【正文】 限制利用電子檔案借閱流程圖 借閱申請單 (表中標有“ ※ ”的為必填項 ) 案卷題名或 文件標題 責任者 目錄號 案卷號或件號 形成年度 保管期限 機構(gòu)或問題 發(fā)文字號 主題詞 *利用者 *利用部門 *借閱時間 *借閱期限 *歸還時間 *利用目的 謝 謝 。 查詢借閱一般程序是：借閱者查看檔案目錄 → 提出借閱申請 → 系統(tǒng)審核借閱權(quán)限 → 調(diào)閱檔案原文。 查閱全文時要設(shè)置電子檔案借閱期限，到期時可以自動將借出檔案收回。 對于非限制利用的電子檔案，可以直接由系統(tǒng)用戶提供查閱、瀏覽。 七、電子檔案的利用 電子檔案的利用指在系統(tǒng)中對電子檔案的信息數(shù)據(jù)提供多途徑檢索查詢、全文瀏覽及下載的工作 。 ? 對磁性載體每滿 2年、光盤每滿 4年進行一次隨機抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。設(shè)備更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)及時進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于 4年。電子文件載體要避免陽光直接照射。 保管環(huán)境應(yīng)符合防塵、防火、防鼠、防蟲要求。 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 （二）電子檔案的保管條件 歸檔電子文件載體應(yīng)專庫或?qū)９窦斜４?。檢索標識一般包括載體序號、全宗號、類別號、保管期限、存入日期等項目。 ? 對于采取技術(shù)手段對內(nèi)容進行加密的電子檔案，應(yīng)在解密后進行脫機保存。 六、電子檔案的管理 （ 一）電子檔案脫機保存的要求 檔案部門應(yīng)將具有永久和長期保存價值的電子檔案進行脫機保存，脫機保存的載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。 電子文件歸檔流程圖 （六）電子文件的歸檔時間 電子文件形成部門一般于次年 6月底之前，將上年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進行歸檔。 第六步 檢測歸檔的電子文件 檔案部門 負責對電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息進行檢測。 第五步 調(diào)整歸檔的電子文件 檔案部門 對歸檔電子文件進行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準確，歸檔號是否正確等內(nèi)容。 第四步 預(yù)歸檔 文件形成或辦理部門 對電子文件進行預(yù)歸檔 ，預(yù)歸檔后的電子文件從各部門辦結(jié)庫進入到預(yù)歸檔庫，其管理權(quán)限同時向檔案部門移交。 歸檔處理單 文件標題 發(fā)文字號 責任者 主題詞 形成時間 承辦部門 密級 歸檔時間 歸檔責任人 歸檔號 保管期限 是否限制利用 第三步 給予歸檔標識 賦予電子文件歸檔號，并填寫在歸檔處理單中。 第一步 鑒定 電子文件形成或辦理部門 對本部門形成的電子文件進行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括： ?審核電子文件的真實性、完整性、有效性、操作日志等，核對其內(nèi)容和簽章，保證與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件一致； ?鑒別電子文件的價值，確定其存舍； ?根據(jù)電子文件的價值劃分其保管期限； ?確定限制利用的電子文件。 硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 電子文件目錄 每份電子文件均應(yīng)由文件形成部門在 《 電子文件目錄 》 中登記 ， 并與電子文件一并向檔案部門移交 。 電子文件的登記 電子文件在歸檔時，均應(yīng)在 《 電子文件登記表 》 和 《 電子文件目錄 》中登記。 對以上通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。 影像文件以 MPEG、 AVI為通用格式。 （四）電子文件歸檔的技術(shù)要求 格式要求 文本文件以 XML、 RTF、 TXT、 PDF為通用格式；依現(xiàn)階段實際情況， Microsoft Office Word、 WPS文字以及北京市政府推薦的其他文字處理軟件所產(chǎn)生的文件在記錄版本信息情況下也可以直接歸檔。 （二）完整性要求 1．確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸 檔； 2．電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或 其他載體形式的文件時，電子文件與紙質(zhì)或其他載體形式的文件一并歸檔，并保證其在內(nèi)容、格式及相關(guān)說明和描述上完全一致。 有效性指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 真實性是指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。 （二）電子文件的保管期限 依據(jù)國家檔案局有關(guān)文件保管期限的規(guī)定，按照電子文件的保存和利用價值劃分電子文件的保管期限。 軟件。 數(shù)據(jù)庫文件。 在確定電子文件歸檔范圍時，特別應(yīng)注意以下類型電子文件的歸檔工作： （一）記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件； （二）本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計工作中形成的數(shù)據(jù)庫文件； （三）本單位公務(wù)活動中形成的具有保存和利用價值的電子郵件； （四）本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件； （五）與電子文件相對應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。 （ 6）數(shù)據(jù)庫文件。 （ 5）聲音文件指用音頻設(shè)備獲得的聲音文件。 （ 4）影像文件指用多媒體設(shè)備獲得的文件以及 用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。 （ 2）圖像文件既包括紙質(zhì)文件在數(shù)字化處理后 得到的掃描圖像文件，也包括數(shù)碼照片采集來 的圖像文件。 電子文件包含了文本文件、圖像文件、圖 形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文 件等各種類型。 電子文件的歸檔范圍不等同于文書檔案的 歸檔范圍。 凡是反映本單位主要職能，包括行政 許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以 及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具 有保存和利用價值的電子文件均屬歸檔范 圍。 《 機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 》 （國家檔案局令第 8號） 《 北京市機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實施細則 》 （以下簡稱實施細則）。 五、電子文件的收集、積累和歸檔 參照國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定，將反映本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。 ? （二）信息化部門的職責 信息化工作部門要為確保電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術(shù)支持。 （一）檔案部門的職責 檔案部門要會同信息化工作部門和電子文件形成部門制定本單位電子文件的歸檔制度，確定