【正文】 另外每次例會之前項目經(jīng)理要與項目法人代表先交換意見，有時與承包商的項目經(jīng)理也要先交換意見，這樣可以大大提高例會的質量，加快解決問題。（3）月報 月報是與項目法人進行協(xié)調的重要方法，應比較完整的反映工作的情況、意見和需要由項目法人解決的問題等。（1）合同通過承包合同協(xié)調項目法人與承包商之間的關系，明確雙方的權利和義務，同時合同又是以后進行組織協(xié)調的依據(jù)，因此簽訂合同是非常重要的一項工作，要做到合同主體資格、內容合法，標的要明確，權利和義務要清楚，在雙方自愿的原則下進行簽訂。只有實行項目經(jīng)理負責的原則，在協(xié)調中才能起到應有的作用，承擔應負的責任。在近外層協(xié)調中項目經(jīng)理對內向管理公司負責，對外代表管理公司向項目法人負責，他要依靠管理部的全部人員，運用管理部的集體智慧，組織各方面的力量，調動各方面的積極性，形成組合效益，力爭實現(xiàn)項目建設目標。第三，每個人員都要圍繞著建設目標把控制和協(xié)調緊密地結合起來，在控制的各方面、在各控制的相互之間、在控制的自始至終都要很好地進行協(xié)調，這樣做就能事半功倍。首先，協(xié)調與控制的目標是一致的、統(tǒng)一的，不能為了協(xié)調而協(xié)調，不能脫離建設目標去協(xié)調，通過協(xié)調使得投資控制得更順利。另外很重要的一條是不為自己謀取不正當利益，這樣造價單位才有可能在協(xié)調項目法人與承包單位之間的關系時遵守公正原則。（2）組織協(xié)調要在客觀公正的基礎上盡量維護業(yè)主利益造價單位受項目法人的委托，對工程建設進行管理，要把項目法人的合法權益視作自己的權益一樣進行維護，為項目法人提供滿意的服務。（1）守法是組織協(xié)調的第一原則守法是活動的第一原則，組織協(xié)調工作也不例外。遠外層協(xié)調指的是與社會環(huán)境單位的協(xié)調，與項目法人沒有合同關系，這些單位一般是政府執(zhí)法部門，主要的任務是維護社會公共利益，協(xié)調的方法主要是聯(lián)絡溝通，滿足遠外層單位對建設項目的要求，組織協(xié)調以建設單位為主。近外層協(xié)調指的是與項目法人和承包商的協(xié)調。系統(tǒng)內部協(xié)調，包括子系統(tǒng)之間的協(xié)調、人員之間的協(xié)調、與上級的協(xié)調。與工程項目關系最密切的是政府部門，其中主要有計劃部門、規(guī)劃部門和建設部門，此外還有街道、公安、消防、人防、綠化、環(huán)保、衛(wèi)生等。組織協(xié)調的范圍一個工程建設項目主要包括項目法人、造價咨詢單位、承包商和監(jiān)理等組織系統(tǒng)，統(tǒng)一在一個工程建設項目之中，形成一個項目系統(tǒng)。在管理工作中，協(xié)調是以控制的目標為目標，存在于控制的各個方面，融匯在控制的工作程序之中，在控制的從始至終都有組織協(xié)調，所有人員都要進行組織協(xié)調。項目資料員會議紀要當參加由業(yè)主、監(jiān)理舉行的各種會議時，項目經(jīng)理部人員應盡可能主動承擔會議紀要的記錄和整理工作，并在會后及時經(jīng)各方代表簽字認可。項目工程師來往信件包括與承包商、監(jiān)理、設計和其他有關方面的來往信件。項目資料員工程圖紙包括所有工程圖紙、勘探資料，現(xiàn)場調查備忘錄、招標圖紙、施工圖紙、竣工圖紙及各種圖紙修改等。當遇到可能發(fā)生索賠的事件時，應隨時對能在工程上反映的干擾事件本身、干擾后果等拍攝。項目資料員工程進度計劃項目工程師負責整理和保存各種工程進度計劃及相關的各種修改文件，包括項目進度計劃、分包商進度計劃。信息資料收集責任分工表資料名稱資料收集和保管要求資料來源施工日記工程人員負責記錄現(xiàn)場每天施工中發(fā)生的各種情況，并對施工有較大影響的事件進行著重記錄和整理。數(shù)碼式照片由電腦存儲并分類管理；非數(shù)碼式照片可部分采取掃描方式輸入電腦進行儲存及分類管理。信息分為兩大類：照片與圖片、文字信息。 4)信息管理的角度，過程控制的信息處理是一個重點。全面協(xié)助造價工程師工作，減少手工作業(yè)，提高工作效率。遵照公司《質量手冊》、《程序文件》、《作業(yè)指導書》等，結合相關的規(guī)范規(guī)程，負責本工程項目各相關信息的收集、整理、傳遞和保存，做好各類會議記錄或紀要，做到及時、準確、真實、完整。結合本工程的特點，運用計算機及相應的軟件全面輔助項目的投資控制和合同管理。正確可靠的信息可作為決策的依據(jù)，妥善處理施工中出現(xiàn)的問題，指導工作正常進行。因為，各種不同貨物的變化規(guī)律不同，并非所有的貨物都會漲價。遇到這種情況，就要考慮漲價應急費。（4）漲價應急費。價格保護應急費只對一部分費用項目是必要的。不可按一筆總金額來計算。費用估算人員應該預測漲價幅度，把可能增加的部分做為價格保護應急費。用于補償估算項目費用期間詢價中隱含的通貨膨脹因素。例如，系統(tǒng)調試，更換零部件，零部件和組裝的返工，重寫技術說明、操作手冊和其他文件，編制竣工圖等。項目很少一次試運行成功，常常需要多次調整才能達到設計要求。必要時，分不同的費用項目估算出應急費用占直接費（人工、材料）、分包、其他直接費和直接費之和的百分比。用于彌補以下原因造成的影響：項目目標不明確；項目定義不確切、不完整；項目采用的策略含混、不明確；工作分解結構不完全、不確切；估算時間短；估算人員缺乏經(jīng)驗和知識、過分樂觀；估算和計算有誤差。實施應急費又可分為估價質量應急費和調整應急費；而經(jīng)濟應急費則可進一步分為價格保護應急費和漲價應急費。預算應急費一般分為實施應急費和經(jīng)濟應急費兩類。另外，預算人員由于心中無數(shù)而在各個具體費用項目下盲目地預留余地，是不能允許的。預算應急費在項目進行過程中一定會花出去，但用在何處、何時以及多少，在編制項目預算時并不知道。9）索賠事件發(fā)生后應采取有效的措施，如調整施工進度計劃，防止損失的進一步擴大。7）業(yè)主工程師也應該不斷提高自身業(yè)務素質，如減少過程中的錯誤指示，增強工作責任性，提高工作水平。6）恰當?shù)剡x擇承發(fā)包模式和劃分標段。4）加強設計審查，大力開展設計監(jiān)理工作，及時發(fā)現(xiàn)設計圖紙的錯誤或不足，避免施工中因設計變更而引起的索賠。2）選擇合適的承包合同類型，例如總價合同要求有明確的施工圖紙，而單價合同要求則沒有這么嚴格，所以當工程項目施工圖紙未完成，以選用單價合同為好，否則，一旦工程量和工作性質出現(xiàn)與設計圖紙不符的變更情況時，會導致大量的施工索賠。所以，一旦這類風險發(fā)生并影響到乙方的工程成本時，乙方提出費用索賠的行為是一種正常現(xiàn)象。而是在合同中所規(guī)定的因簽訂合同時還無法確定的，應由甲方承擔的某些風險因素導致的結果。（8）費用索賠費用索賠是乙方根據(jù)合同條款的規(guī)定，向甲方索取他應該得到的合同價以外的費用。這在實際工程中是屢見不鮮的。（5）業(yè)主可能的索賠條款業(yè)主可據(jù)以索賠的條款編號條款標題或內容說明1承包商未能按時提供圖紙EN2承包商未辦理保險3對公路橋梁造成破壞協(xié)商解決4拒絕驗收承包商采購的材料和機械設備EN5承包商未服從工程師關于工程和材料不合格的指示EN6施工進度EN7未按時竣工（誤期損失賠償費）EN8承包商未進行修理EN9承包商未提供向分包商付款的證明EN10承包商違約EN11緊急修理工作EN12合同終止后的付款EN 注：EN指“按照工程師的指示”，NN指“不需要任何指示”。C11暫時停工T+C23后繼法規(guī)的變更177。項目資料員合同類資料包括各種合同資料、報價資料、結算資料等項目工程師成本類資料包括工程成本分析資料、回收工程款臺賬項目工程師（4）承包商可能的索賠條款可作為承包商索賠依據(jù)合同條件條款編號條款標題或內容索賠類型編號條款標題或內容索賠類型1措辭含糊T+C13修補缺陷C+P2工程圖紙誤期T+C14調查缺陷C3不利的外界條件T+C15變更C+P4放線（由于原始數(shù)據(jù)不正確）T+C16依據(jù)變更命令的額外付款C+P5勘探鉆孔T+C17合同價增加或減少超過15%177。項目資料員備忘錄當業(yè)主、監(jiān)理發(fā)出口頭或電話指令時，發(fā)出人負責將口頭指令整理成書面?zhèn)渫?。項目資料員材料證明包括材料質量證明，業(yè)主、監(jiān)理、承包商、供應商對進場物資的驗收記錄等文件。項目資料員工程報告包括各種工程試驗報告、檢查報告、施工報告、進度報告、特別事件報告等。項目工程師工程照片和錄像根據(jù)工程進展情況，項目技術部負責選定一些固定的角度來定期、連續(xù)拍攝同一工程部位的施工形象。工程人員氣象資料項目信息人員負責對每天的天氣情況進行真實、完整、詳實的記錄。因此，收集有效的證據(jù)是搞好索賠管理中不可忽視的一部分。否則即使抓住了合同履行中的索賠機會，但拿不出索賠證據(jù)或證據(jù)不充分，則索賠要求往往難以成功或被大打折扣。合同中對索賠有專門的規(guī)定，主要有：合同價格的調整方法和條件；工程變更的補償條件和補償計算方法；附加工程的價格確定方法；業(yè)主的合同責任和工期補償條件等。2）合同背景。也就是事實根據(jù)，首先確定該干擾事件確實存在，而且事情的經(jīng)過有詳細的、具體的法律證明效力的書面證據(jù)。為了能夠進行成功的反索賠，就必須對干擾事件的影響進行分析，其目的在于定量地確定干擾事件對各施工過程，對各項費用，對各項活動的持續(xù)時間以及對總工期的影響。但干擾事件卻是可能成為承包商的索賠機會，這些索賠機會能否導致索賠事件或承包商能否進行成功的索賠，這要看索賠管理人員是否能及時、全面地發(fā)現(xiàn)潛在的索賠機會、是否具有較強的索賠意識、是否善于研究合同文件和實際工程事件等；還要看這些索賠要求是否符合合同的規(guī)定，即承包商是否能找到有利于自己，可據(jù)以進行索賠的合同或法律條文。（1） 索賠的