【正文】 六、 企業(yè)證照交 行政部 保管，管理人員要及時(shí)登記。如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向 行政經(jīng)理 報(bào)告外，要立即與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。 三、 公司證照未經(jīng) 行政經(jīng)理 批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借。 第八條 證照使用管理 一、 證照在申報(bào)、注冊(cè)、年檢辦理完畢后，其相關(guān)文件和材料一律交由 行政部 妥善保管，按發(fā)證機(jī)關(guān)的要求在經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)的顯著部位正照上墻，副本、副證入柜。 三、 印章散失、損毀、被盜時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向公司遞 交 說明原因的報(bào)告書 ， 行政部經(jīng)理則應(yīng)根據(jù)情況依相關(guān)規(guī)定的手續(xù)處理 。 第七條 印章的停用 一、 印章內(nèi)容需要變 更或機(jī)構(gòu)終止時(shí)，應(yīng)停止使用有關(guān)印章并交由行政部予以封存或銷毀。 十 、 嚴(yán)禁在空白介紹信、信箋上用印，如確因工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 八 、 凡所屬公司的文件或出具的證明應(yīng)加蓋公司印鑒時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能用印。 六 、 印章必須放在保險(xiǎn)柜內(nèi)，使用時(shí)必須履行批準(zhǔn)和登記手續(xù)。 四、 印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類印章印模，批準(zhǔn)啟用的有關(guān)文件立卷歸檔，永久保存 。 三、 印章保管人因故臨時(shí)請(qǐng)假，須更換印章保管人。 二、 正式印章、人事專用章啟用前，有關(guān)部門應(yīng)將印章保管人員名單報(bào)公司主管部 門備案。 第六條 印章的保管 一、 公司印章的保管，應(yīng)實(shí)行印章專人保管、負(fù)責(zé)人印章與財(cái)務(wù)專用章分管制度 ，并嚴(yán)格執(zhí)行保管人交接制 度。 六、 常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如果事先與印章主管人取得聯(lián)系或有文字證明者，可省 去填寫審 請(qǐng)單的手續(xù)。同時(shí)用印依據(jù)及 用印申請(qǐng)單上應(yīng)用代理人印章。印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查 用印申請(qǐng)單上是否有批準(zhǔn)人的印章。 公司印章 、證照 使用申請(qǐng)表 使用 人姓名 使用 部門 使用 時(shí)間 使用 類 別 印章 （證照） 名稱 蓋章文件 名稱及內(nèi)容簡(jiǎn)要 申請(qǐng)人 部門經(jīng)理 意見 行政總監(jiān)意見 二、 使用部門印章和分公司印章，需在申請(qǐng)單上填寫用印理由，然后送交 所屬部門經(jīng)理，獲 得認(rèn)可后，連同需要用印文件一并交 印章管理人。 三、 各類印章的規(guī)格、材質(zhì) （一） 公司 印章 ， 外直徑為 毫米，圓形，帶五角星，塑質(zhì)； （二） 公 司專用章 (除財(cái)務(wù)專用章外 )和分公司印章， 外直徑為毫米 ， 圓形 ， 帶五角星，塑質(zhì)； （三） 分公司人事專用章， 外 直徑毫米，圓形 ， 帶五角星，塑質(zhì)； （四） 財(cái) 務(wù)專用章、人名章的規(guī)格、材質(zhì)根據(jù)有關(guān)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行 。 （四） 印章 不能繼續(xù)使用的，使用 部門 應(yīng)向上級(jí) 部門 提出書面制發(fā)申報(bào) 。 （三） 公司內(nèi)部各部門之間信函往 來 ，以部門負(fù)責(zé)人簽字或內(nèi)部 局域 網(wǎng)上部門信箱為準(zhǔn)。 第四條 印章 的制刻 一、 印章的 刻制和更換的申請(qǐng)和審批 （一） 公司印章 ， 由公司行政部根據(jù)有關(guān)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件 制發(fā)。 三、 各職能部 門 印章使用范圍 （一） 在其職權(quán)范圍內(nèi) ， 與公司內(nèi)部對(duì)口業(yè)務(wù)部門的電文、通知、函件等工作聯(lián)系。 第三條 印章的使用范圍 一、 公司公章的使用范圍 （一） 發(fā)送正式 文件、 傳真件等； （ 二） 報(bào)送或 下達(dá)各類業(yè)務(wù)計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表 、稅務(wù)報(bào)表 等 ； （三） 授權(quán)委托書、人事任免、勞動(dòng)合同、對(duì)外介紹等； （四） 簽訂重要業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等； （五） 需要代表本 公司 加蓋行政公章的其他批件、文本 、憑證、材料等。 （三） 人名用章 ， 指以公司法定代表人、分支 機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以個(gè)人名義刻制的用于 公務(wù)的簽名章或 印鑒章 。 第二條 印章 、證照 的種類 一、 印章種類 （一） 正式印章，指公司章 、 公司所屬分支機(jī)構(gòu)印章。 （一） 公司印章的 制定、改刻與廢止的方案由行政 經(jīng)理 提出。 （二） 證照 ： 公司合法、正常營(yíng)業(yè)所需的所有證件。 第 六 節(jié) 公司印章 、證照 管理制度 第一條 總則 一、 目的 為規(guī)范公司印章 、證照 的管理，特制定本辦法。 第三 條 外發(fā)信件 一、 各部門若有信件 外發(fā)，經(jīng)辦人員須在當(dāng)天下午四點(diǎn)前將外發(fā)信函、包裹送至前臺(tái) ，并填 寫快遞 、掛號(hào)、包裹外發(fā)登記表，行政部四點(diǎn)半前將當(dāng)日外發(fā)信件清點(diǎn)，交郵局 或快遞公司 寄發(fā) 。 三 、 分信 來信 如以 單位為收件人， 由行政部負(fù)責(zé)人拆開后 按信件的類別，如是個(gè)人函件， 可直接交由收件 人。登記簿通常記錄收、發(fā)信件的日期，以備日后查詢。這類信件數(shù)量大， 部門負(fù)責(zé)人 無暇一一過目， 行政辦公 人員可做重點(diǎn)報(bào)告，或者用紅筆將有關(guān)事項(xiàng)勾出 ，以便 部門負(fù)責(zé)人 參閱。 第二條 來信管理 一、 信件分類 （一）依 其重要性分別歸類，一般分為 信件 、信函 類、雜志類、 包裹類、廣告宣傳資料等。 第 五 節(jié) 往來信件管理制度 第一條 總則 一、目的 為規(guī)范 公司及各部門 報(bào)刊、信件管理，確保其準(zhǔn)確投遞和分發(fā) ，特制定本制度 。 拒不簽訂 《 保密協(xié)議 》的 員工 ，公司有權(quán) 不予聘用。 簽訂 《 保密協(xié)議 》 ，應(yīng)當(dāng)遵循公平、合理的原則。 會(huì)議紀(jì)要整理由行政部指定人員在指定地點(diǎn)整理。 會(huì)務(wù)組應(yīng)認(rèn)真做好到會(huì)人員簽到，材料發(fā)放登記工作。 （九）會(huì)議 所有重要會(huì)議由行政部協(xié)助相關(guān)部門做好保密工作。 保密部門對(duì)外材料交流應(yīng)由 部門負(fù)責(zé)人 負(fù)責(zé) 。 保 密部門 的直接負(fù)責(zé)人為保密工作的全責(zé)負(fù)責(zé)人 ， 必須負(fù)責(zé) 加強(qiáng)保密工作。 客人到公司參觀，嚴(yán)禁讓其接觸公司保密文件。 檔案材料不得借給無關(guān)人員查閱。 保密文件的保管應(yīng)與普通文件區(qū)別，按 等級(jí)、期限加強(qiáng)保護(hù)。 （六 ）檔案 檔案室為材料保管重地 ，無關(guān)人員一律不準(zhǔn)出入。 （五）傳真件 收發(fā)傳真件應(yīng)做好登記。 復(fù)印廢件應(yīng)即時(shí)銷毀。 復(fù)印件只能交給部門經(jīng)理 或其指定人員，不得交給其他人員。 （三）文件復(fù)印 保密文件嚴(yán)禁復(fù)印，特殊情況由總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。 公司禁止在工作期間登陸個(gè)人電子郵箱。 對(duì)于剩余文件應(yīng)妥善保管，不得遺失。 發(fā)文部門下發(fā)文件應(yīng)認(rèn)真做好發(fā)文記錄。 打印完畢，所有文件廢稿應(yīng)全部銷毀，電腦存盤應(yīng)消除或加密保存。 四、 保密環(huán)節(jié) （一） 文件打印 由文件原稿提供單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，簽字領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件內(nèi)容負(fù)責(zé)任，不得出現(xiàn)對(duì)公司不利或不該宣傳的內(nèi)容，同時(shí)確定文件編號(hào)、保密級(jí)別、發(fā)放范圍、打印份數(shù)。 （八）檔案管理人員、保密人員工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及 時(shí)辦理交接手續(xù)，交由 行政經(jīng)理簽字。 （六） 總經(jīng)理、總監(jiān) 、 助理 的辦公室及各機(jī)要部門必須隨時(shí)管好 門窗、嚴(yán)加保管鑰匙，非本部人員要在獲準(zhǔn)后方可進(jìn)入，人走要落鎖，清潔衛(wèi)生要有專人負(fù)責(zé)或者在專人監(jiān)督下進(jìn)行。 （ 四 ） 嚴(yán)禁在公共場(chǎng)合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項(xiàng)，不準(zhǔn)在私人交往中泄露公司 秘密。 （二 ）總經(jīng)理全面領(lǐng)導(dǎo)保密工作，各部門負(fù)責(zé)人為本部門的保密工作負(fù)責(zé)人 。 二、保密范圍 屬于絕密、機(jī)密、秘密的文件，必須嚴(yán)格按照本管理制度進(jìn)行管理。 （四） 如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更或者 做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記薄上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。不需立卷的文件 登記報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。機(jī)要文件一律以 一次性徹底銷毀 的方式銷毀。 六、 注意事項(xiàng) （一）重要的 紙質(zhì)或硬盤、光盤保存的 機(jī)密文件，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。 防 病毒管理。 定期檢查。 文件加密。 （二）電子文件保存 本公司所有電子資料都必須備有必要的備份，以免發(fā)生意外事故。銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核 準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 五、 文件及檔案保存 （一）紙質(zhì) 文件保存 辦公 人員應(yīng)該及時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。 四、文件 調(diào) 閱管理 （一）公司所有員工根據(jù)工作需要，申請(qǐng)閱讀相關(guān)文件， 按照 批準(zhǔn) 執(zhí)行的權(quán)限范圍 ，在公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng) （ OA） 中閱讀。 歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)， 并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。 電子文件的歸檔。 電子文件應(yīng)有機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。應(yīng)將其正本與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件分別立于一卷內(nèi)，不得分開。 (三 )文件 歸檔 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔 相結(jié)合的原則，可即時(shí)歸檔的文件及時(shí)歸檔。 （ 2）單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂， 裝訂可用釘裝、膠粘辦法。 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 對(duì)不符合 存檔要求（如缺頁、殘頁、次序混亂等）資料，檔案管理員有權(quán)要求經(jīng)辦 部門重新整理，直到符合要求為止。 三、 文件歸檔管理 （一） 文件點(diǎn)收 文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收： 歸檔文件需經(jīng)交接雙方詳細(xì)清點(diǎn)， 并填寫《文件歸檔登記表》，交接雙方簽字為憑證。但在這種情況下，文件存檔前加蓋署名者印章。 文件的蓋章 （ 1）在正本上必須加蓋文件署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所 在部門印章。如果是總經(jīng)理委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。 文件署名 （ 1）公司內(nèi)文件，如果是一般文件，需總監(jiān)署名；如果是單純的上報(bào)文件或者不涉及各部門且 內(nèi)容不重要的文件，只需部門負(fù)責(zé)人署名；如果是重要文件， 由總經(jīng)理署名，或者署有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人姓名和職務(wù)。 ② 內(nèi)部資料電子化，指公司為了保存、修改等需要把非電子資料轉(zhuǎn)化為電子資料。 ② 外部資料電子化，主要指公司各部門從外部獲得的非電子版資料，為了修改、保存等目的，通過一定的手段 (如掃描、輸入等 )將其電子化，生成電子版資料。 （ 4）凡參加培訓(xùn)帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管。 （ 2）普通文件，在結(jié)辦三天內(nèi)，由各部門文件負(fù)責(zé)人，到行政部統(tǒng)一登記后，由各部門文件負(fù)責(zé)人歸檔保存。 二、 文件收集及制作規(guī)范管理 （一） 文件收集管理 機(jī)密以上文件除總經(jīng)理規(guī)定留存紙質(zhì)文件外，其他文件統(tǒng)一由行政部檔案管理人員以電子文件的形態(tài)收集、存檔。 文件類型 X2 Visio 01 Excel 02 Word 03 PowerPoint 04 Project 05 X3 為文件目次號(hào)（即同一機(jī)密類型、同一部門、同類文件的文 件數(shù)量累加正常順 序排列號(hào)）。各種與客戶簽訂的合同和協(xié)議文書 總經(jīng)理及客戶檔案負(fù)責(zé)人 5. 公司經(jīng)營(yíng)管理中的核心管理技術(shù)文件（含人力資源管理、市場(chǎng)營(yíng)銷管理、財(cái)務(wù)管理、產(chǎn)品研發(fā)及生產(chǎn)管理中所包括的所有制度、流程、管理工具的文件和數(shù)據(jù)） 總經(jīng)理及各負(fù)責(zé) 部門總監(jiān) 6. 核心原料、半成品、促銷品的進(jìn)貨渠道和進(jìn)價(jià)的文件和數(shù)據(jù) 總經(jīng)理及其負(fù)責(zé)人 7. 獲得競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況的方法、渠道及公司相應(yīng)對(duì)策 總經(jīng)理及其負(fù)責(zé)人 機(jī)密級(jí) B 級(jí) 1. 公司戰(zhàn)略目標(biāo)分解到部門的可執(zhí)行文件（含 總經(jīng)理及各部門 只讀文件 各部門戰(zhàn)略相關(guān)的項(xiàng)目計(jì)劃書、策劃文稿等） 負(fù)責(zé)人 不可復(fù)制 2. 各職能共享及事業(yè)共享部門須執(zhí)行的內(nèi)部管理制度、流程、表格類文件和數(shù)據(jù) 總經(jīng)理及各部門 負(fù)責(zé)人 3. 業(yè)務(wù)執(zhí)行部門的內(nèi)部須執(zhí)行的管理制度、流程、表格類文件和數(shù)據(jù) 總經(jīng)理及各部門 負(fù)責(zé)人 4. 各部門財(cái)務(wù)目標(biāo)即需要在部門財(cái)務(wù)核算中公布的成本控制、業(yè) 績(jī)目標(biāo)、核算方法的文件和數(shù)據(jù) 總經(jīng)理及各部門 負(fù)責(zé)人 5. 消費(fèi)層次調(diào)查情況，市場(chǎng)潛力調(diào)查預(yù)測(cè)情況，未來新產(chǎn)品市場(chǎng)預(yù)測(cè)情況及其載體 總經(jīng)理及負(fù)責(zé)人 秘密級(jí) C 級(jí) 1. 公司內(nèi)部公司級(jí)、部門級(jí)所有的教育培訓(xùn)資料和文件（含技術(shù)技能培訓(xùn)、素質(zhì)培訓(xùn)、制度培訓(xùn)） 所有員工 只讀文件不可復(fù)制 普通級(jí) D 級(jí) 1. 公司對(duì)外可執(zhí)行宣傳的所有企業(yè)宣傳資料、品牌宣傳資料等文宣資料 所有人 不限 2. 公司對(duì)外可執(zhí)行教育培訓(xùn)的文件和數(shù)據(jù)（含技術(shù)技能培訓(xùn)、產(chǎn)品知識(shí)及品牌文化培訓(xùn)） X1為 文件歸屬 部門的 編號(hào)。如下圖所示： 機(jī)密類型 文件歸屬部門號(hào) 文件類型號(hào) 文件目次號(hào) 歸檔卷次號(hào) XXXX X X1 X2 X3 X4 X 號(hào)位代表文件機(jī)密類型。其中包括： Visio、 Excel、 Word、 PowerPoint、 Project 等。 二、適用范圍 本制度適用于公司 各部門及全體員工。 三、公司行政部門對(duì)違規(guī)使用人員有直接處罰的權(quán)力。每個(gè)設(shè)備使用人要愛護(hù)設(shè)備，嚴(yán)格按照培訓(xùn)的操作規(guī)程正確使用設(shè)備。 三、辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全、如果能夠上鎖，全部上鎖；如果因使用人員過失造成辦公設(shè)備 損壞、遺失， 要追究相關(guān)責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。公司所有辦公設(shè)備都要指定專人使用，其他人員若使用必須經(jīng)設(shè)備負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)方可。 （ 七 ） 局域網(wǎng)上的電腦使用者關(guān)閉本人計(jì)算機(jī)時(shí)，如有對(duì)話框提示有別的計(jì)算機(jī)還在使用計(jì)算機(jī)的文件，不可強(qiáng)行關(guān)機(jī)，應(yīng)找到使用人進(jìn)行商量處理后，才可關(guān)機(jī)。 （ 六 ） 共享資料制作人應(yīng)對(duì)供共享