會議服務(wù)的基本要求和詳細流程(參考版)
2024-11-01 05:15本頁面
【正文】 ，致感謝語 ，與酒店結(jié)賬，準備返程。 ，盡量多安排時間聽課，觀察學員反應，征集學員意見及建議。 一天上午會議接受后集合講師學員合影留念（提前選擇好背景，最好能顯示會議條幅或酒店名稱）。然后迅速回到房間，將會議概況（學員報到情況）告知公司，并根據(jù)學員人數(shù)，合理安排中餐。然后回房間準備接待當日報到者 ，致會議開幕詞（包括歡迎詞、學習時間安排、會場注意事項、介紹講師等）。 ，根據(jù)酒店早餐時間及會議開始時間，通知前臺安排學員房間叫醒服務(wù)。 （以實際餐標為準，與銷售經(jīng)理協(xié)商，爭取按人頭兒計） ，安排講師房間（要求安靜、整潔）。要時刻保持會務(wù)房間整潔有序。 ，聯(lián)系酒店銷售部經(jīng)理，請其協(xié)調(diào)開一間會務(wù)組房（要求房間靠近電梯或樓梯、寬敞明亮 ）， 9 并在大堂擺放報到水牌（注明會議名稱時間和會務(wù)組房間號），便于學員順利到會務(wù)組房間報到。 四、 外地帶會工作 ：掌握會議信息，熟悉并記錄本次會議接待標準及特殊要求（建議使用會議信息交接表） ，調(diào)整心情。然后根據(jù)酒店消費，跟酒店結(jié)賬（切記酒店結(jié)賬時避開主辦方老師） 送機 /站 主辦方老師通常會在會議結(jié)束當天下午或晚上離開，安排送機 /站要考慮酒店與機場 /車站距離，以及交通擁堵時段，安排出發(fā)時間。在規(guī)定退房時間前協(xié)助前臺通知學員按時退房，并盡可能的通過調(diào)房拼住來減少單房差。如果是學員自身原因?qū)е掳l(fā)票作廢，重新開發(fā)票需要補全稅；如果是其他原因?qū)е掳l(fā)票作廢，要無條件重開，若時間緊張，可以留下學員地址，發(fā)票開出后郵寄過去。 學員必須持收據(jù)來換取發(fā)票，分發(fā)發(fā)票時，根據(jù)收據(jù)上的編號，查找對應發(fā)票反饋表，并將發(fā)票取出交給學員，請其核對。 根據(jù)學員填寫的發(fā)票反饋表，按編號順序排列好，需要開酒店發(fā)票的交給酒店開，需要開會務(wù)發(fā)票的交給公司開，并將開好的 發(fā)票夾在發(fā)票反饋表中，按序排好。對于散客拼團的形式，這需要提前給客人講清楚。 旅游報名的原則能收一個是一個，要以說服客人報名，又避免客人誤會找麻煩為目的，這是絕對有收入的服務(wù)。如沒有票，至少提前半天告知客人，并退還定金。如果客人堅持訂票或代售點沒票，那就根據(jù)客人要求，現(xiàn)場電腦查詢車次，讓客人自由選擇確定，建議選擇始發(fā)車（過路車不好訂）。 返程票的原則是能不訂就不訂，這只是一項額外服務(wù)，沒有利潤空間。盯餐時要注意觀察那些菜比較受歡迎，那些菜不受歡迎，以便下一餐做調(diào)整，同時還要督促服務(wù)員上菜速度，及時補充菜品，保證菜量充足。用餐結(jié)束，待學員離開后，收回服務(wù)員手中的餐券，核對用餐費用（按桌結(jié)算）并簽字確認 如果是自助餐，要根據(jù)報餐人數(shù)，跟酒店報一個保底用餐人 數(shù)（小于報餐人數(shù)）。桌餐最好是開餐前上齊大部分菜，即使沒有，也要在開餐后盡快上齊。處理會場學員的一些疑問。 會議開始 7 會議開始前要配合主辦方老師核查學員代表證，以免有人混水摸魚，協(xié)助講課老師調(diào)試電腦投影。如果收取有大量現(xiàn)金，可于酒店負責人協(xié)商，寄存酒店，如果不行，可以先給主辦方老師一部分，或跟公司領(lǐng)導聯(lián)系，存放 公司。查看收據(jù)，清點現(xiàn)金及刷卡單，做到二者一致。 根據(jù)報到情況及電話詢問 情況，判斷預訂房量，如果房間多，就要與主辦方老師商量盡早退房，盡可能讓酒店幫助消化多余房間；如果房間少，就要跟酒店負責人協(xié)商，多給一些房間，實在不行九要就近找別的酒店訂房，不管怎么樣，都要讓學員有房住。對于德高望重的講課老師，主辦方老師會親自去機場 /車站迎接，注意合理安排用車檔次。 會場要根據(jù)老師要求和學員報到情況來布置，一般在下午或晚上，主要包括掛條幅 /背景，桌椅 擺放，桌簽擺放，茶歇臺搭建，講臺布置，投影話筒燈光等設(shè)備調(diào)試。
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