【正文】 ? 3．?dāng)M定會(huì)議記錄和協(xié)助督辦會(huì)議決定事項(xiàng)。會(huì)議工作人員應(yīng)做到： ? 1．籌備會(huì)議。 65 ? 會(huì)議工作人員 ? 會(huì)議工作人員主要指會(huì)議秘書或記錄員。 ? 9．反對(duì)要有根據(jù)。 ? 7．支持他人。 ? 5．給出信息時(shí)，力求精確切題。 ? 3．準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。 ? 64 ? 基于與會(huì)成員的職責(zé)，有效的會(huì)議參與者應(yīng)該具有以下一些技巧： ? 1．決定是否需要出席會(huì)議。 ? 4．協(xié)助。保證自己做好準(zhǔn)備和了解會(huì)議主題。作為與會(huì)者，首要責(zé)任是樹立對(duì)會(huì)議的積極態(tài)度，敞開思想并聽取別人的意見。對(duì)于所有成員來(lái)講，明確會(huì)議目的、議程以及自己與其他人在這次會(huì)議中的角色，是很重要的。 ? 5．作出決定。 ? 3．促進(jìn)討論。 ? 2．過(guò)程引導(dǎo)。具體而言，會(huì)議主持人的溝通技能和技巧表現(xiàn)為以下五方面： ? 1．會(huì)議控制。 ? 會(huì)議的技巧 ? 會(huì)議與會(huì)者一般可以分為主持人、會(huì)議成員和會(huì)議工作人員（如會(huì)議秘書、記錄員等）三類，會(huì)議中各角色的同心協(xié)力對(duì)會(huì)議取得成效是很重要的。會(huì)議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確無(wú)誤，會(huì)議形成的決議要突出承擔(dān)任務(wù)的責(zé)任人姓名、時(shí)間和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并明確下次會(huì)議的時(shí)間。會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)會(huì)議的進(jìn)展進(jìn)行總結(jié)，根據(jù)議題的順序重復(fù)會(huì)議的決策和結(jié)論。當(dāng)出現(xiàn)不同的見解時(shí)，主持人應(yīng)根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。 ? 7．歸納和概括。 ? 6．控制。 ? 5．發(fā)表意見。 ? 4．報(bào)告。 ? 3．制定規(guī)則。 ? 2．介紹。 60 ? 二、 會(huì)議過(guò)程控制 ? 控制會(huì)議進(jìn)程，可以采取以下步驟： ? 1．回顧。 ? 7．會(huì)務(wù)組織工作。 ? 4．準(zhǔn)備會(huì)議文件 ? 5．確定會(huì)議主持人。 ? 2．確定會(huì)議的目標(biāo)。 59 ? 會(huì)議的組織 ? 會(huì)議開得成功與否取決于會(huì)議的組織，因此為了使會(huì)議有成效，就必須做好以下三個(gè)階段的工作：會(huì)前準(zhǔn)備，會(huì)議期間的控制以及會(huì)后工作。 ? 9．參會(huì)者要履行反饋職責(zé)。 ? 7．要有人提出不同的意見。 ? 5．負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任。 ? 3．所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)。 ? 1．參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席。 58 ? 二、會(huì)議應(yīng)遵守的規(guī)則 ? 高效的會(huì)議一般要遵守固定的會(huì)議流程，按照會(huì)議開始（歡迎詞、會(huì)議目的、議程、具體時(shí)間安排和會(huì)議要求等）、會(huì)議議程逐項(xiàng)討論（分享話題和目標(biāo)、交換信息、做決定 /確認(rèn)行動(dòng)、總結(jié)）、結(jié)束會(huì)議（總結(jié)、安排下次會(huì)議）和跟蹤（備忘錄、跟蹤計(jì)劃）的順序進(jìn)行。 ? 7．作出了評(píng)論和歸納。 ? 5．一切按部就班。 3．?dāng)M訂和分發(fā)了議程表。 ? 一、高效會(huì)議的特征 ? 1．只有必要時(shí)才召集。如果會(huì)議達(dá)不到預(yù)定的效果，既浪費(fèi)了組織成員的工作時(shí)間，更嚴(yán)重的還可能引起員工的不滿，引發(fā)組織內(nèi)部的沖突和矛盾。一些發(fā)言者過(guò)于滔滔不絕，會(huì)影響其他參會(huì)者的情緒和積極性。本來(lái)簡(jiǎn)單的問(wèn)題，與會(huì)者反復(fù)討論，不僅花費(fèi)大量的時(shí)間，往往還可能使問(wèn)題復(fù)雜化，引出許多不必要的矛盾。會(huì)議時(shí)間拖得太長(zhǎng)，致使與會(huì)者過(guò)于疲倦，參與會(huì)議的積極性減弱。與會(huì)者不清楚會(huì)議的議題，導(dǎo)致討論漫無(wú)邊際。 ? 4．說(shuō)而不做。 ? 2．群體壓力。原因在于：（ 1）群體決策可提供更多的可利用的信息，如頭腦風(fēng)暴法就是基于這個(gè)原因提出來(lái)的；（ 2）群體決策可以產(chǎn)生更多更好的決策；（ 3）群體決策可以產(chǎn)生更大膽的決策；（ 4）群體決策能產(chǎn)生更高的生產(chǎn)率，因?yàn)槿后w成員在工作時(shí)常常為了取得社會(huì)的承認(rèn)而更加積極認(rèn)真。當(dāng)人們參與決策過(guò)程時(shí)，對(duì)決策會(huì)承擔(dān)更多的義務(wù)，因?yàn)槿后w參與決策制定過(guò)程，可以使他們更好地了解政策的背景、性質(zhì)和必要性，而且由于個(gè)人參與了決策，更容易持贊成態(tài)度。 ? 一、群體溝通的特點(diǎn) 55 ? 群體溝通具有兩大優(yōu)勢(shì)。主要是在一項(xiàng)重大活動(dòng)開始之前，要求大家高度重視。主要是就具體的工作和項(xiàng)目進(jìn)行安排。主要是計(jì)劃未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的工作和事項(xiàng)。主要是過(guò)去一段時(shí)間工作或一次活動(dòng)的總結(jié)，找出改進(jìn)的地方。主要是厘清大家的想法，達(dá)到統(tǒng)一共識(shí)的目的。主要是希望通過(guò)集思廣益，獲得新的思路。主要是宣布人事安排，宣傳公司的政策、制度等。 ? 5．激勵(lì)士氣，提高員工滿意度。 ? 3．解決問(wèn)題，協(xié)調(diào)矛盾。 ? 二、 會(huì)議的目的 ? 一個(gè)成功的會(huì)議正是完成管理溝通目的的最佳工具，其目的大致包括： ? 1．開展有效的溝通，交流信息。根據(jù)不同的目的和要求，既可以將會(huì)議看作是一個(gè)集思廣益的過(guò)程，也可以看作是一種信息傳遞的方式。 ? 4．公開討論事情可能的最差結(jié)局，減少由猜測(cè)引起的焦慮。 ? 2．公開解釋那些看起來(lái)不一致或隱秘的決策行為。 ? 非正式溝通形式因其無(wú)規(guī)律性而被形象地比喻為 “ 葡萄藤 ” ，其形態(tài)主要有四種，依照最常見至較少見的順序分別為：群體鏈?zhǔn)健⒚苷Z(yǔ)鏈?zhǔn)?、隨機(jī)鏈?zhǔn)?、單線鏈?zhǔn)健７钦綔贤軌虬l(fā)揮作用的基礎(chǔ)是組織中良好的人際關(guān)系。非正式途徑具有更大的彈性，一般以口頭方式為主，不留證據(jù)、不負(fù)責(zé)任，也比較迅速。 ? 上述溝通形態(tài)和網(wǎng)絡(luò)各有優(yōu)缺點(diǎn)，在管理實(shí)踐中，要進(jìn)行有效的人際溝通，就需發(fā)揮其優(yōu)點(diǎn)，避免其缺點(diǎn)，使組織的管理水平逐步提高。 ? 5．全通道式溝通網(wǎng)絡(luò)。屬于控制性網(wǎng)絡(luò)，其中只有一個(gè)成員是各種信息的匯集點(diǎn)與傳遞中心。在組織中，這一網(wǎng)絡(luò)大體相當(dāng)于組織領(lǐng)導(dǎo)、秘書班子再到下級(jí)主管人員的縱向關(guān)系。 ? 3． Y式溝通網(wǎng)絡(luò)。此形態(tài)可以看成是鏈?zhǔn)叫螒B(tài)的一個(gè)封閉式控制結(jié)構(gòu)，表示組織成員之間依次聯(lián)絡(luò)和溝通的關(guān)系。這是一個(gè)平行網(wǎng)絡(luò)，其中居于兩端的人只能與在內(nèi)側(cè)的一個(gè)成員聯(lián)系，居中的人則可分別與兩人溝通信息。但其缺點(diǎn)在于：層層傳遞的溝通渠道過(guò)于刻板，溝通速度很慢，存在著信息失真或扭曲的可能。 如果你是小王，你會(huì)如何解決目前的困境呢？ 46 ? ? 正式溝通網(wǎng)絡(luò)及其特點(diǎn) ? 正式溝通的優(yōu)點(diǎn)是：溝通效果好，比較嚴(yán)肅，約束力強(qiáng)，易于保密，可以使信息溝通保持權(quán)威性。伙食費(fèi)亦然，自己下班早，經(jīng)常都是自己去買菜做飯，幾個(gè)同學(xué)一起吃，但大家對(duì)買菜的費(fèi)用都絕口不提，一味分?jǐn)偭怂娰M(fèi)便夠了。 5月底，小王終于和 3個(gè)同學(xué)搬進(jìn)了河南岸的一處房子，但因?yàn)榛锸迟M(fèi)等問(wèn)題，沒(méi)幾天她們之間就有了矛盾。因?yàn)閷W(xué)校對(duì)畢業(yè)生下了逐客令，她想找工作，必須趕緊找個(gè)落腳的地方。 ? 6．盡量不介入組織成員的個(gè)人沖突。 ? 4．明確各自職責(zé)。 ? 2．在沖突中保持動(dòng)態(tài)平衡。組織中每個(gè)人的知識(shí)、精力、經(jīng)驗(yàn)、性格、習(xí)慣、級(jí)別、價(jià)值觀、性別都有所差別，這就造成了各成員的理解力差別，從而導(dǎo)致對(duì)同一信息的不同理解，沖突由此而生。當(dāng)雙方情緒對(duì)立的時(shí)候，就會(huì)很容易導(dǎo)致沖突。 44 ? 組織沖突管理 ? 組織溝通過(guò)程中，不論是上行溝通、下行溝通，還是橫向溝通，常常會(huì)產(chǎn)生沖突。這個(gè)策略背后是蘊(yùn)藏著一種文化智慧。不過(guò)，講面子要有一個(gè) “ 度 ” ：一個(gè)人適度講面子，對(duì)于約束自己的言行和保持一顆廉恥之心都有相當(dāng)?shù)淖饔茫? ? ? 既要適度講面子，自然就會(huì)涉及面子功夫。在當(dāng)代中國(guó)人的人際互動(dòng)里，人情的重要性不但會(huì)越來(lái)越小，而且人情的內(nèi)涵也將發(fā)生變化，如過(guò)去傳統(tǒng)社會(huì)里看作 “ 不合人情 ” 的，在現(xiàn)代社會(huì)里可能會(huì)看作是合情合理的。不過(guò)，人情本是一個(gè)人應(yīng)有的情感，適度講人情，會(huì)讓人覺得你和善；太過(guò)分，則讓人感覺到人情壓力；不到位，易讓人覺得你是冷血?jiǎng)游铩? 42 ? 三、當(dāng)代中國(guó)人的人情與面子啟示 ? ? 一個(gè)處處只講人情的社會(huì)，肯定是一個(gè)不公平的社會(huì)，因人情常常會(huì)排斥是非。你矮了，他或她自然就高了，所以，過(guò)去的某些人，喜歡抓人小辮子，給別人穿小鞋或扣帽子。一些愛面子的人喜歡夸耀自己的家庭、身世、師朋或同鄉(xiāng)，如 “ 名師出高徒 ” 。 ? ? 這種策略指一切通過(guò)抬高他人的面子以便迂回地抬高自己面子的做法。孟子說(shuō)： “ 仁者無(wú)敵。 ? ? 宋 ?范仲淹 《 奏上時(shí)務(wù)書 》 ： “ 臣聞以德服人，天下欣戴，以力服人，天下怨望。 ? （ 3）在心中貶低對(duì)方，即魯迅先生筆下所謂的阿 Q心理。 ? （ 2）尋求或給予 “ 合理化 ” 的解釋，例如 “ 酸葡萄心理 ” 、 “ 甜檸檬心理 ” 、推卸責(zé)任。常見的報(bào)復(fù)手段有：指責(zé)、攻擊對(duì)方，以降低對(duì)方的面子來(lái)挽回自己的面子，或千方百計(jì)阻止別人進(jìn)一步看低自己。這些行為包括馬上停止丟面子的行為，重新解釋自己行為失態(tài)的情況，形式上的道歉語(yǔ)賠禮以請(qǐng)求別人的諒解和努力去提高自己的地位等等。 40 ? （三）事后面子功夫?qū)Σ? ? 一旦感覺做了丟面子的行為，往往會(huì)采取某種補(bǔ)救性的措施。人際交往中，在人前蒙羞，處境尷尬時(shí)，用自嘲來(lái)對(duì)付窘境，不僅能很容易找到臺(tái)階，保住面子，而且多會(huì)給人留下機(jī)智、幽默的好形象。 ? 3．沉默忍耐 ? 在與人交往時(shí)，若遇到某些突如其來(lái)的尷尬事，你若不是以牙還牙，而是信奉 “沉默是金 ” 的道理而予以包涵，不但顯示出你的修養(yǎng)、雅量，也讓非難者自覺無(wú)趣，這自然能使你贏得面子。與人溝通相處，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候守恰當(dāng)?shù)亩Y儀， “ 禮多人不怪 ” ，成為面子功夫中一種最為有效的策略。 “ 我的面子不夠 ” 或 “ 我沒(méi)有那么大的面子 ” 常常是 “ 會(huì)做人 ” 的人維護(hù)自己面子的一種最穩(wěn)妥做法。有時(shí)候?yàn)榱吮苊鈦G面子，事先找個(gè)中間人打聽虛實(shí)，然后再作打算，這是一種常用的方法。在預(yù)測(cè)若參加某項(xiàng)活動(dòng)自己可能會(huì)丟面子