高效會(huì)議管理技巧培訓(xùn)教材(參考版)
2025-06-28 21:16本頁(yè)面
【正文】 通常有7大因素致使會(huì)議效率低下，針對(duì)這些因素，應(yīng)在會(huì)前充分做好預(yù)防性管理?！颈局v總結(jié)】會(huì)議效率不高是當(dāng)前許多會(huì)議的現(xiàn)狀。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫(xiě)、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵?！?結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議?！?進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程?！羲信c會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)?！粢庖?jiàn)不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”?！舾鳂I(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任?！羲信c會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi)會(huì)時(shí)間。2．會(huì)議規(guī)范本身這個(gè)時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。1．會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范◆上午89點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。高效會(huì)議具有8大特征。高效會(huì)議的八大特征（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。開(kāi)會(huì)之所以煩，用小王的話來(lái)說(shuō)，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率不高。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或非要安排在事務(wù)繁忙
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