【正文】 Outlook的賬號設(shè)置n 聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護n Email創(chuàng)建、收發(fā)與管理n 任務(wù)的創(chuàng)建與應(yīng)用n 利用日歷創(chuàng)建約會n 利用日歷安排會議n 日記和便箋的使用n Outlook的啟動n Outlook的用戶賬號設(shè)置n Outlook的界面組成 n Outlook的退出
。n 本章介紹利用Outlook 2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業(yè)務(wù)范圍及具體操作方法，包括創(chuàng)建和維護聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運用任務(wù)，使用日歷對約會、會議等日常事務(wù)進行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應(yīng)用。5．若Outlook的郵件窗口沒有“密件抄送”項，應(yīng)單擊_______，然后在列表框中選擇________。3．在Outlook中，打開_____菜單，指向_____，再單擊______可打開聯(lián)系人窗口，創(chuàng)建聯(lián)系人。習 題一、填空1．Outlook的主要功能有___________、創(chuàng)建聯(lián)系人、創(chuàng)建任務(wù)和任務(wù)的分派、_________ 、_________ 、使用日歷安排________ 和________ 。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook 2002的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會議、約會；任務(wù)的分派；聯(lián)系人、便箋、日記的使用等，在辦公中合理地利用這些功能可以提高辦公的效率和質(zhì)量。便箋的編輯包括對便箋中的文字進行修改、刪除、復(fù)制等操作，還可以為便箋設(shè)置不同的紙張顏色，操作步驟如下：n （1）文字的編輯n 在Outlook主窗口的“文件夾列表”中單擊“便箋”打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標，在黃色便箋紙中進行修改即可。 n （3）選中要打開的日記名稱，單擊“文件”下的“打開”命令；或雙擊要打開的日記名稱，都可以打開對應(yīng)的日記條 創(chuàng)建便箋 n 創(chuàng)建便箋有多種方法，本小節(jié)介紹其中一種。 打開日記條目 n 根據(jù)需要，有時可以打開過去的日記條目。n （2）在圖629中，單擊“日記選項”按鈕，彈出圖630所示“日記選項”對話框。自動記錄日記條目 n 在Outlook中，通過設(shè)置還可以自動記錄某些工作內(nèi)容。n （2）窗口中的輸入內(nèi)容如圖628所示，其中：n ①“主題”文本框：輸入日記所記該次活動或事件的簡短概述；n ②“條目類型”下拉列表：單擊右側(cè)的“▼”從中選擇能表達日記內(nèi)容的類型。n 2．在日歷窗口中，選擇“動作”/“新建全天事件”命令，彈出 “未命名事件”窗口，如圖625所示單擊選擇其中的“計劃”選項卡 n 3．單擊“添加其他人”按鈕右側(cè)的“▼”，在下拉菜單中單擊“添加自通訊簿”命令，彈出“選擇與會者及資源”對話框 n 4．在圖對話框中“顯示名稱來源”右側(cè)的下拉列表框中，選擇與會者所在的文件夾；在“名稱”列表框中選擇與會者的姓名；單擊“必選”、“可選”或“資源”按鈕；最后單擊“確定”按鈕，返回上圖所示對話框。n 2．在“未命名約會”窗口作如下操作：n （1）在“主題”文本框中輸入：John先生的生日Party；n （2）在“地點”文本框中輸入：西花園西餐廳；n （3）在“開始時間”中選擇： 020721和19：00；n （4）在“結(jié)束時間”中選擇： 020721和21：00；n （5）選中“提醒”復(fù)選框，認定提醒的時間：15分鐘 利用日歷安排會議 n 在“日歷”中可以快速安排會議，并且能夠顯示會議所涉及的人員和資源的時間是“忙”還是“閑”，即是否與會議時間沖突，同時也可以將此會議安排發(fā)送到與會者手中，還可以對與會者進行響應(yīng)跟蹤。另外，在安排約會時要設(shè)置提醒音樂。 日歷的使用 n 利用日歷創(chuàng)建約會 n 利用日歷安排會議 利用日歷創(chuàng)建約會n 在繁忙的日常生活工作中，工作人員有時往往會忘記或耽誤某一約會，通過Outlook的日歷安排約會，不論“公務(wù)”還是“私務(wù)”都會在日歷中顯示出來，而且根據(jù)設(shè)置，還可以在約會前播放音樂以提醒時間到了。操作步驟如下：n （1）在Outlook面板中，單擊“任務(wù)”圖標，在右側(cè)的“任務(wù)列表”框中雙擊要分配的任務(wù)主題，將任務(wù)打開或者新建一任務(wù)。n ④ 單擊“優(yōu)先級”列表框的“▼”選擇任務(wù)級別（低、普通和高）。n ② 單擊“開始/截止日期”下拉列表框的“▼”，選擇開始和截止的日期 。n （2）選擇單擊“文件”／“新建”／“任務(wù)”命令，彈出如圖618所示的“未命名任務(wù)”窗口。n 下面就以該事項為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務(wù)。當用戶有一個新任務(wù)要求時，就需要創(chuàng)建一個新的任務(wù)項目。因此，當在公用的機器上進行電子郵件操作后，應(yīng)該清除瀏覽器的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。n （7）及時整理信箱n 檢查信箱并及時刪除已經(jīng)下載的信件，刪除尚未閱讀但確信不要的信件，以節(jié)省時間和信箱空間。n （5）及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物n 如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，則轉(zhuǎn)至相關(guān)網(wǎng)址取消訂閱，不然電子信箱會塞滿各種無關(guān)信息。如用一個來專門收私人信息，一個處理公務(wù)信函，一個收訂電子刊物等等。如果遭到郵件炸彈轟炸，或是收到好多垃圾郵件，就要付出經(jīng)濟代價。n 3）盡量不要用正式注冊的賬號收發(fā)郵件n 盡量不要用在ISP正式注冊的Email賬號來收發(fā)郵件，甚至不要對外公布這個賬號。所以在線時間全部都是在傳輸信件，效率將大大提高。收信時自動將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。電子郵件的使用技巧與建議 n 1）盡量使用專門的郵件管理程序n 現(xiàn)在網(wǎng)上某些網(wǎng)站還提供免費郵箱服務(wù)，但其主要供個人使用尚可，如果用于辦公業(yè)務(wù)則有些不太安全，并且不太方便，因為免費信箱的基本操作方法都是用瀏覽器來操作的。如果這些程序是精心編寫的網(wǎng)絡(luò)病毒，那么，它可以通過網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危險很大。單擊“查找”按鈕，可以查找符合某種條件的郵件；單擊“自動存檔”按鈕，可將舊項目移至本機的存檔文件中，在“文件夾列表”的“存檔文件夾”中可查看這些項目；單擊“清空”可將“已刪除的郵件”文件夾中的所有郵件徹底刪除。操作步驟如下：n （1）在 “收件箱”窗口中，單擊“工具”菜單下“郵箱清除”，彈出如圖617所示“郵箱清除”對話框。n （2）在出現(xiàn)如圖615所示的級聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實它們也就是各種選擇篩選條件，有“郵件”、“收件人”等，根據(jù)需要可以進行選取。n （2）在彈出的“查看摘要”對話框中單擊“排序”按鈕 n 圖614對話框的“排序依據(jù)”下拉列表框中，選擇字段名稱，如在排序依據(jù)中選擇“接收時間”，然后單擊“遞增”或“遞減”，最后單擊“確定”按鈕。管理郵件 n 郵件排序 n 郵件篩選 n 郵箱管理 郵件排序 n 在“收件箱”最右側(cè)“郵件列表”上面有一行圖標按鈕和文本按鈕，每一個圖標或文本都表示一種特定的含義，它們會被標記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標可以區(qū)別對待所收到的郵件，從左到右分別表示： ——重要性； ——郵件類型圖標，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；——標記狀態(tài)，當對郵件作有標記時顯示該圖標；——附件，當郵件有附件時郵件前標出該圖標； ——顯示郵件的發(fā)件人； ——顯示郵件的主題；——顯示郵件的接收時間； ——顯示出郵件的大小。 接收郵件 n 單擊“工具”菜單下的“發(fā)送和接收”命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。n ⑤“正文”框：在主題的下半部分，按總裁的要求輸入原文并進行適當編輯和排版 發(fā)送郵件 n 郵件編寫完成后，需要發(fā)送。Email地址：qishuyun；lulu；haosheng；malilai”，注意中間用“，”或“；”隔開。郵件體是一封郵件的正文部分。郵件頭類似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、郵件主題等信息。操作步驟如下：n （1）啟動Outlook，選擇“文件”/“新建”/“郵件”命令，彈出如圖 610所示“未命名的郵件”對話框。n (3) 收件人、抄送等文本框的填寫要求會用“聯(lián)系人”文件夾自動填寫。在圖68的“聯(lián)系人”窗口逐項輸入于越的個人資料信息 電子郵件的使用n 創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件 n 管理郵件 n 電子郵件使用注意事項 創(chuàng)建郵件n (1) 輸入郵件的主題（參會人員要求）和以上正文內(nèi)容。例如，姓名、電話號碼、聯(lián)系地址、商務(wù)傳真、電子郵件、生日、紀念日等，還可以方便快速地查找某個人的聯(lián)系方式，也可將會議請求、電子郵件或任務(wù)請求發(fā)送給聯(lián)系人。n 6．在“Internet電子郵件設(shè)置”對話框的“連接”選項卡中，選擇“連接”方式，單擊“確定”按鈕，如圖66所示。n （3）在“登錄信息”一欄，輸入用戶名和密碼，如“Huo_yan_2002”和“888888”。Outlook的用戶賬號設(shè)置 n 初次啟動Outlook時會出現(xiàn)一個向?qū)?，提示用戶進行賬戶設(shè)置。 Outlook的賬號設(shè)置n 聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護n Email創(chuàng)建、收發(fā)與管理n 任務(wù)的創(chuàng)建與應(yīng)用n 利用日歷創(chuàng)建約會n 利用日歷安排會議n 日記和便箋的使用n Outlook的啟動n Outlook的用戶賬號設(shè)置n Outlook的界面組成 n Outlook的退出 Outlook的啟動 啟動Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：1．雙擊Windows桌面上的快捷方式“Microsoft Outlook”圖標。n 本章介紹利用Outlook 2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業(yè)務(wù)范圍及具體操作方法，包括創(chuàng)建和維護聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運用任務(wù)，使用日歷對約會、會議等日常事務(wù)進行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應(yīng)用。具體要求如下：第一張幻燈片為封面，最后一張幻燈片為封底；第二張幻燈片為目錄，目錄到各張幻燈片之間應(yīng)該有雙向的超級連接；各張幻燈片之間有切換效果設(shè)置；每張幻燈片應(yīng)該有動作按鈕設(shè)置，并且要求風格一致；幻燈片個數(shù)不少于15張，根據(jù)需要可以分設(shè)幾層；幻燈片中對象至少應(yīng)該有圖片、圖表、組織結(jié)構(gòu)圖、表格、動畫、流程圖、聲音、視頻等；至少要有兩張幻燈片有豐富的對象，從而可以設(shè)置各種各樣的自定義動畫效果；插入聲音、視頻等多媒體對象時，如果文件太大，則不需要存盤，只進行練習即可；同時，如果要存盤不要有太多圖片，另外盡量使用GIF和JPEG圖片從而減少圖片磁盤存儲量；練習文件打包操作；練習幻燈片放映時的操作控制；練習將文件存為pps或web格式，查看效果。5．幻燈片的三種放映方式分別是________ 、________、 _________，分別適用于_________、 _________、 __________的場合。標題通常應(yīng)在 區(qū)，幻燈片要展示的信息要在 區(qū)。 2．演示文稿的輸出類型有____________、 ____________、 ____________、 ____________和 ____________五種，使用電腦放映演示文稿常用 。n 演示文稿制作完成后，有時還需要進行調(diào)整和修飾，這就牽涉到幻燈片及其其中對象的復(fù)制、移動、修改、刪除等操作；根據(jù)需要還可以進行幻燈片模板的更換，修改幻燈片的母版設(shè)置，更改幻燈片的背景和幻燈片中各元素的配色方案等?！颈菊轮饕R點】n PowerPoint功能及其主要術(shù)語n 演示文稿的創(chuàng)建方法n 演示文稿中文字的編排n 演示文稿中各種對象的添加n 演示文稿的編輯與修飾n 演示文稿的放映設(shè)置n 演示文稿的顯示與打印 演示文稿簡介及本章實例說明PowerPoint 的啟動、退出與界面組合PowerPoint 的啟動界面組成快速創(chuàng)建演示文稿框架幻燈片中文字的編排幻燈片中多媒體對象的添加幻燈片中旁白的錄制幻燈片中表格與圖表的添加幻燈片中組織結(jié)構(gòu)及其他對象的添加演示文稿的修飾與編輯幻燈片中對象的編輯(1)幻燈片中對象的編輯(2)幻燈片中對象的編輯(3)演示文稿模板的設(shè)計和更換(1)演示文稿模板的設(shè)計和更換(2)幻燈片版式的更新幻燈片背景的修改幻燈片配色方案的修改(1)幻燈片配色方案的修改(2)演示文稿母版的設(shè)計(1)演示文稿母版的設(shè)計(2)頁眉頁腳的添加 演示文稿的放映設(shè)置放映方式的設(shè)置(1)放映方式的設(shè)置(2)放映方式的設(shè)置(3)切換效果的設(shè)置(1)動畫效果的設(shè)置(1)動畫效果的設(shè)置(2)超級連接的設(shè)置自定義放映的設(shè)置(1)自定義放映的設(shè)置(2) 演示文稿的打包操作 演示文稿的的顯示與打印3. 演示文稿的打印小 結(jié)n 在辦公事務(wù)中，通過制作并播放直觀、形象、生動的多媒體演示文稿，可以解釋一些較復(fù)雜的概念、問題和現(xiàn)象，從而能抓住人們的注意力，增強演示內(nèi)容的顯示效果。 第 5 章辦公中的演示文稿制作【本章內(nèi)容介紹】n 在一些辦公業(yè)務(wù)中，如會議發(fā)言、單位介紹、產(chǎn)品說明等，經(jīng)常有一些復(fù)雜的內(nèi)容難以用語言描述，此時最好的辦法是事先準備一些帶有文字、圖形、圖表甚至視頻、動畫的演示文稿，用來闡明論點，然后在面向觀眾播放這些幻燈片的同時，進行更詳細的講解。（9）用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計各個分公司、各種型號手機的銷售總額。（6）篩選出三個月份銷售數(shù)量均超過150件的手機型號及其銷售地區(qū)。（5）制作用來反應(yīng)本季度各地區(qū)銷售數(shù)據(jù)比例關(guān)系的餅狀圖。（3）利用公式或函數(shù)計算出該表格后5列的數(shù)據(jù)結(jié)果。（1）按照該表格的表頭格式，利用Excel設(shè)計數(shù)據(jù)庫表格。三、簡答題 1．Excel中如何進行數(shù)據(jù)有效性設(shè)置？2．如何實現(xiàn)Excel數(shù)據(jù)庫表格各個記錄行之間的底紋顏色為紅綠相間的效果？3．Excel對數(shù)據(jù)庫如何進行高級篩選？高