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正文內(nèi)容

會(huì)務(wù)工作會(huì)后工作要點(diǎn)說明(參考版)

2025-04-18 22:35本頁面
  

【正文】 壓力不是有人比你努力,而是那些比你牛幾倍的人依然比你努力。最值得欣賞的風(fēng)景,是自己奮斗的足跡。不要做金錢、權(quán)利的奴隸;應(yīng)學(xué)會(huì)做“金錢、權(quán)利”的主人。贈(zèng)語; 如果我們做與不做都會(huì)有人笑,如果做不好與做得好還會(huì)有人笑,那么我們索性就做得更好,來給人笑吧! 現(xiàn)在你不玩命的學(xué),以后命玩你。根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定,會(huì)議文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期3種。3)清點(diǎn)、核對(duì)無誤后,交接雙方在案卷移交目錄的備考表移交人、接收人欄內(nèi)簽名,并簽注交接時(shí)間。1)移交前,檔案部門應(yīng)當(dāng)檢查安卷質(zhì)量。便及時(shí)辦理案卷移交手續(xù)。所謂收,就是對(duì)機(jī)密以上等的會(huì)議文件,要一份不少地收回;所謂存,就是對(duì)今后工作有查考價(jià)值的會(huì)議文件,要及時(shí)匯編成冊(cè),立卷存檔;所謂帶,就是對(duì)有些需要與會(huì)人員帶回各單位傳達(dá)學(xué)習(xí)的文件,要辦理登記手續(xù),讓與會(huì)人員帶回;所謂銷,就是對(duì)用后回收的多余的會(huì)議文件,要按照有關(guān)規(guī)定予以銷毀,確保會(huì)議文件安全。會(huì)議過程中形成的大量文件在會(huì)議結(jié)束時(shí)要認(rèn)真清理。如果按下錄音鍵,那就無法補(bǔ)救了。5)整理錄音在技術(shù)上要注意的事項(xiàng)。這樣一方面,講話人、發(fā)言人、會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)、主持人可以對(duì)自己的講話作些修改;另一方面,也可避免因整理者水平所限而造成的整理錯(cuò)誤。錄音整理好后,要送講話人、發(fā)言人審閱。在整理錄音時(shí),要特別注意辨別講話人的聲音,不可張冠李戴。這里所說的個(gè)性主要是指語法、寫作上的修改。在整理過程中,應(yīng)該增加一些作為書面文章必不可少的內(nèi)容,如補(bǔ)充語句、標(biāo)點(diǎn)、標(biāo)題等。還要根據(jù)講話稿的用途刪除不宜公開的材料,對(duì)明顯的錯(cuò)誤廉潔給予刪除或代為改正,刪除過多的舉例,只留下最能說明問題的一個(gè)。1)刪除。對(duì)于照本所作的錄間,就沒有整理的必要,只要把錄音磁帶存檔即可。整理錄音的工作,就是根據(jù)所錄語言的中心思想,刪除不必要的語言,補(bǔ)充和修改不足、不恰當(dāng)以及沒有錄進(jìn)去的內(nèi)容,使整理稿成為中心明確、條理清楚、文字通順、內(nèi)容連貫的書面材料。要把口頭語言轉(zhuǎn)換成書面語言,做到既保留講話人的風(fēng)格,又要觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文從字順。做記錄整理,或?qū)⒅v話整理成文章,有的甚至作為指導(dǎo)性或指定性文件下發(fā)時(shí),就要求整理人能鑒別出過之、不及和疏忽之處,加以補(bǔ)正,這也是體現(xiàn)一種能動(dòng)性。2)善于對(duì)講話中的確足之處進(jìn)行補(bǔ)正。嚴(yán)禁將會(huì)議文件、簡(jiǎn)報(bào)等當(dāng)廢紙出售。這樣,整個(gè)會(huì)議文件資料的立卷歸檔工作即告結(jié)束。為了會(huì)后利用方便,對(duì)所保存的會(huì)議文件應(yīng)該按問題分類編出卡片,作為索引。重要文件的初稿和歷次修改稿的原稿和印稿也各保存一份。按照會(huì)議文書立卷歸檔的要求,每份文件均應(yīng)保存3份。文件資料歸檔后應(yīng)由有關(guān)人員保管,不要保留在個(gè)人手中。秘書需要對(duì)收回的文件進(jìn)行登記,并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)作匯報(bào)。有關(guān)會(huì)議的文件及原材料、照片、錄音磁帶等,都是寶貴的資料。根據(jù)上述文件資料立卷歸檔的程序介紹,可以將其基本程序簡(jiǎn)單歸納為;將收集的文件資料進(jìn)行登記,向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況、甄別整理、分類歸卷、卷內(nèi)文件的排列、卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目、填寫卷內(nèi)文件的備考表、案卷標(biāo)題的擬制、填案卷封面、移交給檔案室、清理、銷毀不再利用的紙張。會(huì)議文件資料的立卷歸檔工作要嚴(yán)格遵守檔案制度。秘書在收齊會(huì)議文件后,應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議相關(guān)文件加工、修改與會(huì)人員的討論稿,根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議文件資料的立卷歸檔工作要嚴(yán)格遵守檔案制度。當(dāng)合作方聽說此事后,中止了與該公司的合作。不久雙方約定再次商談并簽訂正式文本。某公司日常管理比較混亂,秘書沒有將公司會(huì)議記錄立卷,經(jīng)常發(fā)生找不到會(huì)議文件資料的事情。其他如卷內(nèi)文件資料編目、備考表的填寫、卷皮的填寫、編寫案卷目錄等,與大中型會(huì)議基本相同。2日常工作會(huì)議文件資料立卷日常工作會(huì)議文件資料立卷,也要從收集資料做起,搞好好甄別整理。在正常情況下,應(yīng)在第二年上半年將上一年的案卷向檔案部門移交歸檔。要按判案排列順序逐卷逐項(xiàng)填寫案卷目錄,打印一式三份,兩份隨案卷移交檔案部門,一份留存?zhèn)洳椤?)案卷排列大中型會(huì)議文件資料的分卷,也按保管期限、重要程序和時(shí)間排列。標(biāo)題通常由作者、問題、名稱3部分組成。7)撰寫案卷標(biāo)題每個(gè)案卷要擬定標(biāo)題,一般應(yīng)反映出會(huì)議名稱、作者和主要內(nèi)容。然后按順序填寫卷內(nèi)目錄,沒有標(biāo)題的文件要代擬標(biāo)題。同時(shí)為使案卷不受污損,要拆除文、資料上的金屬釘和障礙物,注意文件資料面碼順序的排列。同一類問題的文件、資料集中組卷,按照文件張數(shù)多少,多的可分幾個(gè)屬類匯成一卷。一般來說,會(huì)議主要文件資料(報(bào)告、決議、結(jié)論及主要負(fù)責(zé)人的重要的講話等)單獨(dú)立卷;一般文件資料及參考文件資料,分別按問題特征立卷;大會(huì)發(fā)言按發(fā)言日期立卷;書面發(fā)言按地區(qū)或單位立卷;通知、來往文書按時(shí)間立卷。3)分類歸卷。2)甄別整理檢查收集的文件資料是否齊全完整,如有未收集的應(yīng)盡快收集起來。注意收集領(lǐng)導(dǎo)閱辦完的會(huì)議文件資料。一般印發(fā)的以保存兩份為宜(不包括原稿)。這是立卷工作的第一步,要按會(huì)議文件立卷范圍將會(huì)議中形成的所有文件、資料及時(shí)完整地收集起來。通常來說,一卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個(gè)以上特征立卷,是比較科學(xué)的方法。一般來說,一份文件主要由作者、名稱、內(nèi)容、收文機(jī)關(guān)和形成文件的時(shí)間等幾個(gè)基本部分組成,可以概括為6個(gè)特征;部門特征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、地區(qū)特征、通訊者特征。2)靈活運(yùn)用文件的特征立卷。這是一種比較詳細(xì)具體的立卷規(guī)劃。會(huì)議立卷工作在正常情況下,應(yīng)依據(jù)事先編制好的案卷類目來進(jìn)行。即以會(huì)議為單位立卷,按照會(huì)議文件資料的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,反映公司工作活動(dòng)的特點(diǎn)和真實(shí)面貌,便于保管和利用。對(duì)于上述無須立卷歸檔的文件資料,可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、登記,按照文件銷毀手續(xù)銷毀。但重要會(huì)議討論的關(guān)于法律、法令、指示等立法性文件資料,領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件和其他政策方針、長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃等方面的文件的定稿和歷次修正稿均須保存。2)事務(wù)性、臨時(shí)性、沒有查考價(jià)值的文件資料,如召開一般業(yè)務(wù)性會(huì)議的臨時(shí)通知等。2不需要立卷歸檔的會(huì)議文件資料根據(jù)《國家檔案局關(guān)于幾項(xiàng)不歸檔的文收材料的銷毀暫行規(guī)定》,下列會(huì)議文件資料不需立卷歸檔:1)重份文件。14)其他有關(guān)資料。12)會(huì)議總結(jié)。11)上述會(huì)議的記錄表。9)上述會(huì)議有關(guān)的圖表、照片、錄音帶、錄像帶等。7)領(lǐng)導(dǎo)在上述會(huì)議上的報(bào)告、講話、談及其復(fù)印稿。5)上述會(huì)議的書面通知、來往重要電報(bào)、電話記錄等。3)上述會(huì)議的出席、列席、分組名單。1會(huì)議文件立卷歸檔范圍根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定,會(huì)議文件立卷歸檔范圍是:1)與會(huì)人員大會(huì)、與會(huì)人員會(huì)議、各種例行會(huì)議、工作會(huì)議和其他各種會(huì)議所形成的全部會(huì)議正式文件資料,如決定、決議、指示、計(jì)劃、報(bào)告、開幕詞、閉慕詞等及其復(fù)印稿。同時(shí)還應(yīng)明確立卷歸檔分工,避免遺漏和不必要的重復(fù)。公司日常處理的會(huì)議文件很多。案卷移交給檔案部門以后,會(huì)議文件便宜從運(yùn)轉(zhuǎn)過程進(jìn)入了檔案管理階段。4)保證會(huì)議秘書工作的聯(lián)系性,為檔案工作奠定基礎(chǔ)。3)保護(hù)會(huì)議文件的完敕與安全,便于保存和保管。2)保持歷史的真實(shí)面貌,反映工作的客觀進(jìn)程。在同一個(gè)會(huì)議中,必然要涉及和形成許多文件,它們之間有著密切的聯(lián)系,不僅需要把具有查考價(jià)值的全部會(huì)議文件完整地保存下來,而且還要依照它們之間的歷史聯(lián)系,科學(xué)地加以整理、鑒定、區(qū)分,組成案卷。1)保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系,便于查找利用。搞好會(huì)議文件的立卷歸檔工作,對(duì)于科學(xué)保管和方便利用檔案具有重要意義。這說明會(huì)議文件具有史料性特點(diǎn),有立卷歸檔的必要性。這是將現(xiàn)行會(huì)議文件轉(zhuǎn)化為檔案的步驟,是檔案工作的基礎(chǔ)。包括決定、決議方案、提案會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等。2)交流性文件、參考說明文件、會(huì)務(wù)管理性文件。1)會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。及時(shí)采取措施補(bǔ)救毀損的文件資料。4)與分發(fā)文件資料一樣,收集會(huì)議文件也要改選嚴(yán)格的登記手續(xù)。2)收集會(huì)議文件資料要及時(shí),確保文件文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。1)確定會(huì)議文件資料的收集范圍。要體現(xiàn)公開公正原則,必須尊重客觀實(shí)際領(lǐng)導(dǎo)要最后把關(guān)審查。在實(shí)施過程完成后考核是實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的必要步驟。監(jiān)控方法很多,可以收集匯報(bào),獲取信息,利用規(guī)劃進(jìn)度表及現(xiàn)代化的閉路電視、電子計(jì)算機(jī)等。4)操作控制。整個(gè)實(shí)施過程是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要各個(gè)系統(tǒng)和系統(tǒng)內(nèi)部的小系統(tǒng)以至每個(gè)人共同努力、團(tuán)結(jié)協(xié)作才能完成。要職責(zé)明確,保證計(jì)劃或安排
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