【正文】 題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的（如會議紀(jì)要、通知、指令等）原題名照寫另自擬標(biāo)題外加中括號，會議記錄須重擬題名時，應(yīng)寫明會議的時間和主要內(nèi)容。聯(lián)合發(fā)文的在主發(fā)文單位（機構(gòu)）后加等幾個單位。3．責(zé)任者：即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。1．序號：指卷內(nèi)文件排列的位置號，一份文件或一個結(jié)構(gòu)、部位一個號，用阿拉伯?dāng)?shù)字由1依次編號。7．密級：暫不填寫。5．起止日期：卷內(nèi)文件形成的起止日期。包括公路項目名稱、起止樁號、單位工程（分部、分項）名稱及文件名稱，項目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的立項名稱相符。2．檔號：其結(jié)構(gòu)形式見分類編號項。第六條 具 體 格 式案卷類型： 案卷由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表和卷脊組成。一般文字在前，圖樣在后，批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。（2）卷內(nèi)文件的排列。涉及一個標(biāo)段和幾個問題的一般歸在第一個問題（按專業(yè)路基、橋梁、隧道、涵洞等）所在的卷中。（8）科學(xué)研究材料：按課題立項，研究實驗，總結(jié)鑒定，成果申報，獎勵和推廣應(yīng)用等階段組卷。如監(jiān)理工作，進度計劃，技術(shù)管理，質(zhì)量控制，計量與支付，費用與合同管理等問題組卷。如施工工作（進度計劃管理），技術(shù)管理，質(zhì)量檢查，試驗檢測等問題組卷。（4）工程管理材料：按項目管理，征地拆遷，招投標(biāo)，合同管理等問題組卷。（2）設(shè)計基礎(chǔ)材料：按工程、水文地質(zhì)，勘察設(shè)計，勘察報告，重要土巖樣說明，水文氣象等問題組卷。一般厚度不超過3厘米；裝訂線應(yīng)統(tǒng)一在距文件左側(cè)邊緣一公分處。第五條 工程文件立卷方法：（一）立卷的文件材料應(yīng)按照施工順度結(jié)合的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3．公路工程文件必須按文件材料形成的先后順序或公路建設(shè)項目完成進展情況及時收集，整理。（二）公路工程文件按下列分工收集：1．公路工程建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集項目準(zhǔn)備階段，設(shè)計、施工管理階段和交工，竣工驗收階段所形成的文件和聲像材料。（八）目前，由于項目管理單位、監(jiān)理單位及施工單位普遍采用辦公自動化技術(shù)，在實際工作中，應(yīng)檢查和觀察復(fù)印機和打印機等輸出設(shè)備的情況，一旦發(fā)現(xiàn)有劃痕及黑斑等情況時應(yīng)及時更換部件（如硒鼓等）。（七）現(xiàn)場辦公，口頭與電話通知、領(lǐng)導(dǎo)指示以及臨時決定的施工方案，變更草圖，復(fù)印圖紙，單價，費用等應(yīng)建立相應(yīng)的書面手續(xù)，并簽字蓋章。（六）工程文件應(yīng)字跡清楚，結(jié)構(gòu)部位明確，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。對于傳真件應(yīng)附一份復(fù)印件一同歸檔。（四）工程文件應(yīng)采用耐久性強（如碳素墨水）的材料書寫。第三條 文件材料的編制與質(zhì)量要求：（一）建設(shè)單位歸檔的文件材料應(yīng)為原件，施工、監(jiān)理等單位竣工原始資料也須為原件，施工、監(jiān)理等單位自行歸檔資料可為復(fù)印件。 第三章 竣工文件材料的形成、積累和歸檔第一條 公路工程各參建單位要建立健全文件材料的形成，積累和歸檔制度，并納入各類專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的職責(zé)范圍，確保文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔。需經(jīng)駐地監(jiān)理工程師簽證的資料，監(jiān)理工程師必須寫出確認(rèn)意見方為生效。3：各施工單位在施工過程中應(yīng)采用建設(shè)單位統(tǒng)一規(guī)定或印制的各種原始記錄，試驗檢查表格。三：制度管理： 1：為了使公路工程竣工文件的編制和施工原始記錄的整理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，建設(shè)單位應(yīng)在開工前安排管理單位、監(jiān)理單位、施工單位技術(shù)、檔案人員學(xué)習(xí)和討論部頒標(biāo)準(zhǔn)和竣工文件的編制辦法。7．施工單位工程技術(shù)人員應(yīng)堅持實事求是的原則，如實地反映施工情況，不隱瞞施工中出現(xiàn)的技術(shù)和質(zhì)量問題，應(yīng)建議由施工單位總工程師總負(fù)責(zé)。并建議項目管理單位將支付與內(nèi)業(yè)資料完成情況掛鉤，以經(jīng)濟手段來督促監(jiān)理和施工單位重視該項工作。設(shè)計單位出具的變更文件也必須規(guī)范；如因在施工過程中受時間或條件所限，也應(yīng)在事后及時整理規(guī)范。5．設(shè)計單位修改、變更原設(shè)計時，應(yīng)全部以書面形式下達，避免口頭變更，導(dǎo)致無據(jù)可查的現(xiàn)象。3．每項工程開工前，監(jiān)理、建設(shè)單位應(yīng)共同審查承包單位制定的工程竣工資料編制措施，保證資料的編制符合國家(部)的有關(guān)規(guī)定，防止漏項，并做好指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作。二：具體措施（事前指導(dǎo)、事中督促、事后檢查）：1．工程建設(shè)初期，工程建設(shè)單位就應(yīng)建立完善的工程竣工資料管理辦法、制定統(tǒng)一的編制要求和細(xì)則，規(guī)范工程竣工資料的管理。（7）完整性和系統(tǒng)性項目竣工文件要求圖紙、資料齊全，無遺漏，是一套完整的、真實反映項目建設(shè)情況和成果的科技文件資料。工作的緊張程度也是由松至緊，后期工作特別緊張。中期主要是項目管理、監(jiān)理、施工、質(zhì)監(jiān)等不同單位單位，不同工程階段的、貫穿施工全過程的進度、質(zhì)量控制和合同管理及各種施工原始記錄資料收集、和整理，為項目提供某階段工程進度如何，質(zhì)量是否滿足要求，是否有差距，及時提供數(shù)據(jù)供下一階段更好開展工作。（5）分階段性竣工文件資料的整理與分析具有階段性。（3）涉及到的單位和人員多竣工文件的編制、收集、匯總、歸檔工作涉及到業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計、施工和質(zhì)監(jiān)等單位，參與編制和管理的人員較多（4）真實性竣工文件是工程建設(shè)過程中的原始記錄，根椐檔案工作的要求歸檔必須要求是原件，必須保證各類材料的真實、準(zhǔn)確，不得偽造和修飾。因此，竣工文件的編制應(yīng)該從工程實施的起初就開始，就可以對工程建設(shè)進行有效的控制。第二章 如何才能編制好竣工文件一:公路工程行業(yè)特點： （1）內(nèi)容繁雜，資料多編制竣工文件，需收集的文件、資料、圖表、照片等內(nèi)容面廣量大，包括施工原始記錄表格、試驗檢測用表、監(jiān)理用表、設(shè)計圖表、工程照片，來往文件等，內(nèi)容繁雜，載體形式多樣化。4: 意義:竣工文件是真實記錄工程詳細(xì)情況的技術(shù)文件，是工程驗收、維護、改建、擴建的依據(jù)，它反映了勘察設(shè)計、施工質(zhì)量、實際形成的生產(chǎn)能力和投資效益的全貌；既是建設(shè)項目的全部總結(jié)與考核，也是工程投產(chǎn)使用、維護、改建與擴建的重要憑證和依據(jù)。因此，編制符合規(guī)范要求的竣工文件是公路建設(shè)項目竣工驗收的必備條件。 第十六條 公路工程進行竣工驗收應(yīng)具備以下條件： （一）通車試運營2年后； （二）交工驗收提出的工程質(zhì)量缺陷等遺留問題已處理完畢，并經(jīng)項目法人驗收合格； （三）工程決算已按交通部規(guī)定的辦法編制完成，竣工決算已經(jīng)審計，并經(jīng)交通主管部門或其授權(quán)單位認(rèn)定； （四）竣工文件已按交通部規(guī)定的內(nèi)容完成； （五）對需進行檔案、環(huán)保等單項驗收的項目，已經(jīng)有關(guān)部門驗收合格； （六）各參建單位已按交通部規(guī)定的內(nèi)容完成各自的工作報告； （七）質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)已按交通部規(guī)定的公路工程質(zhì)量鑒定辦法對工程質(zhì)量檢測鑒定合格，并形成工程質(zhì)量鑒定報告。陜西長通公路工程咨詢有限公司該辦法只適用于本項目 公路工程竣工文件材料編制立卷、歸檔實施辦法(交流意見稿) 陜西長通公路工程咨詢有限公司二00五年三月 1 陜西長通公路工程咨詢有限公司目 錄一、實際意義………………………………………………… 1二、如何才能編制好竣工文件……………………………… 4三、竣工文件材料的形成、積累和歸檔…………………… 9四、公路工程竣工文件材料收集內(nèi)容……………………… 19五、監(jiān)理文件立卷程序……………………………………… 43六、電子檔案………………………………………………… 48七、照片檔案………………………………………………… 50八、公路工程檔案的移交和保管…………………………… 53附錄1：公路工程竣工文件材料歸檔范圍和保管期限表… 54附錄2：目前重點公路工程項目關(guān)于檔案管理方面存在的問題（轉(zhuǎn)載）…………………………………… 58第一章 實際意義 1: 國家標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家檔案局《建設(shè)項目(工程)檔案驗收辦法》第三條的規(guī)定“凡按批準(zhǔn)的設(shè)計文件所規(guī)定的內(nèi)容新建、擴建、改建的基本建設(shè)項目(工程)和技術(shù)改造項目的竣工驗收，均應(yīng)包括對檔案的驗收”。 2:部頒標(biāo)準(zhǔn)交通部發(fā)2004年公路工程竣(交)工驗收辦法明確提出:第八條 公路工程（合同段）進行交工驗收應(yīng)具備以下條件： （一）合同約定的各項內(nèi)容已完成； （二）施工單位按交通部制定的《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》及相關(guān)規(guī)定的要求對工程質(zhì)量自檢合格； （三）監(jiān)理工程師對工程質(zhì)量的評定合格； （四）質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)按交通部規(guī)定的公路工程質(zhì)量鑒定辦法對工程質(zhì)量進行檢測（必要時可委托有相應(yīng)資質(zhì)的檢測機構(gòu)承擔(dān)檢測任務(wù)），并出具檢測意見； （五）竣工文件已按交通部規(guī)定的內(nèi)容編制完成； （六）施工單位、監(jiān)理單位已完成本合同段的工作總結(jié)。 3:質(zhì)量評定依據(jù):交通部發(fā)布的2004年《公路工程竣工驗收辦法》規(guī)定，在竣工驗收的“工程質(zhì)量綜合評分”和“施工管理綜合評分”中，竣工資料的分值均占總分的10%。編制一套高質(zhì)量的竣工文件也是爭創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程的一項重要內(nèi)容。同時是養(yǎng)護、管理部門必須長期保存的重要技術(shù)擋案。（2）貫穿于工程建設(shè)的整個過程竣工文件的編制雖然是在工程交(竣)工后完成的，但公路工程項目立項、招投標(biāo)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等各方面的資料均應(yīng)有序地編入竣工文件中，里面的資料來源貫穿著整個工程項目實施的過程中，可以這樣說，沒有實施過程中平時的資料收集、分析和整理，就沒有最后真實的竣工文件。而不是到了臨近交(竣)工的時候才開始組織人員進行資料的整理匯編?？⒐の募牧现杏写罅空滟F的第一手檔案材料，這些檔案將發(fā)揮持久性的作用。前期主要是各種批文、設(shè)計資料和征地拆遷資料收集，使項目目標(biāo)明確，主要由項目管理單位承擔(dān)。后期主要是整理、匯總、對項目進行評價和編排裝訂一份合格的竣工文件。（6）時效性工程完工，竣工文件編制也必須按時完成，移交給檔案管理部門，編制工作宣告結(jié)束。文件分類、科目編排科學(xué)、合理，具有很強的系統(tǒng)性，方便以后的查詢工作，是運營、養(yǎng)護和事后評價工作資料寶庫。2．利用多種形式，加強對工程竣工資料管理重要性的宣傳，不斷提高有關(guān)人員的思想認(rèn)識，增強執(zhí)行管理規(guī)范化的自覺性，使管理規(guī)范化工作得到充分的重視并形成制度。4．工程承包單位應(yīng)建立專職的管理機構(gòu)負(fù)責(zé)工程竣工資料編制指導(dǎo)工作，建立健全各級責(zé)任制，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，制定較完善的管理制度和獎懲辦法，做到寬嚴(yán)得當(dāng)，獎罰分明，力爭原始資料齊全、完整、準(zhǔn)確。給后期的內(nèi)業(yè)資料整理工作帶來難度。6．項目管理單位和工程監(jiān)理應(yīng)在施工中把好驗收簽證關(guān)，工程驗收時通過簽證等方法，集中檢查原始資料整理情況，資料符合規(guī)定時，才予以結(jié)算工程量。充分運用“經(jīng)濟杠桿”的作用，促進承包單位抓好竣工資料管理工作，提高技術(shù)管理水平。8．建設(shè)單位成立專業(yè)的竣工文件管理小組，負(fù)責(zé)承包商、監(jiān)理單位、建設(shè)單位的所有竣工文件的收集、整理、歸檔、匯編等工作。2：項目建設(shè)過程中，各參建單位應(yīng)確定一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，根據(jù)建設(shè)規(guī)模，建立與檔案工作相適應(yīng)的管理制度，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案收集與整理工作。項目建設(shè)中形成的各類原始記錄、表格、承包人上報文及批文、工程單價的變更及計算單等，其內(nèi)容要求相關(guān)人員簽字的（如記錄人員、檢測人、審核人、項目負(fù)責(zé)人、監(jiān)理工程師等），必須由當(dāng)事人本人認(rèn)真簽認(rèn)，且字跡清楚，填寫規(guī)范。4 ：目前各施工單位所承擔(dān)的工程項目，有分包單位分包工程等情況時，施工單位應(yīng)作為第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)對分包單位的內(nèi)業(yè)資料進行統(tǒng)一管理和檢查。第二條 公路工程檔案工作要與生產(chǎn)建設(shè)部門緊密配合，定期檢查，審核，驗收。（三）工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確與工程實際相符合，填寫內(nèi)容符合國家有關(guān)工程勘察設(shè)計，施工，監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。禁止使用圓珠筆，鉛筆，復(fù)寫紙，紅色墨水等易退色，易擴散，不易長期保存的材料書寫。（五）工程文件的紙張應(yīng)采用韌力大，抗折耐酸，能夠長期保存的紙張，幅面尺寸規(guī)格為A4幅面（210mm297mm），圖紙采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖紙，一般為A3幅面（297mm420mm）。照片，錄音，錄像帶中影像應(yīng)清晰且保證其保存的有效性，電子文件應(yīng)使用不可擦除性光盤。歸檔時變更草圖，復(fù)印圖紙應(yīng)出正式圖紙。第四條 公路工程文件材料的收集:(一)凡是反映與本項目有關(guān)的重要活動,具有查考利用價值的各種載體的文件材料，都應(yīng)收集齊全，歸入公路工程項目檔案，具體范圍《公路工程項目文件材料歸檔范圍及保管期限表》（見附錄1）執(zhí)行。2．工程施工、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集本項目在施工階段、檢測階段形成的文件和聲像材料。4．科研課題與會計檔案材料由各承辦單位負(fù)責(zé)收集和整理。（二）公路工程項目根據(jù)材料產(chǎn)生的情況，可按單位、分部、分項或結(jié)構(gòu)部位等組卷。（三）立卷方法：1．工程項目各相關(guān)單位分別收集內(nèi)容：（1）依據(jù)性材料：按工程立項，工可研報告，環(huán)境保護等問題組卷。（3）工程設(shè)計材料：按初步設(shè)計，施工圖設(shè)計，變更設(shè)計，設(shè)計概算、預(yù)算，公路用地圖等問題組卷。（5）施工管理材料：按標(biāo)段，問題組卷。（6）監(jiān)理材料：按標(biāo)段，問題組卷。（7）交（竣）工材料：按綜合性工作，質(zhì)量檢測，交工報告，竣工圖表，財務(wù)管理等組卷。對于一文多事文件處理：（1）對于一份文件涉及幾個標(biāo)段和幾個問題的一般歸在第一個標(biāo)段第一個問題（按專業(yè)路基、橋涵、隧道等）所在的卷中。但第一個標(biāo)段（問題）的案卷題名必須體現(xiàn)出幾個標(biāo)段（問題）的內(nèi)容（不需復(fù)制分別歸檔）。管理性文件材料按問題，時間或重要程度排列。公路工程施工原始記錄及監(jiān)理抽檢記錄按公路專業(yè)性質(zhì)分類組卷。一：案卷封面（圖例見附圖1）及組成：1．檔案館號：暫不填寫。3．案卷題名：應(yīng)簡明扼要、準(zhǔn)確地反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容。4．立卷單位：指案卷形成的單位或工作部門。6．保管期限：依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限，主要分為永久、長期、短期三種，長期為十六年至五十年左右，短期為十五年以下（包括十五年），保管期限詳見390號文，長期與永久類保管資料應(yīng)分開組卷，不得混裝。二：卷內(nèi)目錄