【正文】 31 / 31。它是一項(xiàng)永久的記錄，亦有其法律效力。　　6. 把下次會(huì)議日期記在日志中?！　?. 預(yù)備議決后的跟催文件。　　2. 草擬會(huì)議記錄待會(huì)議主席批閱。　　9. 詳細(xì)記錄會(huì)議過程內(nèi)容、動(dòng)議者、和議者及投票結(jié)果?！　?. 讀出上一次會(huì)議記錄、缺席者通知書及其他信件?！　?. 安排開水及水杯、煙灰碟放在方便地方。　　3. 安排座位，放上名牌?！　。骸　?、紙張　　　　　　、檔案　　　　　　開會(huì)當(dāng)天　　1. 提早到達(dá)會(huì)場(chǎng)，帶備文具、文件、出勤記錄等?！　。骸　?huì)議以前　　，預(yù)備議程并分發(fā)各與會(huì)者?！　∽h程由行政辦經(jīng)理制作，內(nèi)容除了包括上次會(huì)議仍未解決之項(xiàng)目外，行政辦經(jīng)理應(yīng)咨詢其上司其他新的事項(xiàng)。議程在會(huì)議前七至十四天發(fā)給出席者，令他們?cè)缱鳒?zhǔn)備?！　　　∽h程是有次序地列出會(huì)議中所要進(jìn)行的項(xiàng)目。便于全年事項(xiàng)一目了然，易于系統(tǒng)籌備?！　　　【C合所有工作的清單，內(nèi)容包括：記錄日期、任務(wù)內(nèi)容、預(yù)計(jì)完成日期、實(shí)際完成日期等各項(xiàng)?！　　　∑渖纤究赡芤徽煸谕鈺?huì)面及拜訪，不方便攜帶日志，這時(shí)便可替他預(yù)備一張約會(huì)卡。　　、職衍、公司名稱、地址、電話，若更改約會(huì)可與他(她)聯(lián)系。除非其上司事先聲明或來訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會(huì)議的進(jìn)行?！　?，預(yù)留一些花在交通上的時(shí)間?！　?，確定日志上每一事項(xiàng)都已辦理，沒有遺漏?！　?分上、下午)記下?！　。瑫?huì)面者之姓名(及公司名)、地點(diǎn)及話題?！　　　∈褂萌罩疽c(diǎn)：　　，方便更改。由于訂裝機(jī)款式形形種種，操作按個(gè)別種類而定。　　　　舊檔案或機(jī)密文件初稿不適合留存在辦公室內(nèi)，應(yīng)利用碎紙機(jī)第一時(shí)間把它們毀滅，將紙張放在機(jī)內(nèi)切成條狀或碎屑?！　?，可嘗試找出根源，作適當(dāng)調(diào)正。　　?！　?. 清潔鼠標(biāo)內(nèi)壁?！　?. 辦公室文儀器材　　　　操作計(jì)算機(jī)須先練習(xí)指法?！　。骸　☆A(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D或交通圖　　確認(rèn)交通、酒店訂房、被訪者的約會(huì)詳情　　制作行程表，內(nèi)容包括酒店、約會(huì)、會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)電話等。經(jīng)濟(jì)發(fā)展、進(jìn)出口貿(mào)易條例、政府及工商機(jī)構(gòu)、商務(wù)法則等。酒店及餐廳?！　? 計(jì)劃海外公干　　搜集目的地一般資料，例如面積、人口、主要城市、氣候、服飾、工作　　時(shí)間等?！　?. 留意各地時(shí)差，正確說明離境及到達(dá)目的地的當(dāng)?shù)貢r(shí)間?！　?. 大城市通常有多個(gè)火車站(機(jī)場(chǎng)或碼頭)，盡可能安排在同一地方進(jìn)出境?！　? 行程表　　行程表是預(yù)先對(duì)公干期間的安排及把需確認(rèn)的事項(xiàng)列明，使其上司能利用有限的時(shí)間作出最大的利益?！　【频暧喎繎?yīng)提供的事項(xiàng)：　　1. 入住公干人員的姓名　　2. 入住及離店日期　　3. 入住人數(shù)及房間數(shù)量(基本為雙人標(biāo)準(zhǔn)客房)　　4. 到達(dá)及離開時(shí)使用的交通工具及詳細(xì)資料　　，應(yīng)在訂房時(shí)確保房間的預(yù)定?！　?. 準(zhǔn)備明細(xì)行程表給公干人員備用。　　4. 若不能符合預(yù)計(jì)中的安排，應(yīng)盡快知會(huì)公干人員并落實(shí)修改行程與否?！　?. 查詢航班時(shí)間表及到達(dá)時(shí)間，以配合預(yù)計(jì)行程。　　5. 出外公干的安排　　 出外公干主要涉及公干人員的交通、住宿的安排?！　?. 勿浪費(fèi)不合用的副本，這些紙張之背面可作草稿?！　?. 按需要可將文件縮印，節(jié)省儲(chǔ)存空間。　　2. 各部門自帶復(fù)印紙張?！　　　∈褂脙?nèi)部信封,可節(jié)省傳送內(nèi)部文件的成本?！　?. 信箱尺碼宜于可放置標(biāo)準(zhǔn)信件?！　?. 將一般信件與掛號(hào)、特快、航空郵件、包裹等分開，并且填妥所需的表格或報(bào)關(guān)表等?！　?. 集中所有發(fā)出的郵件，交由商務(wù)中心統(tǒng)一寄出?！　?. 摺起文件放入信封內(nèi)并封口?！　?. 檢查附件是否已放在一起。信件中會(huì)提及幾個(gè)有關(guān)事項(xiàng)而需要知會(huì)不同部門，則可以下列方法處理：　　1. 把文件傳閱各有關(guān)部門　　2. 把正本交給須處理信件中重要事情的部門，再由他們負(fù)責(zé)傳給其他?！　?. 收到資料不全的郵件，例如沒有注明部門，或只寫上人名及地址等，應(yīng)向前廳部或人事部查詢?！　?. 把信件連同信封分發(fā)到各收件人?！　?. 到掛號(hào)郵件，須在郵局的收據(jù)上蓋印、簽署。　　3. 打開信件，如有附件，將它一并釘裝?！　?. 把商業(yè)信件與“私人”信件及“機(jī)密”文件分開。　　10. 酒店內(nèi)部各部門間的溝通，其中一個(gè)主要方式為來往之備忘錄，所　　有經(jīng)行政部發(fā)出之信件，備忘錄應(yīng)有一影印本存放于獨(dú)立的總檔案　　內(nèi)，此外，亦須影印一份存放于有關(guān)該事項(xiàng)或該部門的檔案內(nèi)?！　∥募?yīng)在存檔前作分類，一個(gè)分類架(或分類盒)實(shí)在合用?！　)若公司名稱包含“THE”字，可省去?！　) 若公司名稱包含多個(gè)人名，取其第一個(gè)。若同姓則以名字筆劃、字母排列?！　??！　?，應(yīng)把有關(guān)資料分別記在不同的　　索引卡上，加快翻查速度。甚至整個(gè)檔案亦須使用此卡?！　　Ｔ谝殉槌雠f資料的檔　　案中記下那些文件所屬的舊檔編號(hào)、名稱或存放位置?！　?，應(yīng)將過時(shí)的或現(xiàn)時(shí)不需要的文件與其他的分隔?！　?。只要我們每天查看這　　檔案，便可作出當(dāng)天應(yīng)做的“跟催”工作。檔案以　　一年十二個(gè)月份來分隔，與及以三十一天來分隔。取檔記　　錄卡宜用鮮明顏色紙制成(例如紅色)，卡紙標(biāo)題應(yīng)高出其他檔案，令　　人一目了然，容易跟催