【正文】 此外，還要充分發(fā)揮工程監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，把竣工文件編制的監(jiān)督、審核、驗(yàn)收工作納入監(jiān)理工程師的技術(shù)管理范圍。 運(yùn)用合同法律手段是做好竣工檔案工作的重要保證公路工程實(shí)行全國(guó)招投標(biāo)制度、工程建設(shè)監(jiān)理制度和工程質(zhì)量國(guó)家專家組監(jiān)督檢查制度，為工程檔案的收集、整理創(chuàng)造了良好的外部環(huán)璄。工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在工程項(xiàng)目開工前應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定和頒發(fā)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的一整套原始單元工程憑證文件(不是開工后)。而公路工程則要求工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔文件材料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范?？⒐すぷ魅藛T要始終直接參與整個(gè)工程的建設(shè)和竣工工作驗(yàn)收全過(guò)程。因此，為使項(xiàng)目竣工工作與工程建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，項(xiàng)目法人應(yīng)將竣工工作納入工程建設(shè)的一部分，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立竣工機(jī)構(gòu)及人員，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目階段驗(yàn)收管理工作。(6) 建設(shè)單位和施工單位質(zhì)量管理體系對(duì)竣工資料管理重視不夠，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施。(4) 施工單位作業(yè)層素質(zhì)低，技術(shù)力量薄弱，培訓(xùn)少，管理水平差，是造成施工過(guò)程中產(chǎn)生的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。(2) 建設(shè)單位與施工單位簽訂合同內(nèi)容對(duì)竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細(xì)化是造成竣工資料質(zhì)量失控的法定原因。2 竣工資料質(zhì)量失控主要原因(1) 工程建設(shè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱。 施工原始資料書寫不規(guī)范施工過(guò)程中長(zhǎng)期的測(cè)量手薄記錄、灌漿施工記錄都用鉛筆書寫，一式四聯(lián)混凝土要料單用復(fù)寫紙書寫；施工過(guò)程中的原始簽證資料五花八門，有用純藍(lán)墨水、藍(lán)黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等，這些都與竣工資料歸檔要求不符，給后期竣工資料編制工作帶來(lái)極大的困難。 竣工圖文件編制不夠規(guī)范一些分部工程都程度不同存在著代用圖，而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷，圖紙缺量較大，劃改圖紙只有原則的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，缺少有針對(duì)性的細(xì)則。有的施工單位管理不嚴(yán)格，造成原始文件丟失。附錄1公路工程竣工文件材料歸檔范圍和保管期限表 序號(hào)歸 檔 文 件保管單位保管期限一可行性研究交通主管部門 設(shè)計(jì)單位 永久1項(xiàng)目建議書及批復(fù)2工程可行性研究報(bào)告及批復(fù)3項(xiàng)目評(píng)估4環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告二設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料　　1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、 勘察報(bào)告、重要土巖樣說(shuō)明 建設(shè)單位永久或長(zhǎng)期2水文、氣象等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料三設(shè)計(jì)文件　　1總體規(guī)劃設(shè)計(jì)交通部檔案館、交通 主管單位、設(shè)計(jì)單位永久2審批的設(shè)計(jì)及有關(guān)文件交通主管部門、 設(shè)計(jì)單位3公路用地圖設(shè)計(jì)單位四工程管理文件　　1征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖建設(shè)單位永久2公路建設(shè)用地呈報(bào)表建設(shè)單位永久3征地?cái)?shù)量明細(xì)表建設(shè)單位永久4拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書建設(shè)單位永久5承、發(fā)包及委托合同、協(xié)議書、 招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件建設(shè)單位永久6技術(shù)規(guī)范的補(bǔ)充文件和修改文件建設(shè)單位長(zhǎng)期7施工執(zhí)照建設(shè)單位永久8環(huán)保、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、消防、規(guī)劃等文件建設(shè)單位、使用單位永久9電、暖、煤氣等供應(yīng)協(xié)議書建設(shè)單位、使用單位永久10工程總結(jié)交通部檔案館、交通 主管部門、建設(shè)單位永久五施工文件　　1開工報(bào)告、工程技術(shù)要求 技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要建設(shè)單位永久或長(zhǎng)期2施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、 施工計(jì)劃、重要圖紙會(huì)審紀(jì)要建設(shè)單位、使用單位長(zhǎng)期3分項(xiàng)工程開工申請(qǐng)單及附件建設(shè)單位永久4原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定報(bào)告建設(shè)單位、使用單位長(zhǎng)期5原材料試驗(yàn)報(bào)告建設(shè)單位、使用單位長(zhǎng)期6設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單材料代用審批手續(xù)建設(shè)單位、使用單位永久7施工原始資料建設(shè)單位、使用單位長(zhǎng)期8試驗(yàn)材料匯總表建設(shè)單位、使用單位長(zhǎng)期9中間檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)單及試驗(yàn)資料建設(shè)單位長(zhǎng)期10隱蔽工程驗(yàn)收記錄建設(shè)單位、使用單位永久11工程記錄及測(cè)試、沉降觀測(cè)記錄、事故處理報(bào)告建設(shè)單位、使用單位長(zhǎng)期12單位工程、分項(xiàng)、分部質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定報(bào)告建設(shè)單位、使用單位永久13施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)建設(shè)單位長(zhǎng)期14機(jī)電設(shè)備安裝及調(diào)度記錄建設(shè)單位、使用單位長(zhǎng)期15專項(xiàng)檢測(cè)及監(jiān)控材料建設(shè)單位、使用單位長(zhǎng)期16工程聲像資料建設(shè)單位、使用單位重要永久或長(zhǎng)期六監(jiān)理文件　　1監(jiān)理通知、開（停復(fù)）工令許可證建設(shè)單位永久2備忘錄、會(huì)議紀(jì)要建設(shè)單位長(zhǎng)期3施工質(zhì)量檢驗(yàn)分析建設(shè)單位、使用單位永久4規(guī)程規(guī)范建設(shè)單位長(zhǎng)期5合同管理文件建設(shè)單位長(zhǎng)期6計(jì)劃進(jìn)度管理文件建設(shè)單位長(zhǎng)期7工程技術(shù)管理文件建設(shè)單位長(zhǎng)期8工程質(zhì)量控制文件建設(shè)單位長(zhǎng)期9工程計(jì)量與支付建設(shè)單位長(zhǎng)期10與總監(jiān)及業(yè)主的來(lái)往函建設(shè)單位長(zhǎng)期11監(jiān)理工作會(huì)議記錄或紀(jì)要建設(shè)單位長(zhǎng)期七交工文件1通車典禮會(huì)議的通知、議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、總結(jié)、聲像材料建設(shè)單位永久2交工驗(yàn)收會(huì)議的通知、議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、名冊(cè)、報(bào)告、總結(jié)、聲像等材料建設(shè)單位永久3交工驗(yàn)收質(zhì)量鑒定書、檢測(cè)表建設(shè)單位永久八竣工文件　　1工程竣工申請(qǐng)報(bào)告建設(shè)單位永久2工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告交通道檔案館、交通主管 部門、建設(shè)單位、使用單位永久3竣工驗(yàn)收鑒定書、驗(yàn)收委員會(huì)名冊(cè)4工程總結(jié)文件建設(shè)單位、使用單位永久5工程審計(jì)文件、材料建設(shè)單位永久6財(cái)務(wù)決算、工程決算、支付報(bào)表建設(shè)單位永久7竣工圖（1）總說(shuō)明書交通部檔案館、交通主管部門、建設(shè)單位、使用單位永久（2）路線平、縱面竣工圖永久（3）路基、路面竣工圖建設(shè)單位、使用單位永久（4）橋梁、涵洞竣工圖建設(shè)單位、使用單位永久（5）隧道工程竣工圖建設(shè)單位、使用單位永久（6）路線交叉工程竣工圖建設(shè)單位、使用單位永久（7）沿線設(shè)施及其它工程竣工圖建設(shè)單位、使用單位永久（8）環(huán)保工程竣工圖建設(shè)單位、使用單位永久（9）通用圖建設(shè)單位、使用單位永久九科研　　1課題報(bào)告、任務(wù)書、批準(zhǔn)書建設(shè)單位永久2協(xié)議書、委托書、合同建設(shè)單位永久3研究方案、計(jì)劃、調(diào)查研究報(bào)告建設(shè)單位長(zhǎng)期4實(shí)驗(yàn)記錄建設(shè)單位、使用單位永久5實(shí)驗(yàn)分析、計(jì)算、整理數(shù)據(jù)建設(shè)單位、使用單位永久6階段報(bào)告、科研報(bào)告、技術(shù)鑒定建設(shè)單位、使用單位永久附錄2目前重點(diǎn)公路工程項(xiàng)目關(guān)于檔案管理方面存在的問(wèn)題：（轉(zhuǎn)載）1 竣工資料質(zhì)量控制現(xiàn)狀竣工原始文件因施工管理工作不到位、不規(guī)范造成的質(zhì)量問(wèn)題，大體有以下幾種： 施工綜合管理文件原件不齊全個(gè)別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件，因下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足公路工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的要求。第三條 公路建設(shè)單位和使用單位對(duì)接受的全部檔案編制檔號(hào)，并填寫在卷面和卷脊上。（四）質(zhì)量檢測(cè)單位：質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告，檢測(cè)表。（二）施工單位：施工原始記錄表，原材料試驗(yàn)報(bào)告，質(zhì)量自檢評(píng)定表，交（竣）工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，圖表及聲像、電子材料等材料。在交工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向建設(shè)單位移交系統(tǒng)整理和通過(guò)驗(yàn)收的檔案和移交清冊(cè)。7．照片檔案的冊(cè)內(nèi)目錄、備考表、冊(cè)脊格式見附圖附圖6。（如第一冊(cè)，第一號(hào)：11）5．時(shí)間：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第14位表示年，56位表示月，78位表示日。其格式如下：題名：簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等。分說(shuō)明：以照片的自然張為單位編寫分說(shuō)明或?qū)σ唤M聯(lián)系密切的照片加以說(shuō)明。3．照片冊(cè)一般由297mm210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成，芯頁(yè)以30頁(yè)左右為宜，有活頁(yè)式或定頁(yè)式兩種。2．底片裝入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。⑥對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。④底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全。③對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。2．收集要求：①對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為已有。④記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。②領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。底片又稱負(fù)片，照片又稱正片。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。⑥壓縮電子文件以ZIP為通用格式。④視頻或多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。③對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的非通用格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式。②用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理軟件及版本號(hào)。3第六章 電子檔案電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。23監(jiān)理工作總結(jié)612工程驗(yàn)收鑒定書61中間交驗(yàn)證書65（六）工程驗(yàn)收645其它634監(jiān)理大事記623監(jiān)理年度總結(jié)612監(jiān)理工作月報(bào)、年報(bào)（①2003年 ②2004年）61現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理日志（①路基 ②路面 ③橋梁 ④通道、涵洞 ⑤交通工程 ⑥其它）68（五）監(jiān)理管理678其它667工種造價(jià)分析報(bào)告等（①2003年 ②2004年）656其它費(fèi)用及支付證明 （①2003年 ②2004年）645支付證書及報(bào)表（①2003年度 ②2004年度）634設(shè)計(jì)變更（①路基 ②路面 ③橋梁 ④通道、涵洞 ⑤交通工程 ⑥其它）623暫定金額使用情況 （①2003年 ②2004年）612計(jì)量單價(jià)調(diào)整申請(qǐng)及由于國(guó)家物價(jià)指數(shù)調(diào)整引進(jìn)費(fèi)用變動(dòng)的批復(fù)（①單價(jià)調(diào)整按分部 ②價(jià)格調(diào)整按年度）61索賠申請(qǐng)及批復(fù)（①2003年 ②2004年）64（四）計(jì)量與支付634其它623單項(xiàng)工程開工通知書（①路基 ②路面 ③橋梁 ④通道、涵洞 ⑤其它）612進(jìn)度計(jì)劃完成情況，年、月報(bào)表（①2003年 ②2004年）61工程總進(jìn)度計(jì)劃，年、月計(jì)劃（①2003年 ②2004年）611（三）進(jìn)度控制61011聲像材料6910規(guī)定辦法及其它689停工、返工、復(fù)工令678施工質(zhì)量卡667階段性測(cè)量成果抽檢656試驗(yàn)檢測(cè)月報(bào)645工種質(zhì)量評(píng)定表634工種質(zhì)量事故報(bào)告623現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量抽檢表612原材料試驗(yàn)抽檢表61試驗(yàn)抽檢表63（二）質(zhì)量控制6253重要會(huì)議紀(jì)要、記錄等文件624⑤監(jiān)理工程師與第三方之間的來(lái)往函件623④監(jiān)理機(jī)構(gòu)來(lái)往內(nèi)部的函件、請(qǐng)示報(bào)告、報(bào)告的批復(fù)；622③監(jiān)理工程師與技術(shù)專家之間來(lái)往函件、請(qǐng)示報(bào)告、報(bào)告的批復(fù)621②監(jiān)理工程師與承包人或指定分包人之間來(lái)往函件、書面協(xié)議、申請(qǐng)批復(fù)、會(huì)議記錄62①監(jiān)理工程師與業(yè)主之間的來(lái)往函件6132來(lái)往文件612③規(guī)定、辦法、規(guī)程、制度611②監(jiān)理大綱、規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則61①監(jiān)理合同、協(xié)議61按問(wèn)題、時(shí)間組卷1監(jiān)理大綱6（7）聲像材料要按規(guī)范統(tǒng)一整理，編目時(shí)注明與相應(yīng)案卷的互見號(hào)，并按時(shí)歸檔。（5）監(jiān)理管理類，按標(biāo)段、分部、分項(xiàng)工程結(jié)合時(shí)間組卷。（3）進(jìn)度控制類，按照問(wèn)題、時(shí)間、標(biāo)段，結(jié)合分部、分項(xiàng)工程組卷。（1）行政管理類，按問(wèn)題、時(shí)間、組卷。6．工程驗(yàn)收類 (1)中間交驗(yàn)證書；(2)工程驗(yàn)收（階段交工、竣工）鑒定書；(3)監(jiān)理工作總結(jié)報(bào)告等。4． 計(jì)量支付類(1)索賠申請(qǐng)及批復(fù)；(2)計(jì)日工申請(qǐng)及批復(fù)；(3)計(jì)量單價(jià)調(diào)整申請(qǐng)及由于國(guó)家物價(jià)指數(shù)調(diào)整引起的費(fèi)用變動(dòng)的批復(fù)；(4)暫定金額使用情況；(5)設(shè)計(jì)變更文件；(6)各類支付證書及報(bào)表；(7)其它費(fèi)用支付證明；(8)工程造價(jià)分析報(bào)告等；