【正文】 ? 行政前臺接待工作管理規(guī)定25 / 83一、前臺接待管理。5. 員工卡僅限于本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。3. 員工不得私自改裝或卸除員工卡上的任何部件。四、員工卡佩戴要求1. 所有員工工作時間必須按要求佩戴員工卡，員工卡一律佩戴于胸前，正面朝前可供識別，不可將員工卡的皮套部分放置于襯衣或西裝口袋內(nèi)。4. 男員工需保持面部整潔，須發(fā)整齊。2. 女員工需將指甲修剪整齊，不涂鮮艷或深色指甲油。3. 女員工長發(fā)者扎起為宜，前額劉海長度不得遮住眉毛，需梳理整齊。三、儀表要求（一） 發(fā)型1. 男、女員工頭發(fā)不得染夸張顏色，不得挑染，短發(fā)者需定期修剪，發(fā)型不凌亂。（二） 夏令制著裝1. 男員工上身著襯衫，長袖襯衣不得挽起袖子或不系袖扣，打領(lǐng)帶；下身著深色西褲，著深色襪子、深色皮鞋。3. 著深色皮鞋，深色襪子，襪子須干凈、完整、合腳。（一） 冬令制著裝1. 男、女員工襯衫以單色、淺色為主，正式場合以白襯衫為主，扣齊紐扣，袖口以長出西裝外套 為宜。（二） 適用范圍：公司全體員工。（六） 辦公環(huán)境要保持安靜、嚴肅與和諧，不得高聲喧嘩、打鬧、嬉戲。（四） 不得隨意將工作或生活用品堆放在辦公區(qū)域。（三） 垃圾入蔞，廢舊文件碎紙銷毀。五、員工應(yīng)養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣（一） 會議室使用后應(yīng)由使用人員及時規(guī)整桌椅并收拾干凈。（三） 公共區(qū)域的整潔保持工作，將分配到各部門負責。23 / 83四、公共區(qū)域的管理要求（一） 保潔員每天負責打掃公共區(qū)域的衛(wèi)生。（四） 電腦置于桌面最中間。（二） 文件架位于桌面左上角，散放資料放于文件架內(nèi)。三、工作區(qū)域的管理要求員工應(yīng)保持工作區(qū)域的整潔，使用人每日下班后整理好工作區(qū)域再行離開，上班時注意保持。二、辦公環(huán)境的分類（一） 工作區(qū)域，即指員工在辦公室工作時，個人固定使用的空間（如：桌面、文件柜等） 。? 辦公環(huán)境的管理規(guī)定一、辦公環(huán)境管理概述（一） 目的：樹立員工的公德意識，使其自覺維護辦公環(huán)境的整潔衛(wèi)生。8. 工作積極主動，服從主管或上司的合理安排。6. 上班時間私人電話不得超過五分鐘。4. 上班時不得上與工作無關(guān)的網(wǎng)站，不得玩電腦游戲。2. 樹立勤儉節(jié)約的優(yōu)良品質(zhì)，下班后關(guān)閉所有電器設(shè)備，不浪費公司資源，倡導綠色環(huán)保的理念。9. 一次性水杯是為客戶準備的，員工喝水請自備水杯。7. 團結(jié)友愛，不得相互指責、斗毆。5. 提倡微笑服務(wù)，多使用“您好、請、謝謝”等禮貌用語。禁止用免提電話，在開會和特殊場合要及時將手機設(shè)為震動。3. 嚴禁在辦公區(qū)內(nèi)隨地吐痰。五、員工個人素養(yǎng)管理要求（一） 素養(yǎng)舉止要求1. 不得在辦公室脫鞋，更衣，禁止各種不文明行為。5. 辦公室地上沒有紙屑等垃圾，保持地面干凈，無污跡。3. 文件柜的書籍、文件等物品應(yīng)擺放整齊，不可凌亂。（四） 領(lǐng)導辦公責任區(qū)管理要求1. 辦公室內(nèi)的植物沒有枯黃，落葉的現(xiàn)象。8. 愛護公共設(shè)施，無故損壞由當事人照價賠償，如未發(fā)現(xiàn)損壞當事人，則由本責任區(qū)負責人解釋賠償。6. 為防止下水道堵塞，洗手池、便池內(nèi)嚴禁傾倒剩茶葉、煙頭和其它污物，禁止在洗手池內(nèi)清洗拖把。4. 茶水間、衛(wèi)生間要保持清潔、干凈、無異味，衛(wèi)生間需保證設(shè)施齊全。2. 責任區(qū)內(nèi)、外墻體無亂貼、亂掛、無掌拍、腳踏痕跡。21 / 8310. 白板應(yīng)定期進行整理，保持干凈。8. 公司內(nèi)的植物有專人維護，不得用茶水或者純凈水進行澆灌。7. 辦公室地面不能有垃圾、紙屑等臟物。5. 部門區(qū)域的地面衛(wèi)生由所屬部門專人負責，若發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知保潔人員清理。3. 維護公用設(shè)備器材，禁止破壞設(shè)備及在設(shè)備旁丟棄雜物，發(fā)現(xiàn)問題需及時上報維修。 （二） 部門辦公責任區(qū)管理要求1. 成箱物資整齊放置在不影響他人辦公、行走的角落，由所屬部門專人負責。 6. 電話、臺歷應(yīng)安放在指定位置。4. 桌下無雜物堆放，垃圾桶放在指定的位置。2. 桌面禁止放置任何與辦公無關(guān)的物品（員工自帶的水杯和集團放置的綠色植物除外） 。三、6S 管理的作用通過現(xiàn)場的規(guī)范，大量使用目視管理的方法和手段，構(gòu)筑一個整潔、有條理、舒心的工作環(huán)境，實現(xiàn)公司員工的素質(zhì)提升。（二） 適用范圍：公司全體員工。（三） 車輛送檢修、保養(yǎng)前，司機須先填寫《車輛維修保養(yǎng)申請單》 （附表二十一） ，經(jīng)調(diào)度員、行政分管領(lǐng)導審批確認后，方可送廠修理；未經(jīng)報批，擅自送廠修理的，其費用不予報銷。（二） 加油、洗車、美容必須由公司行政部統(tǒng)一定點進行（長途除外） ；（三） 路橋費、停車費及其他費用必須在完成任務(wù)收車后（最遲第二天）到調(diào)度員處簽字、登記，并在出車記錄表上進行登記，未按規(guī)定執(zhí)行者，該費用由司機自行承擔。六、出車（一） 車輛由專職司機駕駛；（二） 司機每次出車必須填寫《行車記錄表》 （附表二十二） ，調(diào)度員每日登記車輛行駛記錄臺帳，每周統(tǒng)計進行工作匯報，每月統(tǒng)計進行月度臺帳報表送呈行政負責人審核；（三） 如未經(jīng)行政部或領(lǐng)導批準，因私人原因用車發(fā)生事故，司機及用車人均須承擔由此產(chǎn)生的損失和責任。19 / 83四、車輛購置所有車輛的購置實行單項報批制，經(jīng)集團董事長批準后方可購置。（十三） 公司領(lǐng)導在市區(qū)以外公干或長途出車，須由專職司機駕駛，否則造成后果由領(lǐng)導和司機自行承擔。（十一） 司機因違反交通規(guī)則或證件不全被交管部門罰款的，費用不予報銷，并自行承擔因違章造成 的一切后果。 （九） 嚴禁司機疲勞駕駛及酒后駕車。 （七） 車輛發(fā)生事故時，司機應(yīng)立即報告車輛調(diào)度員及行政部負責人，請示處理辦法。不能自行修理的，應(yīng)立即報告行政部主要負責人，填寫《車輛維修保養(yǎng)申請單》 （附表二十一）報批。若因司機工作疏忽造成機件損壞的，應(yīng)予賠償。（四） 司機在休息日或法定節(jié)假日值班應(yīng)準時，服從調(diào)派，并做好考勤登記。（二） 司機必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章、規(guī)則，并遵守本集團公司的相關(guān)規(guī)章制度。（二） 適用范圍：公司員工及領(lǐng)導因公使用車輛。七、離職后手提電腦的處理離職手續(xù)辦理時，資產(chǎn)需交接返還給行政部，行政部對該資產(chǎn)進行查驗審核，確認完好者回收入庫備存，18 / 83待同等級別人員需要時再進行發(fā)放；對于有損壞者，需按照損壞部分的維修價款進行補償后，才可辦理離職手續(xù)（表面正常磨損除外） 。五、手提電腦的遺失管理當手提電腦遺失時，責任人按該電腦凈值進行賠償，凈值率按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行。四、手提電腦的維修維護（一） 電腦在使用過程中出現(xiàn)問題時，責任人應(yīng)及時與行政部取得聯(lián)系，說明電腦的故障情況，由行政部技術(shù)人員尋找解決問題的方法和途徑。（五） 未經(jīng)行政部批準，責任人不得自行隨意拆卸電腦硬件及添減、修改系統(tǒng)程序等。（三） 責任人應(yīng)及時備份好電腦中的數(shù)據(jù)。（詳見《筆記本電腦的配置標準》 ）三、手提電腦的日常管理（一） 配置筆記本電腦的員工為該電腦的使用責任人。（二） 總監(jiān)級別筆記本電腦。17 / 83（二） 適用范圍：公司手提電腦的配備及管理，配備了手提電腦即取消臺式電腦的配置，二選一。如因非人為原因出現(xiàn)此類情況時，應(yīng)通知行政部 IT 專員進行檢查和處理。如出現(xiàn)非人為原因造成網(wǎng)絡(luò)不通時，應(yīng)立即通知行政部電腦管理員進行檢查和處理，不得自行對電腦設(shè)置進行更改。（八） 任何人員未經(jīng)他人同意,不得查看、修改、刪除他人的文件內(nèi)容。維修過程中如須支出維修費用的，經(jīng)辦人應(yīng)同時附上維修申請表及維修結(jié)果驗收單和有關(guān)收費憑證方可報銷支出費用。如果發(fā)現(xiàn)電腦經(jīng)拆除后的配置跟原配置不相同，將由當事人承擔一切經(jīng)濟責任。（四） 任何人員上班時間，均不得利用公司電腦做與本職工作無關(guān)的事情，不能進入與工作無關(guān)的網(wǎng)址，更不能查看不健康的內(nèi)容。（二） 每臺電腦應(yīng)配備檔案，登記編號、配置情況、使用人變更情況、維修記錄等。（二） 適用范圍：公司辦公電腦的使用管理（包括臺式機及手提電腦） 。財務(wù)根據(jù)審批結(jié)果作相應(yīng)帳務(wù)處理。九、資產(chǎn)報廢（一） 資產(chǎn)喪失使用效能需要報廢的，經(jīng)查實并辦理手續(xù)后，可以作報廢處理。八、 資產(chǎn)盤點與維修（一） 每年 1 月 10 日前集團行政部和各產(chǎn)業(yè)公司應(yīng)會同財務(wù)部門對上一年度的資產(chǎn)狀況進行盤點清查，各產(chǎn)業(yè)子公司的資產(chǎn)清查結(jié)果須在 1 月 15 日報集團行政部；集團行政部在 1 月 30 日前向集團領(lǐng)導報告年度資產(chǎn)狀況《資產(chǎn)盤點表》 （附表十八）（二） 為確保各項資產(chǎn)的正常使用，使用部門要經(jīng)常對資產(chǎn)進行檢查維護，發(fā)現(xiàn)損壞，需要維修的資產(chǎn)由行政部安排，不得擅自請人維修。（二） 離職或工作調(diào)動的員工，必須退還其領(lǐng)用的全部耐用物品。 （四）每月更新統(tǒng)計《月度資產(chǎn)臺帳報表》 （附表十七） ，對于新增、調(diào)撥、報廢等資產(chǎn)在臺帳數(shù)據(jù)中體現(xiàn)，及時了解資產(chǎn)動向及數(shù)量增減情況，集團行政部每月 5 日向子公司行政收集此報表并進行備案存檔。（三） 固定資產(chǎn)領(lǐng)用（包括新購、調(diào)配）操作程序：領(lǐng)用時應(yīng)填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》 （附表十六）并簽名確認。六、資產(chǎn)領(lǐng)用及臺帳管理（一） 資產(chǎn)管理員應(yīng)對新購入的資產(chǎn)辦理資產(chǎn)入庫與領(lǐng)用手續(xù)，統(tǒng)一分類編碼，設(shè)置資產(chǎn)管理臺帳，數(shù)據(jù)錄入 NC 系統(tǒng)。（二） 計劃外資產(chǎn)購置申請各部門在申請臨時購置資產(chǎn)時填寫《集團月度（預算外）固定資產(chǎn)采購申請表》 （附表十五） ，參照《財務(wù)管理制度》 “無預算的行政費用付款審批程序” ，經(jīng)董事長批準執(zhí)行。五、資產(chǎn)購置（一） 購置計劃及申請——資產(chǎn)購置實行計劃預算管理1. 新項目籌建的資產(chǎn)購置計劃按項目方案進行統(tǒng)一的預算編制后進行申報，批準后申請采購。（二） 對于首次采購的資產(chǎn)無合作供應(yīng)商的，應(yīng)貨比三家，填寫《供貨商比價信息表》 （附表十二） ，經(jīng)采購部核價確認后由行政部執(zhí)行采購。（二） 固定資產(chǎn)、低值易耗品的申購，納入行政費用預算管理范圍，預算批準后執(zhí)行采購并發(fā)放。（二） 低值易耗品單項購置價格在 2022 元以下，使用年限在一年以上的各類設(shè)備、工具等。（二） 適用范圍：公司固定資產(chǎn)、低值易耗品（以下簡稱“資產(chǎn)” ）的預算計劃、購置、保管等有關(guān)管理工作。（二） 驗收單位應(yīng)保證送貨方的送貨單據(jù)上有明確數(shù)量、單價、總金額、售后服務(wù)單、質(zhì)量保修單及使用說明書等資料，才可根據(jù)驗收情況簽名確認。二、辦公用品采購行政部負責匯總、審核各部門《月度辦公用品需求計劃表》 （附表十一） ，制定月度預算并采購發(fā)放，發(fā)放標準詳見附件說明。? 辦公用品管理規(guī)定一、辦公用品管理概述（一） 目的：加強企業(yè)辦公用品管理，控制費用開支，規(guī)范辦公用品的采購與使用。4. IC 卡遺失報備行政部后或離職未上交，行政專員將立即取消該卡門禁權(quán)限。2. 云來斯堡三層樓辦公區(qū)根據(jù)部門及崗位性質(zhì)進行權(quán)限設(shè)置，14 樓門禁權(quán)限僅限該樓層辦公人員出入，20 樓、21 樓門禁權(quán)限因業(yè)務(wù)需要對兩層樓辦公人員全部開放（海外事業(yè)部、資訊版塊除外） ，13 / 83海外事業(yè)部、資訊版塊辦公人員僅開通 20 樓門禁權(quán)限。2. IC 卡及鑰匙，因人為原因造成的不能使用或丟失，補辦費用為 30 元/次/項（含工牌） ，費用上繳財務(wù)部，行政部重新補發(fā)。5. 離職時，須到行政部辦理 IC 卡及鑰匙的交接手續(xù)，行政專員及時取消原卡權(quán)限及回收鑰匙并登記備案、保管。3. 持卡人進出門禁區(qū)域務(wù)必隨手關(guān)門，一旦發(fā)現(xiàn)有未關(guān)門現(xiàn)象，將以 IC 卡刷卡記錄和監(jiān)控錄像為依據(jù)，追究責任人過失。（五） IC 卡、鑰匙使用需知1. IC 卡、鑰匙僅限領(lǐng)用人本人使用，不得外借他人。（四） 鑰匙發(fā)放流程1. 總監(jiān)級以上：收到人力資源部新入職員工的 OA 申請——行政部即與入職部門確認總監(jiān)獨立辦公室，并準備好辦公室門匙、抽屜柜匙、文件柜匙等——新員工正式入職時發(fā)放。（三） IC 卡發(fā)卡流程1. 員工卡：人力資源部根據(jù)新入職員工到崗時間進行相應(yīng)的 OA 申請——行政部專員準備卡片并授權(quán)——新員工正式入職時發(fā)放，公司所有員工工作時間內(nèi)必需佩帶員工卡。（二） IC 卡、鑰匙的保管原則1. 個人 IC 卡及鑰匙：誰領(lǐng)用、誰保管、誰負責。2. 復印、打印、傳真、掃描：無紙化辦公及私密性文件的專享權(quán)限，收到外界文件可選擇性打印或使用其他功能，打印前先使用 IC 卡在刷卡區(qū)刷卡后，設(shè)備方可響應(yīng)，保證所打印文件的私密性及節(jié)省紙張，無需打印的文件可由前臺電腦進行郵件轉(zhuǎn)發(fā)。（二） 適用范圍：公司所有員工。7. 服從行政部管理，工作期間需請假及時報告行政部，同意后方可離開。5. 保潔時，不得隨意翻閱工作人員辦公資料，不對泄露公司對外機密。3. 各種清潔物資指定地方擺放整齊，損耗物料及時補給。（四） 保潔員日常管理規(guī)定1. 保潔員對各自負責區(qū)域每日不少于 5 次巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4. 不得私自撥動任何不懂操作的機器設(shè)備開關(guān)，以免發(fā)生故障或事故。2. 高空作業(yè)時，在超過 2 米高處操作時，必須使用梯子，雙腳需同時踏在梯子上，不得單腳踩踏，并保證梯子下方有人把扶，以免摔傷。4. 認真完成領(lǐng)導交待的其他工作任務(wù)。2. 負責展廳、會議室、會客室、公共區(qū)域、衛(wèi)生間的不定時保潔，保證各區(qū)域環(huán)境整潔，氣味芳香。6. 拾金不昧，拾到物品立即上交或送還失主。4. 遵守考勤制度，工作時間：早班 07:30 – 17:00、晚班 17:00 – 21:00（云來辦排班時間） ，按需配置保潔人員數(shù)量及安排工作時間，按時上下班，不遲到、早退，不曠工離崗，工作時間不干私活，不做與工作無關(guān)的事情。2. 文明服務(wù)、禮貌待人，并注意保持個人的儀容儀表。（二） 適用范圍：公司辦公區(qū)域保潔管理。（九） 按時交接班，交接班時要詳細填寫值班筆記，領(lǐng)班每天須詳細檢查記錄情況，發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報。（七） 保安不準留長頭發(fā)、胡子、長指甲，衣著整齊、干凈。（五