【正文】 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 選擇貨品時，采購部需集中有關(guān)部門意見，并詳細(xì)分析報價單中資料，以確保正確的選擇。 主題：采購制度及程序 生效日期： 報價種類 口頭報價：口頭報價只可接受于經(jīng)常翻訂，而質(zhì)量價格與供應(yīng)商最后一次訂貨完全相 同，除每天市場采購?fù)?，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)絕對避免。 過多存貨引起的問題有： a. 流動資金減少而束縛于存貨成本， b. 保險費及存貨成本增加， c. 貨品殘變或過期的可能性而形成損耗， d. 貨品有被盜之危險而招損 存貨不足引起的問題： a. 出品產(chǎn)生缺項，令到客人不滿或令整個預(yù)定的供應(yīng)計劃改變，影響業(yè)務(wù)素質(zhì)和物業(yè)公司 形象 b. 匆忙的定單導(dǎo)致價格或品質(zhì)上的不可預(yù)控， 4. 供應(yīng)商 ＝＝＝＝＝＝＝ 聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商 我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商要求資料，報價及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來源獲得： a. 主題：采購制度及程序 生效日期： 營業(yè)代表的來訪 b. 供應(yīng)商目錄及郵寄小冊子 c. 刊物或電話黃頁，報刊上的廣告 d. 展覽會 e. 有關(guān)部門的介紹 選擇供應(yīng)商 在采購方面，選擇供應(yīng)商是一項十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇供應(yīng)商時要考慮以下條件： a. 穩(wěn)固財政：最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應(yīng)商，因這樣對保持物業(yè)公司貨品水準(zhǔn)，數(shù)量及交貨期有一定的保障， b. 品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應(yīng)商必須符合物業(yè)公司要求的物品，令物業(yè)公司保持一貫穩(wěn)定水 準(zhǔn)， c. 地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接收的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省稅項，運輸及保險 費用，且聯(lián)系方便，易於隨時檢查合同的執(zhí)行情況， d. 價格：如所有供應(yīng)商之貨品，品質(zhì)，數(shù)量及交貨期都能符合物業(yè)公司要求，選擇供應(yīng)商便 選擇價格最低的一家，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與需貨部門共同考慮 ，協(xié)商核定最符合物業(yè)公 司要求的供應(yīng)商， e. 維修保養(yǎng)：如所購買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項，因 好的維修服務(wù)能間接影響貨品的性能和成本，采購人員應(yīng)向工程部門咨詢有關(guān)的自行維修的可能性及日后的保養(yǎng)維修方法，屬于機(jī)電，器材等項目的購買，事先一定要向工程部門了解所購買物品能可否與物業(yè)公司的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。 簽署核對 檢定采購申請單有否部門主管簽署及核對是否準(zhǔn)確。 采購申請單一共四頁，在經(jīng)行政辦批準(zhǔn)后： 第一頁：收貨部存檔（存收貨組準(zhǔn)備收貨） 第二頁：采購部存檔 第三頁：財務(wù)部存檔（應(yīng)付會計核算） 第四頁：部門存檔 填寫采購申請單時部門主管應(yīng)注意的事項： a. 貨品名稱，規(guī)格，數(shù)量及數(shù)量單位必須列明 b. 如貨物必須在指定日期前收到請注明 c. 此申請單只限于部門主管簽署 d. 部門主管必須緊記，此 申請單交往采購部之日起，采購部需要找供應(yīng)商之報價，選擇供 應(yīng)商，然后經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)方可發(fā)出采購訂單，制造至送貨需要一定的時間， 故請各部門主管詳細(xì)計劃訂貨時間，及時發(fā)出申請表，以配合貨品之應(yīng)用。 部門替換舊有設(shè)備或物品 如部門欲替換舊有設(shè)備或物品，應(yīng)先填寫一份 “固定資產(chǎn)，物品損失或損壞報告 ”給 財務(wù)經(jīng)理審批，經(jīng)審批后，將一份損失或損壞報告副本和采購申請表送交采購部。 7. 急用和零星用品 二．貨艙存貨補(bǔ)充，部門新增物品及替換舊有設(shè)備或物品采購申請及程序 1. 采購申請 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 貨艙存貨補(bǔ)充 各倉庫的每項存?zhèn)}物料均應(yīng)設(shè) 定合理的補(bǔ)充線，在存量接近或低于補(bǔ)充線時，即需要補(bǔ)充貨倉之存貨，貨倉主管便需填寫一份貨倉補(bǔ)貨表通知給有關(guān)部門，表內(nèi)必須注明以上資料： 貨品名稱 a. 平均每月消耗量 b. 庫存數(shù)量 c. 最近一次訂貨數(shù)量 d. 最近一次訂貨數(shù)量建議 e. 提供本次訂貨數(shù)量建議 f. 若有可能應(yīng)隨附樣品 有關(guān)部門查閱后需回復(fù)該項貨品是否需要取消或補(bǔ)充，如有任何轉(zhuǎn)變或更改，應(yīng)予注明，然后送回貨倉主管，貨倉主管便可填寫采購申請表送交采購部。 4. 物品和飲料供應(yīng)－－食物及飲料供應(yīng)品因性質(zhì)不同，且受客人流量和消費的影響，故每天 都有極大的流量，加上品質(zhì)方面的選定，需要廚房部，飲食部，采購部和成本控制部的合 作，以便能以最佳的物料產(chǎn)出最好的食物和飲品，因此，其采購申請和程序與其他部門不同，除了批量的采購?fù)?，亦有每天補(bǔ)充用料的每日市場采購。 2. 部門新增的物品－－運作部門在業(yè)務(wù)所需時，須要新增設(shè)備或添加物料 時，所需的采購 工作在各部的采購申請獲得行政辦批準(zhǔn)后，由采購部門進(jìn)行洽購，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)發(fā)展。采購部要提供最新的市場信息的資料給需求部門，且采購部需要為各使用部門提供可靠的服務(wù)，搜集良好的品質(zhì)的物料和供應(yīng)商來配合物業(yè)公司的政策，采購人員必須對所有物品的數(shù)量、質(zhì)量、價格、貨源等加以控制，并能按各部門的要求，購入質(zhì)優(yōu)、價廉的貨品從而達(dá)到最大限度的降低進(jìn)貨成本提高利潤，節(jié)約資金之目的。 1 具有物業(yè)公司餐廳收款經(jīng)驗 2 具有職業(yè)高中培訓(xùn)經(jīng)歷及中專以上的學(xué)歷 3 有會計證 崗位責(zé)任 1 自覺遵守財經(jīng)紀(jì)律和財務(wù)制度，做好餐廳結(jié)算工作 2 監(jiān)督服務(wù)員遵守物業(yè)公司規(guī)定及財務(wù)制度 3 每日收入的現(xiàn)金必須與帳單核對相符，切實執(zhí)行 “長繳短補(bǔ) ”的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)長短款及時向領(lǐng)導(dǎo)反映 4 按規(guī)定使用電腦、計算機(jī)、驗鈔機(jī)等設(shè)備，做好 清潔保養(yǎng)工作 5 準(zhǔn)確打印 帳單，及時快捷收妥客人應(yīng)付費用，收 款員收款時要做到快、準(zhǔn)、不錯收、漏收，對各 種鈔票必須驗明真?zhèn)? 6 兌換好當(dāng)天所需零線，備用金必須天天核對，不 得以白條抵現(xiàn) 7 做好交接工作認(rèn)真清點備用金，做到準(zhǔn)確無誤 。 職位要求 1 具有三年以上倉庫管理經(jīng)驗 2 具有財會中專以上學(xué)歷 3 具有一定的英語讀寫能力 崗位責(zé)任 1 負(fù)責(zé)填寫采購申請單，說明各種物資的品名、數(shù) 量，寫明庫存量、月用量、申請量，確認(rèn)無誤后 交庫房主任審批 2 貨物入庫必須嚴(yán)格檢驗，根據(jù)申購的數(shù)量及規(guī)格 檢查貨物的有效期，數(shù)量、質(zhì)量，符合要求方可 入庫 3 在貨物入庫 時，物品裝卸要輕拿輕放，分類碼放 整齊，杜絕不安全因素 4 加強(qiáng)對庫存物品的管理，落實防火措施及衛(wèi)生措 施，保證庫存物品的完好無損，存放合理，整齊 美觀 5 物品到貨時要及時入帳，準(zhǔn)確登記 6 發(fā)貨時要做到按規(guī)章制度辦事，領(lǐng)貨手續(xù)不全不 發(fā)貨，如有特殊原因，需得到庫房主任和有關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)審批后方可出庫 7 發(fā)貨后要及時按發(fā)貨單辦理物品的出庫手續(xù)，登 記有關(guān)帳單 8 常與使用部門保持聯(lián)系，了解物品的使用情況 及時補(bǔ)充或更改有關(guān)庫存物 品 9 積極配合成本部門做好每月的盤點工作，做到物 卡相符，帳單相符，帳帳相符 10下班時要檢查庫房有無隱患，必須關(guān)閉電源，鎖 好庫門，把庫房鑰匙交到指定地點，辦完登記手 續(xù)后方可離開 職位 部門 上級領(lǐng)導(dǎo) 基本職能 收貨員 財務(wù)部 倉庫和收貨領(lǐng)班 按照收貨程序嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，做好貨物驗收工作，并 把所收貨物及時發(fā)送到指定地點。做到帳實相符、帳卡相符， 帳帳相符，并編制庫房物品及工程物資領(lǐng)用表上 報財務(wù)部 7 每月月末對各廚房、酒吧的食品及飲品進(jìn)行盤 點，編制月末盤點表 8 每月末采用倒擠成本法計算出各廚房和酒吧食 品成本、飲 品成本，并編制月末成本核算表上報 財務(wù)部及餐飲部廚房等相關(guān)部門 9 編制每月各餐廳的營業(yè)成本分析報告。 職位要求 1 具有五年以上會計工作經(jīng)驗，包括倉庫管理、收 貨、成本核算 2 具有中專以上學(xué)歷 3 具有會計員以上會計職稱 崗位責(zé)任 1 審核收貨員轉(zhuǎn)來的收貨報告，并與采購申請單核 對各種物品規(guī)格、數(shù)量、單位、金額是否相符， 計算是否正確 2 每日審核出庫單是否有問題，按類別劃分，并分 別入帳 3 每日審核廚房、酒吧轉(zhuǎn)貨單，做到轉(zhuǎn)帳及時準(zhǔn)確 4 認(rèn)真審核各項物品報損單 ，并要與實物核實相 符，并提出處理 5 每日編制 “每日成本報表 ”內(nèi)容包括各廚房、餐 廳、酒吧的食品成本、飲品成本、煙草成本、員 工食堂成本、消費人數(shù)、人均消費等 6 每日要及時登帳不壓單。離開辦公室必須將現(xiàn)金全部鎖入金 庫，到銀行存取現(xiàn)金必須兩人同往，保衛(wèi)部人員 必須陪同前往，以保證現(xiàn)金的安全 職位 部門 倉庫收貨領(lǐng)班 財務(wù)部 上級領(lǐng)導(dǎo) 基本職能 財務(wù)部副經(jīng)理 負(fù)責(zé)物業(yè)公司的食品、飲品和其他物品的成本核算 與控制，定期與有關(guān)帳目進(jìn)行核對監(jiān)督各種物品、 食品、飲品的入庫領(lǐng)用存放，并負(fù)責(zé)物業(yè)公司的各 種物品，食品、飲品、工程用品等在庫物資的申購、 驗收、保管和發(fā)放業(yè)務(wù)的組織管理 。對不符合手續(xù)的，堅決拒付 5 物業(yè)公司在銀行開立的每一個帳戶，每月必須核 對余 額，做好銀行調(diào)節(jié)表。 要保證帳款相符，日清月結(jié)。包括將 各 種收入款項及時存入銀行。對有問題的掛帳及時向上級反映。 4 負(fù)責(zé)向住在物業(yè)公司的客人進(jìn)行應(yīng)收帳款的催收 工 作，原則上物業(yè)公司、各大公司及職員私人掛帳 不超 過 30天，對不按時交納應(yīng)收帳款的客戶堅決按信 貸政策執(zhí)行，以保證應(yīng)收帳款的回收 5 負(fù)責(zé)預(yù)收款項的收取、制單、記帳、對帳工作， 無論是收到客人送來的支票還是客人匯來的匯 票，均需一式兩份，一份留應(yīng)收款作為記帳憑證； 另一份要連同支票、匯票正本交總出納送銀行 托收。 職位要求 1 具有財務(wù)會計專業(yè)大專以上學(xué)歷 2 具有超過三年的物業(yè)公司財務(wù)工作經(jīng)驗，其中包 括前 臺收款、夜審、應(yīng)收款工作崗位的實際工作經(jīng)驗 3 具有會計員以上會計職稱 4 具備一定的公關(guān)能力 5 有一定的英語基礎(chǔ)，能用英語與客人進(jìn)行交談， 并解決收款中存在的帳務(wù)問題 崗位責(zé)任 1 負(fù)責(zé)審核并處理前臺轉(zhuǎn)來的各項應(yīng)收款項，審核 輸入的帳單日記帳，對每筆帳項核對清楚 2 負(fù)責(zé)審核住客、各大公司、內(nèi)部職員的掛帳情況， 有權(quán)拒絕不合理的掛帳 。對不符合 物業(yè)公司信貸政策的人或事 堅決予以抵制。負(fù) 責(zé)與總帳進(jìn)行核對配合各部門及時處理與信貸有關(guān) 的掛帳，結(jié)算工作及帳款的催收工作。 職位要求 1 具有三年以上會計工作經(jīng)驗 2 具有財務(wù)會計專業(yè)大專以上學(xué)歷 3 具有助理會計師以上職稱 4 具有能勝任本職工作的英語水平 崗位責(zé)任 1 負(fù)責(zé)物業(yè)公司國內(nèi)外付款，對所付的每筆款項都 必須 認(rèn)真核對 (1) 審核原始憑證是否合法，如發(fā)票關(guān)稅稅票訂單和 運輸合同等票據(jù) (2) 審核所付款項