系統(tǒng)政策委員會(huì)具有較高的工作效率，它的成員應(yīng)具備制定政策的水平。 (3)信息服務(wù)委員會(huì)委員的資格問題。該委員會(huì)應(yīng)該由董事長和董事會(huì)授予特許的職權(quán)。信息系統(tǒng)政策委員會(huì)可以利用信息服務(wù)部門來幫助履行這些職責(zé)。委員會(huì)提供規(guī)劃所需的主要輸入信息并作出最終的批準(zhǔn)。信息服務(wù)的規(guī)劃工作是項(xiàng)冗長乏味的任務(wù)。 ⑦制定與信息服務(wù)有關(guān)的并且涉及所有部門的政策。多年來，數(shù)據(jù)處理領(lǐng)導(dǎo)者處于必須在兩個(gè)或更多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域中作選擇的處境。一般來說，委員會(huì)還要負(fù)責(zé)簽署那些陳舊而無用的信息系統(tǒng)的死亡證。許多公司不會(huì)采取強(qiáng)迫一個(gè)注定要失敗的項(xiàng)目盡快地完成的政策(想補(bǔ)償損失反而損失更多)。必要時(shí)，委員會(huì)必須估計(jì)分配給項(xiàng)目的追加資源的價(jià)值，它通常是超過預(yù)算的。委員會(huì)一般都會(huì)遇到一系列的批準(zhǔn)項(xiàng)目，依據(jù)公司需要，這些項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)要不斷地調(diào)整和更新。公司的政策應(yīng)該根據(jù)估算的資源條件(通常是人力、成本)，能夠描述出主要的和次要的服務(wù)請(qǐng)求的輪廓。 ②定期地向總裁和董事會(huì)報(bào)告信息服務(wù)情況和提出有關(guān)建議。 信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的職責(zé)應(yīng)明確定義，并應(yīng)系統(tǒng)地進(jìn)行書面闡述，然后分送給那些需要知道的人員。為建立稱職的信息系統(tǒng)政策委員會(huì)，公司政策制定者必須提出關(guān)于委員職責(zé)、會(huì)員資格、會(huì)晤次數(shù)、涉及的范圍和(在某種情況下)出席者等問題。不幸的是，許多這樣的委員會(huì)的創(chuàng)建是因?yàn)橐幚怼皟?nèi)部”事務(wù)，并不給定明確的職責(zé)，因此，這些委員會(huì)還不如不建立。一個(gè)高級(jí)的信息系統(tǒng)政策委員會(huì)是一個(gè)公司成功地進(jìn)行信息服務(wù)必不可少的組成部分。為了保持一致性，這個(gè)高級(jí)指導(dǎo)委員會(huì)被稱為信息系統(tǒng)政策委員會(huì)(即ISPC)。從此公司到彼公司，委員會(huì)的名稱和職責(zé)相差很大。 (1)名稱不一的信息服務(wù)委員會(huì)。常設(shè)委員會(huì)是永久設(shè)立的，通常是定期召開會(huì)議。 □ 信息服務(wù)委員會(huì) 與信息服務(wù)有關(guān)的委員會(huì)可以分為兩類：第一類包括管理信息服務(wù)業(yè)務(wù)的委員會(huì)，例如，高級(jí)管理信息系統(tǒng)指導(dǎo)委員會(huì)；另一類包括在信息服務(wù)部門內(nèi)部機(jī)構(gòu)中設(shè)立并盡職的委員會(huì)。信息服務(wù)規(guī)劃員以年為周期制定和更新信息服務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃。當(dāng)前的趨勢(shì)是把數(shù)據(jù)錄入工作轉(zhuǎn)移到靠近產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門，即用戶部門。數(shù)據(jù)錄入員輸入的數(shù)據(jù)逐字地被存儲(chǔ)設(shè)備接收，并且能產(chǎn)生硬拷貝源文件
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