【正文】 二、 檔案資料的分類 外來文件 ? 規(guī)劃檔案 ? 驗(yàn)收竣工檔案 ? 其他檔案 內(nèi)部檔案 ? 房屋維修檔案 ? 裝修管理檔案 ? 機(jī)電設(shè)備檔案 ? 配套維修工程檔案 ? 消防管理檔案 ? 車輛管理記錄檔案 ? 秩序員服務(wù)管理檔案 ? 日常服務(wù)管理檔案 ? 日常維修檔案 ? 衛(wèi)生保潔管理檔案 ? 綠化管理檔案 ? 人事管理檔案 ? 其它檔案 第九節(jié) 信息反饋 信息反饋是幫助企業(yè)掌握管理狀況，分析管理方案，決策管理措施，評估服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)與業(yè)主（住戶）溝通的重要手段；信息反饋機(jī)制的建立，猶如一面放大鏡，是物業(yè)管理企業(yè)管理的軟件環(huán)境建設(shè)。 （ 3） 檔案管理環(huán)境必須做好三防工作，即防火、防潮、防變質(zhì)。 （ 2） 檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定，出室必須具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出，入室時，須由專人檢查，如有破損，立即修復(fù)，并視情節(jié)追究有關(guān)人員的責(zé)任。 資料的歸檔管理 （ 1） 歸檔就是根據(jù)信息資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)的分類與保存。信息資料的來源渠道：規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工 驗(yàn)收的全部工程技術(shù)，維修資料；物業(yè)構(gòu)成的方面，到房屋主體，公共設(shè)施，小到一樹一木全有詳細(xì)的資料。 一、檔案資料管理作業(yè)流程 收集 整理 歸檔 利用 檔案資料的收集 （ 1） 設(shè)立檔案資料，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，有專職檔案管理員，建立相應(yīng)的管理制度，對所有的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。 億嘉廣場的物業(yè)管理費(fèi)用由小區(qū)業(yè)主或使用人按月繳付給管理處。逢節(jié)假日，按當(dāng)?shù)亓?xí)慣進(jìn)行對主出入口及部分公共場所進(jìn)行裝扮點(diǎn)綴，突出節(jié)日氣氛。 注：上述服務(wù)內(nèi)容，將按下例收費(fèi)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：綜合服務(wù)項(xiàng)目表 序號 項(xiàng)目 費(fèi)用性質(zhì) 備 注 1. 換開關(guān) 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 2. 換電表 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 3. 換插座 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 4. 換燈管 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 5. 換燈罩 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 6. 換燈架 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 7. 換燈座 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 8. 換燈頭 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 9. 換燈泡 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 10. 查線路 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 11. 換水閥 免費(fèi) 不 含材料費(fèi) 12. 換龍頭 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 13. 修水喉 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 14. 修馬桶 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 15. 換水閥 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 16. 裝釘鉤 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 17. 換線盒 免費(fèi) 不含材料費(fèi) 18. 代辦郵寄 免費(fèi) 不含郵資等 19. 訂送報 免費(fèi) 不含郵資等 20. 代送煤氣 免費(fèi) 不含氣款 21. 代辦干洗 免費(fèi) 不含洗衣費(fèi) 22. 疏通馬桶 50/次 23. 疏通下水道 有償 :30 元 /次 24. 線路改裝 有 償 面 議 25. 送水 (5 加侖 ) 有 償 按價格規(guī)定 26. 換門鈴 有償 :15 元 /次 不含材料 27. 換馬桶 有償 :30元 /個 不含材料 28. 換浴缸 有償 :50 元 /個 不含材料 29. 防盜網(wǎng)制作安裝 有 償 面 議 30. 綠化保養(yǎng) 有 償 面 議 31. 鐘點(diǎn)服務(wù) 有 償 市場價優(yōu)惠 32. 換鎖 (球鎖 ) 有償 :8 元 /次 不含材料 33. 換鎖 (防盜鎖 ) 有償 :50 元 /次 不含材料 34. 換鎖 (掛鎖 ) 免 費(fèi) 不含材料 35. 搬家服務(wù) 有償 ,面議 包括車輛 36. 代辦交費(fèi) 免費(fèi) 不含應(yīng)交費(fèi)用 三、社區(qū)活動的開展 物業(yè)公司將依據(jù) 億嘉廣場 的居住人口特點(diǎn)，定期舉辦賦予社區(qū)特色及業(yè)主需求的社區(qū)文化活動，包括宣傳與文藝演出。擬開設(shè)的無償服務(wù)項(xiàng)目包括： （一）、無償服務(wù) 對小區(qū)建筑公共部份（外圍墻、公共路面）的維護(hù)和管理； 對 小區(qū)公共設(shè)備（配電、供水部分、消防設(shè)施、道路及路燈、照明、公共天線）的維護(hù)和管理； 定期對小區(qū)公共環(huán)境、公共衛(wèi)生、垃圾收集、清運(yùn)、大廈綠化、溝、渠、井的維修、養(yǎng)護(hù)、管理和運(yùn)行服務(wù)； 建立小區(qū)業(yè)主檔案、公共設(shè)備資料的建檔和管理； 對小區(qū)計(jì)劃生育的管理和服務(wù)； 小區(qū)治安及車輛管理； 住戶日常水電維修； 報刊訂閱、信件收發(fā)及上門投遞等。 二、綜合服務(wù)開發(fā) 針對 億嘉廣場業(yè)主 的結(jié)構(gòu)和需求，擬利用物業(yè)公司的人力、技術(shù)、設(shè)備優(yōu)勢，開展綜合服務(wù)，如室內(nèi)水電維修服務(wù)、代辦服務(wù)、家政服務(wù)等，以方便住戶的生活，為物業(yè)管理增加創(chuàng)收。 一、社區(qū)文化建設(shè) 主要是利用住宅小區(qū)的建筑特色，合理設(shè)置宣傳欄，定期出版，內(nèi)容包括物業(yè)管理知識、法律法規(guī)、消防安全管理知識 、收費(fèi)管理情況公布等。 （八）對 小 區(qū)內(nèi)家禽、寵物的嚴(yán)格控制 隨著人們生活水平的提高及愛好，部分業(yè)主住戶會飼養(yǎng)家禽、寵物以解樂趣，而 這恰是細(xì)菌病毒的傳 染源，因此，物業(yè)管理應(yīng)緊緊圍繞政府的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行小區(qū)內(nèi)無飼養(yǎng)家禽的行為發(fā)生，同時加強(qiáng)對飼養(yǎng)寵物的控制，包括： 區(qū)內(nèi)所有飼養(yǎng)的寵物必須持有飼養(yǎng)證； 所有飼養(yǎng)的寵物應(yīng)按規(guī)定定期注射疫苗（憑疫苗注射記錄）； 所有飼養(yǎng)的寵物不得在小區(qū)內(nèi)隨處溜達(dá)，可設(shè)指定空間或完全禁止。按實(shí)際要求，每月進(jìn)行 1次衛(wèi)生大掃除，清理衛(wèi)生死角。上述資料由部門歸檔保存 1 年。 保潔主管現(xiàn)場跟蹤檢查，確保操作正確。 （五）消殺工作的管理與檢查 消殺工作前，保潔主管必須詳盡地告訴作業(yè)人員應(yīng)注意的安全事項(xiàng)。 檢查室內(nèi)和污雨井，每處蟑螂不超過 5只。 （三）消殺作業(yè)完畢，應(yīng)將器具、藥具統(tǒng)一清洗保管 （四）消殺工作標(biāo)準(zhǔn) 檢查消殺區(qū)域內(nèi)各角落，目視無明顯蚊 蟲在飛。 □ 投放鼠藥必須在保證安全的前提下進(jìn)行，必要時掛上明顯的標(biāo)識。 鉺料制作方法 □ 將米或 碾碎的油炸花生米等放一專用容器內(nèi)； □ 將鼠藥按說明劑量均勻撒在鉺料上； □ 制作鉺料時作業(yè)人員必須戴上口罩、膠手套，禁止裸手作業(yè)。 滅鼠區(qū)域： □ 小區(qū)四周； □ 圍墻及綠化帶； □ 常有老鼠出沒的區(qū)域。 □ 噴藥前應(yīng)先進(jìn)行公告，以防意外發(fā)生。 噴殺操作要點(diǎn)： □ 穿戴好防護(hù)衣帽； □ 將噴殺藥品按要求進(jìn)行稀釋注入噴霧器里； □ 對上述區(qū)域進(jìn)行噴殺。 ②、消殺區(qū)域 □ 梯口、梯間及樓宇周圍； □ 垃圾箱、垃圾周轉(zhuǎn)箱、等室外區(qū)域； 消殺藥物：一般用菊脂類、環(huán)保型藥噴灑劑等。 滅蚊、蠅、蟑螂工作 ①、消殺時間：每年的 1— 6— 11— 12 月份中，每周應(yīng)進(jìn)行 1 次滅蟲消殺工作。 （一）、衛(wèi)生消殺工作計(jì)劃的制定 管理處應(yīng)根據(jù)季節(jié)的變化制定出衛(wèi)生消殺工作計(jì)劃。 污染控制 物業(yè)公司對可能出現(xiàn)的污染源（化糞池溢出、車輛漏油、大風(fēng)大雨天氣產(chǎn)生的灰塵及積水、生活垃圾的處理及四害的消殺）采取有效的控制。 針對 億嘉廣場 的清潔工作，選用適當(dāng)?shù)那鍧嵱闷?，不但能保持建材的外觀整潔，而且能更 進(jìn)一步減少各種腐蝕；特別是使用無污染清潔劑保持環(huán)境的清新并采取保護(hù)措施，還可以提高建材使用中的抗磨損能力；同時定期進(jìn)行環(huán)境消殺，加大小區(qū)的公眾防疫力度，確保住宅區(qū)的公眾衛(wèi)生安全。 四、環(huán)境保潔管理目標(biāo) 清潔管理 現(xiàn)代環(huán)境清潔不但注重一般的“掃”，更為注重專業(yè)的“?！焙汀胺馈?，保是保護(hù)建材磨損變色、生銹、發(fā)霉，防是衛(wèi)生防疫和防四害等。 由公司安排區(qū)域項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整個保潔業(yè)務(wù)的工作協(xié)調(diào)開展。 每天清掃 2次， 樓道 目視整潔，無積塵現(xiàn)象。 一、公共清潔管理范圍： 樓梯通道及走道； 路面用綠化帶； 停車場； 電梯 轎箱； 電梯扶手。 大修改造的項(xiàng)目由管理處主任會同公司工程部總工程師提出申請，經(jīng)管理處討論形成《年度計(jì)劃申請報告》，報物業(yè)委托方通過后方可實(shí)施，項(xiàng)目實(shí)施按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，在物業(yè)公司工程維修主管的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。 設(shè)備及物業(yè)本體部分的大修、更新和技術(shù)改造費(fèi)用，該費(fèi)用一般從維修基金中支出。 無論發(fā)生何種設(shè)備故障和事故，設(shè)備維修組人員必須詳細(xì)記錄，不得疏漏和隱瞞。 無論發(fā)生何種設(shè)備故障和事故，設(shè)備維修組必須立即組織力量迅速處理。 七、設(shè)備故障及事故 凡因違反規(guī)程、操作使用不當(dāng)或設(shè)備發(fā)生非正常損壞而被迫停止運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到一定時間或造成損失 的，稱為設(shè)備事故。派專人完成的特定工作。 ② 派工維修主要用于計(jì)劃維修、零星及小型的設(shè)備新裝、改裝項(xiàng)目處理。 ① 委托維修主要用于故障維修。 故障維修是對設(shè)施受損設(shè)備故障后其失效、損壞的部分進(jìn)行針對性維修。 六、設(shè)施設(shè)備維修 設(shè)施設(shè)備的維修分計(jì)劃和故障維修兩類。 日 常維護(hù)保養(yǎng)通常由設(shè)備運(yùn)行操作，值班人員負(fù)責(zé)，定期維護(hù)保養(yǎng)由維修人員負(fù)責(zé)操作，值班人員進(jìn)行配合，有些設(shè)備外聘專業(yè)公司進(jìn)行。 設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)分日常保養(yǎng)、定期維護(hù)保養(yǎng)和年檢維護(hù)保養(yǎng) 3個層次。 我公司工程部總工程師根據(jù)運(yùn)行管理有關(guān)制度，每月檢查監(jiān)督設(shè)備運(yùn)行 操作人員崗位職責(zé)履行情況，檢查設(shè)備運(yùn)行安全性、合理性、經(jīng)濟(jì)性，檢查運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、交接班記錄，檢查后在有關(guān)記錄上簽字，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，對發(fā)現(xiàn)的設(shè)備問題應(yīng)詳細(xì)填寫報告，物業(yè)公司工程部經(jīng)理監(jiān)督整改情況。 設(shè)備運(yùn)行操作人員經(jīng)過培訓(xùn)，熟悉所管理的設(shè)備性能、特點(diǎn)和設(shè)備操作規(guī)程，考核合格后上崗操作。 C類：房屋本體照明設(shè)施、室外插座、各式燈具、水龍頭、排水設(shè)施、室外空調(diào)架、道路。 三、設(shè)施設(shè)備分類 根據(jù)各類設(shè)施設(shè)備的功能、用途、重要性等因素對其實(shí)行分類管理，分 A、 B、 C類： A類：配電房各屏柜，生活、消 防水泵，消防報警系統(tǒng)。 二、供配電系統(tǒng)的管理 機(jī)電設(shè)施是整個建筑的核心部位，而供配電系統(tǒng)則是它的大動脈。 對小區(qū)的所有設(shè)備設(shè)施建立健全管理制度，做到操作規(guī)程合格、制度上墻、運(yùn)行記錄詳細(xì)、規(guī)范、準(zhǔn)確、維修保養(yǎng)及物品消耗等均有詳細(xì)、規(guī)范的記錄； 所有設(shè)備的重要部件均建立標(biāo)識標(biāo)記； 加強(qiáng)管理，建立、制定完善的維修保養(yǎng)計(jì)劃，按計(jì)劃將所有設(shè)施設(shè)備進(jìn)行一次全面的維修保養(yǎng)，提高整個設(shè)備管理水平。 一、設(shè)施設(shè)備分析 億嘉廣場，當(dāng)前的重點(diǎn)是對設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，重點(diǎn)維護(hù)的設(shè)備包括： 第一、高壓供電系統(tǒng)； 第二、低壓配電系統(tǒng)及供水系統(tǒng)； 第三、公共照明系統(tǒng)； 第四、消防設(shè)備設(shè)施等； 第五、其他物業(yè)配套設(shè)施。為此，海南新成海物業(yè)綜合管理有限公司將嚴(yán)格按照 ISO9001:2020 質(zhì)量管理體系的標(biāo)準(zhǔn)，對各類機(jī)電設(shè)施設(shè)備進(jìn)行高質(zhì)高效的定期維護(hù)保養(yǎng)，嚴(yán)格按照各類應(yīng)急處理方案處理機(jī)電設(shè)施設(shè)備的突發(fā)事故。 八、實(shí)施數(shù)據(jù)化管理 物業(yè)管理常規(guī)工作是物業(yè)管理的最基本工作，是一朝一夕累積完成的，因此數(shù)據(jù)管理能真實(shí)、準(zhǔn)確反映出管理的狀態(tài)和質(zhì)量；自開展管理工作開始，管理處將實(shí)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，規(guī)范管理工作，做到任何數(shù)據(jù)的來源達(dá)到有真實(shí)依據(jù)；為樹立 億嘉廣場 優(yōu)秀管理品牌累積管理經(jīng)驗(yàn)。 房管工作實(shí)行“工作日記制”，日記中記錄純工作業(yè)務(wù)事項(xiàng)，工作人員調(diào)崗、離崗的由管理處負(fù)責(zé)交接并移交待任人員續(xù)用，保持房管工作連續(xù)性。 六、基礎(chǔ)管理 建立系統(tǒng)的日常資料檔案，保持管理工作的連續(xù)性、可查性、可比性。 五、白蟻防治 物業(yè)管理工作將白蟻防治列入房屋管理的重要日程；通過培訓(xùn)、掌握白蟻活動規(guī)律、生存條件及防治的基本知識和技巧；采取有效措施進(jìn)行防治和殺滅。 四、維修養(yǎng)護(hù)資金管理 自進(jìn)入管理之日起建立維修資金專項(xiàng)使用管理檔案，并在房屋保維修時進(jìn)行拍照記錄存檔，同時向全體業(yè)主公布；資金使用時由房管員按總體計(jì)劃負(fù)責(zé)立項(xiàng)申請及可行性分析；由管理處負(fù)責(zé)審核后報凱嘉實(shí)業(yè)有限公司審批，完成資金統(tǒng)籌后及時進(jìn)行養(yǎng)護(hù)或修繕施工；對所 有養(yǎng)護(hù)費(fèi)使用項(xiàng)目，建立系統(tǒng)的檔案一式二份，長時間保存。裝修過程由房管員負(fù)責(zé)全過程監(jiān)督（材料、進(jìn)場、堆放），每天 2 次對現(xiàn)場進(jìn)行巡視；秩序部門負(fù)責(zé)裝修 人員出入管理；施工完畢后，由房管員會同相關(guān)部門進(jìn)行綜合驗(yàn)收，驗(yàn)收時對廚房及衛(wèi)生間地面進(jìn)行 24 小時閉水試驗(yàn)；同時在驗(yàn)收時征求相鄰業(yè)主意見，保障無違章裝修損壞行為發(fā)生。并形成房屋維修方案報凱嘉實(shí)業(yè)有限公司審核后按計(jì)劃實(shí)施。 億嘉廣場 屬啟用階段，因此管理處將擬定計(jì)劃后，由房管技術(shù)員每半年定期組織1次對各房屋主體結(jié)構(gòu)部分進(jìn)行巡檢，分析建筑結(jié)構(gòu)情況，以保證房屋安全使用。 一、房管工作內(nèi)容包括 房屋主體結(jié)構(gòu)安全預(yù)防勘察，房屋結(jié)構(gòu)及附屬設(shè)施的日常巡查及日常養(yǎng)護(hù)，房屋修繕工程管理及修繕資金統(tǒng)籌管理，房屋裝修施工監(jiān)理，系統(tǒng) VI 識別牌的規(guī)劃設(shè)計(jì)及維護(hù)管理，物業(yè)管理活動質(zhì)量檢查監(jiān)督，服務(wù)體系的建立及服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督。如何保持 億嘉廣場 房屋外觀的統(tǒng)一，以及房屋使用 的安全，是房屋管理的緊迫性工作。 （ 4） 車輛停放保持整齊有序，其他臨時車位由巡邏秩序員負(fù)責(zé)，對違章停放的車輛采取相應(yīng)措施進(jìn)行糾正。 （ 2） 專用的汽車停車場按車位有償使用方式主要向業(yè)主租用，并實(shí)行定位停