【正文】 因為有了前面協(xié)同工作的基礎，按照我們的實施計劃，數(shù)據(jù)準備、參數(shù)設置、技術開發(fā)、操作培訓、系統(tǒng)測試等一項項工作就在緊張而充實的節(jié)奏中度過了，這時，質(zhì)量控制總監(jiān)又在提醒了：“文檔一個都不能少！” 實施階段縮寫名舉例項目管理PM福州實達項目管理StartERP/FZH/PM/General/*.*業(yè)務調(diào)研BI福州實達庫存業(yè)務調(diào)研StartERP/ FZH /BI/INV/*.*業(yè)務流程BP福州實達應收業(yè)務流程StartERP/ FZH /BP/AR/*.*方案設計SD福州實達總賬方案設計StartERP/ FZH /SD/GL/*.*系統(tǒng)設置SU福州實達采購模塊設置文檔StartERP/ FZH /SU/PO/*.*系統(tǒng)測試TT福州實達成本模塊測試文檔StartERP/ FZH /TT/CST/*.*技術文檔TA福州實達系統(tǒng)安裝手冊StartERP/ FZH /TA/INSTALL/*.* 日期作者版本參考文檔說明10OCT2000。 所以，ERP項目實施的整個過程中，我們就是和文檔一起朝夕度過的。 進行工作質(zhì)量審查時，應以項目計劃的內(nèi)容為基礎，以項目實施方法論為依據(jù)，對各項項目工作進行檢查，所有文檔都在可審查范圍。實達項目中，項目總監(jiān)或項目總監(jiān)指定的質(zhì)量控制總監(jiān)專門承擔著項目的質(zhì)量控制責任，具體包括工作質(zhì)量的審查與評定、工作過程中資料的完整性檢查、客戶簽署的階段成果確認書的歸集等。 另外，文檔對于項目質(zhì)量控制也有著重要意義。通過后，可以開始正式執(zhí)行。有了這份文檔，就可以走“批準流程”了：一方（可能是企業(yè)，也可以是實施服務方）生成“項目范圍/計劃變更文檔”，提交實達項目經(jīng)理和漢普項目經(jīng)理會審，簽字批準并內(nèi)部存檔， 同時將副本提交給項目領導小組。 內(nèi)容包括： 很多進行過企業(yè)信息化建設的朋友都知道，項目計劃的反復變更是個大忌。 以上的文檔看起來可能都比較“正式”，其實還有各種“應急”文檔。如果五天沒有回應即作為確認處理。 項目實施中的相關重要文檔都應經(jīng)過漢普項目經(jīng)理和實達項目經(jīng)理的審核。經(jīng)客戶初步確認或提出更正意見時，由版本一升至版本二，然后正式提交客戶，并進行文檔存檔，以后每經(jīng)過客戶修改逐次提升一個版本。 對于每一份文檔的版本號管理，則以下面的規(guī)則為準： 創(chuàng)建文檔時為 ，實施顧問要進行調(diào)整時，在此基礎上進行版本升級，并簽署更改人及更改時間。 當很多人要共享使用很多文檔的時候，最怕見到的就是“”、“”這樣沒有意義的文件名。 具體地，文檔目錄可以分為四級，因此形成這樣的目錄結構：“項目名稱/項目地點/實施階段/對應的ERP模塊名稱/文檔名稱”。所以，我們可以說，文檔管理的專業(yè)化程度可以是反映整個項目管理水平的一個側面。從一定意義上講，ERP的實施就是按照項目實施計劃，生成文檔、討論文檔并最終確定文檔的一系列過程。 （5）其他（略） 六、雙方討論，記錄討論意見以進行方案的進一步完善 七、日期、與會者簽名 一個文檔都不能少在ERP實施過程中，由于項目的復雜性、多方人員的參加以及時間跨度比較長等因素的存在，所有與項目有關的需求、建議、解決方案和結論都必須文檔化、標準化，成為項目成果的一個組成部分，以便查閱、交流和引用。因此，采購員在ERP系統(tǒng)中生成采購定單以后，要按照ERP系統(tǒng)中設置的采購審批路線（如企業(yè)習慣是“采購經(jīng)理先審，財務經(jīng)理再審”），進行逐層審批。 （4）采購定單下達后的結算變化情況 眾所周知，電腦行業(yè)風云變幻，下達采購定單時是一個采購價格，可一段時間后貨物到達時，結算價格可能就已經(jīng)發(fā)生了變化，存在有價保的追溯降價、提價等多種可能。如果供應商沒有完全返還，再作相應的財務處理。 在退換貨時，倉管員作子庫存轉移事務處理，把部件從退換貨邏輯子庫，轉移到供應商邏輯子庫，庫位為供應商代碼或名稱。如果有損壞，則辦理賠償或入部門費用，作雜項事務處理?？梢岳糜行诳刂票O(jiān)控部門借用的時間。借用部門填寫借用申請單，經(jīng)審批后到倉庫辦理出庫手續(xù)。 （2）倉庫借用管理 因為實達電腦公司各部門自己也需要使用電腦、更換電腦備件，所以存在“倉庫借用”的問題。一種情況是從客戶那里采購過來，要求付款的，那么定義的單價就是采購價格；另一種是直接從客戶那里接收進來進行裝配，而不需付款給客戶的，建議這種物料的成本為零。 在ERP系統(tǒng)中，需要定義客供品的物料編碼和物料清單，以在計劃運算時考慮客供品的物料需求。 （5）其他（略）。二是實物盤點，指在整個公司內(nèi)盤點，對所有的倉庫和所有的物料統(tǒng)一盤點，盤點頻率比較低，一般多在年終進行。 （4）庫存盤點 實達公司的盤點主要是實物盤點，同時對于重要物料也存在每天抽查的情況，以確保庫存準確性。 其中，雜項發(fā)料與接收都屬于庫存雜項事務處理，主要指非采購的接收、退貨，非生產(chǎn)的領料、退料或銷售的發(fā)貨、退貨和項目的報廢等，可以在開始實施庫存模塊時通過這一處理來進行物料現(xiàn)有庫存量的初始輸入，亦可用于對因偷竊、破壞、丟失、適用期滿或錯誤的記錄保存的系統(tǒng)數(shù)量進行調(diào)整和更正。 （3）庫存事務處理 庫存事務處理涉及：采購物料的接收和退貨、外協(xié)件的接收和退貨、生產(chǎn)物料的發(fā)放和退倉、半成品和成品的完工入庫、成品的發(fā)貨和退貨、雜項發(fā)料和雜項接收、庫存物料的調(diào)拔以及庫存物料的調(diào)整等。 二區(qū)第二位：0表示合格子庫，1表示不合格子庫，2表示借用子庫，3表示退換貨子庫。 例如， 一區(qū)：S，表示外購件子庫。長度為一位。三區(qū)、四區(qū)是自由編碼區(qū)，如流水號，長度4位。一區(qū)代表物料大類，如“顯示器”，長度為2位，主要有三部分：計算機有關部品（占用于前半部分）；元件級部品（占用中部號）；成品（由后99往前漸占），如家用PC（99）、筆記本電腦（96）等。 （2）庫存編碼體系 ERP庫存管理中的編碼體系包含以下內(nèi)容：物料編碼、計量單位編碼、倉庫編碼、物料分類編碼等。分析得知，實達電腦公司的庫存管理屬于多組織、多賬務體系、多業(yè)務運營單位的組織機構體系，其中包含虛擬實達電腦總公司、實達分廠、蕪湖分廠。 二、企業(yè)項目組人員對庫存管理內(nèi)容做補充描述 三、咨詢顧問對ERP系統(tǒng)的庫存管理實現(xiàn)框架圖進行綜述（如圖1） 四、常規(guī)管理的實現(xiàn) （1）庫存組織機構 ERP系統(tǒng)如何知道企業(yè)怎么管庫存呢？這就需要在ERP系統(tǒng)中建立企業(yè)實際庫存架購的映射，即進行庫存組織架構的設置。] 會議時間：2000年6月2日9:00~11:30 AM 會議主題：ERP實施解決方案專題討論（庫存部分） 參加人員：咨詢顧問組、相關項目推進組人員、相關項目職能組、IT組 一、 咨詢顧問對庫存管理的內(nèi)容進行綜述 根據(jù)相應目標流程，實達電腦公司的庫存管理要求實現(xiàn)：（1）常規(guī)管理，如：庫存架構、庫存的編碼體系、庫存事務處理、庫存物資的盤點、庫存計劃、庫存報表和查詢。那么，如何找到一個最滿意（往往不存在“最佳”）的結合方案呢？自然需要咨詢顧問和企業(yè)項目組進行充分溝通與討論，因此就有了下面的“會議紀要”。所以，從某種意義上說，要追求ERP的成功，就是要時時刻刻堅持以實施方法論為綱。（2）此方法論技術將作為知識轉移的一部分，傳遞給企業(yè)的內(nèi)部團隊，以保障企業(yè)ERP系統(tǒng)能夠長期良性運行。 我們在整個實達項目中所遵循的基本路線，就是這樣一套經(jīng)過實踐檢驗的、結構化的實施方法論，它所涵蓋的內(nèi)容包括： 實施策略、成功關鍵因素； 實施階段的劃分、承遞關系、各階段的目標、工作范圍、成果提交與驗收的方法； 項目計劃制定方法、審批機制、跟蹤方法、控制措施、計劃調(diào)整的批準程序； 項目人員組織構成、權責定義、報告和決策機制、會議制度； 基本文檔列表、內(nèi)容與作用、提交時間、審批路線、備案方法； 質(zhì)量管理范圍、審查方法、測試方法； 其他。從1978年前后國內(nèi)有些企業(yè)開始進行MRP II的應用實踐以來，到今天已經(jīng)有近千家企業(yè)走過這條道路。 的確，ERP這樣的項目時間跨度長、涉及部門多、又有電腦參與、軟硬件還可能存在風險，要這位經(jīng)理站在項目啟動第一天的位置，來放眼預測隨后的半年、一年甚至更長時間里面會開展什么工作、會遭遇什么障礙、直到最后會得到什么結果，這幾乎是一件不可能的事情。 以實施方法論為綱 曾經(jīng)向一家企業(yè)的IT經(jīng)理問過這樣的問題：如果您所在的企業(yè)即將開始ERP或者CRM（客戶關系管理）等大型系統(tǒng)的應用，您的第一感受是什么？他認真思考了一下，說了四個字：深不可測。 以上這些想法是否有必要與項目組的成員進行溝通，具體可以采取哪些可操作的辦法來推動和保障項目的進行，希望能與蔡總交流磋商。 作為ERP實施顧問，實達項目的成功也是我們的成功，通過協(xié)同努力達到項目的成功，是實達小組與咨詢顧問共同利益取向的共同追求。因為目前的解決思路與方案是根本的、方向性的，從大局上已經(jīng)可以預見到ERP系統(tǒng)的整體良性運轉；將來的不斷提高、不斷發(fā)現(xiàn)和解決問題是補充性的、局部性的、長期的。ERP系統(tǒng)是一個人機結合的系統(tǒng)，不是機器的簡單輸入輸出關系。 咨詢顧問組做解決方案設計時，主要精力是關注在實際運營環(huán)境下，這些流程如何高效運營。只有保證這些流程主線的運營順利，才有ERP項目的全局意義上的成功，否則，就只是用一些巧妙的手段解決了局部的某個高難度的問題，整個系統(tǒng)的全面運行和整合應用卻無從談起。 認識到這些目標流程的實現(xiàn)不是一件容易的事情，而是ERP實施關注、保證、監(jiān)控的難點、中心與重心 在ERP解決方案設計的階段，還將對保證這些流程順利運營的實現(xiàn)細節(jié)進行探討和確認。結合實達業(yè)務運營的實際環(huán)境，把目標流程切實用起來，用順，用好，是ERP實施階段的重要任務。目標流程不是ERP軟件的標準流程，而是實達未來要實現(xiàn)的規(guī)范流程，實達的業(yè)務提升始終是本質(zhì)，ERP是載體和手段。但在一些探討和交流中，似乎有個別人認為：不能只是把這些流程在ERP上運行起來，而是要讓ERP對企業(yè)有幫助。 對一個有經(jīng)驗的ERP實施顧問來說，在解決企業(yè)具體問題時，首先應該考慮系統(tǒng)功能能否解決，參數(shù)設置能否實現(xiàn)，這是最自然地運用ERP系統(tǒng)的方法，能夠從根本上保證系統(tǒng)的集成性、完整性、準確性。我們的理解是，ERP的實施是大型成熟軟件的應用，其豐富的系統(tǒng)功能和靈活的參數(shù)設置是ERP設計思想最有價值的部分，在實際應用中經(jīng)過了長期的錘煉和完善。 如：熟練掌握ERP的應用，當碰到系統(tǒng)運行的非常規(guī)情況時，能夠準確地判斷問題出處并進行解決，等等。確保這些小目標的一次達到，才能鋪就一條通向大目標的平坦之路。那么以上循序漸進的思路和一次成功的思路是否矛盾呢？我想，本質(zhì)是不矛盾的。又比如，在系統(tǒng)上線、進入并行階段以后，通過對手工、系統(tǒng)兩種方法處理結果的比較和監(jiān)控，又會解決一些具體問題，使這些崗位、超級用戶在解決問題方面得到提高。比如在系統(tǒng)測試階段，將由企業(yè)應用崗位的具體人，比如采購部分的王星光，按照漢普顧問制作的模塊測試文檔，一步步地來實際模擬將來要應用的業(yè)務流程與操作方法。分析其原因，這與軟件的復雜度、參加者個人在實際業(yè)務中只負責一部分工作等都有關。我想這是學習ERP這種大型軟件過程中經(jīng)常會出現(xiàn)的正常情況。 循序漸進地開展工作 具體來說，就是根據(jù)項目計劃中的里程碑（Milestone），明確每個階段的工作目的，一步步地繼承前面階段的工作成果，從而逐漸逼近ERP成功的目標。 咨詢顧問組成為實際引導和保障ERP走向成功的堅定力量。 項目職能組、IT職能組、超級用戶成為企業(yè)內(nèi)部實際應用ERP走向成功的堅定力量。 項目推進小組成為企業(yè)內(nèi)部實際推動ERP走向成功的堅定力量。我和綜合管理部副經(jīng)理探討過，隨著項目的推進，項目推進小組、職能小組的工作重點將從論證逐漸轉變?yōu)橥苿印? 隨著新概念、新流程、新平臺的逐步引入與應用，一些混淆、迷惑、抱怨的意識不可避免地會逐漸顯露出來。也就是說，我們現(xiàn)在已經(jīng)越來越接近ERP軟件的實現(xiàn)、越來越進入項目的攻堅階段了。 蔡總： 您好！ 經(jīng)過前一階段的加班加點，ERP模塊培訓工作已經(jīng)結束。學習之余，培訓中間就餐時，這些超級用戶在學習疲勞之后都胃口大開，還振振有辭地說，我們超級用戶，自然是超級飯量！ 給實達項目經(jīng)理的一封信 ERP實施風險極大，但也不是不可減免。所謂超級用戶，就是各業(yè)務環(huán)節(jié)應用ERP的帶頭人，他們一方面是模塊培訓法定的接受者，一方面又是將來操作培訓過程中各業(yè)務環(huán)節(jié)其他用戶的培訓教員。 在組織培訓的過程中，項目負責人動了很多腦筋。對ERP實施公司來說，按照合同協(xié)議完成實施項目是第一個層次的要求，要做到主動地推動知識轉移的過程、幫助企業(yè)建立一個ERP應用的團隊、敦促企業(yè)著手進行ERP應用人才梯隊的建設，則是對實施公司提出了更高的要求。 以上這些方面，其實強調(diào)的還是知識轉移的問題，也就是說：企業(yè)是ERP應用的主體，將來ERP的成功圖景，應是企業(yè)自己的人員在熟練自如地使用ERP系統(tǒng)進行業(yè)務處理與管理分析。 參加培訓的人員首先應切實掌握這些重點知識。 來參加模塊培訓的人員，不僅僅是ERP軟件將來的操作者，而且是ERP軟件各個應用環(huán)節(jié)的指導老師，不僅要指導怎么做，還要能夠指導為什么這樣做、能否做得更好，即能夠回答：為什么要這樣輸入？為什么要這樣操作？出現(xiàn)誤操作怎么辦？出現(xiàn)以前沒有考慮過的例外業(yè)務怎么處理？ 但企業(yè)將來的業(yè)務在動