企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程(參考版)
2025-04-22 02:36本頁面
【正文】 第7章 企業(yè)內(nèi)部控制流程——采購業(yè)務(wù)7．2 采購與驗(yàn)收控制7．2．1 采購業(yè)務(wù)招標(biāo)流程1．采購業(yè)務(wù)招標(biāo)流程與風(fēng)險(xiǎn)控制圖采購業(yè)務(wù)招標(biāo)流程與風(fēng)險(xiǎn)控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不相容責(zé)任部門/責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理需求部門采購部經(jīng)理采購部供應(yīng)商采購招標(biāo)評審不規(guī)范，可能導(dǎo)致企業(yè)選擇不合格供應(yīng)商；簽定的合同不符合國家相關(guān)法律法規(guī)，可能給企業(yè)帶來不必要的損失采購招標(biāo)違反國家法律法規(guī)，可能使企業(yè)遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失采購招標(biāo)過程違反法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度，可能使企業(yè)受到有關(guān)部門處罰，從而造成資產(chǎn)損失審批提供相關(guān)資料參與論證97結(jié)束簽定合同選取最終中標(biāo)者組織論證審核開始8654321宣布中標(biāo)單位初步評審接收標(biāo)書發(fā)售標(biāo)書確定合格供應(yīng)商進(jìn)行資格審查發(fā)布招標(biāo)廣告準(zhǔn)備招標(biāo)文件編制招標(biāo)書簽定合同填報(bào)標(biāo)書購買標(biāo)書填報(bào)資格審查文件采購預(yù)算索取資格審查文件采購預(yù)算D1D2D32．采購業(yè)務(wù)招標(biāo)流程控制表采購業(yè)務(wù)招標(biāo)流程控制控制事項(xiàng)詳細(xì)描述及說明階段控制D11．對需要進(jìn)行招標(biāo)的采購業(yè)務(wù)，采購部準(zhǔn)備招標(biāo)文件，編制《采購招標(biāo)書》，報(bào)采購部經(jīng)理審核2．采購部發(fā)布招標(biāo)廣告，說明招標(biāo)方式，招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、用途、規(guī)格、質(zhì)量要求及數(shù)量或規(guī)模，履行合同期限與地點(diǎn)，投標(biāo)保證金，投標(biāo)截止時(shí)間及投標(biāo)書投遞地點(diǎn)，開標(biāo)的時(shí)間與地點(diǎn)，對投標(biāo)單位的資質(zhì)要求以及其他必要的內(nèi)容D23．采購部收到供應(yīng)商的資格審查文件后，對供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)等方面進(jìn)行審查4．采購部通過審查供應(yīng)商各方面指標(biāo)，確定合格的供應(yīng)商5．采購部向合格的供應(yīng)商發(fā)售標(biāo)書，供應(yīng)商填寫完畢后遞交到采購部D36．采購部對供應(yīng)商的投標(biāo)書進(jìn)行初步審核，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商7．采購部經(jīng)理組織需求部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員或?qū)＜覍Y選通過的投標(biāo)書進(jìn)行論證，選出最終的中標(biāo)者8．最終中標(biāo)者經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，由采購部相關(guān)人員宣布中標(biāo)單位9．采購部經(jīng)理代表招標(biāo)方簽定《采購合同》相關(guān)規(guī)范應(yīng)建規(guī)范1 《采購管理制度》1 《采購招標(biāo)管理規(guī)定》參照規(guī)范1 《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》1 《中華人民共和國合同法》文件資料1 《采購合同》1 《采購招標(biāo)書》1 《合格供應(yīng)商名單》1 《中標(biāo)單位通知書》責(zé)任部門及責(zé)任人1 采購部、請購部門1 總經(jīng)理、采購部經(jīng)理、采購主管、采購專員7．2．2 供應(yīng)商的評選流程1．供應(yīng)商的評選流程與風(fēng)險(xiǎn)控制圖供應(yīng)商的評選流程與風(fēng)險(xiǎn)控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不相容責(zé)任部門/責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理采購部經(jīng)理采購部相關(guān)部門供應(yīng)商現(xiàn)場評審過程不規(guī)范，可能導(dǎo)致企業(yè)選擇不合格的供應(yīng)商比質(zhì)比價(jià)采購制度不完善，可能造成候選供應(yīng)商不符合企業(yè)要求“供應(yīng)商調(diào)查表”設(shè)計(jì)不標(biāo)準(zhǔn)、不合理，可能導(dǎo)致漏選優(yōu)秀的供應(yīng)商審批是現(xiàn)場評審采購物資分類參與評審組織現(xiàn)場評審否資料存檔編寫《現(xiàn)場評審報(bào)告》審核審核提出候選名單審核進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)發(fā)放、回收調(diào)查表收集供應(yīng)商信息結(jié)束56確定《供應(yīng)商名單》4321開始參與配合D1D2D32．供應(yīng)商的評選流程控制表供應(yīng)商的評選流程控制控制事項(xiàng)詳細(xì)描述及說明階段控制D11．采購部通過不同途徑（面談、調(diào)查問卷等）收集供應(yīng)商信息，主要包括供應(yīng)商信譽(yù)、供貨能力等方面的信息D22．采購部和使用部門依據(jù)收集到的供應(yīng)商信息，參照企業(yè)《比質(zhì)比價(jià)采購制度》等相關(guān)文件，對供應(yīng)商進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)3．采購部根據(jù)比質(zhì)比價(jià)結(jié)果，參照《供應(yīng)商選定標(biāo)準(zhǔn)》，提出《候選供應(yīng)商名單》，報(bào)采購部經(jīng)理審核D34．采購部通過采購物資的分類，根據(jù)實(shí)際需要判斷是否需要組織現(xiàn)場評審。需要進(jìn)行現(xiàn)場評審的供應(yīng)商，采購部組織現(xiàn)場評審，請購部門、生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲部門以及質(zhì)檢部門等相關(guān)部門參與；對無需現(xiàn)場評審的供應(yīng)商，可直接提出供應(yīng)商的等級排序名單5．現(xiàn)場評審后，采購部匯總評價(jià)結(jié)果，確定供應(yīng)商的等級排序名單，報(bào)采購部經(jīng)理審核6．采購部根據(jù)采購部經(jīng)理的審核結(jié)果確定《供應(yīng)商名單》，并報(bào)采購部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批相關(guān)規(guī)范應(yīng)建規(guī)范1 《采購管理制度》1 《供應(yīng)商選定標(biāo)準(zhǔn)》1 《供應(yīng)商評價(jià)制度》1 《比質(zhì)比價(jià)采購制度》參照規(guī)范1 《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》文件資料1 《供應(yīng)商名單》1 供應(yīng)商調(diào)查表1 《現(xiàn)場評審報(bào)告》責(zé)任部門及責(zé)任人1 采購部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、倉儲部1 總經(jīng)理、采購部經(jīng)理、采購主管、采購專員7．3 采購付款控制7．3．1 付款審批業(yè)務(wù)流程1．付款審批業(yè)務(wù)流程與風(fēng)險(xiǎn)控制圖付款審批業(yè)務(wù)流程與風(fēng)險(xiǎn)控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不相容責(zé)任部門/責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理采購總監(jiān)財(cái)務(wù)部采購部經(jīng)理采購專員付款申請單據(jù)不充分、不完整，相關(guān)審批權(quán)限模糊，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費(fèi)或發(fā)生舞弊行為付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損未通過通過權(quán)限外審批未通過通過審批4發(fā)出付款通知安排付款事宜審核審核填寫《付款申請單》和“應(yīng)付賬款表”321結(jié)束通知供應(yīng)商結(jié)款審核付款條件、采購發(fā)票等相關(guān)憑證匯總采購訂單、合同開始D1D22．付款審批業(yè)務(wù)流程控制表付款審批業(yè)務(wù)流程控制控制事項(xiàng)詳細(xì)描述及說明階段控制D11．采購專員定期匯總采購合同及采購訂單，辦理付款事項(xiàng)2．采購專員對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并核對合同執(zhí)行情況，匯總應(yīng)付賬款D23．采購專員填寫《付款申請單》和“應(yīng)付賬款表”，提交采購部經(jīng)理
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